淺議小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理

作為城市化發(fā)展中的重點(diǎn)，小城市的檔案必須進(jìn)行及時有效地記錄。小城市的界定是縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)等級別的城市，小城鎮(zhèn)建設(shè)指的是小城鎮(zhèn)由貧困、經(jīng)濟(jì)來源少的面貌發(fā)展到經(jīng)濟(jì)多元化的過程。因此，小城鎮(zhèn)檔案管理至關(guān)重要。記錄好小城鎮(zhèn)發(fā)展期間產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的多元化、小城鎮(zhèn)進(jìn)行面貌改造的規(guī)劃方案、修路時的用料、小城鎮(zhèn)居民的收入變化等，意義重大。這不僅能直觀地記錄小城鎮(zhèn)建設(shè)的過程，更能及時還原小城鎮(zhèn)的歷史面貌，更對小城鎮(zhèn)未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著重大意義。此外檔案除了記錄和見證歷史的變遷以外，還能有效地保障小城鎮(zhèn)居民的合法權(quán)益。例如，當(dāng)小城鎮(zhèn)出現(xiàn)國家拆遷等項(xiàng)目時，個別土地可能會出現(xiàn)爭議，這時如果能調(diào)出劃分土地時的居民土地所有檔案，就能明確和落實(shí)每一塊土地的所有情況，妥善解決問題。一來解決了居民的糾紛，二來保證了居民的經(jīng)濟(jì)利益，同時，保證國家和小城鎮(zhèn)的項(xiàng)目順利進(jìn)行。小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理還能為小城鎮(zhèn)節(jié)省資金，當(dāng)小城鎮(zhèn)需要重新鋪設(shè)路面，修理或重建下水系統(tǒng)時，由于小城鎮(zhèn)路面情況和地下結(jié)構(gòu)復(fù)雜，再次耗費(fèi)時間和人力去測量會浪費(fèi)大量成本，如果直接從檔案中調(diào)出以往的記錄，則可以省略測量環(huán)節(jié)，節(jié)約成本。本文淺議小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的策略，對全面保存小城鎮(zhèn)建設(shè)期間的文字、圖片等記錄出謀劃策[1]。一、建設(shè)完善的管理體系小城鎮(zhèn)的檔案不僅僅需要匯總城鎮(zhèn)資金的流動，對城鎮(zhèn)每日的經(jīng)濟(jì)交易進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，這些只是資金問題。檔案應(yīng)當(dāng)細(xì)致地把城鎮(zhèn)建設(shè)過程中的每一處細(xì)節(jié)記錄到位，包括圖片資源、音頻記錄、建筑的施工細(xì)節(jié)等等都有條理地歸入檔案中。小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案絕不只是起到對城鎮(zhèn)工作的記錄、監(jiān)督、對上級部門的交代作用，這些檔案會在緊急情況派上用場。比如，有的城鎮(zhèn)在自然災(zāi)害之后，流傳許久的物質(zhì)文化遺產(chǎn)、建筑等都受到了不同程度的毀滅。在修繕文物時，使用現(xiàn)代化的手段會讓前人留下來的寶貴財富失去傳承的意義和厚重的文化氣息。但如果當(dāng)時對于這些建筑等的設(shè)計、施工環(huán)節(jié)、用料等都被妥善存檔，當(dāng)?shù)鼐涂梢哉{(diào)出檔案，按照以前的記錄去修繕這些物質(zhì)?？梢姡ㄙM(fèi)人工的力量去存檔留檔并不是一件無用的、形式主義的事，在關(guān)鍵時刻可以起到難以估量的用處[2]。然而，城鎮(zhèn)的建設(shè)過程漫長而繁雜，需要記錄的內(nèi)容瑣碎而雜亂，有些檔案不好保存，要想將所有資源留存檔案，是一件耗時耗力又很棘手的事情。因此，為檔案管理建設(shè)一支工作高效、一絲不茍的工作隊伍是一個重要的因素。而如今檔案管理雖然一直作為城鎮(zhèn)發(fā)展的一項(xiàng)工作，卻并沒有被重視起來，部分城鎮(zhèn)直接將資金流動與檔案畫等號，讓會計人員順便管理檔案，這是非常不專業(yè)的，在這樣的工作方式下，檔案管理起不到該有的作用。這樣的工作方式看起來省事，實(shí)則絆住了城鎮(zhèn)未來的發(fā)展腳步。小城鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一套固定的業(yè)務(wù)流程，組建一支精悍而有組織的工作隊伍，并建設(shè)完善的管理體制，這樣才能化繁為簡，將繁雜的檔案存儲工作有效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。在工作流程上，也要提前制定一套標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、保密分級。每一項(xiàng)工程建設(shè)完成后，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)計、收集等流程整理檔案，每一項(xiàng)工作都要明確責(zé)任主體，以防一些保密檔案的泄露。為了保證工作隊伍的工作效率，還應(yīng)該對員工進(jìn)行獎懲制度，以規(guī)范他們的行為。同時，檔案還應(yīng)該有定期抽檢等環(huán)節(jié)，以確保檔案的完整性、真實(shí)度。這樣才能全面而準(zhǔn)確地對各類信息歸檔。二、融入新興科技手段傳統(tǒng)的檔案管理方式耗時耗力，從方案設(shè)計到建設(shè)流程，產(chǎn)品用料，負(fù)責(zé)人員等都得一一記錄，在整理檔案的過程中需要下發(fā)任務(wù)，各自整理，收取資源，質(zhì)量檢查等流程，很難做到高效完成，由于基層人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，很難按照管理人員的要求將各種資料收集全面，這會進(jìn)一步影響檔案的分類和管理，從而影響未來檔案的使用。所以，在檔案管理工作中，要及時使用工具來輔助人的工作，把高科技產(chǎn)品融入檔案管理中，合理地利用起來。投入科技產(chǎn)品可以提高檔案管理的效率，減少人力成本，同時把所有的資源有效利用。所以，有必要把新興科技引進(jìn)檔案管理中，并不斷改革，在科技上適時改進(jìn)。與以往的傳統(tǒng)檔案相比，科技檔案本身就是一種能代表時代意義的寶貴資產(chǎn)，更應(yīng)該引起重視。可見，科技檔案是一種非常重要的檔案，是當(dāng)今時代的信息資源，這些檔案在一定時機(jī)能夠?yàn)樾〕擎?zhèn)帶來意想不到的價值。當(dāng)今小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的科技水平還有一定的局限，對于檔案的收集、整理等方面還存在著許多問題，因此，檔案管理機(jī)制還應(yīng)該向先進(jìn)的行業(yè)學(xué)習(xí)，多多培養(yǎng)技術(shù)人才，大力開發(fā)技術(shù)。例如，在查找檔案時，為了高效查找，可以省去人工查找的時間，建立搜索引擎。更進(jìn)一步的，可以添加折半查找等算法，優(yōu)化查找時間，真正做到快速尋找檔案。另外，純技術(shù)人員在開發(fā)檔案系統(tǒng)時可能不能完全考慮到系統(tǒng)的實(shí)用性，小城鎮(zhèn)可以多多培養(yǎng)一些交叉人才，同時擁有檔案管理知識和精通技術(shù)的人員可以為小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理貢獻(xiàn)許多新的解決方案[3]?？傊?，在小城鎮(zhèn)不斷建設(shè)的過程中，檔案管理工作必須齊頭并進(jìn)，記錄好小城鎮(zhèn)的歷史性變化和重大變化，維護(hù)居民的經(jīng)濟(jì)權(quán)益，記錄小城鎮(zhèn)的資金流動和發(fā)展。隨著小城鎮(zhèn)對國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益成為一個重點(diǎn)，小城鎮(zhèn)