杭鋼檔案信息化論文

第第頁(yè)杭鋼檔案信息化論文1杭鋼檔案信息化的現(xiàn)狀和面臨問題

當(dāng)今社會(huì)現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷完善，使文件的形成電子化，存儲(chǔ)形式數(shù)字化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，管理動(dòng)態(tài)化已經(jīng)成為普遍的趨勢(shì)。紙質(zhì)文件的比重呈逐漸下降態(tài)勢(shì)，而電子文件的數(shù)量持續(xù)上升，電子文件和數(shù)字檔案將日益成為館藏的主要檔案信息資源。檔案工作的內(nèi)容和重心發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也必然隨著發(fā)生變化。國(guó)家檔案局經(jīng)科司副司長(zhǎng)王嵐博士在2006年中國(guó)檔案信息化年會(huì)上曾經(jīng)說過“檔案信息化是檔案部門無法繞過的障礙，也是必須要跨過的顛峰”。檔案信息化其實(shí)就是檔案管理的一次變革，采用信息化技術(shù)來提高檔案管理效率。杭州鋼鐵集團(tuán)公司作為中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)之一，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)已成功建成運(yùn)行，在企業(yè)信息化建設(shè)上已經(jīng)處于行業(yè)前列。經(jīng)過50年的發(fā)展，杭鋼集團(tuán)公司已經(jīng)形成和積累了比較豐富的檔案，截止2013年12月，杭鋼檔案館館藏檔案52067卷，以件為單位的檔案51202件，照片2692張，磁性載體檔案153盤；底圖14.92萬張，資料2233冊(cè)。列入年報(bào)統(tǒng)計(jì)范圍的杭鋼集團(tuán)公司（含杭鋼檔案館）館室藏檔案142595卷，以件為單位的檔案60779件，照片7794張，磁性載體檔案176盤；底圖22.68萬張，資料23646冊(cè)。但是，杭鋼的檔案工作就其整體水平和發(fā)展進(jìn)度來看，對(duì)照國(guó)家檔案行政管理部門的規(guī)范要求，還有許多薄弱環(huán)節(jié)、甚至是致命弱點(diǎn)。一是檔案信息資源的集中管理，特別是集團(tuán)公司、股份公司機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案、基建技改項(xiàng)目前期文件材料和決算檔案、股份公司董事會(huì)及證券部有關(guān)檔案等重要檔案資料至今沒有向檔案館完整移交。二是檔案信息化建設(shè)，與企業(yè)信息化建設(shè)（OA、ERP等）比較，沒有同步考慮和推進(jìn)。尤其是在業(yè)務(wù)檔案規(guī)范、高效管理和利用方面，各種問題逐漸凸顯出來：主要表現(xiàn)為1．1杭鋼集團(tuán)各二級(jí)單位各類檔案數(shù)量多，日常檔案管理工作強(qiáng)度日益加大。1．2盡管杭鋼集團(tuán)在用檔案管理系統(tǒng)，但主要是針對(duì)條目進(jìn)行管理。實(shí)體檔案與電子檔案大都仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致檔案的利用效率低、利用及時(shí)性、全面性、完整性均存在問題。1．3杭鋼集團(tuán)各二級(jí)單位較多、區(qū)域分布較散，跨區(qū)域、跨單位間的業(yè)務(wù)檔案信息利用成為一大難題，無法實(shí)現(xiàn)整個(gè)杭鋼集團(tuán)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)共享中心。1．4杭鋼集團(tuán)形成的檔案中，深層次、更高級(jí)、更有價(jià)值的數(shù)據(jù)未能從信息中挖掘出來，對(duì)集團(tuán)相關(guān)單位提供準(zhǔn)確、安全、快捷的信息，提高集團(tuán)整體經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)力起到的支持力不夠。1．5杭鋼集團(tuán)總部檔案部門無法實(shí)時(shí)監(jiān)控各二級(jí)單位各類檔案收集、管理情況，并很難對(duì)各二級(jí)單位檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)督導(dǎo)和監(jiān)控；

2杭鋼檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要內(nèi)容

對(duì)此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動(dòng)了信息化建設(shè)項(xiàng)目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設(shè)。項(xiàng)目在2010年3月開始準(zhǔn)備，2011年1月正式啟動(dòng)，2011年10月鋼鐵主業(yè)生產(chǎn)單位及輔助部門的18家二級(jí)單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)是：按照總體規(guī)劃、分步實(shí)施的要求，逐步建成一個(gè)由現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的跨區(qū)域、分布式、多功能、規(guī)范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數(shù)字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標(biāo)，2．1．1第一期實(shí)現(xiàn)杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級(jí)單位檔案信息資源的數(shù)字化，包括現(xiàn)有館（室）藏檔案有重點(diǎn)地逐步進(jìn)行數(shù)字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業(yè)二級(jí)單位的檔案信息管理軟件系統(tǒng)接入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和光盤等手段和方式接收進(jìn)杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統(tǒng)或電子載體形式進(jìn)行電子檔案的移交；檔案專業(yè)技術(shù)人員可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務(wù)和進(jìn)行檔案工作的日常管理；合規(guī)用戶根據(jù)授權(quán)可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的查詢利用和檔案業(yè)務(wù)咨詢。2．1．2第二期實(shí)施集團(tuán)公司在杭單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實(shí)施集團(tuán)公司杭外單位的檔案信息資源數(shù)字化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)手段與杭鋼數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容2．2．1基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)杭鋼集團(tuán)公司由于公司內(nèi)網(wǎng)布局已經(jīng)完備，基礎(chǔ)設(shè)施的主要內(nèi)容就是配備與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的支撐軟件系統(tǒng)運(yùn)行和相關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作的硬件設(shè)備。如：工程掃描儀、工程一體機(jī)、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換等設(shè)備。目前檔案館已配備了計(jì)算機(jī)6臺(tái)、筆記本2臺(tái)、高速掃描儀（3臺(tái)）、打印機(jī)（2臺(tái)，其中網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)1臺(tái)）、光盤刻錄機(jī)（2臺(tái)）、數(shù)碼照相機(jī)（1臺(tái)）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)服務(wù)。同時(shí)在數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)管理平臺(tái)上配備服務(wù)器（2臺(tái)）、存儲(chǔ)器（1臺(tái)）承擔(dān)檔案信息主數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理。在數(shù)字檔案信息應(yīng)用平臺(tái)上配備計(jì)算機(jī)4臺(tái)、終端4臺(tái)：其中檔案館工作人員計(jì)算機(jī)2臺(tái)，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計(jì)算機(jī)2臺(tái)（獨(dú)立連接國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)）、終端4臺(tái)，裝載應(yīng)用軟件系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器群，提供在線利用。配備打印機(jī)2臺(tái)、光盤刻錄機(jī)2臺(tái)，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業(yè)二級(jí)單位檔案室管理：一是加快現(xiàn)有館室藏檔案整理。按照國(guó)家和省檔案行政管理部門和冶金系統(tǒng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范加快對(duì)現(xiàn)有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業(yè)各二級(jí)單位、非鋼產(chǎn)業(yè)各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強(qiáng)檔案目錄及其數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。現(xiàn)已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的單位要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并為下一步移植到數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。三是規(guī)范電子檔案歸檔管理。集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各部門要根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和要求，抓緊整理移交應(yīng)歸檔的紙質(zhì)或其他載體檔案材料；加強(qiáng)對(duì)本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、施工、設(shè)備采購(gòu)等合同時(shí)，要提出在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)移交電子檔案的要求，其中設(shè)計(jì)、勘察、設(shè)備供應(yīng)方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負(fù)責(zé)對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行規(guī)范整理、分類、管理，使之有序化。對(duì)采集的符合或通過轉(zhuǎn)換使其符合檔案管理規(guī)范的數(shù)字信息及其元數(shù)據(jù)，根據(jù)采集時(shí)所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)實(shí)施辦法》和《歸檔文件整理規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)的分類方案將這些數(shù)據(jù)有序地存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機(jī)讀目錄案卷級(jí)3.05萬條，文件級(jí)19.31萬條，集團(tuán)公司（含杭鋼檔案館）機(jī)讀目錄案卷級(jí)5.58萬條，文件級(jí)25.64萬條。數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化集團(tuán)公司科技檔案37547件，集團(tuán)公司文書檔案13046件；鋼鐵業(yè)二級(jí)單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時(shí)，根據(jù)邏輯關(guān)系將符合《中國(guó)檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團(tuán)公司公文主題詞表》有關(guān)要求的主題詞和符合《中國(guó)檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團(tuán)公司檔案分類編號(hào)實(shí)施辦法》有關(guān)要求的信息分類號(hào)組合在一起所形成的一套分類號(hào)主題詞對(duì)照表，系統(tǒng)可以從對(duì)照表中自動(dòng)提取相應(yīng)的分類號(hào)—主題詞，完成標(biāo)引任務(wù)。此外，根據(jù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進(jìn)行分類后按不同要求自動(dòng)編目，提供在線查詢和輸出為紙質(zhì)載體。對(duì)重要文件和檔案信息進(jìn)行全文采集、轉(zhuǎn)換、識(shí)別、壓縮、加密、發(fā)布和檢索等管理與利用。

3杭鋼檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)建議

目前，杭鋼集團(tuán)公司檔案管理信息化正穩(wěn)步推進(jìn)，但仍需要認(rèn)真進(jìn)行改正，以求完善，使管理水平再上一個(gè)新臺(tái)階。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：3．1創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。首先是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；明確內(nèi)部分工和職責(zé)，建立上傳下達(dá)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、規(guī)范有序的工作秩序，推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展。其次，檔案科全體專業(yè)技術(shù)人員要熟悉掌握該系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、軟件操作，進(jìn)一步完善杭鋼集團(tuán)公司檔案管理信息系統(tǒng)的流程，至上而下進(jìn)行推廣。最后，召集各二級(jí)單位的檔案人員定期召開座談會(huì)，對(duì)杭鋼集團(tuán)公司檔案管理信息系統(tǒng)試運(yùn)行過程中功能需求、軟件操作、流程完善進(jìn)行討論，以便查漏補(bǔ)缺，及時(shí)補(bǔ)充、完善。3．2統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。公司辦檔案科需盡早制訂或修訂杭鋼集團(tuán)公司檔案管理信息化、電子文件管理等方面的規(guī)章制度，用制度來規(guī)范、約束杭鋼集團(tuán)公司電子文件等的收集、保管、利用，也使各二級(jí)單位能參照相關(guān)制度，做好各自單位的相關(guān)工作。同時(shí)，檔案科內(nèi)部應(yīng)盡早制訂項(xiàng)目設(shè)備的使用和管理規(guī)定，應(yīng)明確大型、貴重設(shè)備的責(zé)任人、適用范圍、使用程序等，并要建立工作臺(tái)賬。最后，要制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，