如何梳理報表需求

如何梳理報表需求

在實施DSS項目時，我們需要幫客戶梳理報表，對管理達到一定境界的客戶，其報表通常是自成體系的，而且有一定的內(nèi)部邏輯，要么按組織管控的區(qū)域劃分，要么按時間維度劃分，要么按產(chǎn)品業(yè)態(tài)劃分，但對于管理不太規(guī)范的客戶，通常會給你一堆雜亂無章的報表，然后告訴你這些報表我都要實現(xiàn)，到此，我們就傻眼了。

不管運氣好或是壞，我們都避免不了要梳理報表，在我實施的某項目中，該客戶就屬于后者，業(yè)務(wù)全在線下跑，手工處理，在本次上DSS項目時，順帶要求我們開發(fā)一套業(yè)務(wù)系統(tǒng)來代替手工處理，所以，在該項目中我們不但要梳理報表還要開發(fā)一套支撐這套報表體系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其難度遠遠超過單純的梳理報表。

經(jīng)過幾天的排列組合和逐字逐列地對報表進行解讀，先后經(jīng)歷過四個版本的梳理，我總結(jié)幾個規(guī)律或共性的經(jīng)驗供大家參考。

1、梳理報表的核心在于梳理出報表的維度。維度是一個很難定義清楚的名詞，在現(xiàn)實世界中最核心的維度有兩個：時間和空間。時間很容易理解，就是過去、現(xiàn)在和未來，所以1W在看報表時通常要同比、環(huán)比，沒有同環(huán)比，就無法判斷當(dāng)前的形勢，這個世界沒有絕對，只有相對，在相對的世界里尋找一個相對科學(xué)的平衡點，就是最高明的決策。同樣的，要搞清楚報表，先要搞清楚報表有多少個維度，前面說過，時間是一個維度，比如去年、今年、明年，將年又細分成季、月、周、天，所以我們通常會發(fā)現(xiàn)，很多報表的列都是年、季、月混合著用，月累計成季，季累計成年，這是偏愛于數(shù)字分析的領(lǐng)導(dǎo)的偏好。另外，報表還有很多個維度：（1）按組織縱向?qū)蛹墸哼@個維度很重要，它會在很多報表里出現(xiàn)，也是出現(xiàn)頻率最高的一個維度，它跟地產(chǎn)公司的組織架構(gòu)設(shè)計有關(guān)：集團-》區(qū)域-》城市-》項目，最底層的業(yè)務(wù)來自于項目，將項目數(shù)據(jù)層層匯總最后會得到整個集團的數(shù)據(jù)。這是由下至上的匯總，當(dāng)然，1W在看數(shù)據(jù)時不可能也根本無法做到一眼就看到項目中的數(shù)據(jù)細節(jié)，他們通常是先看區(qū)域的，再看城市的，最后看項目的數(shù)據(jù)，這是由上至下的層層穿透。這是我們在DSS中用得最多的。（2）按業(yè)務(wù)類別：這個維度可以被歸結(jié)到空間維度里，用業(yè)務(wù)來充盈整個空間，把空間細分就是業(yè)務(wù)類別。業(yè)務(wù)類別的概念可以很窄，比如收入中的租賃費、管理費、能源費、修繕費等，比如成本中的業(yè)務(wù)成本、運營成本、維護成本等。（注：此處以HE工業(yè)地產(chǎn)業(yè)務(wù)為例），也可以很泛，比如顏色中的紅、黃、藍、綠，比如我們經(jīng)常所說的男人、女人，比如形體世界中的三角形、四邊形、五邊形、多邊形，等等，你可以將所有的、有鮮明特征的、無法歸到一起的個體當(dāng)做一個類別，當(dāng)這個類別跟你所研究的業(yè)務(wù)有聯(lián)系時，它就是一個業(yè)務(wù)類別，我們要在腦中建立一個廣闊的、有強大吸收能力的、能在眾多事物中尋找到一絲絲聯(lián)系的思維體系，一旦這個體系被建立起來，你腦中的維度將會取之不竭而源源不絕。至于是否將某個業(yè)務(wù)類別納入到報表中來，得看具體的業(yè)務(wù)需求以及管理者的管理訴求，比如管理者對成本細項比較關(guān)注，那么在報表中成本細項類別就是這些報表中必須包含的維度。（3）按組織橫向?qū)蛹墸喊唇M織縱向?qū)蛹壙磾?shù)據(jù)的目的在宏觀世界是為了發(fā)現(xiàn)問題在微觀世界中是為了解決問題，而按組織橫向?qū)蛹壙磾?shù)據(jù)主要在于同一級別的對標(biāo)，項目與項目對比，部門與部門對比，中心與中心對比，經(jīng)營體與經(jīng)營體對比，有比較才會有競爭，知恥而后勇，只有如此才能給“差等生”潛在的壓力，以此來提升工作效率和尋找加強執(zhí)行力的契入點。（4）按預(yù)實差：凡事豫則立，不豫則廢，在行事之前，要事先計劃，這個計劃就是“預(yù)”，它是預(yù)算、目標(biāo)、計劃的代名詞，它代表一種愿景。愿望往往是美好的，實際操作起來往往是兩碼事，這就是“實”，理想與現(xiàn)實的差距，就是“差”，差距有兩種表達方式，一種是代表數(shù)量級的“差額”，一種是代表相對性的“差率”，預(yù)實差結(jié)合起來就知道當(dāng)初定的目標(biāo)是否能實現(xiàn)、將實現(xiàn)，所有的管理者基本上都具備這種思維，管理者的這種思維模式注定了報表在設(shè)計時必須包含這個維度。（5）按時間維度：時間維度過于復(fù)雜，通過排列組合，可以組合出N種，但針對某個特定客戶的一堆報表，其時間維度通常就那么幾種，要么是按年看三至五年的計劃或預(yù)算，要么是按月看具體的業(yè)務(wù)細節(jié)，復(fù)雜一點的會在年月之間穿插一個季，讓報表變得無比的復(fù)雜，但是，它們有一個共同的特征：閉著眼看過去、睜開眼看現(xiàn)在、瞇著眼看未來。過去一般會看總數(shù)，現(xiàn)在一般要越細越好，未來一般看到一兩年即可，所以在報表的時間維度上，我們可以發(fā)現(xiàn)過去往往只占一列，而今年和明年的數(shù)據(jù)一般會細到每月一列，后年的數(shù)據(jù)一般會到季，后年之后就不管了，那是明年的事情。

總之，一旦梳理出報表的維度之后，我們會發(fā)現(xiàn)對報表的理解和梳理會變得非常地容易和簡單，而且順著維度這個思維我們可以替客戶優(yōu)化報表，在該項目中，我們將客戶10張看似雜亂無章的報表按照業(yè)務(wù)穿透的層級優(yōu)化