電話與傳真管理制度

電話與傳真管理制度1.前言為了有效管理企業(yè)電話和傳真資源，提高溝通效率，確保信息的準確傳遞和保管，訂立本《電話與傳真管理制度》。2.適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體員工使用電話和傳真設備的管理。3.職責與權(quán)限3.1管理部門的職責與權(quán)限負責電話和傳真設備的采購、配置和維護工作；訂立電話和傳真使用規(guī)范；監(jiān)督電話和傳真設備的使用情況。3.2員工的職責與權(quán)限遵守電話和傳真使用規(guī)范；合理使用電話和傳真設備，不得濫用或私自撥打長途電話；確保電話和傳真信息的準確、完整、保密。4.電話使用管理4.1分機號碼的調(diào)配與管理管理部門將依據(jù)各部門的需要，統(tǒng)籌規(guī)劃分機號碼的調(diào)配；員工因工作需要申請新增或修改分機號碼，需經(jīng)所在部門負責人審批后方可執(zhí)行；分機號碼的調(diào)整由管理部門統(tǒng)一負責。4.2呼叫外線管理全部撥打長途電話的員工需填寫《長途電話申請表》，并經(jīng)所在部門負責人審批后交給管理部門；部門負責人需審查申請表上的撥打事由、撥打?qū)ο蟮刃畔⑹欠窈侠?，并確保撥打費用與當月預算相符合；在接受呼叫時，員工應禮貌、熱誠地回答對方的問題，不得由于電話內(nèi)容不合理或?qū)Ψ綉B(tài)度不佳而對其進行欠妥回應。4.3電話接聽管理全部員工應遵守電話接聽規(guī)范，盡快接聽來電；在接聽電話前，必需向?qū)Ψ綀笊喜块T和個人的姓名；如無法立刻解決問題，應樂觀留言或記錄對方的聯(lián)系方式，并及時回復對方。4.4電話內(nèi)容管理電話內(nèi)容應保持專業(yè)、禮貌、簡潔、準確的原則，嚴禁顯現(xiàn)涉密、虛假、詆毀他人等欠妥言論；電話內(nèi)容涉及緊要事宜的，應及時記錄并報告給上級領(lǐng)導。4.5電話轉(zhuǎn)接管理電話接聽人有權(quán)依據(jù)情況將來電轉(zhuǎn)接給其他員工；轉(zhuǎn)接電話時，應事先征得來電人同意，并做好記錄。4.6電話保密管理全部員工對接聽到的電話內(nèi)容應嚴格保密，不得擅自泄露；如遇涉及機密或敏感信息的電話，應及時向上級領(lǐng)導匯報。5.傳真使用管理5.1傳真發(fā)送管理發(fā)送傳真前，應核對傳真號碼和文件內(nèi)容的準確性；需要發(fā)送大量傳真的情況下，應提前與接收方溝通，避開對方接收不到傳真；發(fā)送傳真后，應及時確認對方是否已經(jīng)成功收到傳真。5.2傳真收取管理接收到傳真后，應及時歸檔并通知相關(guān)人員；如有緊要傳真，應及時將其轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員，并做好記錄。5.3傳真保密管理全部員工接收到的傳真文件應嚴格保密，不得擅自泄露或非授權(quán)轉(zhuǎn)發(fā)；如遇涉及機密或敏感信息的傳真，應及時向上級領(lǐng)導匯報。6.管理制度的宣傳與培訓管理部門應定期對員工進行電話與傳真管理制度的宣傳與培訓；新員工入職時，應進行電話與傳真管理制度的培訓。7.違規(guī)處理對于違反本制度的員工，將依照公司規(guī)定進行相應的紀律處分，包含但不限于口頭警告、書面警告、通報批判、經(jīng)濟懲罰、降職或辭退等處理。8.附則本制度的修訂和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部。以上為《電話與傳