淺議施工企業(yè)總部管理費(fèi)用的管理及控制

淺議施工企業(yè)總部管理費(fèi)用的管理及控制【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，施工企業(yè)的管理人員把項(xiàng)目成本控制作為企管理的核心和重點(diǎn)，但對(duì)企業(yè)總部的管理費(fèi)用控制卻不夠視，忽視了管理費(fèi)用對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響。本文指出了部管理費(fèi)用管控中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提出了管理費(fèi)用的控措施?！娟P(guān)鍵詞】施工企業(yè)；總部管理費(fèi)用；企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益0前言施工企業(yè)管理費(fèi)用是施工企業(yè)行政管理人員為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，包括行政管理人員工資、獎(jiǎng)金、險(xiǎn)金、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)交通費(fèi)、會(huì)費(fèi)、折舊費(fèi)、訴訟費(fèi)、工程承攬費(fèi)等。隨著施工企業(yè)市場(chǎng)展的增加，施工規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)總部發(fā)生的管理費(fèi)用不增加難以控制，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了很大影響。因此，業(yè)管理者必須加強(qiáng)對(duì)總部管理費(fèi)用的管控，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)潤(rùn)最大化。1施工企業(yè)總部管理費(fèi)用管控中存在的問(wèn)題1.1企業(yè)管理層對(duì)管理費(fèi)用的管控意識(shí)不強(qiáng)總部機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)人員超員配備促使工資險(xiǎn)金、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用項(xiàng)目逐項(xiàng)增加；企業(yè)總部職能部門較多，費(fèi)用發(fā)生頻繁但金額較小，常被領(lǐng)導(dǎo)層忽視，造成某部門和人員花錢隨意性大，增加了管理費(fèi)的支出；費(fèi)用報(bào)審批制度不嚴(yán)，部門負(fù)責(zé)人“好人”現(xiàn)象嚴(yán)重，只要本部員找簽字，不問(wèn)事由、不看金額，提筆就簽，對(duì)管理費(fèi)用控制意識(shí)淡薄。1.2可控費(fèi)用的控制不合理施工企業(yè)的可控費(fèi)用主要包括電話費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅交通費(fèi)、招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等?？煽刭M(fèi)用沒(méi)有制定控制標(biāo)準(zhǔn)制定的標(biāo)準(zhǔn)較高，致使管理費(fèi)用居高不下。辦公人員無(wú)論事、私事隨意接打電話，電話費(fèi)發(fā)生過(guò)高；辦公用品購(gòu)買控制，價(jià)格大多超過(guò)市場(chǎng)定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有監(jiān)管，辦公用品用無(wú)節(jié)約意識(shí)，耗材浪費(fèi)嚴(yán)重；差旅費(fèi)控制不嚴(yán)，出差沒(méi)計(jì)劃，乘機(jī)費(fèi)用較高，公務(wù)用車沒(méi)有控制，小車油耗、修費(fèi)逐年增加；招待費(fèi)無(wú)專項(xiàng)審批，招待客戶隨意性大。1.3費(fèi)用預(yù)算不健全由于管理費(fèi)用內(nèi)容復(fù)雜，管理層對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算不重視預(yù)算編制不科學(xué)脫離企業(yè)實(shí)際預(yù)算執(zhí)行過(guò)程不嚴(yán)格、實(shí)際費(fèi)用超預(yù)算現(xiàn)象嚴(yán)重；預(yù)算分析沒(méi)起到督導(dǎo)作用，缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。2對(duì)施工企業(yè)總部管理費(fèi)用的管控措施2.1提高管理層對(duì)管理費(fèi)用的高度重視2.1.1建立精簡(jiǎn)、高效的職能機(jī)構(gòu)企業(yè)管理層應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，了解管理費(fèi)的降低也是提高業(yè)效益的途徑。依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置科學(xué)合理的職能機(jī)構(gòu)，明確各職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)內(nèi)容及流程。對(duì)各部門機(jī)構(gòu)人實(shí)行定編、定崗、定責(zé)，因事設(shè)崗，因崗設(shè)人。有效降低構(gòu)重疊、業(yè)務(wù)重復(fù)給企業(yè)帶來(lái)的管理費(fèi)用較高的問(wèn)題。2.1.2完善財(cái)務(wù)報(bào)銷審批制度制定嚴(yán)格的報(bào)銷審批流程。總部費(fèi)用報(bào)銷采用分級(jí)負(fù)責(zé)，層層把關(guān)的審批程序，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員用報(bào)銷的真實(shí)性、規(guī)范性、合理性；由財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷票的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查；由總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師進(jìn)行最的審查批準(zhǔn)。公司機(jī)關(guān)的所有費(fèi)用必須按先申請(qǐng)、后辦理原則進(jìn)行。所有管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)報(bào)銷制度的內(nèi)容，決按制度流程辦事，使各項(xiàng)管理費(fèi)用的發(fā)生都必須符合財(cái)報(bào)銷制度。2.1.3推進(jìn)精細(xì)化管理工作施工企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理模式，提倡企業(yè)精細(xì)化管理，讓精細(xì)化管理理念滲透到企業(yè)管理的每個(gè)方面，每位員工。讓所有管理人員都了解費(fèi)用管控的重要性，從點(diǎn)滴做起，從一分錢做起，樹立全體管理人員的主人翁意識(shí)，大力提倡勤儉節(jié)約艱苦奮斗的良好風(fēng)尚領(lǐng)導(dǎo)層要起帶頭作用。2.2加強(qiáng)對(duì)可控費(fèi)用的控制企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本企業(yè)可控費(fèi)用的控制措施，嚴(yán)格可控費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，禁止超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，大對(duì)可控費(fèi)用支出的控制力度。2.2.1電話費(fèi)的控制移動(dòng)電話費(fèi)應(yīng)按部門人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及職別制定相應(yīng)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，按月?lián)?shí)報(bào)銷，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的不予報(bào)銷；固定電話的報(bào)銷應(yīng)按部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定限額控制標(biāo)準(zhǔn)，并與部門負(fù)責(zé)人的薪金掛鉤，超標(biāo)準(zhǔn)的部分直接從部門負(fù)責(zé)人的當(dāng)月工過(guò)QSMN等網(wǎng)絡(luò)工具加強(qiáng)與客戶及業(yè)務(wù)部門之間的溝通，節(jié)約電話費(fèi)的發(fā)生。2.2.2辦公用品的控制企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的購(gòu)買、使用。購(gòu)買辦公用應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式，貨比三家，價(jià)錢合理、保證質(zhì)量。部門按月上報(bào)購(gòu)買辦公用品計(jì)劃，由辦公室進(jìn)行審核，統(tǒng)購(gòu)買，統(tǒng)一發(fā)放，建立嚴(yán)格的入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)。充分發(fā)揮公自動(dòng)化作用利用OA辦公系統(tǒng)在電腦上傳閱文件保證資料安全的前提下，提倡紙張雙面使用。提高電腦、印機(jī)的使用效率，定期對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)，減少電腦、打印的維修費(fèi)用。2.2.3差旅交通費(fèi)的控制各職能部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排本部人員出差數(shù)，能一人辦理的事情，不安排多人出差，對(duì)出差使用的通工具按職別劃分檔次，經(jīng)理助理及以下人員不允許乘坐機(jī)、軟臥。分地區(qū)制定住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食費(fèi)的限額標(biāo)準(zhǔn)，出差人員必須按限額標(biāo)準(zhǔn)憑票報(bào)銷，超標(biāo)準(zhǔn)部分自己負(fù)擔(dān)。市內(nèi)辦事人員盡量辦理公交卡，坐公交車辦事。加強(qiáng)公務(wù)用車管理，嚴(yán)格公務(wù)用車的審批手續(xù)，到異地辦事超過(guò)300公里不允許申請(qǐng)公務(wù)用車公務(wù)用車費(fèi)用實(shí)行單車核算，建立臺(tái)帳按行車公里數(shù)控制油耗加強(qiáng)小車修理審批制度，減少修理費(fèi)支出。2.2.4招待費(fèi)的控制總部業(yè)務(wù)招待必須堅(jiān)持熱情周到、適度從儉、厲行節(jié)約的原則，企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作需要確定招待范圍，制定招待費(fèi)及工作餐的限額標(biāo)準(zhǔn)。確需招待的應(yīng)事先上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由辦公室統(tǒng)一安排，定點(diǎn)招待，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)、招待檔次上級(jí)部門檢查工作采用工作餐接待嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)接待。2.2.5會(huì)議費(fèi)的控制總部要加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)議費(fèi)管理，嚴(yán)控會(huì)議數(shù)量，可開可不開的就不開，能合并開的就合并開，嚴(yán)控會(huì)議規(guī)模和費(fèi)用支出，盡量減少外出開會(huì)，參加外部的會(huì)議要有會(huì)議文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意、人力資源部備案后方可參會(huì)，會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷嚴(yán)格按會(huì)議文件的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超支部分不予報(bào)銷。3完善管理費(fèi)用預(yù)算控制工作3.1預(yù)算編制控制施工企業(yè)管理費(fèi)用年度預(yù)算應(yīng)按部門編制，依據(jù)以前年度實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的情況，結(jié)合市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，逐項(xiàng)確定編制標(biāo)準(zhǔn)各職能部門和財(cái)務(wù)部門必須協(xié)調(diào)配合采取先上后下、上下結(jié)合的方式進(jìn)行編制，最后由預(yù)算委員會(huì)討論、審批后下達(dá)。3.2預(yù)算過(guò)程控制各職能部門按照公司下達(dá)的全年預(yù)算，按月編報(bào)月度計(jì)劃，促使各部門每月發(fā)生的費(fèi)用支出都有計(jì)劃性。財(cái)務(wù)部門對(duì)月度計(jì)劃嚴(yán)格審核費(fèi)用項(xiàng)目不可竄項(xiàng)嚴(yán)禁超計(jì)劃付款，對(duì)臨時(shí)發(fā)生而沒(méi)有計(jì)劃的費(fèi)用由經(jīng)辦人編制專項(xiàng)報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后支付，在下月計(jì)劃表中列支上月計(jì)劃外支出，嚴(yán)格控制部門累計(jì)計(jì)劃超全年預(yù)算，實(shí)際費(fèi)用超累計(jì)計(jì)劃。按月編制預(yù)算執(zhí)行分析表，通報(bào)各部室實(shí)際費(fèi)用的發(fā)生情況，使各職能部門明白本部已經(jīng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用情況，從而有計(jì)劃地安排費(fèi)用支出，避免費(fèi)用發(fā)生的盲目性和超計(jì)劃。3.3預(yù)算考核企業(yè)應(yīng)將部門的費(fèi)用考核與部門所有人員的績(jī)效工資掛鉤，提高各部門所有人員對(duì)費(fèi)用控制的意識(shí)，考核中應(yīng)確部門費(fèi)用低于預(yù)算的部分應(yīng)按比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，由部門提留，超過(guò)預(yù)算的按比例扣除部門所有人