【會計實操經(jīng)驗】會計年終工作實操寶典-準(zhǔn)備篇

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有經(jīng)驗的財務(wù)人員都知道，每年進(jìn)入12月份，就意味著財務(wù)工作最繁忙的季節(jié)到了。我國的會計分期采取的公歷自然年分期，那么就意味著每年到了12月份就需要把當(dāng)年的會計事務(wù)做一個總結(jié)，以便進(jìn)入下一個新的會計年度。在手工帳時代，意味著在12月底將結(jié)束舊賬簿的使用，新年度將啟用新賬簿。進(jìn)入電算化時代后，這樣的功能逐步弱化了，但是其他的會計年終工作并沒有弱化，而是逐步加強了，因為會計年終工作很多屬于企業(yè)內(nèi)部控制的一部分。如何做到在最繁忙的季節(jié)有條不紊呢？如何在這千頭萬緒的工作做到有序開展呢？這就是我今天要跟大家分享的話題——會計年終工作的準(zhǔn)備。凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，對于會計年終工作而言同樣如此。一、對會計年終工作作出詳細(xì)規(guī)劃會計年終工作，時間跨度比較長，一般會從12月份開始到次年1月份結(jié)束（有些上市公司可能會到年報審計和公布后才會結(jié)束）；同時，會計年終工作，一般牽涉面也比較廣，會牽涉到企業(yè)的其他部門和公司高層，且也必須要其他部門和公司高層的強力支持。會計年終工作，雖然需要諸多部門的支持，但是財務(wù)部門卻是牽頭部門。如何取得其他部門和公司高層對會計年終工作的支持，除與其他部門和公司高層積極溝通外，財務(wù)部門必須拿出詳細(xì)的一份工作計劃。作為會計年終工作計劃，要具體而詳細(xì)，要把需要做的工作一一列明。需要其他部門配合的工作需要列明具體工作的內(nèi)容、時間和要求等，比如年終盤點工作，需要列明盤點時間、地點和需要參與部門等。需要其他部門配合的工作，在財務(wù)部內(nèi)部對每一項工作或每一個需要配合的部門一定要落實一個具體的聯(lián)絡(luò)人，該聯(lián)絡(luò)人就是年終會計工作中具體事項的項目負(fù)責(zé)人。比如，年終盤點工作，假如是多地點同時開展盤點，那么每一個盤點倉庫，財務(wù)部應(yīng)安排一個牽頭人，具體組織各倉庫的盤點工作。二、財務(wù)負(fù)責(zé)人與公司負(fù)責(zé)人就會計年終工作進(jìn)行深入而系統(tǒng)地溝通會計年終工作，有的稱為年終決算工作，但是我認(rèn)為僅僅是決算工作是不全面的，但是決算工作卻是其中最重要的組成部分。年終決算，就是要對公司一年的經(jīng)營成果作出一個階段性的總結(jié)；年終決算報告就是管理層向董事會和股東們匯報一年經(jīng)營管理的成果的體現(xiàn)。因此，年終決算報告必須、必然要體現(xiàn)管理層的意思。因此，在會計年終工作開展前，財務(wù)負(fù)責(zé)人必須與公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行一次深入而系統(tǒng)的溝通。財務(wù)負(fù)責(zé)人須向公司負(fù)責(zé)人匯報年終決算工作的規(guī)劃，積極爭取公司高層對會計年終工作的大力支持，使其明白該工作的重要性，請求公司高層從公司層面要求其他部門必須無條件配合財務(wù)部開展的年終工作。其次，財務(wù)負(fù)責(zé)人還需就會計政策變化、稅法變化、信貸政策變化等情況向公司高層做出匯報，以及這些變化對于公司選用具體會計政策的選用建議等。財務(wù)負(fù)責(zé)人與公司高層進(jìn)行這方面的溝通，目的是獲得公司管理層對會計政策選用的授權(quán)，以便在后一步的年終決算中使用和體現(xiàn)。三、與其他部門做好充分溝通一般在年終決算工作開展前，企業(yè)會在公司層面召開一次動員會議（實務(wù)中各企業(yè)對這種會議叫法各異），就財務(wù)決算工作的作出部署和提出要求，財務(wù)部門會就注意事項作出說明等。公司高層一般應(yīng)有總經(jīng)理、副總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)、董事會秘書等參加，公司各部門負(fù)責(zé)人和全資子公司、控股子公司的總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)都應(yīng)參會。對于小微企業(yè)，不需要那么完整的會議議程，但是至少也應(yīng)在公司負(fù)責(zé)人召集各部門負(fù)責(zé)人召開一個碰頭會，把年終決算工作需要各部門配合財務(wù)部的地方予以布置下去。如果公司本身就是企業(yè)集團(tuán)的子公司或事業(yè)部的，應(yīng)該集團(tuán)公司召開年度決算工作會議后，及時將集團(tuán)公司會議精神向公司各部門傳達(dá)，同時將本公司或本事業(yè)部的要求進(jìn)行部署。當(dāng)然，這樣的動員會議，層次較高，一般是企業(yè)高層和中層管理人員參與，更多具有一定象征意義，僅僅是表明了企業(yè)一年一度財務(wù)決算工作的開始而已；這種會議也是企業(yè)傳統(tǒng)會議之一，很多時候會流于形式，具體經(jīng)辦人員或后期真正具體做事人員不一定參加，有時具體經(jīng)辦人或后期真正做事人員并不清楚會議要求中的新變化等情況。此時，就需要財務(wù)部門主動出擊，將會議精神和對各部門的具體工作要求傳遞至具體經(jīng)辦人和后期真正做具體事務(wù)的人員。一種方法是將會議精神及時以會議紀(jì)要和分部門具體工作要求等以書面形式通過郵件、OA系統(tǒng)等分發(fā)給其他部門的管理人員和具體經(jīng)辦人；另一種方式就是由財務(wù)部門牽頭組織其他各部門具體人員和全體財務(wù)人員開會，及時傳達(dá)公司年終決算會議精神，并具體布置各部門需要配合的工作。公司層面會議，是表示該工作是全體公司的工作，不是財務(wù)部門一家的事情，這是為后期具體工作開展掃清一些阻礙，積極取得其他部門配合的一種手段。是不是有點“狐假虎威”的趕腳？既然是狐假虎威，財務(wù)負(fù)責(zé)人在臺面上該說的狠話還是必須，反正公司高層此時也會支持你的，因為你的要求也是為了公司整體的工作。接下來，對于各具體經(jīng)辦人員，既要傳達(dá)公司會議上“狠話”，但是同時該鼓勵的鼓勵、該肯定的肯定、該許愿的許愿等，反正一句話“恩威并濟(jì)”吧，千頭萬緒的工作還需要這些具體經(jīng)辦人呢。對于其他部門涉及年終決算工作的具體經(jīng)辦人選，一定尊重其他部門負(fù)責(zé)人的意見，不要一開始就與其他部門負(fù)責(zé)人為人選的事情發(fā)生矛盾，但是也可向?qū)Ψ缴陶埌才攀煜I(yè)務(wù)的人員參與。與其他部門做好充分溝通，可以說會計年終工作將會輕松許多，否則陷于其他部門不支持和不配合的狀況，年終會計工作將舉步維艱的。四、財務(wù)部門內(nèi)部分工的安排和細(xì)化對于會計年終工作如何做到忙而不亂，除了前述的爭取公司高層和其他部門支持與配合外，在財務(wù)部門內(nèi)部也必須進(jìn)行詳盡的工作安排和細(xì)化。會計年終工作事情很多，不可能由財務(wù)負(fù)責(zé)人件件事情都親力親為，一定需要把工作進(jìn)行分解，然后按照“人人有事做，事事有人負(fù)責(zé)”的原則，結(jié)合平時工作分工恰當(dāng)?shù)姆峙山o財務(wù)部每一位財務(wù)人員。同時，在工作分派中需要考慮職務(wù)不相容原則，做到每一件事情既要有人負(fù)責(zé)，又要有人進(jìn)行監(jiān)督與復(fù)核。會計年終工作，既是為了財務(wù)年終決算，同時也是財務(wù)部門的一次主動糾錯的機會。因此，在分派年終會計工作時，可以有意識打破日常分工的界限，由日常并不負(fù)責(zé)該項工作的其他人員來負(fù)責(zé)。比如，年終的往來賬清理與對賬，可以安排并不是日常負(fù)責(zé)往來賬的會計人員來負(fù)責(zé)。對于會計年終會計工作需要分解成若干項，每一個項目安排一個項目負(fù)責(zé)人和復(fù)核人員，以及其余的需要參與的財務(wù)人員?；谂囵B(yǎng)和鍛煉的目的，可以有意識地安排一些有潛力的普通財務(wù)人員擔(dān)任項目負(fù)責(zé)人。對于需要與其他部門協(xié)調(diào)的事項，盡可能選擇人緣好和溝通力強的財務(wù)人員擔(dān)當(dāng)項目負(fù)責(zé)人。必要時，財務(wù)部也可以就會計年終工作制作一份甘特表，以便財務(wù)部人員時時提醒自己，按時按計劃完成相關(guān)工作。五、積極主動地接受外部信息企業(yè)會計年終工作主要是企業(yè)內(nèi)部工作，但也絕不是閉門造車，需要積極主動地接受外部信息。在中國現(xiàn)實中，政府經(jīng)濟(jì)管理部門，基于法律法規(guī)或政策的變化等，也會對企業(yè)的會計年終工作提出一些要求，布置一些任務(wù)，宣傳一些新的政策法規(guī)等。比如，一些主管稅務(wù)機關(guān)會在年終時進(jìn)行企業(yè)所得稅匯算清繳培訓(xùn)，對于稅法中規(guī)定不是很明確的事項給出主管稅務(wù)機關(guān)的處理意見，以便企業(yè)在年終決算時予以考慮或采納。另外，財政部門也可能對會計準(zhǔn)則或具體會計政策變化等進(jìn)行一些宣講和要求等。證監(jiān)會也可能對上市公司的年報披露等提出新變化和要求等。這些外部信息，有時是主管部門主動通知到各具體相關(guān)企業(yè)，有時則是僅僅在官網(wǎng)上公布而已。無論哪種方式，企業(yè)都應(yīng)積極主動地去關(guān)注和接受這些信息，以便在會計年終工作作出正確的處理。萬事開頭難！但是，只要我們作出了詳盡的“作戰(zhàn)計劃”，一年一度的會計年終工作就猶