日程安排與值班事務(wù) 培訓(xùn)課件

第三節(jié)日程安排與值班工作第一頁，共二十一頁。一領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）領(lǐng)導(dǎo)日常活動(dòng)與日程安排1、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的范圍各種接待走訪慰問慶典儀式出席會(huì)議參觀考察商務(wù)旅行會(huì)見會(huì)談其他活動(dòng)第二頁，共二十一頁。2、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對領(lǐng)導(dǎo)日?；顒?dòng)的時(shí)間和程序進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和組織的過程。（1）統(tǒng)籌兼顧（2）區(qū)分輕重緩急（3）圍繞中心，突出重點(diǎn)（4）力戒排場，求真務(wù)實(shí)第三頁，共二十一頁。（二）日程表的種類與編制1、日程表的種類（1）年計(jì)劃表

如一年一度的董事會(huì)、年會(huì)、早就接到邀請的學(xué)術(shù)報(bào)告、出國訪問等（2）月計(jì)劃表

如每月一兩次的工作例會(huì)、預(yù)先通知的上級檢查、兄弟省市單位的經(jīng)驗(yàn)交流、友好訪問等（3）周計(jì)劃表

如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等（4）日志

如各種臨時(shí)性活動(dòng)等第四頁，共二十一頁。圖為某高校周安排表第五頁，共二十一頁。[案例]

王總一周活動(dòng)安排表日期12.08周一12.09周二12.10周三12.11周四12.12周五12.13周六周日上午10-11時(shí)每周例會(huì)12時(shí)檢查公司防火全天主持項(xiàng)目論證座談會(huì)10時(shí)去計(jì)委談項(xiàng)目立項(xiàng)事宜10時(shí)去商業(yè)銀行談項(xiàng)目融資全天主持會(huì)議研究下年經(jīng)營繼續(xù)昨天會(huì)議重點(diǎn)是新項(xiàng)目休息下午3:30聽項(xiàng)目論證匯報(bào)(同上)3:30支部生活(六樓)3:30檢查公司新大樓內(nèi)裝修決策及新上項(xiàng)目問題小渠子鄉(xiāng)慰問貧困戶休息晚間19時(shí)宴請深圳新大公司客人與論證組專家共進(jìn)晚餐19:30體育館看CBA賽金花大酒店宴請咨詢團(tuán)專家休息備注假日酒店2樓云天閣19:30公司小餐廳全體領(lǐng)導(dǎo)同去檢查(基建部)中層一把手以上人員慰問3時(shí)出發(fā)兩輛車第六頁，共二十一頁。2、編制日程表注意事項(xiàng)A.簡潔明了B.一般設(shè)日期、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、備注等欄目；C.彈性安排、留有余地；D.送領(lǐng)導(dǎo)審定；E.常提醒領(lǐng)導(dǎo)；F.領(lǐng)導(dǎo)者未通過秘書而作的日程安排，秘書應(yīng)盡早掌握并納入日程表；G.已進(jìn)行完的日程要及時(shí)標(biāo)出;H.日程表最好同時(shí)編制領(lǐng)導(dǎo)班子和每位領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人兩種。第七頁，共二十一頁?！景咐伎肌坷蠲貢谝患倚б婧芎玫耐赓Q(mào)公司工作，他的秘書工作一向很出色。一天，他突然接到了一個(gè)日本客戶的電話，電話中日本客戶很生氣地說道：“請問你們經(jīng)理在不在？我已在××酒店等了你們經(jīng)理１０分鐘了，不知道貴公司還有沒有合作的誠意?！睕]等李秘書說話，對方已將電話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會(huì)這回事，但接到此電話后李秘書已經(jīng)感覺到客戶的不滿，于是他立即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來，經(jīng)理確實(shí)是在上個(gè)月的經(jīng)貿(mào)會(huì)上與這位日本客戶有過口頭約會(huì)，只是由于他當(dāng)時(shí)很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺憾，也很著急，因?yàn)檫@關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。請問李秘書是否該對此次事件負(fù)有責(zé)任？若你是李秘書，你又該怎么做才能挽回局面？第八頁，共二十一頁。（三）日程表的落實(shí)和OA管理1、日程表的落實(shí)2、日程表的變更與調(diào)整3、日程表的OA管理

就是用電子計(jì)算機(jī)來編制、管理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程，現(xiàn)實(shí)日程管理自動(dòng)化。第九頁，共二十一頁。a.電話→文書(重要會(huì)見、會(huì)談的預(yù)定計(jì)劃)；b.提前一二天再次聯(lián)系落實(shí)；c.秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對日程；d.月末、周末給領(lǐng)導(dǎo)送日程表，每天早晨核對當(dāng)天日程以免遺忘；e.領(lǐng)導(dǎo)者主持的會(huì)議，提前二三天落實(shí)會(huì)議室，并再次落實(shí)參會(huì)的上級人員；f.提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見、會(huì)談所需資料備齊并注意核對無誤；g.會(huì)議、會(huì)談時(shí)間延長迫近下一預(yù)定計(jì)劃時(shí)，秘書可用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；h.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)用車落實(shí)及與司機(jī)的聯(lián)絡(luò).第十頁，共二十一頁。（四）訂約事宜。1、預(yù)先安排約會(huì)活動(dòng)2、記好日歷與備忘錄3、提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約4、保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約5、做好約會(huì)前后的服務(wù)工作第十一頁，共二十一頁?！局R應(yīng)用】總經(jīng)理王長春下午２點(diǎn)要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進(jìn)行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項(xiàng)銷售工作的成敗關(guān)系到公司今年度的銷售預(yù)算是否能夠達(dá)到。下午４點(diǎn)，王總又要和一位客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間和這個(gè)客戶談判，５點(diǎn)結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位的臨時(shí)開會(huì)的通知書，開會(huì)的時(shí)間是下午３點(diǎn)，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒有寫清楚會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？第十二頁，共二十一頁。

陳之安先生是沈陽某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請把下星期一的活動(dòng)安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期一上午10：30在辦公室舉行會(huì)議，所有經(jīng)理都參加。要安排時(shí)間去銀行取現(xiàn)金。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個(gè)小時(shí)的時(shí)間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會(huì)議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時(shí)間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會(huì)。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個(gè)會(huì)。第十三頁，共二十一頁。二

值班工作第十四頁，共二十一頁。（一）值班與值班工作1、定義：值班，是指在固定時(shí)間、崗位和場所輪流從事的日常事務(wù)工作。2、分類：按職責(zé)范圍劃分：綜合值班與專項(xiàng)值班按人員分工劃分：固定值班與輪流值班按時(shí)間特征分類：永久性值與臨時(shí)性值班3、作用：聯(lián)絡(luò)作用過慮作用應(yīng)急作用窗口作用第十五頁，共二十一頁。（二）值班的任務(wù)1、承接上級指示2、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對3、接待來訪人員4、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤5、處理臨時(shí)性、突發(fā)性事件

突發(fā)性事件：及時(shí)向上司匯報(bào)請示，或就近組織人力物力搶險(xiǎn)救災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊(duì)求援，或保護(hù)好事故現(xiàn)場等。為保障人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時(shí)在未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時(shí)應(yīng)急措施。要求：快；準(zhǔn)；加強(qiáng)預(yù)測，積極主動(dòng)。6、確保機(jī)關(guān)安全7、編寫值班材料。（三項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日志）第十六頁，共二十一頁。

案例一時(shí)忽略悔急交加某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電話：某月某日將乘坐某車次回去，請與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時(shí)想再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對所有能想到的去處，均一一去了電話查問，結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個(gè)又急又累，而且浪費(fèi)不少電話費(fèi)，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交加，萬分遺憾。思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄？第十七頁，共二十一頁。1983年6月的一天深夜，武漢市人民政府的值班秘書突然接到市屬交通部門打來的緊急電話，告知：市裝卸公司搬運(yùn)站在裝卸農(nóng)藥過程中，將一包甲基E605農(nóng)藥掉進(jìn)了漢江。E605是一種劇毒農(nóng)藥，人畜飲用含有這種藥物的水就會(huì)中毒，嚴(yán)重的有生命危險(xiǎn)。值班秘書應(yīng)該怎么做？第十八頁，共二十一頁。（三）值班工作制度：1、崗位責(zé)任制度2、請示報(bào)告制度3、交接班制度接班人“三檢查”：檢查文電簽受簿有無樓簽現(xiàn)象；檢查值班室有無積壓文電；檢查值班日志中有無待辦事項(xiàng)。4、保密制度5、安全防范制度值班要求：監(jiān)守崗位、認(rèn)真負(fù)責(zé)、待人熱情、安全保密第十九頁，共二十一頁。再見！第二十頁，共二十一頁。內(nèi)容總結(jié)第三節(jié)日程安排與值班工作。[案例]王總一周活動(dòng)