版權(quán)說(shuō)明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請(qǐng)進(jìn)行舉報(bào)或認(rèn)領(lǐng)
文檔簡(jiǎn)介
UDC
中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
CJJ/T158-2011
P備案號(hào)J1143-2011
城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范
Codeformanagementofurbanconstructionarchives
2011-01-07發(fā)布2011-10-01實(shí)施
中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布
中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部
公告
第871號(hào)
關(guān)于發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的公告
現(xiàn)批準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),編號(hào)為
CJJ/T158-2011,自2011年10月1日起實(shí)施。
本規(guī)范由我部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版
發(fā)行。
中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部
2011年1月7日
根據(jù)原建設(shè)部《關(guān)于印發(fā)〈2006年工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂、
修訂計(jì)劃(第一批)>的通知》(建標(biāo)[2006]77號(hào))的要求,
規(guī)范編制組經(jīng)廣泛調(diào)查研究,認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),參考有關(guān)國(guó)際
標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn),并在廣泛征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上,制定本
規(guī)范。
本規(guī)范的主要技術(shù)內(nèi)容是:總則、術(shù)語(yǔ)、基本規(guī)定、業(yè)務(wù)
指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、
電子文件與電子檔案管理、聲像檔案管理、信息化與信息安
全、檔案編研、信息公開(kāi)與服務(wù)、綜合評(píng)估體系以及相關(guān)
附錄。
本規(guī)范由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部負(fù)責(zé)管理,由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部
城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋。執(zhí)行過(guò)程中如有
意見(jiàn)或建議,請(qǐng)寄送住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦公室(地
址:北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào),郵政編碼:100835)。
本規(guī)范主編單位:住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦
公室
北京市城建檔案館
本規(guī)范參編單位:南京市城建檔案館
天津市城建檔案館
滄州市城建檔案館
江西省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦
公室
本規(guī)范參加單位:青島市城建檔案館
本規(guī)范主要起草人員:姜中橋周健民劉福利張斌
劉志清秦屹梅白石王恩江
胡士剛趙丹群
本規(guī)范主要審查人員:陳智為洪立波張世林夏宏圖
楊佳燕何偉譚家發(fā)黃偉明
權(quán)進(jìn)立
Contents
GeneralProvisions...........................................................................1
Terms....................................................................................2
BasicRequirements.......................................................................6
GuidanceforArchivalWorks.....................................................8
4.1PrinciplesandRequirements.............................................................8
4.2TypesandContents............................................................................8
CollectionandTransfer..............................................................11
5.1Formation,AccumulationandFilingRequirements..................11
5.2ReceivingandTransfer..................................................................12
5.3Collection..........................................................................................13
ArchivalArrangement..................................................................16
6.1PrincipleandContentofArchivalArrangement.......................16
6.2Classification.....................................................................................16
6.3Filing....................................................................................................17
6.4FilesArrangement..........................................................................18
Cataloguing....................................................................................19
7.1ContentofCataloguing.................................................................19
7.2Description..........................................................................................19
7.3FileIndexing.....................................................................................20
7.4CatalogueCompilingandOrganizing..........................................21
7.5Pre-requisiteCatalogue..................................................................22
Statistics.........................................................................................23
8.1TaskandContentofStatistics........................................................23
8.2RequirementsofStatistics.............................................................23
8.3StepandMethodofStatistics........................................................23
8.4MainStatisticalReportForms.........................................................24
10
9Appraisal........................................................................................26
9.1ContentofAppraisal......................................................................26
9.2RequirementsofAppraisal.............................................................26
9.3BasicMethodofAppraisal.............................................................26
9.4AppraisalofRecordOffice............................................................27
9.5AppraisalofUrban-RuralDevelopmentArchives.......................27
9.6ArchivesDowngrade,DeclassificationandDestruction.............28
10CustodyandConservation.........................................................30
10.1RepositoryRequirementsofRecordOffice...............................30
10.2DocumentManagementRequirementsDuring
EngineeringConstruction.............................................................30
10.3Repository,EquipmentandContainerRequirements
ofUrban-RuralDevelopmentArchives...........-.......................30
10.4EquipmentManagementRequirementsof
Urban-RuralDevelopmentArchives..........................................31
10.5RepositoryManagementofUrban-RuralDevelopment
Archives..........................................................................................31
10.6Conservation.....................................................................................33
10.7Microfilm..........................................................................................35
10.8Repair...............................................................................................36
11ElectronicRecordsManagement............................................38
11.1BasicRequirementsofElectronicRecordsManagement........38
11.2CollectionandAccumulationofElectronicRecords..................39
11.3ArrangementandFilingMethodandRequirements
ofElectronicRecords..................................................................39
11.4ManagementandAccessofElectronicRecords.......................40
12Audio-VisualArchivesManagement...................................41
12.1CollectionRangeandContent...................................................41
12.2CollectionandFilingRequirementsofPhotographArchives.............42
12.3FilingRequirementsofAudio-VisualArchives.......................42
12.4ArrangementofAudio-VisualArchives.....................................43
11
12.5CataloguingofAudio-VisualArchives.....................................45
12.6CustodyofAudio-VisualArchives...............................................46
13InformatizationandInformationSecurity..........................47
13.1ObjectiveandRequirementsofInformatization.......................47
13.2ManagementSystemofUrban-RuralDevelopment
Archives..........................................................................................48
13.3InformationResourceDevelopment...............................................49
13.4DigitizationofUrban-RuralDevelopmentArchives..................50
13.5InformationSecurity.......................................................................51
14ArchivesCompilationandResearch...................................54
14.1PrinciplesandRequirementsofArchivesCompilation
andResearch................................................................................54
14.2ContentandProcessofArchivesCompilationandResearch.............54
15InformationPublicityandService.......................................56
15.1PublicityofUrban-RuralDevelopmentArchives.......................56
15.2DisclosureandUsingControlof
Urban-RuralDevelopmentArchives???.....................................56
15.3ReferenceService............................................................................57
15.4TechnicalService............................................................................58
16ComprehensiveAssessmentSystem...................................59
16.1ContentofComprehensiveAssessment.....................................59
16.2GradeDivisionofComprehensiveAssessment............................63
16.3ProcessofComprehensiveAssessment.....................................63
AppendixAContractforTransferingEngineering
Archives.......................................................................65
AppendixBOpinionsforPre-AcceptanceofEngineering
Archives.......................................................................67
AppendixCCertificateofEngineeringArchivesReceiving
andTransfer..............................................................68
AppendixDCertificateofReceivingandTransferof
AdministrationArchivesofConstruction
12
System...........................................................................69
AppendixETransferee!FileList................................................70
AppendixFSequentialCatalogueofEngineering
(Project)Archives.....................................................71
AppendixGSequentialCatalogueofFiles..............................72
AppendixHClassifiedCatalogueofEngineering
(Project)Archives................................................73
AppendixJClassifiedCatalogueofFiles...................................74
AppendixKStatisticalReportofBasicCircsof
Urban-RuralDevelopentArchivalWork........75
AppendixLStatisticalReportofClassifiedRepository
ofUrbanConstructionArchives..........................79
AppendixMStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent
ArchivesReceiving,TransferandDestruction........80
AppendixNStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent
ArchivesAppraisal................................................81
AppendixPStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent
ArchivesArrangement.....................................82
AppendixQStatisticalReportofAccessingandUsing
Urban-RuralDevelopentArchives.....................83
AppendixRRegistrationFormforAppraising
Urban-RuralDevelopentArchives.....................84
AppendixSTemperatureandHumidityRecordof
ArchivesRepository................................................85
AppendixTRegistrationFormforAccessingand
UsingUrban-RuralDevelopentArchives........86
ExplanationofWordinginThisCode............................................87
ListofQuotedStandards..................................................................88
Addition:ExplanationofProvisions............................................89
1.0.1為加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱城建檔案)工作的業(yè)務(wù)
建設(shè),提高城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平,制定
本規(guī)范。
1.0.2本規(guī)范適用于城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理
部門和建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案業(yè)務(wù)管理工作。
1.0.3城建檔案業(yè)務(wù)管理除應(yīng)符合本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)
行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。
2.0.1城鄉(xiāng)建設(shè)檔案urban-ruraldevelopmentarchives
在住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和
社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物
等各種形式和載體的歷史記錄,簡(jiǎn)稱城建檔案。
2.0.2城建檔案業(yè)務(wù)管理urban-ruraldevelopmentarchivesman-
agement
為管理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案而開(kāi)展的一系列活動(dòng),包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、
收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子文件
與電子檔案管理、聲像檔案管理、信息化和信息安全、檔案編
研、信息公開(kāi)與服務(wù)、綜合評(píng)估體系等。
2.0.3建設(shè)工程文件engineeringdocument
在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)
備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件,簡(jiǎn)
稱工程文件。
2.0.4建設(shè)工程檔案engineeringarchive
在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、
圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄,簡(jiǎn)
稱工程檔案。
2.0.5建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案administrationarchivesofcon-
structionsystem
建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)
建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)
等行政管理部門,以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、
市容、環(huán)衛(wèi)、規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、抗震、人防、拆遷等專
業(yè)管理單位)在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)
具有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄。
2.0.6城鄉(xiāng)建設(shè)聲像檔案audio~visualarchivesgeneratedfrom
urbanandruraldevelopment
記錄反映城鄉(xiāng)面貌和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng),具有保存
價(jià)值的,用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的
聲音、圖片和影像等歷史記錄。
2.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)urban-ruraldevelopmentarchivesor-
ganization
指城鄉(xiāng)建設(shè)(或規(guī)劃)行政主管部門設(shè)置的負(fù)責(zé)管理本地區(qū)
城建檔案事業(yè)的機(jī)構(gòu),或者受城鄉(xiāng)建設(shè)(或規(guī)劃)行政主管部門
委托管理本地區(qū)城建檔案工作的機(jī)構(gòu),以及收集、保管和提供利
用本地區(qū)城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。
2.0.8業(yè)務(wù)指導(dǎo)guidanceforarchivalworks
城建檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和
業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門、建
設(shè)工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移
交等業(yè)務(wù),進(jìn)行登記、告知、督促、檢查、驗(yàn)收以及提供咨詢、
培訓(xùn)、示范等的過(guò)程。
2.0.9接收receive
城建檔案館或城建檔案室按照規(guī)定收存有關(guān)單位移交的城建
檔案和有價(jià)值的歷史資料的過(guò)程。
2.0.10移交transfer
建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位按規(guī)定將
城建檔案報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存的過(guò)程。
2.0.11工程檔案移交責(zé)任書contractfortransferingengi-
neeringarchive
建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證或建設(shè)工程施工許可證
前,與當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)簽訂的關(guān)于工程檔案移交內(nèi)容、移
交期限、有關(guān)要求、雙方責(zé)任等內(nèi)容的協(xié)議。
2.0.12建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收pre~acceptanceofengineringar-
chive
城建檔案管理機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定,在工程竣工驗(yàn)收前,對(duì)建
設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)的過(guò)程,也可
稱工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
2.0.13建設(shè)工程檔案接收證明書certificateofreceivingengi-
neeringarchive
城建檔案管理機(jī)構(gòu)在接收到建設(shè)單位所移交的符合規(guī)定要求
的建設(shè)工程檔案后,向建設(shè)單位出具的檔案交接文據(jù)。
2.0.14征集collection
城建檔案管理機(jī)構(gòu)向社會(huì)征收、收集散存與散失的城建檔案
和其他相關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。
2.0.15總目錄sequentialcatalogue
城建檔案管理機(jī)構(gòu)按檔案接收時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記而形
成的目錄。
2.0.16必備目錄pre-requisitecatalogue
為確保在脫離計(jì)算機(jī)狀況下仍能查找、檢索檔案,城建檔案
管理機(jī)構(gòu)必須具備的檔案目錄。
2.0.17城建檔案信息化informatizationofurban-ruraldevel-
opmentarchives
通過(guò)計(jì)算機(jī)管理軟件的開(kāi)發(fā)或商品軟件的選用、硬件設(shè)備的
配備、網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)(包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、
國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的利用)、管理方式的轉(zhuǎn)變,以及工作流程的規(guī)范,
應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理、
系統(tǒng)開(kāi)發(fā),為社會(huì)提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用
服務(wù)。
2.0.18城建檔案數(shù)字化digitizationofrecords
用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息,包括文字、字符、數(shù)字、
聲音、圖形、圖像等轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并
能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。
2.0.19城建檔案編研compilationandresearch
4
以城建檔案為主要研究對(duì)象,對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中經(jīng)
常需要利用的信息,按照一定題目,經(jīng)過(guò)選材、加工、分析、編
輯和研究,匯總成一定專題資料的研究性工作。
2.0.20技術(shù)服務(wù)technicalservice
根據(jù)用戶需求,利用檔案管理技術(shù)、數(shù)字化處理設(shè)備、聲像
設(shè)備和人才資源,為用戶提供檔案整理編目、檔案數(shù)字化和聲像
檔案制作等服務(wù)活動(dòng)。
2.0.21信息咨詢服務(wù)informationconsultationservice
根據(jù)用戶委托,利用各種信息處理技術(shù),通過(guò)收集、加工、
整理、匯總、分析館藏檔案信息和其他各類信息,提供檔案信息
增值服務(wù),滿足用戶提出的信息需求的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。
3基本規(guī)定
0.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)包括下列內(nèi)容:
1業(yè)務(wù)指導(dǎo);
2檔案收集與移交;
3檔案整理;
4檔案編目;
5檔案管理情況統(tǒng)計(jì);
s6檔案鑒定;
7檔案保管與保護(hù);
8電子文件與電子檔案管理;
9聲像檔案管理;
10檔案信息化建設(shè)與信息安全;
11檔案編研;
12檔案信息公開(kāi)與服務(wù);
13檔案管理綜合評(píng)估。
0.2城建檔案館、城建檔案室應(yīng)重點(diǎn)管理下列檔案:
1城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案,包括下列內(nèi)容:
1)工業(yè)與民用建筑工程檔案;
2)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案;
3)公用基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案;
4)交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案;
5)園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程檔案;
6)市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案;
7)城市防洪、抗震、人防工程檔案;
8)軍事工程中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城
鄉(xiāng)行政區(qū)域的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
6
2建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案
和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
3有關(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃
方面的文件、科學(xué)研究成果和城鄉(xiāng)歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基
礎(chǔ)資料。
3.0.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)除應(yīng)配備工程建設(shè)、勘察測(cè)繪等專業(yè)
人才外,還宜配備計(jì)算機(jī)、聲像制作等專業(yè)技術(shù)人才。
3.0.4建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)本單位城建
檔案的收集、積累、歸檔、保管和提供利用工作,并應(yīng)將需要長(zhǎng)
期和永久保存的城建檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。城市房地產(chǎn)
權(quán)屬檔案由房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。
3.0.5工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)做好工程檔案的
收集、積累、歸檔、保管等工作,并及時(shí)交建設(shè)單位匯總。
3.0.6工程建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置檔案保管場(chǎng)所,配備城建檔案工作
人員,及時(shí)收集、妥善保管工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料,并
應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交。
3.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門和建設(shè)工
程檔案形成單位配備的檔案工作人員應(yīng)定期接受崗位培訓(xùn)。
4業(yè)務(wù)指導(dǎo)
4.1原則與要求
4.1.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)遵循統(tǒng)一、分級(jí)、分類和重點(diǎn)指導(dǎo)的原則。
4.1.2業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)符合下列要求:
1執(zhí)行國(guó)家的法律、法規(guī)和規(guī)章,貫徹有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;
2以服務(wù)基層、方便用戶為導(dǎo)向,改進(jìn)工作方式,加強(qiáng)調(diào)
查研究;
3采用現(xiàn)代化手段,不斷提高公共管理水平和效能,為社
會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
4.2類型與內(nèi)容
4.2.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列三種類型:
1上級(jí)建設(shè)或規(guī)劃行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下
級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo);
2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門城建檔案
工作的指導(dǎo);
3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案
工作的指導(dǎo)。
4.2.2上級(jí)建設(shè)或規(guī)劃行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下
級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容:
1指導(dǎo)、幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)了解、掌握國(guó)家有關(guān)
檔案工作、城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章,掌握業(yè)務(wù)監(jiān)督、
檢查和指導(dǎo)的基本方法;
2幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)理解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、
技術(shù)規(guī)范,指導(dǎo)建立、健全和組織實(shí)施城建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章
制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范;
3對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督、
檢查和指導(dǎo);
4對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的工作開(kāi)展情況進(jìn)行綜合評(píng)估,并
對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議;
5對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)其他各項(xiàng)工作的指導(dǎo),包括對(duì)城建
檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案工作人員培訓(xùn)和繼
續(xù)教育的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案宣傳、出版工作的指導(dǎo)等。
4.2.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的指導(dǎo)應(yīng)
包括下列內(nèi)容:
1指導(dǎo)各部門、各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案
工作的方針政策和法律法規(guī);
2幫助各部門、各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本
知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范,對(duì)其檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn);
3指導(dǎo)制定城建文件材料管理工作的計(jì)劃、制度、辦法;
4指導(dǎo)、檢查文件材料的形成、積累和立卷工作;
5指導(dǎo)案卷的歸檔與整理;
6參加重要活動(dòng)文件材料的收集和驗(yàn)收;
7指導(dǎo)城建檔案移交工作。
4.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案
工作的指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容:
1幫助各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的法
律、法規(guī)和規(guī)章,使各單位了解和掌握應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與要求;
2與工程檔案形成單位簽訂建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書,并
事先告知工程檔案移交的有關(guān)要求;工程檔案移交責(zé)任書可按本
規(guī)范附錄A的內(nèi)容簽訂;
3幫助各單位理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)
準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范,督促、指導(dǎo)各單位收集、匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施
工、監(jiān)理等過(guò)程中所形成的建設(shè)工程文件材料,并應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)
行標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328和《建設(shè)電
子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117的規(guī)定;
4指導(dǎo)建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位落實(shí)檔案管
理人員,設(shè)置檔案保管場(chǎng)所,建立健全檔案工作制度,做好工程
文件材料的形成、積累工作;
5在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前,對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,
審核其內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量,對(duì)預(yù)驗(yàn)收合格的,出具建設(shè)工程檔
案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件(建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)書),作為建設(shè)工
程規(guī)劃驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和辦理建設(shè)工程竣工備案手續(xù)的條件之
一;對(duì)不符合要求的提出限期整改意見(jiàn);建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意
見(jiàn)書可按本規(guī)范附錄B填寫;
6指導(dǎo)檔案預(yù)驗(yàn)收合格的建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù),出
具建設(shè)工程檔案接收和移交證明書,工程檔案接收和移交證明書
可按本規(guī)范附錄C幵具,所附移交檔案目錄可按本規(guī)范附錄D
填寫。
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5收集與移交
5.1形成、積累與歸檔要求
5.1.1城建檔案形成單位的檔案收集工作應(yīng)按下列分工進(jìn)行:
1工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位負(fù)責(zé)收集本
單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的工程文件;
2建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集和匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單
位移交的工程文件;
3建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的檔案室負(fù)責(zé)收集本單位產(chǎn)生
的應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)管理文件。
5.1.2城建檔案形成單位應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累與
歸檔的規(guī)章制度,明確歸檔途徑與方法。
5.1.3建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單
位簽訂協(xié)議、合同時(shí),應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交
時(shí)間等提出明確要求。
5.1.4工程文件形成單位應(yīng)將文件的形成、積累和歸檔納入工
程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié),納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍和考核內(nèi)
容中。
5.1.5工程文件形成單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和積累工程文件,
做到工程文件的收集、整理、歸檔與建設(shè)工程的進(jìn)度保持同步。
5.1.6建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)參加建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收,檢查
檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,檢查文件材料是否符
合歸檔要求。
5.1.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)收集本行政區(qū)域內(nèi)形成的建設(shè)工程檔
案、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的應(yīng)永久和長(zhǎng)期保管的業(yè)務(wù)管
理檔案,收集與歸檔的范圍按本規(guī)范第3.0.2條執(zhí)行。
5.1.8歸檔文件應(yīng)為原件,內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,.與工程實(shí)際
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相符。
5.1.9歸檔文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列規(guī)定:
1歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性
強(qiáng)的紙張;
2歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,不得使用易褪色
的書寫材料;
3計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印,不宜使用色帶
式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī);
4歸檔文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章
手續(xù)應(yīng)完備;
5歸檔文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面,圖紙宜采用
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅;
6歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類整理,并組成符合要求的案卷
(冊(cè)、盒)。
5.2接收與移交
5.2.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案的接收可按
下列步驟進(jìn)行:
1擬定年度接收工作任務(wù)目標(biāo);
2確定接收工作的重點(diǎn)及對(duì)象;
3組織實(shí)施人員分工;
4對(duì)擬接收檔案的單位開(kāi)展接收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù);
5審核準(zhǔn)備移交的檔案內(nèi)容;
6審核檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量;
7核對(duì)移交清單與實(shí)物,填寫建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收
和移交證明書,接收和移交證明書可按本規(guī)范附錄E填寫,所
附移交檔案目錄可按本規(guī)范附錄D填寫;
8雙方在建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收和移交證明書上簽名蓋章。
5.2.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案的接收應(yīng)按下列步驟
進(jìn)行:
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1核對(duì)檔案移交目錄和檔案實(shí)物,填寫建設(shè)工程檔案接收
和移交證明書,證明書可按本規(guī)范附錄c開(kāi)具,所附移交檔案
目錄可按本規(guī)范附錄D填寫;
2辦理接收手續(xù),雙方在建設(shè)工程檔案接收和移交證明書
上簽名蓋章。
5.2.3城建檔案形成單位移交檔案的時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:
1建設(shè)工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)在本單位
承擔(dān)的工程任務(wù)完成后,將本工程形成的文件立卷后向建設(shè)單位
和本單位的檔案機(jī)構(gòu)移交;
2建設(shè)單位對(duì)列人城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程,應(yīng)
在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交;
3地下管線工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案前向城建檔案
管理機(jī)構(gòu)移交;
4建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的各種業(yè)務(wù)管理檔案,應(yīng)
及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交,并應(yīng)在本單位保存使用1年?5年
后,將需要永久和長(zhǎng)期保管的檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交;
5城市地下管線普查和測(cè)繪形成的地下管線檔案,應(yīng)在普
查、探測(cè)結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交;
6地下管線專業(yè)管理單位每年應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送
一次更改、報(bào)廢、補(bǔ)測(cè)部分或修測(cè)的地下管線現(xiàn)狀圖和資料。
5.2.4接收和移交檔案必須辦理交接手續(xù)。
5.2.5交接手續(xù)應(yīng)符合下列規(guī)定:
1交接雙方必須根據(jù)檔案移交目錄核對(duì),核對(duì)無(wú)誤后在移
交書上簽名蓋章;
2建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收和移交證明書、工程檔案接
收和移交證明書一式兩份,一份由移交單位保存,一份由接收單
位保存。
5.3征集
5.3.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)散存、散失的具有永久保存價(jià)值的
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城建檔案,應(yīng)予以征集,征集范圍可包含下列內(nèi)容:
1歷代形成的反映本城市(鎮(zhèn))自然面貌、發(fā)展變遷,記
錄各項(xiàng)工程建設(shè)的檔案史料,包括圖紙、圖表、圖書、報(bào)刊、畫
冊(cè)、文件、報(bào)表、照片、錄像帶、電影拷貝、模型等;
2對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)保密的檔案;
3城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。
5.3.2城建檔案征集的對(duì)象可包括有關(guān)部門、大專院校、科研
部門、圖書館、史志辦等相關(guān)單位,以及長(zhǎng)期從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建
設(shè)和管理活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、專家、工程技術(shù)人員等。
5.3.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)征集檔案可采用下列方法進(jìn)行:
1發(fā)布征集廣告;
2走訪有關(guān)單位和相關(guān)人員;
3接受捐贈(zèng);
4接受寄存、代為保管;
5收購(gòu)、征購(gòu);
6其他合法方式。
5.3.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展征集工作應(yīng)符合下列規(guī)定:
1應(yīng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行;
2征集城建檔案時(shí),征集人員應(yīng)主動(dòng)出示表明身份和工作
任務(wù)的證明文件;
3征集人員應(yīng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的城建檔
案交城建檔案管理機(jī)構(gòu);
4城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將征集的檔案登記造冊(cè);
5對(duì)征集到的檔案真?zhèn)位蛘邇r(jià)值有異議的,城建檔案管理
機(jī)構(gòu)或者檔案所有人可以提請(qǐng)城建檔案鑒定委員會(huì)鑒定、評(píng)估;
6城建檔案鑒定委員會(huì)由當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)有相
關(guān)知識(shí)的專家組成;鑒定、評(píng)估檔案應(yīng)有3名以上相關(guān)專家共同
進(jìn)行。
5.3.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)鼓勵(lì)單位和個(gè)人捐贈(zèng)檔案,可采用
下列方式進(jìn)行:
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1向捐贈(zèng)者頒發(fā)檔案捐贈(zèng)證明;
2明確捐贈(zèng)者有優(yōu)先和無(wú)償利用所捐贈(zèng)檔案的權(quán)利;
3明確在一定的時(shí)間范圍內(nèi)捐贈(zèng)者對(duì)所捐贈(zèng)檔案有限制他
人利用的權(quán)利。
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6整理
6.1整理的原則和內(nèi)容
6.1.1城建檔案整理應(yīng)遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律,保
持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ),
便于保管和提供利用。
6.1.2整理工作應(yīng)包括下列內(nèi)容:
1分類;
2立卷;
3案卷排列。
6.2分類
6.2.1分類應(yīng)遵循下列原則:
1符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn);
2根據(jù)文件材料的內(nèi)容,選擇和運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ǎ?/p>
3遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.2.2分類可采用下列方法:
1年度分類法;
2專業(yè)分類法;
3工程(項(xiàng)目)分類法;
4程序分類法;
5問(wèn)題分類法;
6載體分類法;
7權(quán)屬分類法。
6.2.3當(dāng)文件材料較多時(shí),應(yīng)將年度、專業(yè)、工程(項(xiàng)目)、程
序、問(wèn)題等分類方法結(jié)合運(yùn)用。可將年度、專業(yè)、工程(項(xiàng)目)
相結(jié)合,形成“年度一專業(yè)一工程(項(xiàng)目)”分類法,也可將工
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程(項(xiàng)目)、程序、專業(yè)相結(jié)合,形成“工程(項(xiàng)目)一程序一
專業(yè)”分類法。
6.2.4業(yè)務(wù)管理檔案宜采用“年度一專業(yè)一工程(項(xiàng)目)”分類
法,或“年度一工程(項(xiàng)目)”、“年度一問(wèn)題”分類法。
6.2.5工程檔案宜采用“工程(項(xiàng)目)一程序一專業(yè)”分類法。
6.3立卷
6.3.1立卷應(yīng)遵循下列原則:
1遵循城建文件材料的形成規(guī)律,最大限度地保持卷內(nèi)文
件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng);
2遵循案卷內(nèi)文件材料保存價(jià)值及密級(jí)大體相同的原則;
3案卷不宜過(guò)厚,文字材料卷厚度不宜超過(guò)20mm,圖紙
卷厚度不宜超過(guò)50mm
4案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,不同載體的文件應(yīng)分別組卷。
6.3.2立卷應(yīng)按下列程序進(jìn)行:
1根據(jù)立卷原則,確定歸入案卷的文件材料;
2排列卷內(nèi)文件材料;
3案卷編目。
6.3.3卷內(nèi)文件材料的排列可采用下列方法:
1按重要程度排列;
2按時(shí)間順序排列;
3按文件材料之間的邏輯關(guān)系排列;
4按文件材料的客觀形成過(guò)程排列;
5按文件材料所反映的對(duì)象在工程程序上的銜接關(guān)系排列。
6.3.4卷內(nèi)圖紙的排列可采用下列方法:
1按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列;
2按總體和局部的關(guān)系排列,反映總體、全局、系統(tǒng)的圖
紙?jiān)谇?,反映局部、單?xiàng)的在后;
3按比例尺排列。
6.3.5文圖混合組卷的,文字材料應(yīng)排列在前,圖紙應(yīng)排列
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在后。
6.3.6案卷的編目包括卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、
案卷封面的編制等內(nèi)容。具體編目方法應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)
工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328的要求進(jìn)行。
6.4案卷的排列
6.4.1單個(gè)工程的案卷,文件卷應(yīng)排在前面,圖紙卷排在后面;
文件材料卷應(yīng)按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列;圖紙卷應(yīng)按單位工
程、分部工程和專業(yè)排列。
6.4.2業(yè)務(wù)管理案卷可按文號(hào)(項(xiàng)目號(hào))、程序、時(shí)間等排列。
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7編目
7.1編目工作的內(nèi)容
7.1.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建
設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門檔案室應(yīng)對(duì)所存檔案進(jìn)行編目。
7.1.2編目工作應(yīng)包括城建檔案著錄、標(biāo)引、目錄組織等內(nèi)容。
7.1.3目錄應(yīng)包括下列種類:
1工程(項(xiàng)目)目錄、案卷目錄和文件目錄;
2計(jì)算機(jī)機(jī)讀目錄、縮微目錄、卡片式目錄、書本式目錄;
3題名目錄、責(zé)任者目錄、分類目錄、主題目錄;
4總目錄、部門目錄、特藏目錄、聯(lián)合目錄;
5公開(kāi)目錄、內(nèi)部管理目錄。
7.2著錄
7.2.1著錄項(xiàng)目的劃分與細(xì)則應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔
案著錄規(guī)范》GB/T50323的要求實(shí)施。
7.2.2著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄文字要求、著錄信息來(lái)
源等,應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T
50323的要求實(shí)施。
7.2.3著錄格式應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》
GB/T50323的要求。
7.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建
設(shè)系統(tǒng)行業(yè)(專業(yè))管理部門檔案室可根據(jù)城建檔案信息管理、
開(kāi)發(fā)利用的需求,增加著錄項(xiàng)目,加大著錄深度,擴(kuò)大著錄
范圍。
7.2.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系
統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室的著錄工作的組織管理應(yīng)按下列方法
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進(jìn)行:
1應(yīng)以現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T
50323為基礎(chǔ),根據(jù)館藏特點(diǎn)制定本單位的著錄細(xì)則;
2選擇適當(dāng)?shù)闹浖?jí)別,保證檔案的檢索深度;
3確定恰當(dāng)?shù)墓ぷ鳝h(huán)節(jié)開(kāi)展著錄工作,保證著錄工作的正
常開(kāi)展。
7.3檔案標(biāo)引
7.3.1檔案標(biāo)引可包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引。
7.3.2分類標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則:
1以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為
基礎(chǔ),結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系,并兼顧檔案的其他
特征;
2城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以城市建設(shè)檔案分類大綱為依據(jù),
編制科學(xué)、切實(shí)可行的分類法則;
3建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案以及工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施
工、監(jiān)理等單位管理的城建檔案分類由形成單位按照本單位制定
的分類體系進(jìn)行;
4檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式,
根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和社會(huì)需求,選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度;
5檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求,分入恰當(dāng)?shù)念惸浚?/p>
不得分入較寬的上位類或較窄的下位類;
6檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。
7.3.3主題標(biāo)弓|應(yīng)遵循下列規(guī)則:
1應(yīng)以現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》GB/T3860為
依據(jù),以《中國(guó)分類主題詞表》為補(bǔ)充;
2標(biāo)引深度不宜超過(guò)10個(gè)主題詞;
3城建檔案的主題標(biāo)引對(duì)象應(yīng)分為工程(項(xiàng)目)、案卷和文
件三個(gè)層次;
4主題標(biāo)引應(yīng)客觀地揭示出城建檔案所記載或論述的對(duì)象
20
的主題概念;
5城建檔案的主題概念,是標(biāo)引的主要概念和主要對(duì)象;
6應(yīng)采取概括的整體標(biāo)引和重點(diǎn)性的分析標(biāo)引相結(jié)合的原
則,進(jìn)行適度標(biāo)引;
7應(yīng)盡可能保持中心主題標(biāo)引與該檔案主要分類標(biāo)引的
匹配;
8使用關(guān)鍵詞標(biāo)引應(yīng)嚴(yán)格控制。
7.3.4標(biāo)引應(yīng)按下列步驟進(jìn)行:
1進(jìn)行主題分析,包含下列內(nèi)容:
1)審讀檔案;
2)閱讀題名;
3)瀏覽正文;
4)查閱檔案的外部特征。
2進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換,包含下列內(nèi)容:
1)對(duì)分類標(biāo)引進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換,賦予分類標(biāo)識(shí);
2)對(duì)主題標(biāo)引進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換,賦予主題詞或關(guān)鍵詞。
3進(jìn)行審校。
7.3.5檔案標(biāo)引應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量管理,保證標(biāo)引的客觀性、專指性、
全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。
7.3.6保證標(biāo)引工作質(zhì)量可采取下列措施:
1科學(xué)的組織管理標(biāo)引工作;
2提尚標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平;
3提高標(biāo)引工具本身的質(zhì)量。
7.4目錄的編制與組織
7.4.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建
設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門檔案室對(duì)城建檔案應(yīng)建立一套科學(xué)合理的
目錄體系。
7.4.2目錄檢索體系,應(yīng)由兩種以上目錄(檢索工具)構(gòu)成,
每一種目錄應(yīng)具有其他目錄所不能替代的功能,形成覆蓋館藏全
21
部檔案的檢索系統(tǒng)。
7.4.3目錄系統(tǒng)應(yīng)能夠從不同層次來(lái)揭示檔案信息,提供方便、
快捷、多途徑的查詢手段。各種目錄特別是機(jī)讀目錄應(yīng)簡(jiǎn)明易
懂,使不同文化水平的利用者都能運(yùn)用。
7.4.4目錄的編制應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,做到賬物相符。
7.4.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要編制各種專題目錄。
7.4.6工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案
室應(yīng)結(jié)合管理與利用工作的需要編制分類目錄、總目錄、專題目
錄等。
7.4.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)所保存的城建檔案必須編制必備目
錄。必備目錄必須打印成冊(cè),妥善保管,并應(yīng)及時(shí)更新。
7.5必備目錄
7.5.1城建檔案必備目錄應(yīng)包括城建檔案總目錄和城建檔案分
類目錄。
7.5.2城建檔案總目錄應(yīng)按檔案接收進(jìn)城建檔案館或城建檔案
室的先后順序,以工程(項(xiàng)目)或案卷為單位進(jìn)行編制。城建檔
案總目錄包括工程(項(xiàng)目)級(jí)總目錄和案卷總目錄兩種,編制單
位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。
工程(項(xiàng)目)級(jí)總目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄F編制;案卷總目
錄應(yīng)按本規(guī)范附錄d編制。
7.5.3城建檔案分類目錄應(yīng)包括工程(項(xiàng)目)級(jí)分類目錄和案
卷分類目錄兩種,編制單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。
工程(項(xiàng)目)級(jí)分類目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄H編制;案卷分
類目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄J編制。
7.5.4工程檔案形成單位和建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)主管部門的分類目
錄應(yīng)根據(jù)國(guó)家和本單位有關(guān)規(guī)定編制;城建檔案管理機(jī)構(gòu)的分類
目錄應(yīng)按城市建設(shè)檔案分類大綱編制。
22
8統(tǒng)計(jì)
8.1統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)和內(nèi)容
8.1.1統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)應(yīng)為:對(duì)城建檔案和城建檔案工作
的開(kāi)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)査、整理、分析,提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析
資料。
8.1.2統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)包括下列主要內(nèi)容:
1統(tǒng)計(jì)調(diào)查;
2統(tǒng)計(jì)整理;
3統(tǒng)計(jì)分析;
4統(tǒng)計(jì)年報(bào)。
8.2統(tǒng)計(jì)工作的要求
8.2.1城建檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立健全工作制度,指派專人從事
城建檔案統(tǒng)計(jì)工作。、
8.2.2城建檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)確保準(zhǔn)確、真實(shí)。
8.2.3統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照上級(jí)部門規(guī)定的統(tǒng)一方法、計(jì)量單位、
報(bào)表格式進(jìn)行。
8.2.4統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)字跡工整、清晰,并應(yīng)按上級(jí)部門規(guī)定的時(shí)
間要求及時(shí)報(bào)送。
8.2.5填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn),不得偽造。
8.2.6各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,除報(bào)上級(jí)部門外,
本單位應(yīng)留一份存檔備查。
8.3統(tǒng)計(jì)工作的步驟和方法
8.3.1統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料整理、統(tǒng)計(jì)分析、匯
總上報(bào)四個(gè)步驟進(jìn)行。
23
8.3.2統(tǒng)計(jì)調(diào)查應(yīng)包括下列兩種情況:
1常規(guī)性統(tǒng)計(jì),即對(duì)城建檔案的構(gòu)成數(shù)量、保管狀況、鑒
定情況,利用情況及機(jī)構(gòu)隊(duì)伍等基本情況進(jìn)行的定期統(tǒng)計(jì)調(diào)查;
2專
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