CJJT158-2011 城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范

UDC

中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

CJJ/T158-2011

P備案號(hào)J1143-2011

城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范

Codeformanagementofurbanconstructionarchives

2011-01-07發(fā)布2011-10-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布

中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

公告

第871號(hào)

關(guān)于發(fā)布行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的公告

現(xiàn)批準(zhǔn)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為

CJJ/T158-2011，自2011年10月1日起實(shí)施。

本規(guī)范由我部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版

發(fā)行。

中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

2011年1月7日

根據(jù)原建設(shè)部《關(guān)于印發(fā)〈2006年工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂、

修訂計(jì)劃（第一批）>的通知》（建標(biāo)[2006]77號(hào)）的要求，

規(guī)范編制組經(jīng)廣泛調(diào)查研究，認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，參考有關(guān)國(guó)際

標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，并在廣泛征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，制定本

規(guī)范。

本規(guī)范的主要技術(shù)內(nèi)容是：總則、術(shù)語(yǔ)、基本規(guī)定、業(yè)務(wù)

指導(dǎo)、收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、

電子文件與電子檔案管理、聲像檔案管理、信息化與信息安

全、檔案編研、信息公開(kāi)與服務(wù)、綜合評(píng)估體系以及相關(guān)

附錄。

本規(guī)范由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋。執(zhí)行過(guò)程中如有

意見(jiàn)或建議，請(qǐng)寄送住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地

址：北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào)，郵政編碼：100835)。

本規(guī)范主編單位：住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦

公室

北京市城建檔案館

本規(guī)范參編單位：南京市城建檔案館

天津市城建檔案館

滄州市城建檔案館

江西省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦

公室

本規(guī)范參加單位：青島市城建檔案館

本規(guī)范主要起草人員：姜中橋周健民劉福利張斌

劉志清秦屹梅白石王恩江

胡士剛趙丹群

本規(guī)范主要審查人員：陳智為洪立波張世林夏宏圖

楊佳燕何偉譚家發(fā)黃偉明

權(quán)進(jìn)立

Contents

GeneralProvisions...........................................................................1

Terms....................................................................................2

BasicRequirements.......................................................................6

GuidanceforArchivalWorks.....................................................8

4.1PrinciplesandRequirements.............................................................8

4.2TypesandContents............................................................................8

CollectionandTransfer..............................................................11

5.1Formation,AccumulationandFilingRequirements..................11

5.2ReceivingandTransfer..................................................................12

5.3Collection..........................................................................................13

ArchivalArrangement..................................................................16

6.1PrincipleandContentofArchivalArrangement.......................16

6.2Classification.....................................................................................16

6.3Filing....................................................................................................17

6.4FilesArrangement..........................................................................18

Cataloguing....................................................................................19

7.1ContentofCataloguing.................................................................19

7.2Description..........................................................................................19

7.3FileIndexing.....................................................................................20

7.4CatalogueCompilingandOrganizing..........................................21

7.5Pre-requisiteCatalogue..................................................................22

Statistics.........................................................................................23

8.1TaskandContentofStatistics........................................................23

8.2RequirementsofStatistics.............................................................23

8.3StepandMethodofStatistics........................................................23

8.4MainStatisticalReportForms.........................................................24

10

9Appraisal........................................................................................26

9.1ContentofAppraisal......................................................................26

9.2RequirementsofAppraisal.............................................................26

9.3BasicMethodofAppraisal.............................................................26

9.4AppraisalofRecordOffice............................................................27

9.5AppraisalofUrban-RuralDevelopmentArchives.......................27

9.6ArchivesDowngrade,DeclassificationandDestruction.............28

10CustodyandConservation.........................................................30

10.1RepositoryRequirementsofRecordOffice...............................30

10.2DocumentManagementRequirementsDuring

EngineeringConstruction.............................................................30

10.3Repository,EquipmentandContainerRequirements

ofUrban-RuralDevelopmentArchives...........-.......................30

10.4EquipmentManagementRequirementsof

Urban-RuralDevelopmentArchives..........................................31

10.5RepositoryManagementofUrban-RuralDevelopment

Archives..........................................................................................31

10.6Conservation.....................................................................................33

10.7Microfilm..........................................................................................35

10.8Repair...............................................................................................36

11ElectronicRecordsManagement............................................38

11.1BasicRequirementsofElectronicRecordsManagement........38

11.2CollectionandAccumulationofElectronicRecords..................39

11.3ArrangementandFilingMethodandRequirements

ofElectronicRecords..................................................................39

11.4ManagementandAccessofElectronicRecords.......................40

12Audio-VisualArchivesManagement...................................41

12.1CollectionRangeandContent...................................................41

12.2CollectionandFilingRequirementsofPhotographArchives.............42

12.3FilingRequirementsofAudio-VisualArchives.......................42

12.4ArrangementofAudio-VisualArchives.....................................43

11

12.5CataloguingofAudio-VisualArchives.....................................45

12.6CustodyofAudio-VisualArchives...............................................46

13InformatizationandInformationSecurity..........................47

13.1ObjectiveandRequirementsofInformatization.......................47

13.2ManagementSystemofUrban-RuralDevelopment

Archives..........................................................................................48

13.3InformationResourceDevelopment...............................................49

13.4DigitizationofUrban-RuralDevelopmentArchives..................50

13.5InformationSecurity.......................................................................51

14ArchivesCompilationandResearch...................................54

14.1PrinciplesandRequirementsofArchivesCompilation

andResearch................................................................................54

14.2ContentandProcessofArchivesCompilationandResearch.............54

15InformationPublicityandService.......................................56

15.1PublicityofUrban-RuralDevelopmentArchives.......................56

15.2DisclosureandUsingControlof

Urban-RuralDevelopmentArchives???.....................................56

15.3ReferenceService............................................................................57

15.4TechnicalService............................................................................58

16ComprehensiveAssessmentSystem...................................59

16.1ContentofComprehensiveAssessment.....................................59

16.2GradeDivisionofComprehensiveAssessment............................63

16.3ProcessofComprehensiveAssessment.....................................63

AppendixAContractforTransferingEngineering

Archives.......................................................................65

AppendixBOpinionsforPre-AcceptanceofEngineering

Archives.......................................................................67

AppendixCCertificateofEngineeringArchivesReceiving

andTransfer..............................................................68

AppendixDCertificateofReceivingandTransferof

AdministrationArchivesofConstruction

12

System...........................................................................69

AppendixETransferee!FileList................................................70

AppendixFSequentialCatalogueofEngineering

(Project)Archives.....................................................71

AppendixGSequentialCatalogueofFiles..............................72

AppendixHClassifiedCatalogueofEngineering

(Project)Archives................................................73

AppendixJClassifiedCatalogueofFiles...................................74

AppendixKStatisticalReportofBasicCircsof

Urban-RuralDevelopentArchivalWork........75

AppendixLStatisticalReportofClassifiedRepository

ofUrbanConstructionArchives..........................79

AppendixMStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent

ArchivesReceiving,TransferandDestruction........80

AppendixNStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent

ArchivesAppraisal................................................81

AppendixPStatisticalReportofUrban-RuralDevelopent

ArchivesArrangement.....................................82

AppendixQStatisticalReportofAccessingandUsing

Urban-RuralDevelopentArchives.....................83

AppendixRRegistrationFormforAppraising

Urban-RuralDevelopentArchives.....................84

AppendixSTemperatureandHumidityRecordof

ArchivesRepository................................................85

AppendixTRegistrationFormforAccessingand

UsingUrban-RuralDevelopentArchives........86

ExplanationofWordinginThisCode............................................87

ListofQuotedStandards..................................................................88

Addition：ExplanationofProvisions............................................89

1.0.1為加強(qiáng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案（以下簡(jiǎn)稱城建檔案）工作的業(yè)務(wù)

建設(shè)，提高城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，制定

本規(guī)范。

1.0.2本規(guī)范適用于城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理

部門和建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案業(yè)務(wù)管理工作。

1.0.3城建檔案業(yè)務(wù)管理除應(yīng)符合本規(guī)范外，尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)

行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

2.0.1城鄉(xiāng)建設(shè)檔案urban-ruraldevelopmentarchives

在住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和

社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物

等各種形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)稱城建檔案。

2.0.2城建檔案業(yè)務(wù)管理urban-ruraldevelopmentarchivesman-

agement

為管理城鄉(xiāng)建設(shè)檔案而開(kāi)展的一系列活動(dòng)，包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、

收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管與保護(hù)、電子文件

與電子檔案管理、聲像檔案管理、信息化和信息安全、檔案編

研、信息公開(kāi)與服務(wù)、綜合評(píng)估體系等。

2.0.3建設(shè)工程文件engineeringdocument

在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)

備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，簡(jiǎn)

稱工程文件。

2.0.4建設(shè)工程檔案engineeringarchive

在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、

圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄，簡(jiǎn)

稱工程檔案。

2.0.5建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案administrationarchivesofcon-

structionsystem

建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門（包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)

建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)

等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、

市容、環(huán)衛(wèi)、規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、抗震、人防、拆遷等專

業(yè)管理單位）在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)

具有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄。

2.0.6城鄉(xiāng)建設(shè)聲像檔案audio~visualarchivesgeneratedfrom

urbanandruraldevelopment

記錄反映城鄉(xiāng)面貌和城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)，具有保存

價(jià)值的，用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的

聲音、圖片和影像等歷史記錄。

2.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)urban-ruraldevelopmentarchivesor-

ganization

指城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門設(shè)置的負(fù)責(zé)管理本地區(qū)

城建檔案事業(yè)的機(jī)構(gòu)，或者受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門

委托管理本地區(qū)城建檔案工作的機(jī)構(gòu)，以及收集、保管和提供利

用本地區(qū)城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。

2.0.8業(yè)務(wù)指導(dǎo)guidanceforarchivalworks

城建檔案管理機(jī)構(gòu)依據(jù)有關(guān)城建檔案的法律、法規(guī)、規(guī)章和

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門、建

設(shè)工程檔案形成單位的檔案形成、積累、整理、編目、歸檔、移

交等業(yè)務(wù)，進(jìn)行登記、告知、督促、檢查、驗(yàn)收以及提供咨詢、

培訓(xùn)、示范等的過(guò)程。

2.0.9接收receive

城建檔案館或城建檔案室按照規(guī)定收存有關(guān)單位移交的城建

檔案和有價(jià)值的歷史資料的過(guò)程。

2.0.10移交transfer

建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位按規(guī)定將

城建檔案報(bào)送城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存的過(guò)程。

2.0.11工程檔案移交責(zé)任書contractfortransferingengi-

neeringarchive

建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證或建設(shè)工程施工許可證

前，與當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)簽訂的關(guān)于工程檔案移交內(nèi)容、移

交期限、有關(guān)要求、雙方責(zé)任等內(nèi)容的協(xié)議。

2.0.12建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收pre~acceptanceofengineringar-

chive

城建檔案管理機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，在工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建

設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)的過(guò)程，也可

稱工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

2.0.13建設(shè)工程檔案接收證明書certificateofreceivingengi-

neeringarchive

城建檔案管理機(jī)構(gòu)在接收到建設(shè)單位所移交的符合規(guī)定要求

的建設(shè)工程檔案后，向建設(shè)單位出具的檔案交接文據(jù)。

2.0.14征集collection

城建檔案管理機(jī)構(gòu)向社會(huì)征收、收集散存與散失的城建檔案

和其他相關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

2.0.15總目錄sequentialcatalogue

城建檔案管理機(jī)構(gòu)按檔案接收時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記而形

成的目錄。

2.0.16必備目錄pre-requisitecatalogue

為確保在脫離計(jì)算機(jī)狀況下仍能查找、檢索檔案，城建檔案

管理機(jī)構(gòu)必須具備的檔案目錄。

2.0.17城建檔案信息化informatizationofurban-ruraldevel-

opmentarchives

通過(guò)計(jì)算機(jī)管理軟件的開(kāi)發(fā)或商品軟件的選用、硬件設(shè)備的

配備、網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、

國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的利用）、管理方式的轉(zhuǎn)變，以及工作流程的規(guī)范，

應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理、

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，為社會(huì)提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用

服務(wù)。

2.0.18城建檔案數(shù)字化digitizationofrecords

用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數(shù)字、

聲音、圖形、圖像等轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并

能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

2.0.19城建檔案編研compilationandresearch

4

以城建檔案為主要研究對(duì)象，對(duì)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中經(jīng)

常需要利用的信息，按照一定題目，經(jīng)過(guò)選材、加工、分析、編

輯和研究，匯總成一定專題資料的研究性工作。

2.0.20技術(shù)服務(wù)technicalservice

根據(jù)用戶需求，利用檔案管理技術(shù)、數(shù)字化處理設(shè)備、聲像

設(shè)備和人才資源，為用戶提供檔案整理編目、檔案數(shù)字化和聲像

檔案制作等服務(wù)活動(dòng)。

2.0.21信息咨詢服務(wù)informationconsultationservice

根據(jù)用戶委托，利用各種信息處理技術(shù)，通過(guò)收集、加工、

整理、匯總、分析館藏檔案信息和其他各類信息，提供檔案信息

增值服務(wù)，滿足用戶提出的信息需求的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

3基本規(guī)定

0.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

2檔案收集與移交；

3檔案整理；

4檔案編目；

5檔案管理情況統(tǒng)計(jì)；

s6檔案鑒定；

7檔案保管與保護(hù)；

8電子文件與電子檔案管理；

9聲像檔案管理；

10檔案信息化建設(shè)與信息安全；

11檔案編研；

12檔案信息公開(kāi)與服務(wù)；

13檔案管理綜合評(píng)估。

0.2城建檔案館、城建檔案室應(yīng)重點(diǎn)管理下列檔案：

1城鄉(xiāng)建設(shè)工程檔案，包括下列內(nèi)容：

1)工業(yè)與民用建筑工程檔案；

2)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

3)公用基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

4)交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案；

5)園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程檔案；

6)市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程檔案；

7)城市防洪、抗震、人防工程檔案；

8)軍事工程中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越城

鄉(xiāng)行政區(qū)域的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。

6

2建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案

和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。

3有關(guān)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃

方面的文件、科學(xué)研究成果和城鄉(xiāng)歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基

礎(chǔ)資料。

3.0.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)除應(yīng)配備工程建設(shè)、勘察測(cè)繪等專業(yè)

人才外，還宜配備計(jì)算機(jī)、聲像制作等專業(yè)技術(shù)人才。

3.0.4建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)本單位城建

檔案的收集、積累、歸檔、保管和提供利用工作，并應(yīng)將需要長(zhǎng)

期和永久保存的城建檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。城市房地產(chǎn)

權(quán)屬檔案由房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。

3.0.5工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)做好工程檔案的

收集、積累、歸檔、保管等工作，并及時(shí)交建設(shè)單位匯總。

3.0.6工程建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，配備城建檔案工作

人員，及時(shí)收集、妥善保管工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料，并

應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交。

3.0.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門和建設(shè)工

程檔案形成單位配備的檔案工作人員應(yīng)定期接受崗位培訓(xùn)。

4業(yè)務(wù)指導(dǎo)

4.1原則與要求

4.1.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)遵循統(tǒng)一、分級(jí)、分類和重點(diǎn)指導(dǎo)的原則。

4.1.2業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)符合下列要求：

1執(zhí)行國(guó)家的法律、法規(guī)和規(guī)章，貫徹有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；

2以服務(wù)基層、方便用戶為導(dǎo)向，改進(jìn)工作方式，加強(qiáng)調(diào)

查研究；

3采用現(xiàn)代化手段，不斷提高公共管理水平和效能，為社

會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.2類型與內(nèi)容

4.2.1業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列三種類型：

1上級(jí)建設(shè)或規(guī)劃行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下

級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)；

2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門城建檔案

工作的指導(dǎo)；

3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案

工作的指導(dǎo)。

4.2.2上級(jí)建設(shè)或規(guī)劃行政主管部門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)下

級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1指導(dǎo)、幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)了解、掌握國(guó)家有關(guān)

檔案工作、城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章，掌握業(yè)務(wù)監(jiān)督、

檢查和指導(dǎo)的基本方法；

2幫助下級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)理解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、

技術(shù)規(guī)范，指導(dǎo)建立、健全和組織實(shí)施城建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章

制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范；

3對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督、

檢查和指導(dǎo)；

4對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)的工作開(kāi)展情況進(jìn)行綜合評(píng)估，并

對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議；

5對(duì)下級(jí)城建檔案機(jī)構(gòu)其他各項(xiàng)工作的指導(dǎo)，包括對(duì)城建

檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案工作人員培訓(xùn)和繼

續(xù)教育的指導(dǎo)、對(duì)城建檔案宣傳、出版工作的指導(dǎo)等。

4.2.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的指導(dǎo)應(yīng)

包括下列內(nèi)容：

1指導(dǎo)各部門、各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案

工作的方針政策和法律法規(guī)；

2幫助各部門、各單位全面理解和掌握城建檔案工作基本

知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，對(duì)其檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

3指導(dǎo)制定城建文件材料管理工作的計(jì)劃、制度、辦法；

4指導(dǎo)、檢查文件材料的形成、積累和立卷工作；

5指導(dǎo)案卷的歸檔與整理；

6參加重要活動(dòng)文件材料的收集和驗(yàn)收；

7指導(dǎo)城建檔案移交工作。

4.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案形成單位的城建檔案

工作的指導(dǎo)應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1幫助各單位全面理解和掌握國(guó)家有關(guān)城建檔案工作的法

律、法規(guī)和規(guī)章，使各單位了解和掌握應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與要求；

2與工程檔案形成單位簽訂建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書，并

事先告知工程檔案移交的有關(guān)要求；工程檔案移交責(zé)任書可按本

規(guī)范附錄A的內(nèi)容簽訂；

3幫助各單位理解和掌握城建檔案工作基本知識(shí)和業(yè)務(wù)標(biāo)

準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，督促、指導(dǎo)各單位收集、匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施

工、監(jiān)理等過(guò)程中所形成的建設(shè)工程文件材料，并應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)

行標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328和《建設(shè)電

子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117的規(guī)定；

4指導(dǎo)建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位落實(shí)檔案管

理人員，設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，建立健全檔案工作制度，做好工程

文件材料的形成、積累工作；

5在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，

審核其內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，對(duì)預(yù)驗(yàn)收合格的，出具建設(shè)工程檔

案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件（建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)書），作為建設(shè)工

程規(guī)劃驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和辦理建設(shè)工程竣工備案手續(xù)的條件之

一；對(duì)不符合要求的提出限期整改意見(jiàn)；建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意

見(jiàn)書可按本規(guī)范附錄B填寫；

6指導(dǎo)檔案預(yù)驗(yàn)收合格的建設(shè)單位辦理檔案移交手續(xù)，出

具建設(shè)工程檔案接收和移交證明書，工程檔案接收和移交證明書

可按本規(guī)范附錄C幵具，所附移交檔案目錄可按本規(guī)范附錄D

填寫。

10

5收集與移交

5.1形成、積累與歸檔要求

5.1.1城建檔案形成單位的檔案收集工作應(yīng)按下列分工進(jìn)行：

1工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位負(fù)責(zé)收集本

單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的工程文件；

2建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集和匯總勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單

位移交的工程文件；

3建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門的檔案室負(fù)責(zé)收集本單位產(chǎn)生

的應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)管理文件。

5.1.2城建檔案形成單位應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累與

歸檔的規(guī)章制度，明確歸檔途徑與方法。

5.1.3建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單

位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交

時(shí)間等提出明確要求。

5.1.4工程文件形成單位應(yīng)將文件的形成、積累和歸檔納入工

程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍和考核內(nèi)

容中。

5.1.5工程文件形成單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和積累工程文件，

做到工程文件的收集、整理、歸檔與建設(shè)工程的進(jìn)度保持同步。

5.1.6建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)參加建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收，檢查

檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查文件材料是否符

合歸檔要求。

5.1.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)收集本行政區(qū)域內(nèi)形成的建設(shè)工程檔

案、建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的應(yīng)永久和長(zhǎng)期保管的業(yè)務(wù)管

理檔案，收集與歸檔的范圍按本規(guī)范第3.0.2條執(zhí)行。

5.1.8歸檔文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，.與工程實(shí)際

11

相符。

5.1.9歸檔文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列規(guī)定：

1歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性

強(qiáng)的紙張；

2歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色

的書寫材料；

3計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印，不宜使用色帶

式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)；

4歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章

手續(xù)應(yīng)完備；

5歸檔文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面，圖紙宜采用

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；

6歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類整理，并組成符合要求的案卷

(冊(cè)、盒）。

5.2接收與移交

5.2.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案的接收可按

下列步驟進(jìn)行：

1擬定年度接收工作任務(wù)目標(biāo)；

2確定接收工作的重點(diǎn)及對(duì)象；

3組織實(shí)施人員分工；

4對(duì)擬接收檔案的單位開(kāi)展接收前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)；

5審核準(zhǔn)備移交的檔案內(nèi)容；

6審核檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量；

7核對(duì)移交清單與實(shí)物，填寫建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收

和移交證明書，接收和移交證明書可按本規(guī)范附錄E填寫，所

附移交檔案目錄可按本規(guī)范附錄D填寫；

8雙方在建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收和移交證明書上簽名蓋章。

5.2.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程檔案的接收應(yīng)按下列步驟

進(jìn)行：

12

1核對(duì)檔案移交目錄和檔案實(shí)物，填寫建設(shè)工程檔案接收

和移交證明書，證明書可按本規(guī)范附錄c開(kāi)具，所附移交檔案

目錄可按本規(guī)范附錄D填寫；

2辦理接收手續(xù)，雙方在建設(shè)工程檔案接收和移交證明書

上簽名蓋章。

5.2.3城建檔案形成單位移交檔案的時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

1建設(shè)工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)在本單位

承擔(dān)的工程任務(wù)完成后，將本工程形成的文件立卷后向建設(shè)單位

和本單位的檔案機(jī)構(gòu)移交；

2建設(shè)單位對(duì)列人城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程，應(yīng)

在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交；

3地下管線工程檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案前向城建檔案

管理機(jī)構(gòu)移交；

4建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門形成的各種業(yè)務(wù)管理檔案，應(yīng)

及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，并應(yīng)在本單位保存使用1年?5年

后，將需要永久和長(zhǎng)期保管的檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交；

5城市地下管線普查和測(cè)繪形成的地下管線檔案，應(yīng)在普

查、探測(cè)結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交；

6地下管線專業(yè)管理單位每年應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送

一次更改、報(bào)廢、補(bǔ)測(cè)部分或修測(cè)的地下管線現(xiàn)狀圖和資料。

5.2.4接收和移交檔案必須辦理交接手續(xù)。

5.2.5交接手續(xù)應(yīng)符合下列規(guī)定：

1交接雙方必須根據(jù)檔案移交目錄核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后在移

交書上簽名蓋章；

2建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案接收和移交證明書、工程檔案接

收和移交證明書一式兩份，一份由移交單位保存，一份由接收單

位保存。

5.3征集

5.3.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)散存、散失的具有永久保存價(jià)值的

13

城建檔案，應(yīng)予以征集，征集范圍可包含下列內(nèi)容：

1歷代形成的反映本城市（鎮(zhèn)）自然面貌、發(fā)展變遷，記

錄各項(xiàng)工程建設(shè)的檔案史料，包括圖紙、圖表、圖書、報(bào)刊、畫

冊(cè)、文件、報(bào)表、照片、錄像帶、電影拷貝、模型等；

2對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)保密的檔案；

3城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

5.3.2城建檔案征集的對(duì)象可包括有關(guān)部門、大專院校、科研

部門、圖書館、史志辦等相關(guān)單位，以及長(zhǎng)期從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建

設(shè)和管理活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、專家、工程技術(shù)人員等。

5.3.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)征集檔案可采用下列方法進(jìn)行：

1發(fā)布征集廣告；

2走訪有關(guān)單位和相關(guān)人員；

3接受捐贈(zèng)；

4接受寄存、代為保管；

5收購(gòu)、征購(gòu)；

6其他合法方式。

5.3.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展征集工作應(yīng)符合下列規(guī)定：

1應(yīng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行；

2征集城建檔案時(shí)，征集人員應(yīng)主動(dòng)出示表明身份和工作

任務(wù)的證明文件；

3征集人員應(yīng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的城建檔

案交城建檔案管理機(jī)構(gòu)；

4城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將征集的檔案登記造冊(cè)；

5對(duì)征集到的檔案真?zhèn)位蛘邇r(jià)值有異議的，城建檔案管理

機(jī)構(gòu)或者檔案所有人可以提請(qǐng)城建檔案鑒定委員會(huì)鑒定、評(píng)估；

6城建檔案鑒定委員會(huì)由當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)有相

關(guān)知識(shí)的專家組成；鑒定、評(píng)估檔案應(yīng)有3名以上相關(guān)專家共同

進(jìn)行。

5.3.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)鼓勵(lì)單位和個(gè)人捐贈(zèng)檔案，可采用

下列方式進(jìn)行：

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1向捐贈(zèng)者頒發(fā)檔案捐贈(zèng)證明；

2明確捐贈(zèng)者有優(yōu)先和無(wú)償利用所捐贈(zèng)檔案的權(quán)利；

3明確在一定的時(shí)間范圍內(nèi)捐贈(zèng)者對(duì)所捐贈(zèng)檔案有限制他

人利用的權(quán)利。

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6整理

6.1整理的原則和內(nèi)容

6.1.1城建檔案整理應(yīng)遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保

持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)，

便于保管和提供利用。

6.1.2整理工作應(yīng)包括下列內(nèi)容：

1分類；

2立卷；

3案卷排列。

6.2分類

6.2.1分類應(yīng)遵循下列原則：

1符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)；

2根據(jù)文件材料的內(nèi)容，選擇和運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ǎ?/p>

3遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6.2.2分類可采用下列方法：

1年度分類法；

2專業(yè)分類法；

3工程（項(xiàng)目）分類法；

4程序分類法；

5問(wèn)題分類法；

6載體分類法；

7權(quán)屬分類法。

6.2.3當(dāng)文件材料較多時(shí)，應(yīng)將年度、專業(yè)、工程（項(xiàng)目）、程

序、問(wèn)題等分類方法結(jié)合運(yùn)用。可將年度、專業(yè)、工程（項(xiàng)目）

相結(jié)合，形成“年度一專業(yè)一工程（項(xiàng)目）”分類法，也可將工

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程（項(xiàng)目）、程序、專業(yè)相結(jié)合，形成“工程（項(xiàng)目）一程序一

專業(yè)”分類法。

6.2.4業(yè)務(wù)管理檔案宜采用“年度一專業(yè)一工程（項(xiàng)目）”分類

法，或“年度一工程（項(xiàng)目）”、“年度一問(wèn)題”分類法。

6.2.5工程檔案宜采用“工程（項(xiàng)目）一程序一專業(yè)”分類法。

6.3立卷

6.3.1立卷應(yīng)遵循下列原則：

1遵循城建文件材料的形成規(guī)律，最大限度地保持卷內(nèi)文

件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；

2遵循案卷內(nèi)文件材料保存價(jià)值及密級(jí)大體相同的原則；

3案卷不宜過(guò)厚，文字材料卷厚度不宜超過(guò)20mm，圖紙

卷厚度不宜超過(guò)50mm

4案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。

6.3.2立卷應(yīng)按下列程序進(jìn)行：

1根據(jù)立卷原則，確定歸入案卷的文件材料；

2排列卷內(nèi)文件材料；

3案卷編目。

6.3.3卷內(nèi)文件材料的排列可采用下列方法：

1按重要程度排列；

2按時(shí)間順序排列；

3按文件材料之間的邏輯關(guān)系排列；

4按文件材料的客觀形成過(guò)程排列；

5按文件材料所反映的對(duì)象在工程程序上的銜接關(guān)系排列。

6.3.4卷內(nèi)圖紙的排列可采用下列方法：

1按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；

2按總體和局部的關(guān)系排列，反映總體、全局、系統(tǒng)的圖

紙?jiān)谇?，反映局部、單?xiàng)的在后；

3按比例尺排列。

6.3.5文圖混合組卷的，文字材料應(yīng)排列在前，圖紙應(yīng)排列

17

在后。

6.3.6案卷的編目包括卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、

案卷封面的編制等內(nèi)容。具體編目方法應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)

工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328的要求進(jìn)行。

6.4案卷的排列

6.4.1單個(gè)工程的案卷，文件卷應(yīng)排在前面，圖紙卷排在后面;

文件材料卷應(yīng)按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；圖紙卷應(yīng)按單位工

程、分部工程和專業(yè)排列。

6.4.2業(yè)務(wù)管理案卷可按文號(hào)（項(xiàng)目號(hào)）、程序、時(shí)間等排列。

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7編目

7.1編目工作的內(nèi)容

7.1.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建

設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門檔案室應(yīng)對(duì)所存檔案進(jìn)行編目。

7.1.2編目工作應(yīng)包括城建檔案著錄、標(biāo)引、目錄組織等內(nèi)容。

7.1.3目錄應(yīng)包括下列種類：

1工程（項(xiàng)目）目錄、案卷目錄和文件目錄；

2計(jì)算機(jī)機(jī)讀目錄、縮微目錄、卡片式目錄、書本式目錄；

3題名目錄、責(zé)任者目錄、分類目錄、主題目錄；

4總目錄、部門目錄、特藏目錄、聯(lián)合目錄；

5公開(kāi)目錄、內(nèi)部管理目錄。

7.2著錄

7.2.1著錄項(xiàng)目的劃分與細(xì)則應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔

案著錄規(guī)范》GB/T50323的要求實(shí)施。

7.2.2著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄文字要求、著錄信息來(lái)

源等，應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T

50323的要求實(shí)施。

7.2.3著錄格式應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》

GB/T50323的要求。

7.2.4城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建

設(shè)系統(tǒng)行業(yè)（專業(yè)）管理部門檔案室可根據(jù)城建檔案信息管理、

開(kāi)發(fā)利用的需求，增加著錄項(xiàng)目，加大著錄深度，擴(kuò)大著錄

范圍。

7.2.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)、工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系

統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案室的著錄工作的組織管理應(yīng)按下列方法

19

進(jìn)行：

1應(yīng)以現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T

50323為基礎(chǔ)，根據(jù)館藏特點(diǎn)制定本單位的著錄細(xì)則；

2選擇適當(dāng)?shù)闹浖?jí)別，保證檔案的檢索深度；

3確定恰當(dāng)?shù)墓ぷ鳝h(huán)節(jié)開(kāi)展著錄工作，保證著錄工作的正

常開(kāi)展。

7.3檔案標(biāo)引

7.3.1檔案標(biāo)引可包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引。

7.3.2分類標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：

1以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為

基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他

特征；

2城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以城市建設(shè)檔案分類大綱為依據(jù)，

編制科學(xué)、切實(shí)可行的分類法則；

3建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理檔案以及工程建設(shè)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施

工、監(jiān)理等單位管理的城建檔案分類由形成單位按照本單位制定

的分類體系進(jìn)行；

4檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，

根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和社會(huì)需求，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度；

5檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸浚?/p>

不得分入較寬的上位類或較窄的下位類；

6檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。

7.3.3主題標(biāo)弓|應(yīng)遵循下列規(guī)則：

1應(yīng)以現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》GB/T3860為

依據(jù)，以《中國(guó)分類主題詞表》為補(bǔ)充；

2標(biāo)引深度不宜超過(guò)10個(gè)主題詞；

3城建檔案的主題標(biāo)引對(duì)象應(yīng)分為工程（項(xiàng)目）、案卷和文

件三個(gè)層次；

4主題標(biāo)引應(yīng)客觀地揭示出城建檔案所記載或論述的對(duì)象

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的主題概念；

5城建檔案的主題概念，是標(biāo)引的主要概念和主要對(duì)象；

6應(yīng)采取概括的整體標(biāo)引和重點(diǎn)性的分析標(biāo)引相結(jié)合的原

則，進(jìn)行適度標(biāo)引；

7應(yīng)盡可能保持中心主題標(biāo)引與該檔案主要分類標(biāo)引的

匹配；

8使用關(guān)鍵詞標(biāo)引應(yīng)嚴(yán)格控制。

7.3.4標(biāo)引應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：

1進(jìn)行主題分析，包含下列內(nèi)容：

1)審讀檔案；

2)閱讀題名；

3)瀏覽正文；

4)查閱檔案的外部特征。

2進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換，包含下列內(nèi)容：

1)對(duì)分類標(biāo)引進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換，賦予分類標(biāo)識(shí)；

2)對(duì)主題標(biāo)引進(jìn)行概念轉(zhuǎn)換，賦予主題詞或關(guān)鍵詞。

3進(jìn)行審校。

7.3.5檔案標(biāo)引應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量管理，保證標(biāo)引的客觀性、專指性、

全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。

7.3.6保證標(biāo)引工作質(zhì)量可采取下列措施：

1科學(xué)的組織管理標(biāo)引工作；

2提尚標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平；

3提高標(biāo)引工具本身的質(zhì)量。

7.4目錄的編制與組織

7.4.1城建檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)工程檔案形成單位檔案室、建

設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)管理部門檔案室對(duì)城建檔案應(yīng)建立一套科學(xué)合理的

目錄體系。

7.4.2目錄檢索體系，應(yīng)由兩種以上目錄（檢索工具）構(gòu)成，

每一種目錄應(yīng)具有其他目錄所不能替代的功能，形成覆蓋館藏全

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部檔案的檢索系統(tǒng)。

7.4.3目錄系統(tǒng)應(yīng)能夠從不同層次來(lái)揭示檔案信息，提供方便、

快捷、多途徑的查詢手段。各種目錄特別是機(jī)讀目錄應(yīng)簡(jiǎn)明易

懂，使不同文化水平的利用者都能運(yùn)用。

7.4.4目錄的編制應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，做到賬物相符。

7.4.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)需要編制各種專題目錄。

7.4.6工程檔案形成單位檔案室、建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)管理部門檔案

室應(yīng)結(jié)合管理與利用工作的需要編制分類目錄、總目錄、專題目

錄等。

7.4.7城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)所保存的城建檔案必須編制必備目

錄。必備目錄必須打印成冊(cè)，妥善保管，并應(yīng)及時(shí)更新。

7.5必備目錄

7.5.1城建檔案必備目錄應(yīng)包括城建檔案總目錄和城建檔案分

類目錄。

7.5.2城建檔案總目錄應(yīng)按檔案接收進(jìn)城建檔案館或城建檔案

室的先后順序，以工程（項(xiàng)目）或案卷為單位進(jìn)行編制。城建檔

案總目錄包括工程（項(xiàng)目）級(jí)總目錄和案卷總目錄兩種，編制單

位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。

工程（項(xiàng)目）級(jí)總目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄F編制；案卷總目

錄應(yīng)按本規(guī)范附錄d編制。

7.5.3城建檔案分類目錄應(yīng)包括工程（項(xiàng)目）級(jí)分類目錄和案

卷分類目錄兩種，編制單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中一種。

工程（項(xiàng)目）級(jí)分類目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄H編制；案卷分

類目錄應(yīng)按本規(guī)范附錄J編制。

7.5.4工程檔案形成單位和建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)主管部門的分類目

錄應(yīng)根據(jù)國(guó)家和本單位有關(guān)規(guī)定編制；城建檔案管理機(jī)構(gòu)的分類

目錄應(yīng)按城市建設(shè)檔案分類大綱編制。

22

8統(tǒng)計(jì)

8.1統(tǒng)計(jì)工作的任務(wù)和內(nèi)容

8.1.1統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)應(yīng)為：對(duì)城建檔案和城建檔案工作

的開(kāi)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)査、整理、分析，提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析

資料。

8.1.2統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：

1統(tǒng)計(jì)調(diào)查；

2統(tǒng)計(jì)整理；

3統(tǒng)計(jì)分析；

4統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

8.2統(tǒng)計(jì)工作的要求

8.2.1城建檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立健全工作制度，指派專人從事

城建檔案統(tǒng)計(jì)工作。、

8.2.2城建檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)確保準(zhǔn)確、真實(shí)。

8.2.3統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照上級(jí)部門規(guī)定的統(tǒng)一方法、計(jì)量單位、

報(bào)表格式進(jìn)行。

8.2.4統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)字跡工整、清晰，并應(yīng)按上級(jí)部門規(guī)定的時(shí)

間要求及時(shí)報(bào)送。

8.2.5填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，不得偽造。

8.2.6各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，除報(bào)上級(jí)部門外，

本單位應(yīng)留一份存檔備查。

8.3統(tǒng)計(jì)工作的步驟和方法

8.3.1統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料整理、統(tǒng)計(jì)分析、匯

總上報(bào)四個(gè)步驟進(jìn)行。

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8.3.2統(tǒng)計(jì)調(diào)查應(yīng)包括下列兩種情況：

1常規(guī)性統(tǒng)計(jì)，即對(duì)城建檔案的構(gòu)成數(shù)量、保管狀況、鑒

定情況，利用情況及機(jī)構(gòu)隊(duì)伍等基本情況進(jìn)行的定期統(tǒng)計(jì)調(diào)查；

2專