《建筑裝飾工程信息管理》課件-工程文件和檔案資料的組卷

建筑裝飾工程信息管理

2022年度更新素材工程文件和檔案資料的組卷（一）立卷的原則和方法立卷：是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷，亦稱組卷。案卷：是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。立卷的基本原則：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。（一）立卷的原則和方法立卷的方法為：工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。立卷過程中宜遵循以下要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

（二）卷內(nèi)文件的排列文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

（三）案卷的編目（1）編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。③成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

（三）案卷的編目（2）卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)目錄式樣宜符合圖1.2的要求。②序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。③責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。④文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。⑤文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。⑥日期：填寫文件形成的日期。⑦頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。⑧卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。

（三）案卷的編目圖1.2卷內(nèi)目錄式樣（三）案卷的編目（3）卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)備考表的式樣宜符合圖1.3的要求。②卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。③卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。說明：案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。

（三）案卷的編目圖1.3卷內(nèi)備考表式樣（三）案卷的編目（4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合圖1.4的要求。②案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。③檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。④檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。⑤案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

（三）案卷的編目（4）案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：⑥編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。⑦起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。⑧保管期限分為永久、長期、短期三種期限。⑨密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。（5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

（三）案卷的編目圖1.4案卷封面式樣（四）案卷的裝訂案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為20mm、30mm、40mm、50mm。卷夾的外表尺寸為310mm×220mm，