辦公用品設備管理辦法

XXX有限公司資料來源于網絡整理辦公用品設備管理辦法第一章：前言為進一步規(guī)范管理各單位辦公用品設備的申購及發(fā)放，防止辦公用品設備的重復性、浪費型購買，有效控制公司經費開支、降低成本，特制定本管理辦法。本標準規(guī)定了辦公用品及設備的管理范圍、發(fā)放原則和配備標準。適用于各單位辦公用品設備的申購發(fā)放。第二章：定義第一條：辦公用品：指日常工作中使用的筆記本、簽字筆、中性筆、復印紙、計算器等常用及公用辦公物資。主要包括辦公文具、信封、信箋、檔案袋、牌匾、接待用品、名片等。第二條辦公文具：筆類、紙類、文件管理類、裁紙刀等輔助工具等。第三條：辦公設備：指與日常辦公有關的家具類、電器類設施。1.家具類：辦公用桌、椅、凳、柜、普通白板等。2.電器類：電扇、飲水機、空調、碎紙機等。第三章：職責第一條：行政人事部負責辦公用品設備的統(tǒng)一申購、使用管理、監(jiān)督檢查。第二條：各單位應嚴格按照時間節(jié)點提交辦公用品計劃，按季度指標執(zhí)行申購計劃。第三條：采購部負責根據(jù)公司下月辦公用品設備申購計劃，在規(guī)定時間內按質按價按期按量采購。第四條：各單位對超出購買標準的辦公用品、設備，必須做出使用計劃，嚴格履行審批手續(xù)，經單位領導、公司高層批準后，方可購置。第四章：辦公用品的申購第一條：行政人事部每季度負責統(tǒng)計各單位辦公用品庫存及管理人員需求情況，匯總季度內辦公用品申購計劃。申購計劃按標準執(zhí)行，特殊耗材計劃需經單位領導簽字（或郵件答復）認可后于每季度第一個月10日前提交行政人事部，逾期不報計劃，視為自動放棄領用該季度辦公用品。各單位辦公用品申購計劃中必須注明物品名稱、型號規(guī)格、品質要求、物資編碼、單位（必須以常用單位的最小單位）申購數(shù)量等，各單位人員辦公用品的申購標準，按制定的標準執(zhí)行。第二條：行政人事部審核各單位辦公用品申購計劃是否超標，其申購物品的種類與數(shù)量是否超出申購范圍。對各單位計劃進行匯總，制定季度辦公用品用具申購計劃，通過公司高層審批后，于每季度第一個月15日前交采購部，并同時發(fā)送一份申購計劃給物流部。第三條：采購部于每季度最后一個月25日前把辦公用品用具采購到位。第四條：辦公用品購回入庫時，物流部倉管員須核對其數(shù)量是否與行政人事部的申購計劃數(shù)量一致。如有差異，必須向行政人事部申購人反饋情況，數(shù)據(jù)準確后方能入庫。第五條：辦公用品購回入庫后，由各單位憑留底申購單在一周內將所申購的辦公用品用具從物流部領出，物流部需嚴格按照申購計劃進行發(fā)料。第六條：各單位的辦公用品自行指定人員保存，管理人員有需要時再到單位指定人員處領取辦公用品，未用完不得領取。第七條：各單位指定人員在發(fā)放低值非易耗辦公用品時必須要求領用人填寫《低值非易耗辦公用品用具登記表》進行嚴格的登記。該表中所列辦公用品用具在員工離開公司時應退還。第五章：辦公設備管理第一條：辦公設備的申購由申請單位按照《附屬固定資產管理辦法》執(zhí)行。行政人事部結合現(xiàn)有資產，對資產申購的必要性、申購資產的型號規(guī)格、配置、通用性及檔次等進行審批，各辦公家電家具需要配套申購，不可單獨申購（例：屏風卡位和職員轉椅配套、洽談臺和洽談椅配套、會議桌和會議椅配套等等）。辦公家電家具由行政人事部統(tǒng)籌規(guī)劃、調配、管理，并建立管理臺帳。各部門必須設立兼職家具管理員，負責對本部門家具的盤點和本部門家具的使用進行監(jiān)督以及臺帳的日常維護。第二條：各部門兼職家具管理員（名單需報行政人事部備案），對部門家具需建立臺帳，落實每件家具的責任人，并負責對本部門家具盤點（每季度組織對部門內部的家具進行盤點，將盤點情況于盤點的次日用郵件的方式發(fā)給行政人事部匯總、通報），使用過程中的監(jiān)督，以及報廢的登記。配合行政人事部進行不定期檢查。第三條：拆遷辦公家具前必須先報行政人事部審核，由行政人事部統(tǒng)籌安排，各部門不得私自拆遷辦公家具。第四條：借用辦公家具（含接待室、會議室等公共區(qū)域家具），需填寫《家具借用登記表》，經行政人事部審批。借用家具在使用過程中損壞的，由借用部門原價賠償。第五條：家電/家具損壞的，由所在部門報行政人事部，由行政人事部統(tǒng)一安排維修，在保修期內，由采購部聯(lián)系供貨廠家進行維修。第六條：辦公家電家具損壞后，確認無法維修的方可予以報廢，由各部門兼職家具管理員填寫報廢申請單、登記，具體流程按《附屬固定資產管理法》執(zhí)行。第七條：各類辦公家電家具報廢折舊必須按照家電家具的使用年限，確定每年和每月的折舊費用；對于報廢率最高的易損家電家具使用年限一般為3年；普通家電家具使用年限為4-8年；600元以上的高值或特殊材質等家電家具使用年限為9-15年。第八條：各類辦公家電家具報廢必須進行折舊，而尚未計提折舊部分由使用人或部門承擔，屬使用報廢的家具，按該家具折舊后價進行賠償，對于未滿一個月的，按一月計算。第六章：名片申購第一條：各部門人員如需印制名片填寫《宣傳品制作申請表》，經單位領導及相關單位審批批準后，交由行政人事部審核，審核通過后行政人事部按照宣傳品制作流程處理。第二條：原則上，技術部門、生產部門、各車間不印制名片（如個別有特殊對外業(yè)務需求必須印制名片，須經公司高層審批同意）。第三條：各部門名片印制的費用計入各部門費用；公司高層名片印制由行政人事部負責填寫申請單，經行政人事部負責人簽字確認即可。第四條：各部門每人每次申請的名片數(shù)量，不超過2盒。行政人事部負責將《宣傳品制作申請表》與費用情況一起提交財務部進行報賬。第五條：名片印制正常周期為1周，如需要申請加急，請在申請表上注明加急申請原因，二天內通知領取。第七章：辦公設備的申購、領用、轉移、報廢由申請單位按照《附屬固定資產管理辦法》中具體流程執(zhí)行。

第八章：急用辦公用品、設備申購：各單位屬計劃外急用的辦公用品、設備，可按照《零星采購管理辦法》的相關流程執(zhí)行。第九章：辦公用品配備及申購原則第一條：部分車間，因生產需要申購的辦公用品費用，不計入月度辦公用品標準內。包含有：大小記號筆（各色）、橡皮筋、油畫筆及印油。第二條：部分低值易耗品如簽字筆管理人員2支/月/人，筆芯1支/月/人；生產類用圓珠筆2支/季/人，筆芯2支/季/人；其他非易耗品1個/季/人；個別單位特殊易耗品另核。第三條：耐用品要求除辦公用品指定管理人員使用一套之外，每辦公室（人數(shù)小于等于10人）公用一套，大于10人的辦公室按公用品套數(shù)：人數(shù)=1:10進行配置（計算器領用量視各崗位具體工作內容而定）。第四條：各單位因人員新增、減少需改動辦公用品用具數(shù)量，各部門應及時調整。管理類新員工的辦公用品用具按《新員工辦公用品配置單》進行初始配置，單位間人員調動時，被調動人員將所屬個人辦公用品用具帶入新單位，公司不再另行配置；外聘入職管理人員、非管理人員（含輔助管理人員）聘為管理人員的辦公用品用具根據(jù)實際使用情況公司給予初始配置，管理人員崗位調換不在本范圍內，各單位應根據(jù)新入職人員的工作性質、工作內容在本范圍內進行計劃配置。第五條：所有打印紙、復印紙、油印紙、傳真紙、信簽、便簽等，能夠雙面使用的，必須雙面使用；中性筆在筆筒完好的情況下應更換筆芯，部分辦公文具（計算器、測量工具、訂書機、剪刀、裁紙刀、打孔機等）盡量公用，申領時須以舊換新，不能使用的辦公文具由行政人事部統(tǒng)一報廢；辦公用品申購時，嚴格按照配置標準，提交詳細的需求理由。對不提出或如實提出申請理由的，一律駁回。第十章：管理方法及要求第一條：入庫的辦公用品、設備，相關負責人要清點數(shù)量，驗收質量、規(guī)格，對不符合要求的物品要拒絕驗收，驗收后的物品，要擺放整齊、上帳，做到帳物一致。

第二條：物流部應建立物資領用發(fā)放臺帳、原始記錄等。第三條：員工離開公司，必須交回辦公用具（如計算器、測量工具等），否則，不予辦理離廠手續(xù)。第四條：原則上要求設備、產品說明書不予復印，需復印的應由行政人事部復印并做好登記備案；第五條：外來應聘人員需復印證件應由人力