【信息化成功案例-人才管理系統(tǒng)】yhj-tsq-某生產(chǎn)制造集團(tuán)管理流程優(yōu)化項目成功案例紀(jì)實-1.01-2024.6.19

第1頁共1頁北京華恒智信人力資源顧問有限公司地址：北京市朝陽區(qū)曙光西里甲6號院時間國際8號樓咨詢電話真司網(wǎng)址：郵編：100028某生產(chǎn)制造集團(tuán)管理流程優(yōu)化項目成功案例紀(jì)實——打造數(shù)智化管理新體驗，實現(xiàn)組織效率的飛躍信息化線上平臺，打造數(shù)智化管理新體驗【客戶行業(yè)】生產(chǎn)制造【問題類型】流程管理【客戶背景】某生產(chǎn)制造集團(tuán)專注于高精度機(jī)械部件的研發(fā)與生產(chǎn)，服務(wù)于航空、汽車、醫(yī)療設(shè)備等多個高端制造業(yè)領(lǐng)域。近幾年隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、人數(shù)增加，大家都感覺到企業(yè)出現(xiàn)了“大企業(yè)病”，員工普遍感覺到效率低下、流程繁瑣：盡管企業(yè)內(nèi)設(shè)有明確的工作流程，但在實際操作中往往未能嚴(yán)格遵循，導(dǎo)致與制度性規(guī)范脫節(jié)；部門間的協(xié)作程度亦不盡如人意，尤其是在需要多部門協(xié)同作戰(zhàn)時，常需多次催促或領(lǐng)導(dǎo)介入方能完成；即便是處理簡單事務(wù)，也需經(jīng)歷層層審批和上報，效率極為低下……這些問題嚴(yán)重阻礙了企業(yè)整體工作效率的提升，令企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)倍感困擾。經(jīng)過企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)商討，決定與人力資源管理咨詢專家——華恒智信展開合作，幫助企業(yè)改變現(xiàn)狀，脫離因為流程問題給企業(yè)帶來效率降低的桎梏?！締栴}分析】為幫助該公司解決其現(xiàn)存問題，華恒智信的專家老師們對公司現(xiàn)有流程進(jìn)行了深入分析，發(fā)現(xiàn)該公司的問題主要是以下幾個方面：公司管理規(guī)范性不足，過程監(jiān)督缺失項目組調(diào)研發(fā)現(xiàn)，公司雖設(shè)有詳細(xì)的工作流程，但實際操作中卻與規(guī)定存在明顯脫節(jié)。以績效考核為例，盡管已建立包括評價維度、評分標(biāo)準(zhǔn)及事后公示等在內(nèi)的完整流程，但在實際操作過程中，由于工作記錄缺失，員工對評分標(biāo)準(zhǔn)的理解各異，導(dǎo)致評價多基于個人主觀判斷甚至同事關(guān)系，而非客觀事實。上級領(lǐng)導(dǎo)對此亦缺乏了解渠道，未能及時介入糾正，使得評分流程形同虛設(shè)。長此以往，員工對公司規(guī)章制度的重視程度逐漸降低，既定流程變得形式化，缺乏應(yīng)有的規(guī)范性。團(tuán)隊協(xié)作協(xié)調(diào)不暢，溝通效率低下在該企業(yè)中，工作流程劃分過于細(xì)致，導(dǎo)致實時溝通困難，協(xié)調(diào)成本高昂。從橫向協(xié)作來看，各部門間的配合高度依賴人工協(xié)調(diào)，一旦涉及多部門合作，往往需要頻繁催促甚至領(lǐng)導(dǎo)親自介入，才能完成既定任務(wù)。此外，由于分工過于精細(xì)，處理單一事務(wù)往往需要多個部門共同參與，在信息傳遞過程中還需花費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤，整個公司的進(jìn)度都會受到嚴(yán)重影響。從縱向管理層面來看，公司機(jī)構(gòu)設(shè)置相對臃腫，導(dǎo)致辦事效率低下。即便是簡單的業(yè)務(wù)處理，也需要經(jīng)過層層審批和上報，領(lǐng)導(dǎo)的時間被大量占用，頻繁需要簽字確認(rèn)。這種繁瑣的審批流程不僅影響了工作效率，也增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。工作數(shù)據(jù)留存困難，建檔分析挑戰(zhàn)大當(dāng)前該公司運(yùn)作中，數(shù)據(jù)管理仍普遍依賴紙質(zhì)記錄或Excel表格，這種方式存在諸多局限性。首先，數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一使得整合變得困難，影響數(shù)據(jù)的即時可訪問性。其次，紙質(zhì)和Excel存儲方式不利于歷史數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化沉淀和快速檢索，難以隨時調(diào)用查看。最后，多部門間的文檔匯總工作也面臨挑戰(zhàn)，由于缺乏有效整合工具和平臺，各部門信息收集與整理難以協(xié)調(diào)一致，進(jìn)一步加大歷史數(shù)據(jù)管理體系的建設(shè)難度?！救A恒智信解決方案】針對以上問題，華恒智信顧問團(tuán)隊受邀助力該公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建線上智能化流程管理，提高組織效能。在對該公司現(xiàn)狀有了初步認(rèn)識后，華恒智信的專家老師經(jīng)過多次探討，建議該公司引入信息化管理系統(tǒng)，構(gòu)建線上智能化流程管理，減少溝通成本。系統(tǒng)功能介紹如下：監(jiān)督統(tǒng)籌看板，強(qiáng)化規(guī)范化過程審查針對當(dāng)前公司過程監(jiān)督困難，導(dǎo)致管理缺乏規(guī)范化的問題，華恒智信項目組創(chuàng)建了線上統(tǒng)籌看板。這一創(chuàng)新工具可為公司高層領(lǐng)導(dǎo)提供一個實時監(jiān)控工作進(jìn)展的平臺，確保其對各項業(yè)務(wù)流程的全面掌控。該線上統(tǒng)籌看板具備實時更新功能，能夠精確展示公司目標(biāo)完成進(jìn)度，并支持多種系統(tǒng)端口接入。公司領(lǐng)導(dǎo)可通過智能手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦等多種設(shè)備，隨時隨地進(jìn)行工作任務(wù)的分配、跟蹤和督辦，極大提升了工作的靈活性和效率。此外，看板系統(tǒng)還允許員工實時上報工作中遇到的問題，并及時反饋信息，實現(xiàn)了信息的即時互通。這一機(jī)制有助于領(lǐng)導(dǎo)層及時發(fā)現(xiàn)并解決工作過程中出現(xiàn)的異常情況，有效防止問題的積累，確保了公司管理的高效運(yùn)作和順暢執(zhí)行。通過這一系統(tǒng)的實施，公司的管理規(guī)范化水平得到了顯著提升，為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。線上溝通平臺，優(yōu)化協(xié)作全流程把控實現(xiàn)信息共享與流程把控為解決公司面臨的溝通困難、溝通成本高問題，項目組借助信息化系統(tǒng)，構(gòu)建了線上溝通平臺，并引入了延期預(yù)警功能，有效促進(jìn)工作進(jìn)展的及時性。這一平臺的設(shè)計，充分考慮了各部門和各層級之間的高效溝通需求，為公司內(nèi)部協(xié)作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。通過這一平臺，各層級、各部門人員能夠便捷地就工作內(nèi)容進(jìn)行交流，溝通信息能夠?qū)崟r更新到相關(guān)人員的信息看板上，確保了信息的即時傳遞和廣泛共享。這種實時的信息流轉(zhuǎn)讓團(tuán)隊成員能夠快速響應(yīng)工作變動，省略了繁雜的協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)，提升了整體工作效率。此外，系統(tǒng)還特別設(shè)計了一套“月度提示、每周提醒、當(dāng)日預(yù)警”的預(yù)警機(jī)制。在關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)到來前，系統(tǒng)會自動對那些即將延期或尚未完成的任務(wù)發(fā)送預(yù)警通知，并妥善保存相關(guān)記錄，以便進(jìn)行后續(xù)的量化分析。這種智能化的提醒功能，不僅及時向員工傳達(dá)任務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，而且在遭遇工作難題時，員工能夠通過系統(tǒng)及時反饋，尋求必要的支援與協(xié)助。同時，領(lǐng)導(dǎo)可利用系統(tǒng)的一鍵催辦功能進(jìn)行二次重點(diǎn)提醒，確保關(guān)鍵任務(wù)得以有效推進(jìn)。對于未能按時完成任務(wù)，或經(jīng)多次催促仍無改進(jìn)的部門或個人，系統(tǒng)能詳盡記錄其催辦情況，作為績效考核、職位晉升競聘等管理決策的參考依據(jù)，并對那些影響團(tuán)隊協(xié)作效率的部門或員工實施相應(yīng)的處罰措施，維護(hù)團(tuán)隊的整體利益。數(shù)據(jù)條理化存檔，充分挖掘潛在價值針對該公司目前尚未建立系統(tǒng)性數(shù)據(jù)管理體系的問題，項目組建議采用電子檔案作為統(tǒng)一數(shù)據(jù)存儲模式，并集中存放于一個系統(tǒng)，便于即時查看和深入分析數(shù)據(jù)。同時，利用系統(tǒng)內(nèi)置的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，定期備份文件數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。該系統(tǒng)能夠構(gòu)建清晰有序的數(shù)據(jù)檔案體系，進(jìn)而形成企業(yè)專屬的考核結(jié)果庫。它能按部門、職級、評價方向等維度綜合分類存儲考核結(jié)果，并從工作時長、效率、有價值時間等角度進(jìn)行跨部門、歷史及外部對標(biāo)分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。此外，系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)批量上傳、下載及導(dǎo)出存檔，方便企業(yè)隨時隨地調(diào)用和查看數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)價值。通過這一系統(tǒng)化數(shù)據(jù)管理平臺，企業(yè)將更高效地管理和利用數(shù)據(jù)資源，以數(shù)據(jù)驅(qū)動決策，推動企業(yè)管理向更高效、科學(xué)的方向發(fā)展?！救A恒智信總結(jié)思考】在本案例中，某生產(chǎn)制造集團(tuán)近年來雖實現(xiàn)了規(guī)模擴(kuò)張和人員增長，但在日常運(yùn)營中卻暴露出效率低下和流程繁瑣的問題。首先，公司雖設(shè)有詳細(xì)的工作流程，但由于缺乏監(jiān)督跟蹤體系，實際操作中卻與規(guī)定存在明顯脫節(jié)，導(dǎo)致規(guī)定流程形同虛設(shè)。其次，公司的工作流程劃分過于細(xì)致，細(xì)小的工作也需要與多個部門協(xié)作，甚至跨層級上報，導(dǎo)致實時溝通困難，協(xié)調(diào)成本高昂。另外，尚未建立系統(tǒng)性數(shù)據(jù)管理體系，難以即時查看并深入分析數(shù)據(jù)，導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)未能充分發(fā)揮潛在價值。針對這些問題，華恒智信項目組助力該公司通過線上系統(tǒng)重塑管理流程，實現(xiàn)績效提升華恒智信項目組為該公司提供了定制化信息系統(tǒng)。通過線上統(tǒng)籌看板，為公司高層領(lǐng)導(dǎo)提供一個實時監(jiān)控工作進(jìn)展的平臺，確保其對各項業(yè)務(wù)流程的全面掌控；構(gòu)建線上溝通平臺，并引入了延期預(yù)警功能，有效促進(jìn)工作進(jìn)展的及時性；采用電子檔案作為統(tǒng)一數(shù)據(jù)存儲模式，并集中存放于一個系統(tǒng)，便于即時查看和深入分析數(shù)據(jù)，并定期備份文件數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。人力資源管理信息化是當(dāng)今企業(yè)管理的重要趨勢。通