某集團(tuán)公文管理規(guī)定

頁(yè)第五節(jié)檔案管理管控制度為進(jìn)1步規(guī)范集團(tuán)檔案管理管控，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)發(fā)展中的作用，特制訂本制度。第二十六檔案收集（1）集團(tuán)檔案管理管控工作歸口為集團(tuán)辦公室，其對(duì)下屬分、子公司檔案管理管控工作負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)和管理管控職能。（二）集團(tuán)各部門、下屬子/分公司（部門）均應(yīng)指定檔案管理管控人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔等管理管控工作，且應(yīng)保持人員相對(duì)穩(wěn)定。（三）集團(tuán)各部門、下屬分/子公司須于次年三月份前，將上1年所有檔案上交集團(tuán)辦公室統(tǒng)1存檔（其中含財(cái)務(wù)檔案，不含建筑施工檔案。后者由建設(shè)公司自行保管）。（四）收集范圍1、集團(tuán)繕印發(fā)出的公文。2、重要會(huì)議材料，如會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、影像資料等。會(huì)議資料由主辦單位（部門）收集并負(fù)責(zé)移交本單位辦公室歸檔；根據(jù)密級(jí)核定，將有關(guān)材料移交集團(tuán)辦公室歸檔。3、本單位（部門）工作相關(guān)計(jì)劃、相關(guān)項(xiàng)目合適的方案、與有關(guān)單位簽訂的合同合約、協(xié)議等。4、本單位公關(guān)活動(dòng)、企業(yè)文化活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作中的批示、講話、題詞、照片、錄音、錄像等文件資料。5、記錄本單位歷史沿革、發(fā)展變化的資料（錄音、錄像、照片等）。第二十七條密級(jí)核定（1）檔案分密級(jí)與非密級(jí)兩類，密級(jí)分特密、機(jī)密、秘密三級(jí)。（二）集團(tuán)各部門檔案，由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)密級(jí)核定。（三）集團(tuán)下屬分、子公司及其部門檔案，由本單位總經(jīng)理負(fù)責(zé)密級(jí)核定；初核為“機(jī)密”級(jí)別以上的文件，須報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核。第二十八條歸卷要求（1）集團(tuán)各單位、各部門須建立健全日常歸檔制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專人集中統(tǒng)1保管，并認(rèn)真填寫“檔案管理管控清單”。（二）集團(tuán)各單位、各部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料歸檔使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條約條款必須簡(jiǎn)明確切，并編寫條約條款號(hào)。各級(jí)檔案管理管控人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條約條款順序存放。（三）承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文件材料，收集齊全，加以整理，送交檔案管理管控人員歸檔。第二十九條檔案立卷（1）集團(tuán)部門及下屬公司部門立卷工作由所在部門兼職檔案管理管控員具體負(fù)責(zé)，同時(shí)接受本單位辦公室檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案、文書的立卷應(yīng)按照合適的內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。各級(jí)辦公室（檔案室）檔案員應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)需要，編寫“案卷目錄”?！鞍妇砟夸洝钡臈l約條款必須簡(jiǎn)明確切，例如：證照類、文件類、合同合約類、活動(dòng)類等。（三）立卷時(shí)，要求把檔案的批復(fù)、正本、底稿、底片、備份電子檔、主件、附件收集齊全，以保持檔案材料的完整性。（四）要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，須及時(shí)立卷歸檔。（五）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同1文件，分別立在1起，不得分開；文電應(yīng)合1立卷，絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切關(guān)系，也可隨同絕密文電立卷。（六）不同年度的檔案文件1般不得放在1起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第1年立卷；跨年度的總結(jié)放在最后1年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議的開幕年立卷。（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)分別區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次排列在1起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（八）卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按序列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。（九）文書檔案、照片檔案、實(shí)物檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在次年的3月底之前完成，設(shè)備檔案立卷應(yīng)在開箱驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成；基建檔案的立卷工作應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。（十）各級(jí)檔案管理管控員要對(duì)所有檔案目錄詳細(xì)編寫電子文檔目錄，做到檔案與目錄相符。第三十條檔案借閱、復(fù)制（1）集團(tuán)檔案的借閱、復(fù)制1、密級(jí)檔案禁止調(diào)閱、復(fù)制、外借，確因工作需要須經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。2、因工作需要查閱、借出、復(fù)制集團(tuán)非密級(jí)檔案時(shí)，應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)，1般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱（底片不能借出檔案室）。3、集團(tuán)各下屬企業(yè)總經(jīng)理借閱、復(fù)制集團(tuán)檔案室非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理管控員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復(fù)制的，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)制、發(fā)放，不得擅自復(fù)制。4、除總經(jīng)理外的企業(yè)人員借閱集團(tuán)檔案室非密級(jí)檔案，應(yīng)由下屬企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，通過(guò)集團(tuán)檔案管理管控員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復(fù)制的，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)制、發(fā)放，不得擅自復(fù)制。5、非集團(tuán)企業(yè)內(nèi)人員因相關(guān)業(yè)務(wù)需借閱、復(fù)制密級(jí)、非密級(jí)檔案時(shí)，需集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱、復(fù)制。（二）集團(tuán)下屬分、子公司內(nèi)部檔案（非密級(jí)）借閱1、確因工作需要查閱企業(yè)檔案時(shí)，1般應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱，如需借出、復(fù)制，應(yīng)辦理借閱、復(fù)制手續(xù)（底片不能借出檔案室）。2、總經(jīng)理辦公會(huì)成員、辦公室主任借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理管控人員辦理手續(xù)，可以借閱、復(fù)制。3、公司其他人員因工作需要需借閱、復(fù)制檔案時(shí)，需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱、復(fù)制手續(xù)。第三十1條檔案銷毀（1）經(jīng)過(guò)