某集團公文管理規(guī)定

頁第五節(jié)檔案管理管控制度為進1步規(guī)范集團檔案管理管控，充分發(fā)揮檔案在集團發(fā)展中的作用，特制訂本制度。第二十六檔案收集（1）集團檔案管理管控工作歸口為集團辦公室，其對下屬分、子公司檔案管理管控工作負有監(jiān)督、指導和管理管控職能。（二）集團各部門、下屬子/分公司（部門）均應指定檔案管理管控人員，負責檔案的收集、歸檔等管理管控工作，且應保持人員相對穩(wěn)定。（三）集團各部門、下屬分/子公司須于次年三月份前，將上1年所有檔案上交集團辦公室統(tǒng)1存檔（其中含財務檔案，不含建筑施工檔案。后者由建設公司自行保管）。（四）收集范圍1、集團繕印發(fā)出的公文。2、重要會議材料，如會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、影像資料等。會議資料由主辦單位（部門）收集并負責移交本單位辦公室歸檔；根據(jù)密級核定，將有關材料移交集團辦公室歸檔。3、本單位（部門）工作相關計劃、相關項目合適的方案、與有關單位簽訂的合同合約、協(xié)議等。4、本單位公關活動、企業(yè)文化活動、上級領導視察、檢查工作中的批示、講話、題詞、照片、錄音、錄像等文件資料。5、記錄本單位歷史沿革、發(fā)展變化的資料（錄音、錄像、照片等）。第二十七條密級核定（1）檔案分密級與非密級兩類，密級分特密、機密、秘密三級。（二）集團各部門檔案，由集團領導負責密級核定。（三）集團下屬分、子公司及其部門檔案，由本單位總經(jīng)理負責密級核定；初核為“機密”級別以上的文件，須報集團領導復核。第二十八條歸卷要求（1）集團各單位、各部門須建立健全日常歸檔制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專人集中統(tǒng)1保管，并認真填寫“檔案管理管控清單”。（二）集團各單位、各部門應根據(jù)自身業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料歸檔使用的“案卷類目”，“案卷類目”的條約條款必須簡明確切，并編寫條約條款號。各級檔案管理管控人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條約條款順序存放。（三）承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導審批同意的文件材料，收集齊全，加以整理，送交檔案管理管控人員歸檔。第二十九條檔案立卷（1）集團部門及下屬公司部門立卷工作由所在部門兼職檔案管理管控員具體負責，同時接受本單位辦公室檔案員的監(jiān)督指導。（二）檔案、文書的立卷應按照合適的內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。各級辦公室（檔案室）檔案員應根據(jù)本單位業(yè)務范圍及當年工作任務需要，編寫“案卷目錄”?！鞍妇砟夸洝钡臈l約條款必須簡明確切，例如：證照類、文件類、合同合約類、活動類等。（三）立卷時，要求把檔案的批復、正本、底稿、底片、備份電子檔、主件、附件收集齊全，以保持檔案材料的完整性。（四）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則，重要工作、重要會議形成的文件材料，須及時立卷歸檔。（五）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與底稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同1文件，分別立在1起，不得分開；文電應合1立卷，絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切關系，也可隨同絕密文電立卷。（六）不同年度的檔案文件1般不得放在1起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第1年立卷；跨年度的總結放在最后1年立卷；跨年度的會議文件放在會議的開幕年立卷。（七）卷內文件材料應分別區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次排列在1起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。（八）卷內檔案材料應按序列順序，依次編寫頁號。（九）文書檔案、照片檔案、實物檔案的立卷歸檔工作應在次年的3月底之前完成，設備檔案立卷應在開箱驗收后1個月內完成；基建檔案的立卷工作應在工程竣工驗收后三個月內完成。（十）各級檔案管理管控員要對所有檔案目錄詳細編寫電子文檔目錄，做到檔案與目錄相符。第三十條檔案借閱、復制（1）集團檔案的借閱、復制1、密級檔案禁止調閱、復制、外借，確因工作需要須經(jīng)集團主管領導批準后方可辦理。2、因工作需要查閱、借出、復制集團非密級檔案時，應辦理相應手續(xù)，1般應在檔案室內查閱（底片不能借出檔案室）。3、集團各下屬企業(yè)總經(jīng)理借閱、復制集團檔案室非密級檔案可直接通過檔案管理管控員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復制的，由檔案員負責復制、發(fā)放，不得擅自復制。4、除總經(jīng)理外的企業(yè)人員借閱集團檔案室非密級檔案，應由下屬企業(yè)總經(jīng)理批準后，通過集團檔案管理管控員辦理借閱手續(xù)，因工作需要復制的，由檔案員負責復制、發(fā)放，不得擅自復制。5、非集團企業(yè)內人員因相關業(yè)務需借閱、復制密級、非密級檔案時，需集團主管領導批準方可借閱、復制。（二）集團下屬分、子公司內部檔案（非密級）借閱1、確因工作需要查閱企業(yè)檔案時，1般應在檔案室內查閱，如需借出、復制，應辦理借閱、復制手續(xù)（底片不能借出檔案室）。2、總經(jīng)理辦公會成員、辦公室主任借閱檔案可直接通過檔案管理管控人員辦理手續(xù)，可以借閱、復制。3、公司其他人員因工作需要需借閱、復制檔案時，需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱、復制手續(xù)。第三十1條檔案銷毀（1）經(jīng)過