商鋪管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案

商鋪管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案編寫單位：成都市寶樹科技有限公司五月目錄1 系統(tǒng)背景 12 系統(tǒng)目的 13 建設(shè)內(nèi)容 13.1 商鋪信息管理 13.2 客戶資料管理 13.3 租賃協(xié)議管理 23.4 客戶入住管理 23.5 客戶退租管理 23.6 客戶繳費管理 23.7 租金折扣管理 33.8 短信告知 33.9 風(fēng)險預(yù)警管理 33.9.1 協(xié)議到期預(yù)警 33.9.2 逾期繳費預(yù)警 33.9.3 商鋪空置預(yù)警 43.10 查詢功能 43.11 記錄功能 43.12 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 63.13 員工賬號管理 63.14 權(quán)限管理 64 實行計劃 75 項目預(yù)算 86 系統(tǒng)維護 86.1.1 維護保障體系 86.1.2 維護方式和內(nèi)容 86.1.3 其他維護服務(wù) 9系統(tǒng)背景目前公司管理著上千家商鋪，但是所有的管理工作均通過手工方式進(jìn)行，效率十分低下。領(lǐng)導(dǎo)無法方便快捷的查看商鋪的分布情況，無法及時的了解各商鋪繳費情況，無法準(zhǔn)確的掌握商鋪的出租和空置情況。通過手工方式管理商鋪，已經(jīng)無法滿足公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，因此，需要借助信息化技術(shù)，建設(shè)一套實用、高效、管理規(guī)范的應(yīng)用系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具體、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。系統(tǒng)目的系統(tǒng)建成后，將使商鋪的管理工作更加高效和規(guī)范。具體將實現(xiàn)以下目的。實現(xiàn)商鋪具體信息的登記、查詢。實現(xiàn)客戶具體信息的登記、查詢。實現(xiàn)租賃協(xié)議管理?？梢詫f(xié)議進(jìn)行打印和記錄。實現(xiàn)租戶繳費短信告知。實現(xiàn)鋪位欠費自動提醒及預(yù)警。實現(xiàn)物業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)和收費（如：收取水、電、衛(wèi)生管理、保衛(wèi)管理等）的統(tǒng)一管理實現(xiàn)鋪位費用的月、季度、年度等的費用記錄報表。建設(shè)內(nèi)容商鋪信息管理實現(xiàn)商鋪具體信息的登記管理。涉及商鋪名稱、位置、面積、類型、用途、租金、折扣、狀態(tài)等信息。工作人員可以對商鋪信息進(jìn)行編輯、刪除操作?？蛻糍Y料管理實現(xiàn)客戶具體資料錄入。涉及客戶姓名、證件名稱、證件號碼、押金、手機號、其他聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等具體信息。工作人員可以對客戶資料進(jìn)行編輯、刪除操作。租賃協(xié)議管理工作人員從客戶資料庫中選擇商鋪和客戶信息，自動生成租賃協(xié)議。系統(tǒng)可以將生成的租賃協(xié)議導(dǎo)出到word模版中，可以對協(xié)議細(xì)節(jié)做修改。假如不需要修改協(xié)議，可以直接打印租賃協(xié)議?？蛻羧胱」芾碜赓U協(xié)議簽訂后，客戶入住商鋪。系統(tǒng)需要先打印出水電氣抄表單，工作人員抄表完畢后，將水電氣初始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。同時將商鋪狀態(tài)修改為“已出租”?？蛻敉俗夤芾砜蛻敉俗鈺r，系統(tǒng)會自動顯示該客戶租住的商鋪的具體信息。涉及該商鋪的編號、名稱、位置、租金等信息，然后系統(tǒng)將打印出該商鋪的水電氣費的抄表單。工作人員抄表后填寫抄表結(jié)果，并計算出該客戶應(yīng)繳納費用。假如該客戶尚有其他費用未繳清費用，則將顯示出具體哪些費用未繳清，未繳清部分是否尚有滯納金等信息。當(dāng)客戶繳清所有費用后，系統(tǒng)將顯示該商鋪可以退租。工作人員將該商鋪狀態(tài)設(shè)立為“已退租”狀態(tài)?？蛻衾U費管理客戶繳費應(yīng)涉及商鋪租金、物業(yè)費、水電氣費、管理費、垃圾解決費，以及其他等費用。系統(tǒng)會根據(jù)商鋪面積、折扣、費用單價等信息，在繳費日期前一周自動生成客戶繳費告知單。工作人員可以批量打印繳費告知單，也可以單獨打印某一商鋪繳費告知單。假如客戶逾期不繳納費用，系統(tǒng)會彈出預(yù)警提醒，告知工作人員哪些商鋪逾期未繳費，以及已經(jīng)拖欠的時間、滯納金額等信息。同時，系統(tǒng)能自動生成費用催繳單，并提供催繳單打印功能。租金折扣管理工作人員可以根據(jù)客戶類型設(shè)立不同的租金折扣。在登記客戶資料時，系統(tǒng)選擇客戶類型，則該客戶就自動綁定該類型的折扣。同時，系統(tǒng)提供折扣調(diào)整功能，可以針對具體某一客戶，修改折扣。但是修改后，不影響該類型其他客戶的折扣。工作人員在修改具體客戶折扣時，需要填寫相關(guān)信息。如：修改因素、修改人、修改日期等信息，以便將來查詢和記錄。短信告知當(dāng)系統(tǒng)自動生成繳費告知單時，系統(tǒng)會自動向客戶發(fā)送一條繳費告知短信，提醒客戶繳費日期、繳費金額。當(dāng)客戶預(yù)期不繳費時，系統(tǒng)會根據(jù)生成的催繳單，自動向用戶發(fā)送催繳短信。提醒用戶繳費日期、繳費金額、滯納金額等信息。假如有告知公告需要發(fā)送給客戶時，可以通過短信方式發(fā)送到每一位客戶。風(fēng)險預(yù)警管理協(xié)議到期預(yù)警即將到期的協(xié)議，系統(tǒng)會自動顯示到“協(xié)議到期預(yù)警”列表中。工作人員可以隨時通過不同的顏色和狀態(tài)關(guān)注哪些協(xié)議即將到期，哪些協(xié)議已經(jīng)到期。并提前做好風(fēng)險應(yīng)對準(zhǔn)備。當(dāng)協(xié)議續(xù)簽或者客戶退租后，該預(yù)警信息自動取消。逾期繳費預(yù)警當(dāng)客戶逾期繳費，系統(tǒng)會自動將該客戶信息以及應(yīng)繳納的費用顯示到“逾期繳費預(yù)警”列表中。工作人員可以隨時查看哪些客戶逾期繳費，可以對逾期繳費的金額進(jìn)行匯總。當(dāng)客戶繳清費用后，該預(yù)警信息自動取消。商鋪空置預(yù)警當(dāng)商鋪處在空閑狀態(tài)超過2個月（具體時限可以用戶自己設(shè)定），系統(tǒng)將對該商鋪進(jìn)行空閑預(yù)警。當(dāng)該商鋪重新出租后，該預(yù)警信息自動剛?cè)∠?。查詢功能系統(tǒng)將提供多種查詢功能，滿足用戶不同需求的查詢規(guī)定?？梢园凑丈啼伱Q、地址、用途、類型、狀態(tài)等條件進(jìn)行查詢?？梢园凑湛蛻粜彰?、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址等條件進(jìn)行查詢?？梢园凑諈f(xié)議編號、協(xié)議到期時間等條件進(jìn)行查詢。可以按照客戶入住時間、抄表時間進(jìn)行查詢?？梢园凑沼脩羰欠窭U費進(jìn)行查詢。記錄功能系統(tǒng)將提供多維度的記錄分析功能，并以圖形的形式顯示記錄結(jié)果?？梢园凑丈啼佀趨^(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄?？梢园凑绽U費情況進(jìn)行記錄?？梢园凑丈啼佊猛具M(jìn)行記錄?？梢园凑丈啼仩顟B(tài)進(jìn)行記錄。以上記錄結(jié)果都可以采用柱狀圖、餅狀圖或者線狀圖顯示，具體如下所示：繳費情況記錄商鋪用途記錄商鋪狀態(tài)記錄圖基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理商鋪用途設(shè)立：用戶可以自行添加、編輯和刪除商鋪用途。一旦設(shè)立完畢后，用戶在添加商鋪信息時，只需要選擇商鋪用途即可，而不需要每次輸入。商鋪位置設(shè)立：用戶可以添加常用的商鋪位置。在添加商鋪信息時，直接選擇商鋪位置。繳費項設(shè)立：用戶可以自定義繳費項，并設(shè)立各繳費項的單價。系統(tǒng)在計算客戶所需繳費金額時，自動調(diào)取該繳費項進(jìn)行計算，而不需要人員手工計算。員工賬號管理系統(tǒng)將為每一位使用系統(tǒng)的員工設(shè)立登錄賬號和登錄密碼。并且可認(rèn)為每一位員工設(shè)立部門、職務(wù)等信息。員工登錄密碼丟失，可以通過該功能重置密碼。權(quán)限管理系統(tǒng)將按照每一位員工的部門、職務(wù)，進(jìn)行權(quán)限分派。每一位員工只能使用和查看自己權(quán)限范圍內(nèi)的功能和數(shù)據(jù)。公司領(lǐng)導(dǎo)可以使用和查看所有功能和數(shù)據(jù)。實行計劃本項目將按照以下計劃進(jìn)行實行：階段名稱時間第1月第2月第3月第4月第5月第6月第7月第8月第9月第10月第11月第12月需求調(diào)查和分析系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)開發(fā)系統(tǒng)上線、測試、培訓(xùn)、手冊編寫用戶測試期調(diào)整修改普通用戶培訓(xùn)系統(tǒng)驗收后期維護項目預(yù)算序號功能報價（元）1商鋪信息管理20,0002客戶資料管理10,0003客戶入住管理20,0004客戶退出管理5,0005客戶繳費管理15,0006租金折扣管理5,0007租賃協(xié)議管理10,0008短信管理20,0009預(yù)警管理30,00010信息查詢20,00011數(shù)據(jù)記錄20,00012基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理10,00013權(quán)限管理10,00014賬號管理5,00015合計200,000系統(tǒng)維護系統(tǒng)現(xiàn)場部署工作完畢后，我們將按計劃組織用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)管理培訓(xùn)等工作。系統(tǒng)驗收后，我們將免費提供6個月的系統(tǒng)維護服務(wù)。維護保障體系系統(tǒng)維護服務(wù)工作由項目經(jīng)理牽頭組織成立系統(tǒng)維護小組，項目技術(shù)負(fù)責(zé)人監(jiān)督，由項目部協(xié)調(diào)公司各部門人員密切配合、共同承擔(dān)。維護方式和內(nèi)容公司針對本項目成立專門的系統(tǒng)維護服務(wù)小組，整個小組協(xié)作提供系統(tǒng)維護服務(wù)，服務(wù)方式和內(nèi)容涉及：維護小組通過網(wǎng)上消息工具、電話、傳真、E-mail、遠(yuǎn)程桌面等方式提供遠(yuǎn)程維護服務(wù)（國家例行節(jié)假日除外）；維護小組通過遠(yuǎn)程維護服務(wù)定期、不定期的系統(tǒng)檢查發(fā)現(xiàn)潛在的問題（系統(tǒng)需求、功能與數(shù)據(jù)上的錯誤）并予以排除，對于不能立即排除的問題，以文檔方式記錄問題或錯誤，并提交用戶確認(rèn)；系統(tǒng)維護小組收到問題文檔后，在一個工作日內(nèi)組織小組技術(shù)會議對問題進(jìn)行會診，然后通過遠(yuǎn)程維護服務(wù)的