試析沃爾瑪物流信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制模式

試析沃爾瑪物流信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制模式

一、研究背景

沃爾瑪百貨有限公司，由山姆·沃爾頓于1962年創(chuàng)立。在短短幾十年間，它由一家小型折扣商店發(fā)展成為世界上最大的零售企業(yè)之一。2002年《財(cái)富》評(píng)選的"500強(qiáng)”中，沃爾瑪更是以2189.12億美元的銷售收入位居首位。沃爾瑪如何能在如此短的時(shí)間內(nèi)不斷壯大，超越對(duì)手，坐上世界零售企業(yè)的頭把交椅呢？

筆者認(rèn)為，沃爾瑪強(qiáng)大的物流信息系統(tǒng)在其發(fā)展過(guò)程中起到了舉足輕重的作用。沃爾瑪有80000多種商品，為滿足全球4000多家連鎖店的配送需要，沃爾瑪每年的運(yùn)輸總量超過(guò)780000萬(wàn)箱，總行程達(dá)65000萬(wàn)公里。沒(méi)有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)，它根本不可能完成如此大規(guī)模的商品采購(gòu)、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、物流等管理工作。早在20世紀(jì)80年代沃爾瑪就建立起自己的商用衛(wèi)星系統(tǒng)。在強(qiáng)大的技術(shù)支特下，如今的沃爾瑪已形成了“四個(gè)一”

①。那么，如此龐大的信息系統(tǒng)，沃爾瑪是采用什么方法對(duì)它進(jìn)行控制，使得整個(gè)系統(tǒng)如臂指使呢？本文試運(yùn)用COSO報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)價(jià)方法，從控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)與評(píng)估、控制活動(dòng)、監(jiān)督和信息與溝通這五個(gè)方面對(duì)沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行分析，以求從中找出能供國(guó)內(nèi)企業(yè)參考之處。

二、對(duì)沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制的分析

1．對(duì)信息系統(tǒng)的大力支持。

COSO報(bào)告認(rèn)為，控制環(huán)境是指對(duì)建立、加強(qiáng)或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素，具體包括企業(yè)的董事會(huì)，企業(yè)管理人員的品行、操守、價(jià)值觀、素質(zhì)與能力，管理人員的管理哲學(xué)與經(jīng)營(yíng)觀念，企業(yè)文化，企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，信息溝通體系等。企業(yè)控制環(huán)境決定其他控制要素能否發(fā)揮作用，是內(nèi)部控制其他控制要素發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是企業(yè)內(nèi)部控制的核心。任何新生事物的成長(zhǎng)，都要有與之適應(yīng)的土壤。在80年代初期，一家企業(yè)建立一個(gè)衛(wèi)星系統(tǒng)幾乎是不可想象的。那么，沃爾瑪?shù)墓芾韺訉?duì)此是持何種態(tài)度呢？在提出要建立自己的衛(wèi)星系統(tǒng)時(shí)，山姆·沃爾頓是不太贊成的。他認(rèn)為目前的信息系統(tǒng)已經(jīng)可以使沃爾瑪在同業(yè)中處于領(lǐng)先地位，不必要再將如此多的資金投進(jìn)去。然而公司的其他高層，包括幾位董事和技術(shù)總監(jiān)，深知投資新技術(shù)對(duì)公司發(fā)展和控制成本、提高管理的重要性，他們勇于不斷地向山姆施壓，并以大量的數(shù)據(jù)證明了建立衛(wèi)星系統(tǒng)的可行性以及將會(huì)給沃爾瑪帶來(lái)的巨大效益。在其他高管的不懈努力下，山姆終于讓步了，沃爾瑪立刻花費(fèi)大約7億美元建成目前擁有的計(jì)算機(jī)和衛(wèi)星系統(tǒng)。如今，集團(tuán)專門從事信息系統(tǒng)工作的科技人員高達(dá)1200多人，每年投入信息的資金不下5億美元．可以說(shuō)，如果沒(méi)有高層人員當(dāng)初的卓識(shí)遠(yuǎn)見，如果沒(méi)有他們對(duì)信息系統(tǒng)的強(qiáng)力支持，沃爾瑪不可能有今天的規(guī)模和地位。

2．保持應(yīng)有的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

COSO報(bào)告認(rèn)為，環(huán)境控制和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，是提高企業(yè)內(nèi)部控制效率和效果的關(guān)鍵．沃爾瑪在不斷引進(jìn)新技術(shù)的基礎(chǔ)上仍保持著非常謹(jǐn)慎的態(tài)度。

每次有哪位主管想建立新系統(tǒng)，山姆總要求他們認(rèn)真地對(duì)應(yīng)用這個(gè)系統(tǒng)后可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且謹(jǐn)慎的推行系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，循序漸進(jìn)，逐漸推廣。1981年，沃爾瑪開始試驗(yàn)利用商品條碼和電子掃描器實(shí)現(xiàn)存貨自動(dòng)控制。公司先定幾家商店，在收款臺(tái)安裝讀取商品條碼的制備。兩年后，試驗(yàn)范圍擴(kuò)大到25家店。1984年，試驗(yàn)范圍擴(kuò)大到70家店。1985年，公司宣布將在所有的商店安裝條碼識(shí)別系統(tǒng)，當(dāng)年又?jǐn)U大了200多家。到80年代末，沃爾瑪所有商店和配送中心都安裝了電子條碼掃描系統(tǒng)。一個(gè)系統(tǒng)從試驗(yàn)到全面應(yīng)用相隔差不多十年時(shí)間。其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)之強(qiáng)由此可見一斑！

3．建立與信息系統(tǒng)相適應(yīng)的控制活動(dòng)。

COSO報(bào)告認(rèn)為，控制活動(dòng)是確保管理層的指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序，旨在幫助企業(yè)保證其針對(duì)“使企業(yè)目標(biāo)不能達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)”采取必要行動(dòng)。在建立了衛(wèi)星系統(tǒng)后，沃爾瑪針對(duì)這個(gè)交互式的通訊系統(tǒng)重新設(shè)定了一系列的控制活動(dòng)。

在沃爾瑪總部，高速電腦和各個(gè)發(fā)貨中心及各家分店的電腦聯(lián)接，商店付款臺(tái)上的激光掃描器會(huì)把每件貨物的條形碼輸入電腦，再由電腦進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。當(dāng)某一貨品庫(kù)存減少到一定數(shù)量時(shí)，電腦會(huì)發(fā)出信號(hào)，提醒商店及時(shí)向總部要求進(jìn)貨?？偛堪才咆浽春螅屯x商店最近的一個(gè)發(fā)貨中心，再由發(fā)貨中心的電腦安排發(fā)送時(shí)間和路線。這樣，從商店發(fā)出訂單到接到貨物并把貨物提上貨架銷售，一整套工作完成只要36個(gè)小時(shí)。這保證了它在擁有巨大規(guī)模的同時(shí)仍保持高效。世界3000多家沃爾瑪分店的任一POS（Point

of

Sale）機(jī)在掃描完一件商品時(shí)，數(shù)據(jù)都會(huì)立刻傳到該中心。這些控制活動(dòng)加快了決策傳達(dá)和信息反饋的速度，提高了整個(gè)公司的工作效率，同時(shí)節(jié)省了總部與分支機(jī)構(gòu)的溝通費(fèi)用。

4．監(jiān)督。

COSO報(bào)告認(rèn)為，企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程系通過(guò)納入管理過(guò)程的大量制度及活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的。要確保內(nèi)部控制制度切實(shí)執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好、內(nèi)部控制能夠隨時(shí)適應(yīng)新情況等，內(nèi)部控制必須被監(jiān)督。沃爾瑪?shù)男l(wèi)星系統(tǒng)可以監(jiān)控到全集團(tuán)的所有店鋪、配送中心和經(jīng)營(yíng)的所有商品，每天發(fā)生的一切與經(jīng)營(yíng)有關(guān)的購(gòu)銷調(diào)存等信息。

沃爾瑪有一個(gè)統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼叫UPC代碼（Universal

Product

Code），可以對(duì)它掃描、閱讀。經(jīng)理們選擇一件商品，掃描一下該商品的UPC代碼，不僅可以知道商場(chǎng)目前有多少這種商品，訂貨量是多少，而且知道有多少這種產(chǎn)品正在運(yùn)輸?shù)缴痰甑耐局?，?huì)在什么時(shí)候運(yùn)到。這些數(shù)據(jù)都通過(guò)主干網(wǎng)和通信衛(wèi)星傳遞到數(shù)據(jù)中心。管理人員不但能實(shí)時(shí)的對(duì)銷售情況、物流情況實(shí)時(shí)等進(jìn)行監(jiān)控，還可知道當(dāng)天回收多少?gòu)埵Ц`的信用卡、信息卡認(rèn)可體系是否正常工作，并監(jiān)督那天做成的交易數(shù)目。沃爾瑪?shù)臄?shù)據(jù)中心也與供應(yīng)商建立了聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)了快速反應(yīng)的供應(yīng)鏈管理。廠商通過(guò)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)可以進(jìn)入沃爾瑪?shù)碾娔X分銷系統(tǒng)和數(shù)據(jù)中心，直接從POS得到某供應(yīng)的商品流通動(dòng)態(tài)信息，如不同店鋪及不同商品的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、沃爾瑪各倉(cāng)庫(kù)和調(diào)配狀態(tài)、銷售預(yù)測(cè)、電子郵件與付款通知等等，以此作為安排生產(chǎn)、供貨和送貨的依據(jù)。通過(guò)這個(gè)信息系統(tǒng)，管理人員掌握到第一手的資料，并對(duì)日常運(yùn)營(yíng)與企業(yè)戰(zhàn)略做出分析和決策。

5．信息與溝通

一個(gè)良好的信息與溝通系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果。企業(yè)須按某種形式在某個(gè)時(shí)間之內(nèi)，辨別、取得適當(dāng)?shù)男畔ⅲ⒓右詼贤?，使員工順利履行其職責(zé)。沃爾瑪?shù)男畔⒉粌H供內(nèi)部分店使用，而且與供應(yīng)商共享。

衛(wèi)星系統(tǒng)每天可將銷售點(diǎn)的資料，快速、直接地傳遞給4000多家供應(yīng)商，以便供應(yīng)商及時(shí)備用，適應(yīng)市場(chǎng)需求。對(duì)于沃爾瑪來(lái)說(shuō)，他們的物流鏈已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了本公司的范圍，沃爾瑪?shù)墓?yīng)商，也被包括進(jìn)來(lái)。80年代末，通過(guò)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)與供應(yīng)商分離信息，從而建立起伙伴關(guān)系。比如說(shuō)，皇后公司和沃爾瑪?shù)暮献?。兩公司的?jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，讓供應(yīng)商隨時(shí)了解其商品在沃爾瑪各分店的銷售和庫(kù)存變動(dòng)情況，據(jù)此調(diào)整公司的生產(chǎn)和發(fā)貨提高效率，降低成本。

三、分析結(jié)論

通過(guò)對(duì)沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制分析，筆者以為，對(duì)我國(guó)企業(yè)有以下幾點(diǎn)啟示：

1．建立真正意義的公司治理結(jié)構(gòu)。如果當(dāng)年高層管理人員不能迫使山姆接受建立衛(wèi)星系統(tǒng)的建議，今天的沃爾瑪會(huì)是什么樣還很難說(shuō)。將整個(gè)公司的權(quán)力集于一人，很可能會(huì)形成“一人興邦，一人廢邦”的局面，這種公司治理的結(jié)構(gòu)是極具風(fēng)險(xiǎn)的。國(guó)內(nèi)的企業(yè)也有這種現(xiàn)象。一個(gè)龐大集團(tuán)的事務(wù)，往往就一二人說(shuō)了算。這種控制環(huán)境是不穩(wěn)定的。我國(guó)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在建立真正意義上的公司治理結(jié)構(gòu)、使權(quán)力有所制衡的基礎(chǔ)上，尋找一條適應(yīng)自身發(fā)展的平衡道路。

2.將信息系統(tǒng)的建設(shè)作為整個(gè)企業(yè)的戰(zhàn)略組成之一。沃爾瑪信息系統(tǒng)的組建過(guò)程，從董事到部門主管，全部參與，使得投入的人力、物力和資金嘆為觀止，收到的效益也是令人乍舌。這幾年來(lái)，我國(guó)大部分企業(yè)顯然已經(jīng)開始逐漸加大對(duì)信息系統(tǒng)的重視。許多公司成立了相應(yīng)的IT部，并且其地位開始從二級(jí)管理輔助部門向“一把手工程”轉(zhuǎn)變。北京翠微集團(tuán)在創(chuàng)建之始就提出：管理手段要采用高新技術(shù)。正是在現(xiàn)代科技手段與現(xiàn)代管理理念相結(jié)合的基礎(chǔ)上，翠微集團(tuán)在短時(shí)間內(nèi)崛起，并在中國(guó)商界占有一席之地。

3.針對(duì)信息系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的控制環(huán)節(jié)和程序。沃爾瑪在建立衛(wèi)星系統(tǒng)后，其物流程序發(fā)生了質(zhì)的變化。以衛(wèi)星控制臺(tái)為核心，通過(guò)UPC代碼即時(shí)掌握銷售情況，然后發(fā)指令給分銷中心，再通過(guò)車隊(duì)將商品運(yùn)送到目的地，整個(gè)動(dòng)作過(guò)程協(xié)調(diào)有序，減少無(wú)效的程序，提高效率。然而，國(guó)內(nèi)不少應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)，幾乎都未建立基本的供應(yīng)鏈計(jì)劃調(diào)度系統(tǒng)，也沒(méi)有建立配套的ＷＭＳ系統(tǒng)。在沒(méi)有配套控制程序的情況下，國(guó)內(nèi)一些已經(jīng)實(shí)施主流ERP軟件的領(lǐng)先企業(yè)的物流總成本及庫(kù)存水平仍遠(yuǎn)高于國(guó)際同行。

4.擴(kuò)大信息溝通范圍。曾經(jīng)有人問(wèn)山姆，將信息與供應(yīng)商共享，會(huì)不會(huì)對(duì)沃爾瑪?shù)纳虡I(yè)機(jī)密有什么影響。山姆說(shuō)，分享信息的好處肯定是大于不良影響的，與供應(yīng)商共享信息是沃爾瑪應(yīng)該堅(jiān)持做下去的事情。通過(guò)與供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系，可以讓供應(yīng)商及時(shí)知道沃爾瑪?shù)膸?kù)存情況來(lái)決定是否需要供貨。這種將供應(yīng)鏈的上家與下家也納入企業(yè)信息系統(tǒng)服務(wù)對(duì)象的理念，是我國(guó)大部分企業(yè)所不具備的。目前，我國(guó)很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了基于ERP的信息發(fā)布，使得合作伙伴可以共享部分物流信息，但是面向物流流程的協(xié)作則非常少見。僅少數(shù)合資或獨(dú)資企業(yè)、如寶潔、飛利浦、一汽大眾等已經(jīng)通過(guò)與合作伙伴之間進(jìn)行信息系統(tǒng)的協(xié)作實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代的物流運(yùn)作方案。大部分企業(yè)只是建立了以自我為中心的信息發(fā)布或信息收集，很少顧及合作伙伴的信息系統(tǒng)。由于缺乏以信息系統(tǒng)對(duì)接為前提的信息協(xié)作，VMI,

ECR,

1IT等現(xiàn)代物流模式在國(guó)內(nèi)制造企業(yè)內(nèi)很少得到應(yīng)用。