辦公文秘班教案

辦公文秘班教案辦公文秘教程PAGE1辦公文秘班教程第一課：計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化的信息工具計(jì)算機(jī)的組成：硬件系統(tǒng)+軟件系統(tǒng)硬件系統(tǒng)：主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等等軟件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：如WindowsXP應(yīng)用軟件：如Word等系統(tǒng)軟件：又叫操作系統(tǒng)，是幫助人管理和使用計(jì)算機(jī)的軟件開(kāi)機(jī)順序：先開(kāi)外部設(shè)備，再開(kāi)主機(jī)關(guān)機(jī)順序：先點(diǎn)開(kāi)始，選擇關(guān)閉計(jì)算機(jī)，點(diǎn)擊關(guān)閉，再關(guān)外設(shè)鍵盤(pán)：功能鍵區(qū)：F1--F12：F1是幫助，F(xiàn)2是重命名主鍵盤(pán)區(qū)：shift：上檔鍵：雙字符鍵的切換和大小寫(xiě)的臨時(shí)切換capslock:大寫(xiě)鎖定鍵：燈亮為大寫(xiě)輸入 tab：制表鍵：在選項(xiàng)間切換 Enter:回車鍵：確定和進(jìn)入的意思backspace:回格鍵：刪除光標(biāo)之前的內(nèi)容,與回車鍵相反有退出的作用CTRL：控制鍵：ctrl+空格：中英文輸入法的切換ctrl+shift：輸入法的切換Alt：換擋鍵Alt+tab：切換任務(wù)ESC：退出鍵：退出當(dāng)前命令Start:開(kāi)始鍵：Start+D切換回桌面鼠標(biāo)的使用：左鍵：?jiǎn)螕簦鹤饔檬沁x擇和激活雙擊：作用是打開(kāi)拖動(dòng)：（按住左鍵不放）創(chuàng)建選區(qū)中鍵：瀏覽窗口右鍵：打開(kāi)當(dāng)前位置的快捷菜單第二課：搜狗輸入法：全拼:例如：杜爾伯特蒙古族自治縣duerbotemengguzuzizhixian簡(jiǎn)拼：“杜爾伯特蒙古族自治縣”，當(dāng)輸入過(guò)一次生詞之后，再次輸入時(shí)，即可簡(jiǎn)拼：只輸入該詞的生母就可以（韻母自發(fā)聲的可以用’隔開(kāi)）細(xì)胞詞庫(kù)：在輸入法上右鍵，選擇設(shè)置屬性，點(diǎn)擊細(xì)胞詞庫(kù)，可以下載更多詞庫(kù)，詞庫(kù)就是某一專業(yè)的專用語(yǔ)，比如醫(yī)療，機(jī)械等專業(yè)詞庫(kù)ctfmon.exe——>回車。第六課：文件及文件夾操作文件夾窗口：用來(lái)顯示文件和文件夾的窗口（主要由：標(biāo)題欄、菜單欄、標(biāo)準(zhǔn)按鈕、地址欄、常用任務(wù)、主視圖區(qū)、狀態(tài)欄組成）在標(biāo)題欄上雙擊可以還原或者最大化窗口，在還原后的窗口四角上用鼠標(biāo)拖動(dòng)可以縮放窗口，在四邊上拖動(dòng)可以調(diào)整寬高。擴(kuò)展名:文件名中多出來(lái)的部分，作用是告訴電腦該文件由什么程序來(lái)打開(kāi)的.jpg圖片文件.rar壓縮文件.exe可執(zhí)行文件.docword文檔.dwgCAD圖紙.htm網(wǎng)頁(yè)文件文件重命名：選擇一個(gè)對(duì)象，按F2，輸入新文件名，按回車確定或者在文件上右鍵，選擇重命名，再輸入新名。隱藏?cái)U(kuò)展名：在文件夾窗口中，點(diǎn)擊工具，文件夾選項(xiàng)，在查看中，選擇隱藏已知文件類型的擴(kuò)展名。資源管理器：點(diǎn)擊文件夾按鈕，即可打開(kāi)，它是將電腦文件系統(tǒng)以樹(shù)狀圖組織起來(lái).中毒時(shí)也可打開(kāi)文件夾文件和文件夾的移動(dòng)和復(fù)制：在文件或者文件夾上右鍵選擇剪切或者復(fù)制，打開(kāi)目標(biāo)文件夾在空白處右鍵，選擇粘貼。剪切：移動(dòng)，是把一個(gè)文件拿起來(lái)Ctrl+X粘貼：放下，是把拿起來(lái)的文件放在指定的位置Ctrl+V復(fù)制：將一個(gè)變?yōu)槎鄠€(gè)Ctrl+C查看：在文件夾窗口中：點(diǎn)擊標(biāo)準(zhǔn)按鈕中的查看,1.縮略圖查看：查看文件夾中的圖片文件2.平鋪：查看少量文件3.圖標(biāo)：以圖標(biāo)格式查看4.列表：查看大量文件5.詳細(xì)信息：以文件具體信息為查看條件文件的大小bBKBMBGBTB1字母=8b=1B1漢字=16b=2B1KB=1024B=512漢字1MB=1024KB=524288漢字1GB=1024MB=5億多漢字在選中的文件上右鍵點(diǎn)擊屬性就可以查看大小。連續(xù)選擇：按住shift，點(diǎn)擊第一個(gè)目標(biāo)和最后一個(gè)目標(biāo)，就可以把他們之間的文件選中。按住Ctrl，在選中的文件上點(diǎn)擊就可以挑選。如何解壓文件：在壓縮文件上右鍵，選擇解壓到同名文件夾下如何壓縮文件：在要壓縮的文件上右鍵，選擇添加到同名文件夾下第七課：計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)維護(hù)：1.桌面占用的是C盤(pán)的存儲(chǔ)空間：C盤(pán)是系統(tǒng)盤(pán)，所以桌面內(nèi)容不宜太多2.避免經(jīng)常（頻繁）刪減文件3.盡量將程序安裝在除C盤(pán)（系統(tǒng)盤(pán)）以外的磁盤(pán)上4.磁盤(pán)要定期清理：磁盤(pán)清理：在磁盤(pán)上右鍵，選擇屬性，在常規(guī)選項(xiàng)卡中選擇“磁盤(pán)清理”，勾選非零項(xiàng)，點(diǎn)確定5.磁盤(pán)碎片整理：在磁盤(pán)屬性的工具選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊開(kāi)始整理，在新打開(kāi)的磁盤(pán)碎片整理程序窗口中，選擇一個(gè)磁盤(pán)，點(diǎn)分析，然后根據(jù)分析報(bào)告做相應(yīng)處理。一般一個(gè)半月分析一次，有助于計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，可用空間必須大于15%第八課：上網(wǎng)常見(jiàn)操作：瀏覽器：是用來(lái)瀏覽網(wǎng)頁(yè)的軟件（程序）把hao123設(shè)為主頁(yè)：在地址欄中輸入，回車，點(diǎn)擊把hao123設(shè)為主頁(yè)輸入網(wǎng)址時(shí)一定要選擇英文輸入法，而且一個(gè)標(biāo)點(diǎn)也不能錯(cuò)圖片下載：1.點(diǎn)擊圖片，輸入要搜索的內(nèi)容，點(diǎn)百度一下2.在新打開(kāi)的網(wǎng)頁(yè)中，點(diǎn)擊想要的圖片3.在新窗口的圖片上右鍵，點(diǎn)擊圖片另存為，選擇一個(gè)位置，輸入文件名，點(diǎn)擊保存。歌曲下載：1.點(diǎn)擊MP3，輸入要搜索的內(nèi)容，按回車2.在新打開(kāi)的窗口中，點(diǎn)擊你想要的歌曲名3.在新打開(kāi)的窗口中，按照提示，點(diǎn)擊鏈接，在新窗口中點(diǎn)瀏覽，選擇一個(gè)保存位置，在文件名中輸入下載的文件名稱，最后點(diǎn)擊下載或者確定，下載完成在當(dāng)初選擇的保存位置找到歌曲即可播放和使用申請(qǐng)免費(fèi)郵箱郵箱的好處：準(zhǔn)確，快速，環(huán)保郵箱地址的組成：zbq85122907@126.comzbq85122907（用戶名）+@126.com（郵箱服務(wù)器名）點(diǎn)網(wǎng)易->注冊(cè)免費(fèi)郵箱->按照提示輸入用戶名和密碼(用戶名必須是全國(guó)唯一的，所以在輸入完用戶名后要在空白處點(diǎn)擊等待電腦檢測(cè)是否重名)->點(diǎn)創(chuàng)建賬號(hào)->進(jìn)入郵箱收發(fā)電子郵件：點(diǎn)收件箱：點(diǎn)擊相應(yīng)的主題，可以打開(kāi)相應(yīng)的郵件，點(diǎn)寫(xiě)信：1、輸入收件人郵箱地址2、輸入主題3、點(diǎn)擊添加附件（附件就是自己計(jì)算機(jī)中的文件，如果只是發(fā)送文字，就可以不添加附件）選擇一種信紙，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊左上角的發(fā)送，發(fā)送成功與否電腦都會(huì)回饋你一個(gè)通知,成功為發(fā)送成功,失敗也會(huì)有報(bào)告第九課：屬性設(shè)置和控制面板顯示屬性的設(shè)置：在桌面空白處右鍵——>屬性:1.在主題中：點(diǎn)擊選擇按鈕——>選擇一個(gè)主題（主題包括：窗口樣式、桌面背景和系統(tǒng)圖標(biāo)）2.在桌面中：點(diǎn)擊瀏覽，可以在電腦的任何一個(gè)位置找到想要的圖片設(shè)為桌面背景，點(diǎn)擊自定義桌面，可以顯示或者隱藏系統(tǒng)圖標(biāo)3.在屏保中：液晶顯示器應(yīng)該選為無(wú)4.在設(shè)置中：屏幕分辨率越大越好，點(diǎn)擊高級(jí)——>監(jiān)視器，屏幕刷新頻率越高越好任務(wù)欄屬性設(shè)置：只有第二項(xiàng)不勾選在我的文檔上右鍵選擇屬性，要保證我的文檔存儲(chǔ)位置是在系統(tǒng)盤(pán)以外的其他盤(pán)，這樣可以提高系統(tǒng)運(yùn)行速度如果是在系統(tǒng)盤(pán)C盤(pán)中，可以點(diǎn)擊移動(dòng)，選擇到其他磁盤(pán)。在控制面板中：隱藏文件：作用：是保護(hù)重要文件和隱秘文件。操作：在控制面板，文件夾選項(xiàng)中，查看選項(xiàng)卡，隱藏文件和文件夾，就可以控制文件的隱藏和顯示,還必須保證文件的屬性是隱藏的。雙擊鍵盤(pán)：可以調(diào)整重復(fù)率和光標(biāo)閃爍頻率。雙擊鼠標(biāo)：可以切換主要和次要選擇按鈕，調(diào)節(jié)雙擊速度，選擇指針?lè)桨?，選擇鼠標(biāo)移動(dòng)速度。輸入法的刪除和添加：在區(qū)域和語(yǔ)言選項(xiàng)中，選擇語(yǔ)言，點(diǎn)擊詳細(xì)信息，就可以添加或者刪除輸入法。創(chuàng)建一個(gè)新帳戶：雙擊打開(kāi)用戶帳戶中，點(diǎn)擊創(chuàng)建一個(gè)新帳戶，輸入帳戶名，點(diǎn)擊下一步，挑選一個(gè)帳戶類型，點(diǎn)擊創(chuàng)建帳戶字體安裝：下載字體后在控制面板，字體中粘貼這種字體即可（BAIDU中直接搜索“字體”）第十課：任務(wù)驅(qū)動(dòng)法啟動(dòng)word一、Word主要用來(lái)：排版和打印窗口組成：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、主編輯區(qū)、任務(wù)窗格、狀態(tài)欄。在窗口左下角的五個(gè)視圖按鈕中最常用的是中間的頁(yè)面視圖二、光標(biāo)控制區(qū)：1、PageUp和PageDown是翻動(dòng)屏幕2、Home和End回到行首或行尾3、Insert在插入和改寫(xiě)間切換4、Delete刪除光標(biāo)之后的內(nèi)容5、截屏鍵：print攔截屏幕：按截屏鍵，在word或者開(kāi)始菜單，附件，畫(huà)圖軟件中按ctrl+V粘貼，點(diǎn)擊文件，保存，選擇一個(gè)保存位置，命名并保存。 三、任務(wù)驅(qū)動(dòng)法啟動(dòng)word：電腦中找到一個(gè)位置，空白處右鍵，選擇新建word文檔;命名文件，按回車確定，再按回車啟動(dòng)word，開(kāi)始編輯這個(gè)文件保存：點(diǎn)文件，選擇保存，CTRL+S另存為：創(chuàng)建當(dāng)前文件的副本，幫助我們快速由已有文件建立新文件第十一課：格式編輯（一）從桌面直接啟動(dòng)word：雙擊桌面的word圖標(biāo)，在第一行輸入標(biāo)題，然后直接點(diǎn)擊文件，保存，選擇保存位置，點(diǎn)保存。1、先輸入文字，并用回車分段。2、編輯標(biāo)題：編輯原則：編輯誰(shuí)就選中誰(shuí)，回車在word中是另起一段和換行的作用。標(biāo)題的一般格式：黑體、二號(hào)、居中。當(dāng)標(biāo)題字?jǐn)?shù)特別少時(shí)：選中除最后一個(gè)字以外的其他字，點(diǎn)擊格式，字體，在字符間距中，間距后面的磅值中輸入數(shù)值，點(diǎn)確定；當(dāng)字特別多時(shí)：在格式，字體，字符間距中，縮放選擇50%，點(diǎn)確定。字體大小：當(dāng)字論號(hào)的時(shí)候，越靠上越大，當(dāng)論磅時(shí)，越靠下越大，對(duì)選中的文字還可以在菜單欄中的格式，字體中選擇上標(biāo)下標(biāo)等效果。3、段落編輯：選中要編輯的段落，點(diǎn)格式，段落，可以設(shè)置：對(duì)齊方式、左右縮進(jìn)、特殊格式（首行縮進(jìn)）、段前段后、行距。4、Ctrl+Z：撤銷、Ctrl+Y：恢復(fù)5、在格式工具欄中，先分欄，再首字下沉6、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)：選中要添加項(xiàng)目符號(hào)或者編號(hào)的文字，點(diǎn)擊格式—>項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)—>編號(hào)—>選擇一種編號(hào)—>點(diǎn)擊自定義，在編號(hào)格式中，灰色部分是由編號(hào)樣式?jīng)Q定的，其他部分是公共部分，對(duì)齊位置和縮進(jìn)位置一般都為0。第十二課：格式編輯（二）7、插入圖片：用鼠標(biāo)指定要插入的位置，點(diǎn)插入，選擇圖片，來(lái)自文件，選擇一個(gè)圖片，點(diǎn)插入。8、編輯圖片：選中圖片，在圖片工具欄中先選擇文字環(huán)繞，應(yīng)用四周型環(huán)繞，在四個(gè)角上拖動(dòng)可以縮放，還可以裁剪和重設(shè)圖片。9、插入自選圖形：插入，圖片，自選圖形，在自選圖形工具欄中選擇一種形狀，在指定區(qū)域拖動(dòng)繪制10、編輯自選圖形：選中自選圖形所在框，在視圖，工具欄中，選擇圖片，就可以編輯了。Ctrl+D是直接復(fù)制11、插入組織結(jié)構(gòu)圖：點(diǎn)插入，圖片，組織結(jié)構(gòu)圖，選中其中一個(gè)對(duì)象，就可以為他插入下屬，同事，助手，更改版式（標(biāo)準(zhǔn)），通過(guò)選擇按鈕可以實(shí)現(xiàn)分類選擇，還可以選擇直接套用格式12：插入藝術(shù)字：eq\o\ac(○,1)將現(xiàn)有文字轉(zhuǎn)換為藝術(shù)字：選中文字，點(diǎn)插入，圖片，藝術(shù)字，選擇一種藝術(shù)字樣式，點(diǎn)確定，編輯后點(diǎn)確定。eq\o\ac(○,2)直接插入藝術(shù)字，用光標(biāo)指定插入位置，直接點(diǎn)插入。13、格式刷的使用：作用：用來(lái)復(fù)制格式。操作：選中要變成的格式，單擊格式刷，去刷要修改的內(nèi)容。把單擊改為雙擊就可以重復(fù)使用，想退出該工具，可以再次點(diǎn)擊格式刷按鈕14、如何顯示工具欄：在菜單欄空白處右鍵，選擇圖片等要使用的工具欄，即可顯示。第十三課：表格的制作（一）1、輸入表頭文字；2、插入表格：點(diǎn)擊菜單欄中的表格→插入→表格，輸入列數(shù)和行數(shù)，點(diǎn)擊確定；3、合并單元格：作用：是把多個(gè)單元格變?yōu)橐粋€(gè)。操作：在選中的單元格上右鍵選擇合并單元格；拆分單元格：作用：是把一個(gè)單元格變?yōu)槎鄠€(gè)。操作：在要拆分的單元格上右鍵選擇拆分單元格，輸入列數(shù)和行數(shù)。4、調(diào)整行高、列寬：用鼠標(biāo)靠近要調(diào)整的線，出現(xiàn)移動(dòng)標(biāo)記時(shí)拖動(dòng)這條線即可（要單獨(dú)調(diào)整某一段線可以選中這段線周圍的單元格）5、平均分布各行、列：選中要平均的所有單元格，點(diǎn)擊菜單欄中的表格→自動(dòng)調(diào)整→平均分布各行或者各列；6、單元格對(duì)齊方式：在選中的單元格上右鍵，選擇一種單元格對(duì)齊方式；第十四課：表格的制作（二）7、在表格的左上角拖動(dòng)可以改變位置，在表格的右下角拖動(dòng)可以整體變大或者縮??；8、繪制表格：點(diǎn)擊表格→繪制表格，在主編輯區(qū)拖動(dòng)即可。9、即點(diǎn)即輸：在要輸入的位置雙擊就可以直接打字；10、文字方向：在選中的單元格上右鍵選擇文字方向。11、繪制斜線表頭：用鼠標(biāo)指定要插入的單元格，點(diǎn)擊表格→繪制斜線表頭，選擇一中樣式，輸入行標(biāo)題和列標(biāo)題即可。12、美化表格：在選中的單元格上右鍵選擇邊框和底紋，在邊框中，可以選擇自定義，在右側(cè)的預(yù)覽中點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕控制各邊的顯示和更新。13、排序：指定表格，點(diǎn)擊表格→排序，選擇一個(gè)主要關(guān)鍵字，如果怕并列無(wú)法區(qū)分，還可以選擇一種次要關(guān)鍵字。14、查找和替換：Ctrl+F是查找的快捷鍵，作用是快速定位。替換是批量替換錯(cuò)誤或者更改數(shù)據(jù)。第十五課：多頁(yè)編輯：奇偶頁(yè)不同：1、插入頁(yè)眉和頁(yè)腳：視圖——>頁(yè)眉和頁(yè)腳——>輸入頁(yè)眉——>點(diǎn)擊在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換按鈕——>點(diǎn)擊設(shè)置頁(yè)碼格式按鈕選擇一種頁(yè)碼格式，再點(diǎn)擊插入頁(yè)碼按鈕2、雙擊頁(yè)眉或者頁(yè)腳，點(diǎn)擊頁(yè)面設(shè)置，點(diǎn)版式，勾選奇偶頁(yè)不同，分別在奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)中輸入頁(yè)眉并插入頁(yè)腳插入分隔符：點(diǎn)插入——>分隔符——>分頁(yè)符在分隔符中：分頁(yè)符和下一頁(yè)是不同的，下一頁(yè)前后格式不同紙張方向的更改：文件——>頁(yè)面設(shè)置——>在頁(yè)邊距中可以選擇一種方向，還可以修改頁(yè)邊距插入目錄：在文章的最初位置插入一個(gè)空白頁(yè)，留作目錄頁(yè)，將各級(jí)標(biāo)題分別套用格式工具欄中的標(biāo)題一二三等等，將光標(biāo)指定回第一空白頁(yè)中，點(diǎn)插入，引用，索引和目錄，點(diǎn)目錄，點(diǎn)確定更新目錄:在目錄上右鍵，選擇更新域，選擇更新整個(gè)目錄，點(diǎn)確定在打印前要點(diǎn)文件，打印預(yù)覽第十六課：電子表格（一）Excel:電子表格：作用統(tǒng)計(jì)和計(jì)算數(shù)據(jù)的輸入: 1、單擊作用：輸入新數(shù)據(jù) 2、雙擊作用：修改已有數(shù)據(jù) 回車，向下走。Shift+回車，向上走。Tab是向右走，shift+Tab向左走選擇: 在單元格內(nèi)部拖動(dòng)可以選擇多個(gè)單元格移動(dòng): 在單元格的邊框拖動(dòng)可以移動(dòng)單元格刪除數(shù)據(jù): 選中后按Delete自動(dòng)填充功能: 在選中的單元格右下角，小黑點(diǎn)上拖動(dòng)，可以自動(dòng)填充單擊藍(lán)色圖標(biāo)，選擇一種填充方式公式的應(yīng)用: 1、選擇一個(gè)單元格作為數(shù)據(jù)輸出單元格 2、用英文輸入法輸入=單元格名稱*單元格名稱 3、按回車插入函數(shù)： 選擇一個(gè)單元格作為數(shù)據(jù)輸出單元格，點(diǎn)擊fx按鈕選擇sum函數(shù)點(diǎn)確定 選擇要計(jì)算的單元格，點(diǎn)確定第十七課：電子表格（二）設(shè)置單元格格式：在選中的單元格上右鍵，選擇設(shè)置單元格格式，在數(shù)字中可以選擇貨幣，常用，數(shù)值，文本（主要用來(lái)顯示超大數(shù)），在邊框中可以顯示打印邊框，在對(duì)齊中，可以更改文字方向和對(duì)齊方式自定義序列：點(diǎn)擊工具，選項(xiàng)，自定義序列，在輸入序列中輸入詞組并且用回車分開(kāi)點(diǎn)擊確定，還可以點(diǎn)擊導(dǎo)入前面的按鈕選中已有文字再點(diǎn)擊導(dǎo)入。復(fù)制工作表 在工作表標(biāo)簽上右鍵，選擇移動(dòng)或復(fù)制工作表，選擇移至最后，勾選建立副本，點(diǎn)擊確定創(chuàng)建模板： 打開(kāi)一個(gè)自己滿意的工作簿，點(diǎn)擊文件，另存為，保存類型選為模板，命名點(diǎn)保存（刪除變量，保留公式和函數(shù)）使用模板： 點(diǎn)擊文件，新建，在右側(cè)的任務(wù)窗格中點(diǎn)擊根據(jù)本機(jī)的模板，選擇一個(gè)模板點(diǎn)擊確定第十八課：電子表格（三）自動(dòng)篩選: 用鼠標(biāo)指定工作表，點(diǎn)擊菜單欄中的數(shù)據(jù)，篩選，自動(dòng)篩選。點(diǎn)擊項(xiàng)目后的三角號(hào)，選擇自定義，選擇限制條件，輸入數(shù)值點(diǎn)擊確定凍結(jié)窗格： 作用是：方便比對(duì)數(shù)據(jù)。操作：選擇一個(gè)單元格，點(diǎn)擊窗口，凍結(jié)窗格，就會(huì)生成兩條穿過(guò)單元格左上頂點(diǎn)的凍結(jié)線單元格內(nèi)換行：Alt+回車合并單元格插入行或者列第十九課：幻燈片（一）PowerPoint

幻燈片，作用是制作演示文稿根據(jù)設(shè)計(jì)模板新建幻燈片1、點(diǎn)擊文件，新建2、在右側(cè)的任務(wù)窗格中選擇根據(jù)設(shè)計(jì)模板3、選擇一個(gè)模板，并按照提示輸入標(biāo)題及副標(biāo)題插入新幻燈片：Ctrl+M幻燈片版式：插入新幻燈片后，在右側(cè)的任務(wù)窗格中，選擇一種版式，再按照提示輸入內(nèi)容更改配色方案