活動方案之博覽會籌備工作方案

博覽會籌備工作方案【篇一：第三屆中國東盟博覽會籌備工作方案】附件：第三屆中國—東盟博覽會籌備工作方案省廳《關(guān)于做好第三屆中國－東盟博覽會參展參會組織工作的通知》（冀商國際字【2006】3號）已就做好中國－東盟博覽會的重要意義、指導(dǎo)思想、組織原則及總體安排進行了詳細(xì)部署。為了保證此項工作順利開展，進一步細(xì)化工作程序，特制定以下工作方案。一、組織參會機構(gòu)為使組織工作嚴(yán)謹(jǐn)有序，我省參展參會工作由省商務(wù)廳統(tǒng)一組織，牽頭處室為國際經(jīng)貿(mào)關(guān)系處，對外經(jīng)濟合作處、商業(yè)改革發(fā)展處和開發(fā)區(qū)管理處等處室配合，河北省投資促進中心協(xié)辦。二、展覽安排（一）展覽規(guī)模：展覽面積80，000平方米，國際標(biāo)準(zhǔn)展位3000個，其中室內(nèi)展位2500個，室外500個。預(yù)計國內(nèi)外參展參會人數(shù)3萬人，其中東盟客商1萬人。（二）展區(qū)設(shè)置：商品貿(mào)易、投資合作、農(nóng)業(yè)先進適用技術(shù)、“魅力之城”四大專題展區(qū)。三、我省參加博覽會的籌備組織工作（一）、加強宣傳，做好動員工作5月中旬，各地根據(jù)第三屆博覽會的總體工作安排和專題設(shè)置，完成參加第三屆博覽會的工作部署，制定相應(yīng)的工作方案，召開本地區(qū)的參展參會動員會議，突出重點，加強宣傳，務(wù)必使本地區(qū)優(yōu)勢企業(yè)特別是與東盟經(jīng)貿(mào)往來較多的企業(yè)了解本屆博覽會的總體工作安排和具體要求。（二）、參展參會具體安排：1、按照統(tǒng)一部署，各設(shè)區(qū)市商務(wù)局、擴權(quán)縣（市）商務(wù)主管部門負(fù)責(zé)本地的牽頭協(xié)調(diào)和統(tǒng)一組織工作,各地聯(lián)絡(luò)員可隨時向省商務(wù)廳報送參展信息，并于每月28日向商務(wù)廳通報當(dāng)月組織參展參會情況；2、企業(yè)招展工作時間安排及指標(biāo)分解:⑴、5月份各地區(qū)全面開展招展工作，綜合了解本地區(qū)的情況，5月28日前將各地區(qū)參展商品、項目、展示的重點報省商務(wù)廳;⑵、參展企業(yè)報名截止時間為7月28日，省商務(wù)廳6月份開始逐批確認(rèn)參展企業(yè)和參展商品，并向博覽會秘書處報送參展申請，同時向各地反饋東盟國家企業(yè)參展情況；⑶、9月15日前，各地將參展代表的詳細(xì)情況報省商務(wù)廳，以便省商務(wù)廳與大會秘書處聯(lián)系，安排代表團的住宿、交通、證件及其他參會事宜；⑷、10月份，省商務(wù)廳負(fù)責(zé)企業(yè)參展的各項組織工作及會期服務(wù)工作。（5）、省商務(wù)廳擬為我省參展企業(yè)申請59個展位，各市商貿(mào)展區(qū)展位分配請參考附表1。3、采購商組織工作時間安排及指標(biāo)分解安排⑴、5月份各地開展宣傳動員工作，組織參會采購商，并及時向省商務(wù)廳通報報名情況；⑵、采購商是指主營業(yè)務(wù)與博覽會設(shè)置的商品貿(mào)易、投資合作、農(nóng)業(yè)先進適用技術(shù)和“魅力之城”四大專題相關(guān)，且具有從事采購洽談、投資洽談、技術(shù)洽談和旅游洽談能力，并確定到博覽會現(xiàn)場洽談業(yè)務(wù)的企業(yè)或機構(gòu)。參會企業(yè)報名截止時間為7月28日，省商務(wù)廳6月份開始逐批確認(rèn)采購商，并向博覽會秘書處報送參會申請；⑶、9月15日前，各地將參會代表的詳細(xì)情況報省商務(wù)廳，以便省商務(wù)廳與大會秘書處聯(lián)系，安排代表團的住宿、交通、證件及其他參會事宜；⑸、我省擬組織180家采購商參加博覽會，各市組織大型商業(yè)企業(yè)、連鎖企業(yè)、進口企業(yè)以及機械設(shè)備、電子電器、糧油食品、建材家居等相關(guān)行業(yè)的采購商，采購商數(shù)量分配參考附表2。4、征集“走出去”項目的時間安排及指標(biāo)分解安排⑴、各地5月份對本地區(qū)與東盟國家的投資合作項目進行摸底調(diào)查，掌握總體情況，確定本地區(qū)重點“走出去”項目和引資項目安排；⑵、5月28日前向省商務(wù)廳報送本地與東盟國家的投資合作項目情況；⑶、“走出去”項目和引資項目報名最終截止日期為7月10日，6月份開始確認(rèn)擬參會的“走出去”項目和引資項目，省商務(wù)廳及時將東盟國家項目向各地反饋；⑷、10月份進行參展項目的具體安排工作；石家莊市電視臺中國會展網(wǎng)各省級日報二、組織保障（完成期限：5天，4月25日——4月30日）1、組織架構(gòu)成立前期籌備辦公室，負(fù)責(zé)會展規(guī)劃建設(shè)及招商工作；負(fù)責(zé)向組委會匯報招商進展情況。成員單位：總裁辦、外聯(lián)部、太陽城商業(yè)公司、廣告策劃部。1、組織分工主持人：康萬兵核心團隊：總裁辦：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、督辦；外聯(lián)部：負(fù)責(zé)聯(lián)系中央有關(guān)部委、各省、市級政府冠名及首長剪彩事宜；太陽城商業(yè)公司：負(fù)責(zé)國際、國內(nèi)招商{國際客戶暫定港、澳、臺、東南亞國家的企業(yè)}；廣告策劃部：負(fù)責(zé)會展策劃和媒體廣告宣傳報道；2、該階段人員配備：10——15人三、措施保障：（完成期限：10天，5月4日——5月13日）1、在我們舉辦會展之前3個月內(nèi)，請河北省政府不再批準(zhǔn)其境內(nèi)的會展申請。確保本屆產(chǎn)品展銷、成果發(fā)布、資本與項目對接會展的成功舉辦；2、制訂工作流程和參展手冊；3、制訂工作責(zé)任制；4、會展活動內(nèi)容及安排；5、場地布置及分配；6、會場裝飾裝修方案；四、工作落實（完成時限：30天，5月4日——6月3日）；1、外聯(lián)工作基本落實，主辦單位和協(xié)辦單位基本確認(rèn)，組委會名單基本確定；2、完成場地規(guī)劃布置；3、組委會成員單位第一次會議（確定和通過會展規(guī)格、定位、參展對象、參展費用標(biāo)準(zhǔn)、資本對接、成果發(fā)布、媒體廣告詞、其他工作安排等事項）；4、廣告策劃：第一階段：制作期（完成時限：10天，6月4日——6月13日）第二階段：溫和期（完成時限：100天，6月14日——9月21日）第三階段：高潮期（完成時限：55天，9月22日——11月15日）5、招商工作：第一階段：摸底排列；（完成時限：26天，5月4日——5月30日）第二階段：發(fā)送參展邀請函并跟蹤落實、簽訂參展協(xié)議書（完成時限：159天，6月4日——11月10日）第三階段：接待；五、會展選址會展地點：太陽城中國名特優(yōu)產(chǎn)品商廈。其理由：1、“中國名特優(yōu)產(chǎn)品商廈”名稱與本屆會展主題完全吻合；2、目前小火車、休閑娛樂會所等項目正在緊鑼密鼓地規(guī)劃建設(shè)中，屆時將作為主會展的配套服務(wù)設(shè)施，直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益。3、更重要的是太陽城項目公司是一支充滿信心、有戰(zhàn)斗力的團隊，而且已經(jīng)做好了迎接召開會展的準(zhǔn)備；六、評估1、成功舉辦本屆會展，將實現(xiàn)太陽城商業(yè)項目當(dāng)年投資當(dāng)年創(chuàng)收的經(jīng)濟效益、政治效益和社會效益，縮短商業(yè)市場開發(fā)時間；2、異地舉辦，將分散太陽城商業(yè)公司的有效人力資源和客戶資源，不利于太陽城商業(yè)市場的啟動；3、會展能否成功舉辦，關(guān)鍵在于有效的工作效率、堅定的執(zhí)行能力和前期準(zhǔn)備工作是否深入細(xì)致。如