內(nèi)部審核策劃

《九》內(nèi)部審核策劃開展內(nèi)審前，應(yīng)有一個策劃過程。策劃結(jié)果應(yīng)形成書面文件，主要包括審核計劃、審核組、審核用工作文件和資料(包括文件審查)、通知審核等。通過內(nèi)審策劃，應(yīng)做到：

a)計劃落實。包括審核計劃得到批準(zhǔn)，審核計劃為審核組和受審核部門充分了解；

b)責(zé)任落實。包括建立審核組并明確分工，各受審核部門負(fù)責(zé)人屆時在場并已有準(zhǔn)備；

c)工作文件落實。包括各類工作文件齊備，所有文件、記錄都能得到理解并能有效應(yīng)用。

9．1制定審核計劃

審核計劃包括年度審核計劃和審核活動計劃(審核大綱)。年度審核計劃是審核策劃的始端也是總綱，審核活動計劃則是按照年度審核計劃安排具體實施。

審核計劃的內(nèi)容可包括：審核目的、范圍、審核準(zhǔn)則、審核組成員及分工、主要審核活動的時間安排、首末次會議時間等。

組織年度審核計劃應(yīng)以文件形式頒發(fā)，審核活動計劃應(yīng)有審核組長簽名和主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

9．1．1年度審核計劃

(1)目的

a)保證內(nèi)部審核的實施有計劃地進(jìn)行；

b)便于管理、監(jiān)督和控制內(nèi)部審核。

(2)要點

a)年度內(nèi)部審核計劃可包括質(zhì)量管理體系、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的審核；

b)質(zhì)量管理體系審核應(yīng)在年內(nèi)對所有部門和過程全部覆蓋，并突出關(guān)鍵部門、過程；

c)過程質(zhì)量審核應(yīng)在年內(nèi)對所有關(guān)鍵過程、特殊過程全部覆蓋，還可考慮問題較多、比較薄弱的過程；

d)產(chǎn)質(zhì)量保審核應(yīng)在年內(nèi)按周期和既定抽樣方案進(jìn)行，突出主導(dǎo)產(chǎn)品。

(3)考慮因素

a)落實審核組織；

b)審核范圍；

c)顧客、認(rèn)證機構(gòu)及有關(guān)法規(guī)的要求；

d)質(zhì)量管理體系文件關(guān)于內(nèi)部審核的要求；

e)審核的頻次等。

(4)類型

9．1．2集中式審核工作計劃

主要特點是：

在某計劃時間內(nèi)安排的集中式審核。每次審核可針對全部適用過程及相關(guān)部門，也可針對某些過程或部門；

審核后的糾正行動及跟蹤在限定時間內(nèi)完成；

審核的時機大多為：新建質(zhì)量管理體系運行后，質(zhì)量管理體系有重大變化時，發(fā)生重大事故時，外部質(zhì)量審核前，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要時。集中式審核應(yīng)編制審核計劃表。

9.2建立審核小組

根據(jù)審核活動目的、范圍、部門、過程以及審核日程安排，選定審核組長和成員，建立審核小組。

小組成立以后，應(yīng)明確各成員分工和要求，這是審核組長的責(zé)任。審核組長應(yīng)注意"審核員不能審核自己的工作"的原則。

審核員按分配任務(wù)做好各項準(zhǔn)備工作。主要有：

a)熟悉必要的文件和程序；

b)根據(jù)要求編制檢查表；

c)考慮前次審核結(jié)果應(yīng)跟蹤的項目。

小組成立后通常應(yīng)舉行審核組會議，以確保審核前準(zhǔn)備工作全部完成，每個審核員對審核任務(wù)完全了解。

為使內(nèi)審活動正常有效地開展，組織應(yīng)建立相適應(yīng)的內(nèi)審工作系統(tǒng)，主要是：

a)組織。應(yīng)建立審核組織，指定組織內(nèi)審負(fù)責(zé)人(如管理者代表)，明確日常工作負(fù)責(zé)部門以及其他部門應(yīng)負(fù)的職責(zé)；應(yīng)選擇、培訓(xùn)、形成一批合格的內(nèi)審員(最好每個部門至少有一名內(nèi)審員)，以確保審核活動必需的人力資源；

b)文件。應(yīng)建立并保持內(nèi)審程序，規(guī)定內(nèi)審的基本步驟、要求、責(zé)任與方法，應(yīng)建立完善內(nèi)審工作文件，如年度審核計劃、審核活動計劃、檢查表、現(xiàn)場審核記錄表、不合格項報告、糾正措施報告、審核報告等。

9．3編制檢查表

檢查表是審核前需準(zhǔn)備的一個重要工作文件。

為提高審核的有效性和效率，審核員一般應(yīng)根據(jù)分工準(zhǔn)備現(xiàn)場審核用的檢查表。檢查表內(nèi)容的多少，取決于被審核部門的工作范圍、職能、抽樣方案及審核要求和方法。

9．3．1檢查表的類型

a)過程檢查表

這是一種按照ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條款編制的檢查表，其關(guān)鍵是選擇部門，分清主次。如編制與顧客有關(guān)的過程(7，2)檢查表，主要部門為銷售部，主要相關(guān)部門為生產(chǎn)部、技術(shù)部、財務(wù)部等。采用過程檢查表，優(yōu)點是審核有深度，審核易發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)"接口"問題，缺陷是造成審核部門的重復(fù)。

b)要素檢查表

9.3.2檢查表的編制方法

a)制定審核流程圖

b)受審核部門的選擇

受審核部門宜為一個相對獨立的組織單元。如RS公司總裝分廠下設(shè)有許多科室、車間，宜分別編制。

c)審核地點的選擇

審核地點應(yīng)確定且唯一確定，這是計劃審核項目時必須考慮的因素。如銷售部的審核地點放在辦公室，審核項目應(yīng)能在辦公室取證。

d)審核時間的確定

審核時間是指在某被審核部門和審核地點，完成既定的審核任務(wù)，預(yù)計所花費的審核時間。如在銷售部辦公室審核，預(yù)計時間為3小時。

e)審核過程的確定

審核過程是指對被審核部門應(yīng)審核哪些過程，這必須事先確定且需考慮全面。在確定被審核部門審核過程時，應(yīng)分清分管過程、主相關(guān)過程和通相關(guān)過程。分管過程是指該部門負(fù)責(zé)組織實施、控制的過程；主相關(guān)過程是指該部門具有部分管理或?qū)嵤┞毮艿倪^程；通相關(guān)過程是指各部門都必須組織、控制的過程，在ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中通相關(guān)過程主要為文件控制(4．2．3)、質(zhì)量記錄的控制(4．2．4)、以顧客為中心(5．2)、質(zhì)量方針(5．3)、策劃(5．4)、職責(zé)和權(quán)限(5．5.1)、內(nèi)部溝通(5．5．3)、工作環(huán)境(6．4)、改進(jìn)(8．5)。RS公司銷售部的分管過程為與顧客有關(guān)的過程、顧客財產(chǎn)、顧客滿意；主相關(guān)過程為設(shè)計／開發(fā)(7.3)、生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制(7．5．1)、不合格品控制(8．3)、數(shù)據(jù)分析(8．4)、標(biāo)識與可追溯性(7.5.3)、產(chǎn)品防護(hù)(7.5.5)。

f)檢查項目、證據(jù)及方法的確定

檢查項目、證據(jù)及方法是檢查表的主要內(nèi)容，編制時，應(yīng)把握以下要點：

--"分管過程"的檢查內(nèi)容應(yīng)詳盡、全面；"主相關(guān)過程"的檢查內(nèi)容只涉及由其組織實施、控制的部分職能；"次相關(guān)過程"的檢查內(nèi)容應(yīng)是對各部門都必須遵守的內(nèi)容和要求；--應(yīng)以組織的質(zhì)量管理體系程序文件為主要依據(jù)確定檢查項目、證據(jù)及方法。因此，在編制檢查表時，應(yīng)明確與被審核部門相關(guān)的程序文件；

--程序文件中有記錄要求的條款列為必查項目，無記錄要求時，應(yīng)選擇關(guān)鍵的接口或有問題的條款作為檢查項目；

--檢查項目、證據(jù)通常應(yīng)與程序文件相對應(yīng)，證據(jù)及方法應(yīng)與檢查項目相對應(yīng)

g)檢查依據(jù)的確定

檢查依據(jù)是指與檢查項目、證據(jù)及方法相對應(yīng)的組織程序文件條款。

9.3.3檢查表的作用

a）明確與審核目標(biāo)有關(guān)的樣本；

b）使審核工作規(guī)范化；

c）按檢查表的要求進(jìn)行調(diào)查研究，可使審核目標(biāo)始終保持明確；

d）便于掌握審核進(jìn)度；

e）有時可作為審核記錄存檔。

9.3.4設(shè)計檢查表應(yīng)注意事項

a)對照標(biāo)準(zhǔn)和手冊的要求設(shè)計檢查表；

b)選擇典型的質(zhì)量問題和常見的執(zhí)行漏洞，平常容易忽視的問題，但不應(yīng)鉆牛角尖；

c)結(jié)合受審核部門特點；

d)抽樣應(yīng)有代表性；

e)時間要留有余地；

f)要有可操作性，有具體操作方法。如抽選什么樣本，數(shù)量多少，通過問什么問題，觀察什么事物而取得客觀證據(jù)等。

g）部門進(jìn)行審核時，要包含所有涉及到的要素；按要素進(jìn)行審核時，要包含所有涉及到的部門。

9．3．5內(nèi)審檢查表的特點

a)內(nèi)審檢查表的格式內(nèi)容可相對固定；

b)通過一段時間內(nèi)審實踐后，應(yīng)能形成內(nèi)容相對穩(wěn)定的標(biāo)準(zhǔn)檢查表；

c)根據(jù)審核工作的需要，可在標(biāo)準(zhǔn)檢查表演基礎(chǔ)上制訂針對不同問題、不同部門、不同活動的檢查表；

d)檢查表應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理方面的全部要求，不應(yīng)局限于質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)方面的要求，并可包含本組織一些特殊要求；

e)檢查表可作為受審核部門準(zhǔn)備接受審核的參考文件，便于取得對審核的了解和認(rèn)真做好審核準(zhǔn)備工作。

9．3.6檢查表的使用

有了檢查表，雖然可使審核工作有序、按計劃進(jìn)行，并提高效率，但也容易陷入機械呆板的泥坑。所以有經(jīng)驗的審核員在按照檢查表檢查的同時，也十分注意靈活應(yīng)用檢查表的內(nèi)容以達(dá)到審核的目的。

靈活有效地使用檢查表是一個經(jīng)驗積累和熟練的過程。對剛開始從事審核工作的審核員可著重注意以下方面：

a)不應(yīng)只采用YES／NO問答的模式，否則會導(dǎo)致審核失?。?/p>

b)審核員進(jìn)入一個部門或區(qū)域時，可請有關(guān)人員介紹體系是如何運作的；

c)詢問執(zhí)行人員是如何工作的，是否有文件規(guī)定或記錄；

d)觀察執(zhí)行人員按照有關(guān)程序工作的情況；

e)驗證必要的記錄或文件；

f)按