秘書工作職責

PAGEPAGE4秘書工作職責隨著我校研究生教育的發(fā)展，學位申請人員不斷增多，為規(guī)范學位申請工作，方便論文答辯秘書檢索各項工作要求，特編寫《秘書工作手冊》答辯秘書工作職責列表如下：工作職責工作要求答辯工作組織答辯前工作安排答辯秘書審核論文格式，符合要求后，方可打??；協(xié)助導師、學生，進行論文的評閱，并回收論文評閱書；審核學位培養(yǎng)材料與成績。答辯時間安排表公示，內(nèi)容包括：姓名、專業(yè)、論文題目、答辯時間、地點、參加人員等（版式附后）由二級單位匯總后報研究生處準備答辯酬金（酬金標準附后）答辯用的材料（清單附后）答辯過程中的工作明確論文答辯程序，并準備一份程序交答辯主席明確答辯委員會決議意見書寫要求并擬初稿答辯后資料收集按資料收集清單做學位評定工作學位評定分委會工作準備學位評定分委會匯報材料博士學位論文創(chuàng)新點學位評定分委會決議用表格大學學位評定委員會工作準備大學學位評定委員會匯報材料大學學位評定委員會決議用表格學位申請材料與檔案整理學位申請材料整理要求第一部分答辯工作組織答辯前工作（1）學位論文格式的審核：研究生學位論文完成后，經(jīng)導師審核通過并簽名，由答辯秘書審核論文格式，符合要求后，方可打??；同時審核研究生培養(yǎng)材料與學位成績，合格者發(fā)論文評閱人與答辯委員會聘書。（2）評閱書的回收：協(xié)助導師、學生，進行論文的評閱，并回收論文評閱書；（3）答辯前三天需將答辯時間安排表公示；（4）準備答辯用酬金；（5）準備答辯材料，要求研究生填寫《學位申請書》；2、附錄：廣州中醫(yī)藥大學研究生學位論文基本要求與寫作規(guī)范為了進一步提高學位工作水平和學位論文質(zhì)量，保證我校學位論文在結(jié)構(gòu)和格式上的規(guī)范與統(tǒng)一，特做如下規(guī)定：一、學位論文基本要求科學學位碩士論文要求1.論文的基本科學論點、結(jié)論，應(yīng)在中醫(yī)藥學術(shù)上和中醫(yī)藥科學技術(shù)上具有一定的理論意義和實踐價值。2.論文所涉及的內(nèi)容，應(yīng)反映出作者具有堅實的基礎(chǔ)理論和系統(tǒng)的專門知識。3.實驗設(shè)計和方法比較先進，并能掌握本研究課題的研究方法和技能。4.對所研究的課題有新的見解。5.在導師指導下研究生獨立完成。6.論文字數(shù)一般不少于3萬字，中、英文摘要1000字左右。（二）臨床專業(yè)學位碩士論文要求1.學位論文包括病例分析報告及文獻綜述。2.學位論文應(yīng)緊密結(jié)合中醫(yī)臨床或中西結(jié)合臨床實際，以總結(jié)臨床實踐經(jīng)驗為主。學位論文詳細中文摘要是學位論文的縮影，應(yīng)具有獨立性和自含性，即不閱讀學位論文全文也可獲得全文的主要信息和結(jié)論，是一篇完整的短文，應(yīng)突出本文的新見解和創(chuàng)造性成果。包括研究目的、研究方法與內(nèi)容、研究結(jié)果、結(jié)論，應(yīng)分項寫，項目標題居中。摘要一般不含圖表。論文摘要須單獨打印。四、學位論文打印格式及裝訂1.學位論文全部采用WORD編輯。頁面采用A4紙張，上下邊距均為2.7cm，左邊距2.7cm，右邊距2.7cm，行距為1.25倍行距。雙面打印。2.學位論文封面版式從網(wǎng)上下載。3．論文目錄、提要、引言、正文、結(jié)語、附錄、致謝內(nèi)容及摘要正文用小四號宋體字；每部分另起一頁，正文起始頁為奇數(shù)頁；“目錄”、“摘要”、“引言”等兩個字標題，用小三號黑體字居中排，每字之間空兩格，四個字以上的不空，均與下文之間空一行；英文摘要中“論文題目”、“摘要”小三黑體居中，實詞首寫字母大寫，其他小寫；“專業(yè)名稱”、“作者姓名”、“導師姓名”（Speciality:×××Author:×××Tutor:×××）豎排左對齊，與關(guān)鍵詞同用小四黑體。其他用小四宋體?！瓣P(guān)鍵詞”另起一行，“關(guān)鍵詞”用黑體，后空一格，之間用“；”分隔。正文一級標題用小四號黑體，各級標題占一行，左對齊；圖序及圖名用小四號黑體字置于圖的下方；表序及表名用小四號黑體置于表的上方。論文中標題、圖表可采用阿拉伯數(shù)字連續(xù)編號，如：11.11.1.11.1.1.1；圖1；表1；也可采用一、（一）1.（1）①。文中所用表格一律采用三線格式，其中上線和底線寬度為1磅，中間線寬度為0.5磅，表中內(nèi)容及表后注一般用5號宋體。4.每頁要有頁眉，在版心上加一橫線，其上居中奇數(shù)頁打印論文題目，偶數(shù)頁打印“廣州中醫(yī)藥大學××××屆博（碩）士學位論文”字樣，字號為小5號楷體。頁碼標注在每頁下方的正中位置。頁碼、頁眉從“引言”起加至最后。5.參考文獻格式為：引用期刊文獻：［編號］作者（要求列出前三位作者，中間用“，”分隔；超過三位加“等”）.文章題目名.期刊名，年份；卷數(shù)(期數(shù))：頁碼.引用著作：［編號］作者（要求列出前三位作者，中間用“，”分隔；超過三位加“等”）.書名，出版地：出版單位，出版年，版次：頁碼.6．博士學位論文詳細摘要每項標題用小三黑體居中；其他格式同論文正文格式。每頁加頁眉，在版心上加一橫線，其上居中奇數(shù)頁打印論文題目，偶數(shù)頁打印“廣州中醫(yī)藥大學××××屆博士學位論文摘要”字樣，字號為小5號楷體。7．論文與摘要采用印刷式裝訂，為學位檔案管理需要，論文裝訂不可用訂書針，側(cè)面須用膠粘。五、打印研究生在完成論文初稿后要交導師審閱。經(jīng)審定的二稿要在指導小組范圍內(nèi)做論文報告，廣泛征求意見后再作修改。論文及摘要清樣分別由導師簽署“同意打印”意見，交各二級單位研究生主管部門審核、備案后，方可正式打印。

附:廣州中醫(yī)藥大學學位論文原創(chuàng)性聲明本人鄭重聲明：所呈交的學位論文，是個人在導師的指導下，獨立進行研究工作所取得的成果。除文中已經(jīng)特別加以注明引用的內(nèi)容外，本論文不含任何其他個人或集體已經(jīng)發(fā)表或撰寫過的作品成果。對本文的研究做出重要貢獻的個人和集體，均已在文中以明確方式標明并致謝。本人完全意識到本聲明的法律結(jié)果由本人承擔。學位論文作者簽名＿＿＿＿＿日期：年月日關(guān)于學位論文使用授權(quán)的聲明

本人完全了解廣州中醫(yī)藥大學有關(guān)保留使用學位論文的規(guī)定，同意學校保留或向國家有關(guān)部門機構(gòu)送交論文的復印件和電子版，允許被查閱和借閱。本人授權(quán)廣州中醫(yī)藥大學可以將本學位論文的全部或部分內(nèi)容編入有關(guān)數(shù)據(jù)庫進行檢索，可以采用影印、縮印或其他復印手段保存和匯編本學位論文。（保密論文在解密后應(yīng)遵守此規(guī)定）

論文作者簽名＿＿＿＿＿論文導師簽名＿＿＿＿＿日期：年月日

分類號學校代號10572UDC密級學號博士學位論文(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位/專業(yè)學位(選擇)論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號博士學位論文(詳細摘要)(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位/專業(yè)學位(選擇)論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號博士學位論文(非醫(yī)攻博)(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號博士學位論文(非醫(yī)攻博)(詳細摘要)(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號碩士學位論文(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位/專業(yè)學位(選擇)論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號碩士學位論文(以同等學力申請碩士學位)(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位/專業(yè)學位(選擇)論文提交日期2007年4月分類號學校代號10572UDC密級學號碩士學位論文(高校教師申請碩士學位)(論文題目2號宋體加粗)學位申請人4號宋體加粗指導教師姓名4號宋體加粗專業(yè)名稱4號宋體加粗申請學位類型科學學位論文提交日期2007年4月答辯時間安排表公示（表格版式附后）廣州中醫(yī)藥大學研究生論文評閱、答辯補貼標準1、碩士研究生論文的評閱，每份補貼80元，論文答辯：每位參加論文答辯專家補貼100元（含誤餐費）2、博士研究生論文的評閱，每份補貼100元，論文答辯：每位參加論文答辯專家補貼150元（含誤餐費）聘請校外專家參加論文答辯，補助交通費50元。3、其他補貼標準（1）答辯秘書：碩士生每生30元，博士生每生40元。（2）生活秘書：每生20元。（3）答辯記錄員：每生二人，每人20元。（4）答辯茶水費：每場一次性50元。答辯前準備材料清單《學位申請書》一式兩份；學位申請人個人簡歷一份，論文評閱書，碩士一式兩份，博士一式五份；《授予博、碩士學位人員信息登記表》一份《論文答辯評議意見表》一式3-5份填寫《學位申請表》注意事項填寫《碩士學位申請表》注意事項學位論文評閱人（二人）須聘請與本門學科、專業(yè)相關(guān)的學術(shù)造詣較深的教授、副教授或職稱相當?shù)膶＜覔?，其中必須有一名院外專家。導師組參加評閱人人數(shù)最多為一人。學位論文答辯委員（3-5人）須聘請與本門學科、專業(yè)研究方向相關(guān)的學術(shù)造詣較深的教授、副教授或相當職稱的專家。申請科學學位聘請5位專家，其中必須有一名校外專家參加；申請臨床專業(yè)學位，聘請3位專家，其中必須有一名院外專家參加。導師不能擔任答辯委員會主席。答辯委員會主席（一人）由副教授、教授或相當職稱的專家擔任。導師組成員參加答辯人數(shù)最多二人。答辯委員會的委員可以同時擔任論文評閱人。聘請院外答辯委員原則上限于廣州地區(qū)。聘請院外答辯委員的委員人選，由研究生所在教研室和指導老師共同提名，經(jīng)院、系、所領(lǐng)導審核同意后，送研究生處審核批準。填寫《博士學位申請表》注意事項學位論文同行評議人（五人）（1）應(yīng)盡可能聘請國務(wù)院學位委員會學科評議組成員。（2）國內(nèi)同類學科、專業(yè)或相關(guān)學科、專業(yè)的博士生導師、教授參加評議。（3）正在指導博士生學習的副教授以上職稱專家可參加評議。（4）至少應(yīng)有二名外單位專家進行論文評議。2、學位論文答辯委員（五人）（1）論文答辯委員會委員應(yīng)由學術(shù)造詣較高的相關(guān)學科專家組成。盡可能聘請本學科、專業(yè)和相關(guān)學科、專業(yè)的博士導師、教授或相當職稱專家參加。其中有二名以上外單位專家。（2）答辯委員會主席由教授或相當職稱的專家擔任，指導教師可以參加答辯委員會，但不能擔任主席。（3）聘請外單位答辯委員原則上限于廣州地區(qū)。（4）同行評議人、答辯委員會委員的人選，由研究生所在教研室主任和指導教師共同提名，經(jīng)院、系、所領(lǐng)導審核同意后，送研究生處審核批準。二、答辯過程中秘書工作1、答辯過程中秘書工作步驟答辯過程中，按照《論文答辯程序》進行，答辯秘書根據(jù)論文評閱書的意見起草《答辯委員會決議》討論稿，按答辯委員會人數(shù)復印，填寫好表決票；在答辯委員會舉行會議時，將決議討論稿與表決票發(fā)給答辯委員會，經(jīng)討論與表決投票，形成論文評語和答辯決議，填入《學位申請書》，答辯委員會簽字，同時發(fā)放答辯補貼。2、附錄論文答辯程序一、答辯委員會秘書宣布本次論文答辯委員會組成人員和擔任本次答辯委員會主席名單；二、答辯委員會主席宣布答辯開始，并宣讀答辯規(guī)則；（如系多人答辯，可以集體宣布，然后抽簽決定答辯順序）；三、導師簡略介紹答辯人情況（政治思想、主要經(jīng)歷、主要課程成績、研究生學習期間取得的成績和發(fā)表的文章、論文工作完成情況等）；四、答辯人報告論文，時間要求：碩士不少于30分鐘，博士不少于60分鐘；五、答辯委員會成員，列席人員提問，申請人答辯（也可給15分鐘準備），答辯時間不少于30分鐘；六、申請人及列席會議者暫時退場；七、答辯委員會舉行會議，宣讀評閱人意見，對論文評議，并就是否通過論文答辯、建議授予學位進行表決，全體成員三分之二以上（含三分之二）同意為通過；形成論文評語和答辯決議，填入《學位申請書》，須經(jīng)答辯委員會簽字；八、申請人及列席者回到會場，答辯委員會主席宣布論文評議及表決結(jié)果；九、主席宣布答辯會結(jié)束。答辯委員會對論文答辯的決議書寫要求概述論文的研究內(nèi)容、結(jié)果；對論文的評議；答辯委員會的決議。例如：本課題在系統(tǒng)整理/總結(jié)中西醫(yī)研究進展的基礎(chǔ)，對進行了臨床或?qū)嶒炑芯?，結(jié)果顯示：，本研究在方面（理論、方法、技術(shù)、設(shè)計等）具有創(chuàng)新性，或提出獨到見解，對進行了有益的探索/對某疾病的防治/某方面研究具有指導作用/提供理論依據(jù)。本課題立題新穎/正確，依據(jù)充分，數(shù)據(jù)準確/可靠，方法可行/先進，結(jié)論可信；答辯時，思路清晰，問題回答流利，答辯委員會同意通過論文答辯，并建議授予博士學位/臨床醫(yī)學專業(yè)博士學位，碩士學位/臨床醫(yī)學專業(yè)碩士學位。擬博士學位論文創(chuàng)新點要求姓名：論文題目：創(chuàng)新點：字數(shù)不超過150字，由答辯秘書根據(jù)答辯委員會的決議，提煉出來。內(nèi)容要求：評價客觀、準確、規(guī)范。例如：***博士，導師：***，論文題目：****************，本論文的創(chuàng)新點：1、2、3、答辯后秘書工作答辯后工作要求：答辯后秘書需整理答辯材料，答辯材料清單博士答辯后的學位申請材料匯總：序號材料名稱份數(shù)備注1學位申請書2答辯秘書審核項目2學位論文評閱書53畢業(yè)（學位）論文14論文答辯評議意見表55照片答辯現(xiàn)場拍攝（單人正面相一張、與答辯委員會合影一張）26學位研究生培養(yǎng)管理信息錄入表（碩士）1碩士答辯后的學位申請材料匯總：序號材料名稱份數(shù)備注1學位申請書2答辯秘書審核項目2學位論文評閱書2-53畢業(yè)（學位）論文14論文答辯評議意見表3-55照片答辯現(xiàn)場拍攝（單人正面相一張、與答辯委員會合影一張）26學位研究生培養(yǎng)管理信息錄入表（博士）1第二部分學位評定委員會工作學位評定分委會會議1、會議工作：分委會主席主持會議，分委會秘書宣讀申請人學位論文答辯委員會的決議，博士學位申請人須讀學位論文創(chuàng)新點，經(jīng)投票表決，將決議寫入分會學位授予審核報告書，做好會議記錄，經(jīng)分委會主席簽字后，交學校學位評定委員會辦公室。2、準備材料清單：序號內(nèi)容數(shù)量1各位申請人學位論文答辯委員會的決議分委會成員每人一份2博士的決議后另附博士學位論文創(chuàng)新點分委會成員每人一份3分委會授予學位表決票分委會成員每人一份4學位授予審核報告書一份5分委會授予學位名單一份6分委會會議記錄一份2、附錄：學位評定分委員會授予博士/碩士學位表決票（根據(jù)需要調(diào)節(jié)大?。┬蛱栃彰頉Q序號姓名表決同意反對棄權(quán)同意反對棄權(quán)注：請評委在相應(yīng)的表決欄目中劃“○”，表決票須蓋有學位評定分委會公章方為有效。會議日期：年月日學位評定分委員會名稱：（公章）廣州中醫(yī)藥大學學位評定委員會分會學位授予審核報告書****本報告書必須附分委會會議詳細記錄（附件1）和授予學位名單（附件2）分會名稱會議時間地點應(yīng)到委員人數(shù)實到委員人數(shù)缺席委員人數(shù)出席委員名單缺席委員名單列席人員名單學位評定委員會分會決議書本次申請學位人數(shù)名，其中博士名，碩士名。經(jīng)本次學位評定分委會討論、表決決定：同意授予博士學位名，其中未能全票（到會委員）通過的名。同意授予碩士學位名，其中未能全票（到會委員）通過的名。未通過授予博士學位名，未通過授予碩士學位名。詳細名單附后。有關(guān)授學位的其它決議（包括答辯委員會未通過或分委會未通過，但允許在一定時間內(nèi)修改論文重新答辯、申請學位的情況）以上決議報校學位評定委員會審批。分委會主席：記錄人：年月日廣州中醫(yī)藥大學學位評定委員會分會表決授予學位名單學位評定分委會：學分會。主席簽名：第頁，共頁。（注：1、“學號”按在校生的學號排列，如同等學力申請學位，請注明“同力”；2、“學位類別”指博士、碩士和學士；3、“表決結(jié)果”分為三類：全票通過，非全票通過，未通過；4、本表格為分委會會議報告書附件2，可加頁。）；5請按照單位、授予學位類別（博士、碩士）、專業(yè)、學號排列。序號姓名專業(yè)學位類別同意票數(shù)不同意或棄權(quán)表決結(jié)果廣州中醫(yī)藥大學學位評定委員會分會會議記錄（本記錄是報告書的附件1。詳細記錄分委會會議過程、主要議題、討論和表決情況。由分委會指定人員記錄）分委會名稱：二、大學學位評定委員會會議大學學位評定委員會會議前準備工作（1）會議要求：開會前一周，各二級學院按要求將學位論文上交大學學位評定委員會辦公室，以便匯總送大學學位評定委員會專家評審；會議按大學學位評定委員會會議議程進行，由各分委會主席匯報各分委會學位審核情況。（2）材料準備清單：序號準備材料份數(shù)備注1各分委員會總體情況匯報12博士學位論文創(chuàng)新點27份3大學學位評定委員會決議用表格27份4論文上交論文需在會議前一周上交2、會議過程中記錄好大學學位評定委員會對所在院所學位審核的情況與決議。3、會后在《博、碩士學位申請書》中，填寫分委會與大學學位評定委員會的決議意見，并簽字蓋章；按要求整理材料上交。附錄：廣州中醫(yī)藥大學學位評定委員會會議議程（當年議程見具體通知）一、學校學位評定委員會主席宣布會議開始二、學位申請基本情況匯報1．學校學位評定委員會辦公室主任匯報本年度碩士、博士學位申請的基本情況。2．教務(wù)處王洪琦處長匯報本年度學士學位申請的基本情況。三、各分委會主席報告學位申請人審核情況，按以下順序進行：①第一臨床醫(yī)學院分委會②第二臨床醫(yī)學院分委會③基礎(chǔ)醫(yī)學院分委會④針灸骨傷學科分委會⑤中藥與哲學學科分委會⑥研究所分委會1．學士、碩士學位申請人審核情況介紹（1）本科各專業(yè)畢業(yè)及學士學位情況介紹（2）碩士總體情況介紹（3）七年制碩士申請情況（4）在職申請碩士學位人員情況（5）學位評定委員會對碩士學位申請人進行審核與表決（6）工作人員統(tǒng)計投票結(jié)果2．博士學位申請人審核情況(1)各分委會主席報告博士學位申請人基本情況（①重點報告論文創(chuàng)新點②答辯委員會投票情況③分委會審核意見）（2）評定委員會對博士學位申請人進行審核與表決（3）工作人員統(tǒng)計投票結(jié)果四、學校學位評定委員會主席宣布學位評定表決結(jié)果五、學校學位評定委員會主席宣布會議結(jié)束各分委會學位授予情況總體匯報（附例）第一臨床醫(yī)學院申請學位研究生基本情況介紹申請學位人數(shù)共89人1、博士研究生：20人，申請學位：申請臨床醫(yī)學博士學位15人，申請醫(yī)學博士學位5人；臨床能力考核成績：15人均在80分以上；學位課程：均合格；答辯委員會與分委會投票情況：均全票通過。2、碩士研究生：37人申請學位：申請臨床醫(yī)學碩士學位35人，申請醫(yī)學碩士學位2人；臨床能力考核成績：36人均在80分以上；學位課程：均合格；答辯委員會與分委會投票情況：均全票通過。3、七年制學生：17人申請學位：均申請臨床醫(yī)學碩士學位；臨床能力考核成績：均在80分以上；學位課程：均合格；答辯委員會與分委會投票情況：均全票通過。4、同等學力人員申請博士、碩士學位：人申請學位：申請臨床醫(yī)學碩士學位人，申請醫(yī)學碩士學位人；臨床能力考核成績：人均在分以上；外語情況：學位課程：均合格；答辯委員會與分委會投票情況：均全票通過。第一臨床醫(yī)學院學位評定委員會年月日大學學位評定委員會會議前材料準備要求上交要求：會議前一周將學位論文上交學位科，要求博士、碩士分開捆扎，上附姓名、專業(yè)與論文題目清單，以便分發(fā)大學學位評定的專家。碩士論文要求全文5份、電子版1份，即每單位碩士論文為5捆，上附清單。博士論文全文5份、詳細中文摘要25份、電子版1份，即每單位博士論文全文為5捆，詳細中文摘要25捆，上均附清單。學位申請材料每生一袋裝好，袋外標明單位、學生姓名、學號。以備學位評定會時審查。三、《二級學院分委會建議授予學位名單》請在表格頁腳注明制表人姓名，以示對所填內(nèi)容負責。碩士學位要求制作決議用《投票表決簡表》（格式已見后）。第三部分學位申請工作后的材料整理上交工作大學學位評定委員會會議后材料上交要求學位檔案材料，每人一袋，按目錄清單交齊，請將目錄清單貼在材料袋上，上交人須審核簽字。二、《博士、碩士學位申請書》《培養(yǎng)計劃》一式一份，各院、所按學號順序捆扎，上附清單，上交人須簽字。上交材料清單版式：材料名稱：