文件與記錄控制程序

文件名制定部門受控文件文件與記錄控制程序行政部文件編號生效日期20LQ-QEP-001版次A1頁次1/51．目的：使本公司質(zhì)量/環(huán)境體系文件與資料能適時正確的發(fā)放到各相關(guān)部門，避免逾期失效的文件被誤用。2．范圍：凡本公司內(nèi)部制定的文件表格及外部客戶提供的資料和收集的國際標(biāo)準(zhǔn)均適用。3．權(quán)責(zé)：參見3.1，3.2之規(guī)定。4．定義：無5．工作內(nèi)容：基本流程工作內(nèi)容外部文件流程圖外部文件接收NG審查核準(zhǔn)編號/登錄發(fā)行分發(fā)舊版回收持續(xù)管理舊版原件保留3.1內(nèi)部文件權(quán)責(zé)表文件階層代碼文件范圍編寫審查核準(zhǔn)收發(fā)管制一QM/EM手冊管理代表總經(jīng)理總經(jīng)理行政部二QEP/QP/EP程序書部門主管管理代表總經(jīng)理行政部三WI指導(dǎo)書相關(guān)部門部門主管管理代表行政部四F表格相關(guān)部門部門主管部門主管行政部3.2外部文件權(quán)責(zé)表文件類別收發(fā)管制與產(chǎn)品/環(huán)境相關(guān)的圖紙、規(guī)格等技術(shù)資料行政部與產(chǎn)品/環(huán)境相關(guān)的國家、國際標(biāo)準(zhǔn)行政部與產(chǎn)品相關(guān)的安全規(guī)格與標(biāo)識行政部環(huán)境、勞動、安全、衛(wèi)生方面的法律法規(guī)行政部4．定義4.1第一階文件—質(zhì)量/環(huán)境手冊：簡要說明本品質(zhì)系統(tǒng)如何滿足國際標(biāo)準(zhǔn)要求。第二階文件—程序書：規(guī)定何人于何時在什么地方做什么事情，第三階文件—指導(dǎo)書：工程圖、設(shè)備維護、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)章制度，說明如何做。第四階文件—表單記錄：用以收集傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求。5．作業(yè)內(nèi)容5.1文件編寫規(guī)則5.1.1編寫規(guī)定5.1.1.1第二階文件需依照（1）目的，（2）范圍，（3）權(quán)責(zé)，（4）定義[無定義時填寫“無”]，（5）作業(yè)內(nèi)容，（6）相關(guān)文件，（7）表單，（8）三階文件的章節(jié)編寫和格式自定。5.1.1.2文件頁次格式：如3頁，則表示1/3，2/3，3/3……代表第一，第二，第三頁。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A12/5基本流程工作內(nèi)容內(nèi)部文件流程圖文件制定/修訂/廢止提出NG審查/核準(zhǔn)編號/登錄發(fā)行分發(fā)舊版回收持續(xù)管理舊版原件保留5.1.1.3各標(biāo)題內(nèi)的小標(biāo)題順序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1依此類推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1依此類推。5.1.2文件經(jīng)3.1權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后即可制訂。5.2各階文件編號5.2.1一,二階編號（公司代號）-（文件類別）-（流水號）5.2.1.1公司代號為“”的縮寫“LQ”。5.2.1.2文件類別如QM代表質(zhì)量手冊/EM環(huán)境手冊，QEP/QP/EP分別代表共用/質(zhì)量/環(huán)境的程序文件。5.2.1.3文件流水號：01至99代表該份文件的順序號。5.2.2三階文件規(guī)則如下：(公司代號)-(WI)-（部門代號）-（文件類別及流水號）5.2.3質(zhì)量/環(huán)境記錄編號質(zhì)量表格的編號:FMQ-（部門代號）-（流水號）AO(FM:FROM表格,Q:質(zhì)量)環(huán)境表格的編號:FME-（部門代號）-（流水號）AO(FM:FROM表格,E:環(huán)境)共用表格的編號:FMQE-（部門代號）-（流水號）5.2.3部門代號：部門總經(jīng)理管理者代表市場部行政部品質(zhì)部代碼ZJGDMDSDQC部門生產(chǎn)部采購部財務(wù)部工程部文控中心代碼PDSCCWEDWK部門倉庫BM5.3版本/版次管理：5.3.1文件的版本以A表示為初版，換版時變更為B，依此類推。5.3.2版次管理：版次修訂規(guī)定為1～5為止各頁版次可不同，但能于首頁看出各修訂頁之情況；原始版次為A0。5.4需要管制的電子文件由專人負(fù)責(zé)設(shè)置密碼進行輸入與維護工作,其他人員不得進行修訂,并依規(guī)定期限進行保存。5.5文件的登錄：5.5.1文件編制或修訂完成后由行政部對文件進行編號，版本核對確認(rèn)無誤后登錄于《質(zhì)量記錄一覽表》、《程序/作業(yè)指導(dǎo)書一覽表》上，以便于識別管理文件的最新狀態(tài)。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A13/5基本流程工作內(nèi)容5.5.2需要管制的電子文件由專人負(fù)責(zé)設(shè)置密碼進行輸入與維護工作,其他人員不得進行修訂,并依規(guī)定期限進行保存。5.5.3外部文件登錄于《外來文件一覽表》上進行統(tǒng)一管理。5.6文件的發(fā)行：5.6.1文件需發(fā)行到各相關(guān)部門使用時由行政部復(fù)印所需份數(shù)，并于復(fù)印件的每頁適當(dāng)位置上蓋紅色[受控文件]章后方可發(fā)行。5.6.2外部文件需發(fā)行到各相關(guān)部門使用時由行政部復(fù)印所需份數(shù)，并于復(fù)件的每頁適當(dāng)位置上蓋紅色[受控文件]章后方可發(fā)行。5.6.3文件原版由行政部實施中央控制，并在文件夾上標(biāo)識正本文件。5.7文件的分發(fā)：文件分發(fā)時要求各接收部門負(fù)責(zé)人于《文件分發(fā)回收—覽表》上簽收。5.8文件的補發(fā)：如所使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人員以“文件申請單”提出及說明原因與用途，并經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后補發(fā)，且要做好簽收記錄。5.9文件的修訂5.9.1文件的修訂必須由原編制部門進行，原審核部門審核，如因某種原因指定新的部門來審核，則該部門應(yīng)獲得相關(guān)資料，以供參考。5.9.2文件修訂前由相關(guān)部門向行政部提出“文件申請單”由管理代表確認(rèn)后方可進行修訂。5.9.3二，三階文件修訂時應(yīng)在首頁的修訂欄里反映修訂情況，日期，頁次及版次。5.9.4當(dāng)文件修訂次數(shù)4次以上時整體文件須換版本。5.10文件的回收：5.10.1程序文件、指導(dǎo)書每次換版本時都應(yīng)及時收回舊版文件,并蓋[作廢]章或打叉予以作廢,文件回收時應(yīng)注意份數(shù)及內(nèi)容的完整性,且將收回情況登錄于《文件分發(fā)回收—覽表》上，但換版次時直接更換相關(guān)頁次即可。5.10.2由行政部保留下原稿文件的前一版。5.11文件的保管：5.11.1文件的原稿由行政部妥善保管，凡與質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)的部門應(yīng)對所使用的復(fù)印件自行保管，經(jīng)發(fā)行后的正式文件使用部門及人員不得在文件上劃線加注記號及修改其內(nèi)容。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A14/5基本流程工作內(nèi)容編制表格匯總/登錄分發(fā)/使用歸檔定期審查銷毀5.11.2由供應(yīng)商提供的證明性文件和資料等由行政部保管，消耗品類由相關(guān)部門保管。5.12行政部應(yīng)以每三個月或視實際需要發(fā)出“質(zhì)量記錄一覽表”以供各使用部門核對文件的最新版本與持有份數(shù)。5.13文控人員須每年一次通過情報部門、行業(yè)協(xié)會及其他相關(guān)單位咨詢品質(zhì)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)方面的最新資料，以便確認(rèn)品質(zhì)系統(tǒng)的適應(yīng)性及有效性。5.14文件的借閱：借閱人對所借的文件應(yīng)負(fù)保管責(zé)任，不可拆卷、涂改、損壞。5.15有關(guān)部門表單填寫后的記錄，保存年限依照《質(zhì)量記錄一覽表》執(zhí)行。5.16品質(zhì)/環(huán)境記錄表格的控制：編制、更改、匯總、發(fā)放、回收。5.16.1編制：各相關(guān)部門根據(jù)質(zhì)量/環(huán)境體系程序文件，作業(yè)指導(dǎo)書及產(chǎn)品品質(zhì)控制的要求編制相應(yīng)表格。5.16.2匯總：文控人員將所有品質(zhì)記錄匯總登錄在《質(zhì)量記錄一覽表》上。5.16.35.17品質(zhì)/環(huán)境記錄表格的使用5.17.1各部門應(yīng)使用相關(guān)文件規(guī)定的最新版的表單格式或名稱。5.17.2記錄者應(yīng)認(rèn)真填寫，確保內(nèi)容的真實性、完整性及準(zhǔn)確性。5.17.3正式的品質(zhì)記錄不可用鉛筆填寫，原則上使用黑色/藍(lán)色筆芯的筆填寫，審查前可使用修正液涂改或劃線表示，但修改重要數(shù)字，例如：數(shù)量，金額，日期，判別等，應(yīng)由責(zé)任者簽名或蓋章方可生效。5.17.4品質(zhì)/環(huán)境記錄需要發(fā)到相關(guān)部門傳閱時，相關(guān)人員可在相應(yīng)位置（如：背面）簽名或蓋章表示已閱覽。5.18品質(zhì)/環(huán)境記錄的管理5.18.1各部門應(yīng)由專職（兼職）的文員負(fù)責(zé)本部門的記錄管理。5.18.2記錄資料應(yīng)妥善保管（防蛀、防潮等），防止損壞和丟失，保持其完整性。5.18.3查詢或借閱記錄時不得涂改，應(yīng)保證其完整性，記錄借閱原則為在保管現(xiàn)場閱讀，若需復(fù)印應(yīng)征得記錄保管責(zé)任者的同意。文件名文件編號版次頁次受控文件文件與記錄控制程序LQ-QEP-001A15/5基本流程工作內(nèi)容5.18.4如客戶合同中規(guī)定時，可允許客戶或其代表調(diào)閱記錄或索取影印本，但需取得管理代表的同意。5.19記錄的銷毀：各部門保存負(fù)責(zé)人每6個