騰訊會(huì)議維護(hù)管理制度

騰訊會(huì)議維護(hù)管理制度第一章總則

為確保騰訊會(huì)議的高效運(yùn)作，規(guī)范會(huì)議流程，提升會(huì)議質(zhì)量，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，以及優(yōu)化會(huì)議室的管理，特制定本會(huì)議維護(hù)管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有通過騰訊會(huì)議召開的線上及線下會(huì)議。

一、目的與原則

1.本制度旨在提高會(huì)議效率，促進(jìn)決策的貫徹執(zhí)行，確保會(huì)議資源的合理利用。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、公開、透明的原則，減少形式主義，注重會(huì)議效果。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于：定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、專題會(huì)議等。

2.本制度涉及的所有會(huì)議類型，均需遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。

三、會(huì)議類型及組織

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期及議程召開，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況或工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開的會(huì)議。

四、會(huì)議組織者職責(zé)

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程，并在會(huì)前通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議資源充足，包括但不限于會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議資料等。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的撰寫、發(fā)布及跟蹤落實(shí)。

五、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，提出建設(shè)性意見和建議。

3.參會(huì)人員需對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，并按照要求落實(shí)相關(guān)任務(wù)。

六、保密規(guī)定

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等敏感信息的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

2.會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議資料，未經(jīng)許可，不得隨意傳播、泄露。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，由公司管理層決定。各部門可根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員范圍及時(shí)間安排。

2.會(huì)議組織者提前至少三個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、議程、參會(huì)人員、準(zhǔn)備工作等。

3.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議類型及規(guī)模，提前預(yù)約會(huì)議室，確保會(huì)議場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)備滿足需求。

4.會(huì)議組織者準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，并在會(huì)前至少一個(gè)工作日將資料發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議開始前10分鐘，會(huì)議組織者應(yīng)檢查會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議組織者簡(jiǎn)述會(huì)議主題、目標(biāo)，介紹參會(huì)人員，明確會(huì)議議程。

3.會(huì)議按照議程進(jìn)行，主持人引導(dǎo)討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

4.會(huì)議過程中，會(huì)議記錄人做好會(huì)議記錄，特別是關(guān)鍵決策、意見和建議。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議討論結(jié)束后，針對(duì)關(guān)鍵問題進(jìn)行表決或決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，如遇分歧，可采取投票、舉手等方式進(jìn)行表決。

3.會(huì)議決策結(jié)果由會(huì)議組織者或指定人員記錄，并在會(huì)議紀(jì)要中明確體現(xiàn)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議接近尾聲時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，概括會(huì)議成果、決策及下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議組織者宣布散會(huì)，并對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

五、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者或指定人員根據(jù)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、下一步工作計(jì)劃等。

3.會(huì)議紀(jì)要于會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

六、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后兩個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并提出意見和建議。

2.會(huì)議組織者收集反饋意見，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修訂。

3.修訂后的會(huì)議紀(jì)要再次發(fā)送給參會(huì)人員，確保各方對(duì)會(huì)議決策及下一步工作計(jì)劃達(dá)成共識(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施。

一、責(zé)任分配

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人，包括主要執(zhí)行人、協(xié)助人員及完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)任務(wù)，如有疑問或困難，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者溝通解決。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

二、進(jìn)度匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)任務(wù)完成情況，定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)度。

2.會(huì)議組織者定期收集、整理進(jìn)度匯報(bào)，形成會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告，并在下次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)。

3.對(duì)于進(jìn)度滯后或遇到問題的任務(wù)，責(zé)任人需在匯報(bào)中說明原因，并提出解決方案。

三、督促與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議任務(wù)的督促，對(duì)進(jìn)度滯后或存在困難的任務(wù)給予關(guān)注和支持。

2.針對(duì)跨部門合作的任務(wù)，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方資源，確保任務(wù)順利推進(jìn)。

3.對(duì)于未按計(jì)劃完成的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)與責(zé)任人共同分析原因，制定整改措施，并及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。

四、效果評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)完成后，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)組織效果評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成情況、改進(jìn)措施等。

2.效果評(píng)估結(jié)果作為對(duì)責(zé)任人及相關(guān)部門工作績(jī)效的參考依據(jù)。

3.對(duì)于優(yōu)秀的執(zhí)行表現(xiàn)，公司可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，制定改進(jìn)措施。

2.針對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中的痛點(diǎn)，會(huì)議組織者可提出流程優(yōu)化、制度完善的建議，以提高會(huì)議管理效果。

3.公司鼓勵(lì)員工積極參與會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的改進(jìn)工作，共同提升會(huì)議質(zhì)量和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門如有會(huì)議需求，需提前至少三個(gè)工作日向行政部或指定管理部門預(yù)約。

2.預(yù)約會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間、所需設(shè)備等信息。

3.行政部或指定管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，并在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室準(zhǔn)備情況。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)檢查會(huì)議設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題，及時(shí)與行政部或指定管理部門聯(lián)系。

3.會(huì)議進(jìn)行中，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，手機(jī)調(diào)至靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并確保電源關(guān)閉。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.行政部或指定管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如需使用特殊設(shè)備，需提前向行政部或指定管理部門申請(qǐng)，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

3.會(huì)議室設(shè)備使用過程中，如發(fā)生故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部或指定管理部門進(jìn)行維修。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)妥善保管個(gè)人物品，貴重物品請(qǐng)隨身攜帶。

2.會(huì)議室最后一名離開的參會(huì)人員負(fù)責(zé)關(guān)閉門窗，確保會(huì)議室安全。

3.行政部或指定管理部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.行政部或指定管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

2.會(huì)議室使用過程中，如發(fā)現(xiàn)有污損或垃圾，請(qǐng)及時(shí)通知清潔人員處理。

3.各部門應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，共同創(chuàng)建良好的會(huì)議環(huán)境。

遵守以上規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的管理秩序，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供有力保障。

第五章附則

為確保本會(huì)議維護(hù)管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理層所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有修訂，公司將及時(shí)通知全體員工。

三、各部門可根