資產(chǎn)辦會議費管理制度

資產(chǎn)辦會議費管理制度第一章總則

資產(chǎn)辦會議費管理制度旨在規(guī)范會議的組織與管理，優(yōu)化會議流程，確保會議效率，降低會議成本，加強會議紀(jì)要的跟蹤落實，以及規(guī)范會議室的使用。以下是資產(chǎn)辦會議費管理制度總則的各項條款：

第一條范圍與適用對象

本制度適用于資產(chǎn)辦所屬各部門、各單位召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、項目評審會等。所有參會人員均應(yīng)遵守本制度規(guī)定。

第二條目的與原則

（一）提高會議效率，減少無效、重復(fù)會議；

（二）合理控制會議規(guī)模，降低會議成本；

（三）確保會議決策的科學(xué)性、民主性和合法性；

（四）加強會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議決策的執(zhí)行。

第三條會議類別與級別

根據(jù)會議性質(zhì)、參會人員、議題內(nèi)容等，將會議分為以下類別和級別：

（一）類別：例行會議、專題會議、臨時會議；

（二）級別：高層會議、中層會議、基層會議。

第四條會議的召集與組織

（一）會議召集人負(fù)責(zé)確定會議主題、議程、參會人員、會議時間、地點等；

（二）會議組織部門負(fù)責(zé)會議通知、會場布置、會議材料準(zhǔn)備、會議簽到等工作；

（三）會議召集人應(yīng)提前將會議議程通知參會人員，以便參會人員做好準(zhǔn)備。

第五條會議紀(jì)律

（一）會議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，禁止無故拖延會議時間；

（二）參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織部門請假；

（三）會議期間，參會人員應(yīng)保持會場秩序，關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，禁止隨意離場；

（四）會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

第六條會議費用管理

（一）會議費用包括場地租賃、會議材料、參會人員交通、住宿、餐飲等；

（二）會議組織部門應(yīng)合理預(yù)算會議費用，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行；

（三）會議費用報銷應(yīng)提供相關(guān)票據(jù)，嚴(yán)禁虛報、多報、重復(fù)報銷。

第七條制度解釋與修訂

本制度的解釋權(quán)歸資產(chǎn)辦所有。資產(chǎn)辦可根據(jù)實際情況，對本制度進(jìn)行修訂和完善。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，特制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目標(biāo)，確保會議的必要性和實效性。

2.制定會議議程：會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題，制定詳細(xì)的會議議程，包括會議時間、地點、議題、預(yù)計時長等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，明確參會人員范圍，包括主持人、報告人、參會部門及人員等。

4.發(fā)送會議通知：會議組織部門應(yīng)在會議召開前，提前發(fā)送會議通知，包括會議主題、議程、時間、地點等信息，確保參會人員做好準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各種材料，包括會議議程、報告PPT、相關(guān)文件等，并在會議前發(fā)放給參會人員。

二、會議召開

1.會前簽到：會議開始前，由會議組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹參會人員。

3.按照會議議程逐項進(jìn)行：會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程逐項進(jìn)行，確保會議內(nèi)容全面、深入。

4.討論與發(fā)言：會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表意見和建議，共同為會議議題出謀劃策。

5.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、參會人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

三、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策方案。

2.對決策方案進(jìn)行表決，如需投票，應(yīng)遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則。

3.會議主持人宣布決策結(jié)果，并對未通過的方案進(jìn)行說明。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果和不足進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施。

2.對會議紀(jì)要的編寫、審核和發(fā)布工作進(jìn)行安排。

五、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會議組織部門負(fù)責(zé)整理會場，回收會議材料，確保會場整潔。

六、會議后續(xù)工作

1.編寫會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)盡快編寫會議紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.發(fā)布會議紀(jì)要：會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由會議組織部門發(fā)布給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會人員。

3.跟蹤落實會議決策：會議組織部門應(yīng)跟蹤督促會議決策的執(zhí)行，確保各項工作落到實處。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強化會議紀(jì)要的指導(dǎo)作用，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編寫與審核

1.會議紀(jì)要應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要編寫人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快完成紀(jì)要的初稿，并提交給會議組織部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)人對會議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，對重要事項進(jìn)行強調(diào)，并對遺漏或不當(dāng)之處進(jìn)行補充和修改。

4.審核通過的會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

二、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要經(jīng)簽字確認(rèn)后，由會議組織部門及時發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.會議組織部門應(yīng)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等途徑，確保會議紀(jì)要傳達(dá)給每一位應(yīng)知會的人員。

3.對于涉及重大決策或重要事項的會議紀(jì)要，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行公示，以便全體員工了解和監(jiān)督。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任單位、責(zé)任人、完成時限等。

2.責(zé)任單位及責(zé)任人應(yīng)按照執(zhí)行計劃，積極開展工作，確保會議決策的落實。

3.會議組織部門應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

4.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或困難，應(yīng)及時報告會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持和指導(dǎo)。

四、會議決策的反饋與評估

1.責(zé)任單位在完成會議決策事項后，應(yīng)向會議組織部門反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議組織部門應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，對未按期完成或完成質(zhì)量不高的事項，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.根據(jù)會議決策執(zhí)行情況，會議組織部門應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供參考。

五、會議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，由會議組織部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。

2.會議紀(jì)要的保管期限按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保在需要時能夠及時查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織部門負(fù)責(zé)管理。

2.需要使用會議室的單位或個人，應(yīng)提前向會議組織部門提交會議室預(yù)訂申請，包括會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

3.會議組織部門根據(jù)會議室使用情況，合理調(diào)配會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保舒適、寬敞、有序。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等，并保持設(shè)施完好。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議順利進(jìn)行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、大聲喧嘩，保持安靜、整潔的環(huán)境。

2.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，嚴(yán)禁隨意損壞、涂抹、刻畫。

3.會議期間，禁止在會議室內(nèi)進(jìn)食，以免影響會議室衛(wèi)生和設(shè)施保養(yǎng)。

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，不得遺留會議室。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議組織部門應(yīng)安排專人對會議室進(jìn)行定期清潔，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

2.會議室清潔工作包括地面、桌面、椅面、窗戶等部位的清潔，以及垃圾桶的清理。

3.對于突發(fā)性的污損，會議組織部門應(yīng)及時進(jìn)行處理，確保會議室整潔。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如消防設(shè)施、安全通道等，并定期進(jìn)行安全檢查。

2.會議組織部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，針對突發(fā)情況，如火災(zāi)、斷電等，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任人。

3.會議室使用過程中，如發(fā)生安全問題，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員安全。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)公司工作時間和會議需求進(jìn)行合理安排。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，需提前向會議組織部門申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

遵循以上規(guī)定，確保會議室的高效、合理使用，為各類會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)。

第五章附則

為確保資產(chǎn)辦會議費管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，