(BT-XZ-106)檔案資料管理程序

檔案資料管理程序受控狀態(tài)：____受控_________發(fā)放編號：________________生效日期：___2007-04-02____版本/修改次第更改頁次/章節(jié)編制審核批準(zhǔn)生效日期1目的為加強(qiáng)公司文書檔案工作，實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理2適用范圍適用于公司各部門、各工程部文書檔案的管理。3職責(zé)集團(tuán)辦公室及各工程部辦公室為文書檔案管理的主管部門。各辦公室指定專人負(fù)責(zé)收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。4工作程序4公司各類檔案按部門工作職責(zé)范圍，收集整理文件材料。文件資料和檔案的鑒定檔案的鑒定分兩類，一類是立卷歸檔前的文件資料鑒定；另一類是立卷歸檔后，隨著檔案保存時間的增長，或者保管期限到期，或者保存價值發(fā)生變化，應(yīng)重新篩選調(diào)整。劃分檔案密級根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定以及檔案資料的性質(zhì)、作用，并兼顧公司參與社會競爭的需要，將檔案密級劃分絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部保管。檔案立卷按照文件自然形成的規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和查找利用；但凡上級機(jī)關(guān)或工程部制發(fā)的文件與本工程部本部室工作有密切聯(lián)系的應(yīng)與本工程部本部室文件一起立卷，其它文件可按來文公司級別單獨組卷；但凡公司各部門工作和活動中形成的文件、照片、報表、資料等，按時間特征和問題(也可以是機(jī)構(gòu))特征相結(jié)合的方法立卷，即把同一時期、同類內(nèi)容的文件組合在一起立卷；工程、基建、竣工資料按工程工程(棟號)立卷，設(shè)備按機(jī)(車)型號立卷；檔案的保管建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度，每年對室藏檔案進(jìn)行一次全面的平安檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。檔案室設(shè)立全宗卷，以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。檔案的調(diào)閱與利用調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時，由辦公室負(fù)責(zé)人同意前方可辦理，原始檔案的借離必需填寫公司?資料、物品借離申請表?，報請總經(jīng)理審批同意前方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時間最長不超過５個工作日，公司密級檔案原那么上借離時間最長不超過２個工作日。檔案的鑒定公司辦公室分管副總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每2年1次對文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作，重新確定文件密級；并對失去保存價值的檔案提出意見，登記造冊，經(jīng)鑒定小組審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。銷毀檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。5相關(guān)性/支持文件報