智慧合同管理平臺立項報告

PAGE4XXX集團(tuán)/公司智慧合同管理系統(tǒng)立項報告2024年8月20日目錄第1章 企業(yè)信息化發(fā)展的趨勢 4第2章 公司信息化建設(shè)現(xiàn)狀與需求 42.1 現(xiàn)狀分析 42.2 需求分析 6第3章 項目分析 63.1 項目目標(biāo) 63.1.1 實現(xiàn)合同全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理 63.1.2 實現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理 63.1.3 實現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的信息化落地，實現(xiàn)合同風(fēng)險管控可視化………………73.2 建設(shè)原則 73.2.1 總體規(guī)劃，分步實施 73.2.2 咨詢與IT相結(jié)合 83.2.3 實用性和先進(jìn)性相平衡 83.2.4 以人為本，全員參與 83.2.5 持續(xù)改進(jìn) 8第4章 建設(shè)內(nèi)容 84.1 一期內(nèi)容：搭建平臺、建立標(biāo)準(zhǔn) 94.1.1 功能角度規(guī)劃 94.2 二期內(nèi)容：優(yōu)化體系、聯(lián)動業(yè)務(wù) 164.2.1 內(nèi)部優(yōu)化 164.2.2 業(yè)務(wù)聯(lián)動 174.3 長期內(nèi)容：自我開發(fā)、自我運維 18第5章 項目實施方案 185.1 實施策略及計劃 195.1.1 實施策略 195.1.2 實施計劃 205.1.3 系統(tǒng)運維方案建議 21第6章 收益分析 216.1 項目預(yù)算 216.2 項目價值 22第7章 項目風(fēng)險分析 227.1 管理模式與設(shè)計方法的轉(zhuǎn)變風(fēng)險 227.2 人力資源風(fēng)險 227.3 項目范圍變更風(fēng)險 237.4 項目進(jìn)度的風(fēng)險 237.5 溝通的風(fēng)險 237.6 項目資金的風(fēng)險 247.7 業(yè)務(wù)人員工作量增加的風(fēng)險 24第8章 項目可研結(jié)論 248.1 必要性結(jié)論 248.2 可行性結(jié)論 258.3 項目管控級別建議 25

企業(yè)信息化發(fā)展的趨勢過去十年，以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和云計算為代表的數(shù)字技術(shù)引發(fā)了第四次產(chǎn)業(yè)革命。在云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和虛擬現(xiàn)實技術(shù)的快速發(fā)展下，全球迎來了數(shù)字化時代，而人工智能、大數(shù)據(jù)等信息化新興技術(shù)正在深刻影響并改變原有的企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)要求和模式。數(shù)字化通過各種形式進(jìn)入產(chǎn)業(yè)鏈的各個環(huán)節(jié)，形成新產(chǎn)業(yè)組合，這種改變，既來自于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用習(xí)慣正深入人心的外部因素，也根源于企業(yè)解決信息孤島、提升工作效率、實現(xiàn)更優(yōu)、更低成本的供應(yīng)商生態(tài)的內(nèi)部原因。AI大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成大勢，以“數(shù)字化辦公”為核心特性的新一代企業(yè)辦公平臺，是企業(yè)信息化建設(shè)的新趨勢，也是企業(yè)從信息化走向數(shù)字化、智慧化的必經(jīng)之路。新一代的數(shù)字化協(xié)同辦公平臺應(yīng)具備“生態(tài)化、數(shù)字化、平臺化、智能化”的特點，通過生態(tài)組織的建設(shè)重構(gòu)企業(yè)的協(xié)同模式，結(jié)合生態(tài)能力的構(gòu)建與生態(tài)圈的運營形重塑企業(yè)價值鏈，基于數(shù)字化能力構(gòu)建形成從“數(shù)據(jù)洞察”到“全面優(yōu)化”的閉環(huán)，通過平臺化能力建設(shè)幫助企業(yè)解決信息孤島、提高工作效率，通過智能化能力的引入，用新技術(shù)提高生產(chǎn)效率，最終實現(xiàn)多供應(yīng)商競爭共創(chuàng)、促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)型升級，完成與“互聯(lián)網(wǎng)+”社會生產(chǎn)力的和諧對接，還能進(jìn)一步釋放企業(yè)員工的創(chuàng)新創(chuàng)效活力，為企業(yè)提供可持續(xù)發(fā)展的源動力。公司信息化建設(shè)現(xiàn)狀與需求現(xiàn)狀分析隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)張，管理半徑擴(kuò)大，加之外部環(huán)境的快速變化，公司精細(xì)化運營和全面風(fēng)險管控日趨復(fù)雜，必須在資源配置、經(jīng)營思路和管理理念等各方面有一個根本性的轉(zhuǎn)變和提升。合同是業(yè)務(wù)經(jīng)營的基礎(chǔ)和依據(jù)，當(dāng)前由于目前沒有統(tǒng)一的合同管理工具，對合同擬稿、審批、簽訂及合同跟蹤管理（合同文本分類存檔、檢索，查詢授權(quán)，執(zhí)行跟蹤，定期清理等）存在手段落后、權(quán)責(zé)不清、風(fēng)險失控等問題，急需提升合同管理水平。當(dāng)前合同管理面臨的問題和挑戰(zhàn)：1. 近幾年公司因合同產(chǎn)生的法律糾紛及經(jīng)濟(jì)損失情況（注:內(nèi)部數(shù)據(jù)統(tǒng)計，建議列明合同糾紛數(shù)量、直接經(jīng)濟(jì)損失金額，糾紛原因分類統(tǒng)計。最好能有近三年的數(shù)據(jù)對比）2. 近幾年合同管理相關(guān)的重大事件對加強(qiáng)合同風(fēng)險防范的警示及必要性。例如騰訊與老干媽虛假合同事件，引起了我們的全面反思，我們必須利用數(shù)字化管理工具，提升相對方資信風(fēng)險管理，合同用印簽署管理，履約過程動態(tài)風(fēng)險監(jiān)管的水平。3. 通過與一線用戶中的調(diào)研，我們在合同起草環(huán)節(jié)普遍存在不知道如何起草合同條款的問題。4. 法務(wù)部門合同擬稿、審查的工作量不斷增大，人員緊張，審查質(zhì)量、時效性面臨很大挑戰(zhàn)。5. 合同審批流程效率不高，存在合同審查標(biāo)準(zhǔn)不一或執(zhí)行不嚴(yán)的問題，不能滿足業(yè)務(wù)端提效的需求（注：可根據(jù)實際情況列舉幾類常見合同的審批時長）6. 合同簽訂耗時較長，用印監(jiān)管手段傳統(tǒng)；7. 合同履行缺少有效的跟蹤手段，合同履行信息分散在各個部門，時效性、準(zhǔn)確性不足；8. 合同數(shù)據(jù)分散在不同的IT系統(tǒng)，信息孤島嚴(yán)重，從方便業(yè)務(wù)管理角度來看，必須盡快實現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的橫向拉通，進(jìn)行實現(xiàn)公司合同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化。9. 還需要能支持外部合同法務(wù)大數(shù)據(jù)平臺或企業(yè)資信查詢系統(tǒng)的接入，為用戶提供更好的體驗。10. 隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深度擴(kuò)展，除內(nèi)部系統(tǒng)打通整合外，還需延伸到供應(yīng)鏈上下游和客戶，未來跨組織的社會化協(xié)作將成為趨勢，也是我們需要思考的方向。綜上所述，在此背景下，本著“提效降本、風(fēng)險防范、優(yōu)化業(yè)務(wù)”的基本原則，法務(wù)部門（注：改為實際需求發(fā)起部門）在此背景下提出了建設(shè)合同管理系統(tǒng)的申請，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視并原則同意由信息部門注：改為實際負(fù)責(zé)部門）負(fù)責(zé)此項目的選型與實施落地，以構(gòu)建公司統(tǒng)一的合同全生命周期管理平臺。需求分析XX集團(tuán)/公司擬在全集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一建立一套足以滿足合同全過程在線化管理工作所需的合同管理信息系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險管理等管理要素全面、深入地落實到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，降低和規(guī)避合同風(fēng)險，提高企業(yè)合同管理工作效率和質(zhì)量，支撐企業(yè)精細(xì)化運營和高水平發(fā)展。通過合同管理平臺的建設(shè)，實現(xiàn)XX集團(tuán)/公司各類合同全生命周期線上管控，包括合同條款管理、合同范本管理、合同相對方管理、合同起草、合同審核、合同簽訂、合同用印、合同履行、合同關(guān)閉、合同歸檔、合同后評價等的過程管理及實現(xiàn)合同統(tǒng)計分析、報表、導(dǎo)出功能。項目分析項目目標(biāo)實現(xiàn)合同全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理完善制度體系建設(shè)。推動合同相關(guān)流程優(yōu)化。推進(jìn)合同范本標(biāo)準(zhǔn)化。實現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理優(yōu)化《合同管理制度》，明確崗位職責(zé)。加強(qiáng)監(jiān)管手段，做好風(fēng)險防控。實現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的信息化落地，實現(xiàn)合同風(fēng)險管控可視化相對方可視化對合同業(yè)務(wù)相對方的進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，實現(xiàn)合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的相對方信用信息可視化、記錄履約過程中的供應(yīng)商操作可視化和合同完結(jié)后的評價管理可視化。內(nèi)容可視化實現(xiàn)對合同文本、條款引用、智能比對、關(guān)鍵信息的及時呈現(xiàn)。過程可視化實現(xiàn)對合同執(zhí)行全流程的進(jìn)程式管理，可按照自定義條件圖形化展現(xiàn)合同執(zhí)行節(jié)點、執(zhí)行人、執(zhí)行狀態(tài)等進(jìn)程信息，并做到全程留痕和數(shù)據(jù)追溯。結(jié)果可視化實現(xiàn)合同執(zhí)行節(jié)點風(fēng)險預(yù)警、進(jìn)度與財務(wù)付款信息、項目進(jìn)度信息的同比圖形化展現(xiàn)，對風(fēng)險管控和經(jīng)營決策起到支撐作用。為管理層提供各種決策參考數(shù)據(jù)，為員工提供良好的合同管理手段和協(xié)作平臺，提高合同管理效率。全面移動化根據(jù)合同管理的需要，系統(tǒng)應(yīng)提供成套的移動端應(yīng)用，并與公司移動辦公平臺釘釘全面集成，實現(xiàn)合同審批、簽訂、履行、合同臺賬查詢、報表查看等常用操作。方便用戶隨時隨地快速處理合同事項。建設(shè)原則總體規(guī)劃，分步實施合同管理平臺的建設(shè)、實施和推行是一個長期而系統(tǒng)的工程，并非一朝一夕能夠完成的，因此我們需要做好長期規(guī)劃、分步實施的準(zhǔn)備，分階段、分步驟在不同的領(lǐng)域進(jìn)行實施和應(yīng)用。咨詢與IT相結(jié)合合同管理平臺是企業(yè)合同管理體系的載體和工具，其建設(shè)不是單純的技術(shù)問題，更多地涉及到對公司業(yè)務(wù)流程、合規(guī)風(fēng)控等管理體系的梳理。因此，在建設(shè)過程中，必須拋棄單純從技術(shù)出發(fā)的觀念，要將管理體系的梳理和優(yōu)化與系統(tǒng)建設(shè)有機(jī)地結(jié)合起來。實用性和先進(jìn)性相平衡在追求合同管理平臺功能實用性的同時，也應(yīng)在技術(shù)路線的選擇上堅持先進(jìn)性原則，保證平臺的管理思想、技術(shù)架構(gòu)在未來若干年內(nèi)都不會落后。以人為本，全員參與在項目建設(shè)過程中，需要對公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門進(jìn)行廣泛的業(yè)務(wù)梳理和需求調(diào)研，以滿足不同層級的業(yè)務(wù)需求。同時需加強(qiáng)平臺的培訓(xùn)、宣傳和推廣，讓各級人員充分體會平臺為其工作帶來的便利性。持續(xù)改進(jìn)信息化建設(shè)是一項只有起點、沒有終點的工作，我們需要在建設(shè)過程中持續(xù)改進(jìn)其中的不適應(yīng)環(huán)節(jié)，從而推動合同管理平臺的不斷完善和擴(kuò)展，支撐公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的快速發(fā)展。建設(shè)內(nèi)容本著長遠(yuǎn)規(guī)劃、分步實施的整體策略，沿著從無到有，從有到優(yōu)的功能搭建，合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容如下：（合同全生命管理總體規(guī)劃示意圖）一期內(nèi)容：搭建平臺、建立標(biāo)準(zhǔn)搭建合同管理門戶和平臺整合框架，建立合同管理全員信息化的使用習(xí)慣，讓員工感受到好用、方便，讓領(lǐng)導(dǎo)可以簡單的隨時管理。統(tǒng)一合同范本庫明確業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)建立合同審查簽訂標(biāo)準(zhǔn)梳理合同風(fēng)險管控點建立統(tǒng)一合同數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)合同協(xié)作在線化搭建集成、連接、跨組織的協(xié)作平臺，奠定管理基礎(chǔ)功能角度規(guī)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典，包括但不限于合同分類、合同狀態(tài)、風(fēng)險分類等。建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，包括但不限于我方簽約主體庫、相對方庫、合同范本庫、合同條款庫。實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的記錄、存儲、分類、歸集、維護(hù)、查詢、上傳和下載，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。合同分類管理對集團(tuán)合同進(jìn)行梳理，對目前存在的合同進(jìn)行分類及分級管理、實現(xiàn)合同分類的新建、刪除、修改等操作，經(jīng)過配置實現(xiàn)合同起草時的引用。合同類型可以分為標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)合同（合作備忘錄、合作意向書、合資/投資協(xié)議）等類型，每類型設(shè)立對應(yīng)的審批流程。在本系統(tǒng)中每個合同類型可以設(shè)置多個不同的模板。起草合同時可直接調(diào)用對應(yīng)合同類型下的模板。相對方管理相對方管理是維護(hù)所有相對方信息的模塊，在該模塊下可以對相對方基本信息進(jìn)行增刪改查，可對相對方資信狀況進(jìn)行管理，并設(shè)置相對方是否有效，及相對方黑白名單管理。相對方模塊與合同管理其他功能模塊整合，支持合同管理對有效相對方的引用?；A(chǔ)設(shè)置相對方類型管理：通過類型管理設(shè)置和維護(hù)相對方類型，方便用戶對不同類型相對方進(jìn)行管控，如供應(yīng)商，經(jīng)銷商，客戶等類型。相對方行業(yè)管理：通過行業(yè)管理設(shè)置和維護(hù)相對方行業(yè)，方便用戶對不同行業(yè)相對方進(jìn)行管控，如教育業(yè)，IT業(yè)，金融業(yè)等行業(yè)。類別設(shè)置：通過類別管理設(shè)置相對方的分類，實現(xiàn)相對方按類別分類與管理。管理員可以進(jìn)行新建、編輯、復(fù)制、刪除等類別維護(hù)操作。相對方信息完善相對方基礎(chǔ)信息來源于業(yè)財融合系統(tǒng)的客戶與供應(yīng)商信息，可設(shè)定對各類別下的相對方相關(guān)信息項，如相對方的證件信息，賬戶信息，聯(lián)系人信息、資質(zhì)信息等。相對方信息使用相對方信息錄入后可以在其他模塊來進(jìn)行引用，如合同管理模塊新建合同時選擇相對方。系統(tǒng)可配置合同起草、合同審批時關(guān)聯(lián)相對方的歷史簽約信息、相對方等級、相對方風(fēng)險信息等信息項。相對方信息使用擁有通用接口，方便其他業(yè)務(wù)功能調(diào)用。相對方信息查詢系統(tǒng)支持對相對方的信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計、穿透查詢，例如：相對方的歷史簽約記錄、相對方履約情況、相對方糾紛記錄、相對方履約風(fēng)險記錄。黑名單管理系統(tǒng)提從黑名單管理機(jī)制，可對資信不良、嚴(yán)重違約等相對方移入黑名單，在新建合同時無法選擇黑名單中的相對方。系統(tǒng)同時支持黑名單移出管理，經(jīng)過審批后，可將相對方移出黑名單。合同條款管理基于合同要素建立不同業(yè)務(wù)場景的合同條款數(shù)據(jù)庫，如付款條款、爭議條款、質(zhì)量條款等，實現(xiàn)合同條款結(jié)構(gòu)化管理。支持條款創(chuàng)建、修改、批量導(dǎo)入，條款多版本管理，衍生條款關(guān)聯(lián)。合同范本創(chuàng)建、合同起草時可以檢索、引用合同條款。條款新建條款新建支持條款錄入、自動解析、批量導(dǎo)入等多種方式。條款解析系統(tǒng)提供自動解析功能，用戶可將合同條款文檔（word格式）上傳，系統(tǒng)自動解析出該文檔中的每一個條款。條款組一個大條款下二級小條款，可構(gòu)成條款組結(jié)構(gòu)，條款組可被整體引用。條款維護(hù)條款管理員可對合同條款進(jìn)行修改更新，啟用停用操作。條款使用用戶可以新建范本、合同起草、合同編輯時檢索條款庫，選擇、引用所需要的合同條款。項目合同協(xié)作（注：定制功能，若客戶沒有需求可刪除）系統(tǒng)可以實現(xiàn)按項目對合同進(jìn)行管理。對于同一個項目下的多個合同，系統(tǒng)可以按照項目名稱，查找該項目下所有的合同，可跟蹤這些合同的實際履行狀況。合同范本管理合同范本的分類、新建、使用授權(quán)、發(fā)布管理、版本更新、啟用停用的全生命周期管理，可對標(biāo)準(zhǔn)合同（亦稱格式合同）模板設(shè)置，可定義非標(biāo)準(zhǔn)合同的示范性合同文本，也可配置可讓用戶部分修改的文本內(nèi)容；幫助用戶建立合同范本管理體系。新建范本范本管理員可以新建范本，支持上傳合同模板、在線編輯等多種方式新建范本，并對范本基本信息、可使用范圍、范本權(quán)限、使用期限、生效時間等進(jìn)行設(shè)定。觸發(fā)范本新建審批流程。范本發(fā)布范本審批流程通過之后，范本即可發(fā)布，可按范本生效時間發(fā)布，也可由手動操作發(fā)布。范本更新已經(jīng)發(fā)布的合同范本可以進(jìn)行修改更新，修改后要經(jīng)過法務(wù)等范本管理部門重新審核，審核通過后，方可取代之前的合同范本，每次修改后要保存之前的合同范本做歷史版本記錄，可以隨時查看任意合同范本的歷史版本。范本停用當(dāng)某個合同范本不再使用時，要及時進(jìn)行停用操作，使該范本變成停用狀態(tài)，用戶無法選擇已停用的合同范本。已停用的合同范本，在歷史版本中還是可以查詢到。合同起草用于快速發(fā)起各類合同（標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)合同），快速調(diào)用已設(shè)置好的相對方及合同模板，讓用戶用較少的操作步驟完成合同起草，支持上傳合同附件。合同起草如果是標(biāo)準(zhǔn)合同，選擇一個已有模板，該模板為起草時將對應(yīng)變量值填入指定位置，在生成合同正文時自動將變量添加到指定位置。如果是非標(biāo)合同，選擇相應(yīng)的范本或上傳本地合同，可以在范本或上傳合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行全文編輯；半標(biāo)合同也支持對文本的部分條款進(jìn)行編輯。復(fù)制現(xiàn)有的合同調(diào)用已經(jīng)簽訂的合同，快速復(fù)制，在原有合同基礎(chǔ)上起草合同，提升合同起草的效率，在實現(xiàn)保持原有合同不變的情況下，達(dá)到續(xù)簽新合同的業(yè)務(wù)需要。合同審批合同審批基礎(chǔ)功能實現(xiàn)合同在線審批功能，合同審批支持意見填寫、歷史意見查看、流程提交、駁回、撤回、轉(zhuǎn)辦、溝通、同處理人跳過、追加處理人、條件分支、表單和正文編輯權(quán)限控制、查看流程圖及審批流轉(zhuǎn)記錄等功能，滿足不同場景審批的要求。審批人可以通過PC、移動端（移動一體化）進(jìn)行待辦審批。審批要點根據(jù)合同審批節(jié)點和角色，配置相應(yīng)的合同評審的關(guān)鍵要點的規(guī)則，在審批環(huán)節(jié)由系統(tǒng)主動提醒需要審批的內(nèi)容，確保合同評審標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，審批人權(quán)責(zé)對應(yīng)。合同版本管理合同起草、審批過程中修改記錄留痕，合同正文每次修改均自動保存一個版本，并保留所有歷史版本記錄，支持任意兩個版本之間進(jìn)行內(nèi)容比對。修訂后的合同正文，可在合同定稿節(jié)點或合同審批流程通過后，由系統(tǒng)自動清稿，并自動轉(zhuǎn)換成PDF格式文本。合同編號支持自定義合同編號規(guī)則，支持多級合同編號。合同審批通過后系統(tǒng)按編號規(guī)則自動生成合同編號，保證合同編號的連續(xù)性、唯一性。合同簽訂合同審批完成，可根據(jù)業(yè)務(wù)需要使用物理章或者電子章蓋章、法人或者授權(quán)人簽字，形成具備法律效力的合同文件。合同履約履行計劃在合同起草階段填寫、合同簽訂階段可以修訂，合同審批結(jié)束后自動形成合同履約計劃。預(yù)歸檔功能所有合同審批簽訂后增加歸檔節(jié)點，可設(shè)置歸檔期限，要求歸檔人員在期限內(nèi)上傳已經(jīng)簽字蓋章的合同掃描件及掃描對比無誤后方可進(jìn)行預(yù)歸檔、并點擊歸檔按鈕，進(jìn)入歸檔流程審批中。合同比對支持審批通過的合同與實際要簽批的合同進(jìn)行對比，避免出現(xiàn)合同相對方修改合同的情況。合同變更、解除、終止、補(bǔ)充支持對合同的變更和解除、終止操作，并且按照合同審批流程進(jìn)行審批，并關(guān)聯(lián)原合同信息，可以對任意歷史版本追溯、比較。合同關(guān)閉合同履行結(jié)束，可對合同進(jìn)行關(guān)閉操作，關(guān)閉后的合同不允許進(jìn)行修改。合同評價合同執(zhí)行完畢后，系統(tǒng)自動提示承辦人對合同進(jìn)行評價，評價需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過，評價結(jié)果顯示在合同臺賬信息，同時作為供應(yīng)商評價的數(shù)據(jù)支撐。合同歸檔合同關(guān)閉后，可對合同進(jìn)行歸檔。由合同承辦人發(fā)起進(jìn)行歸檔流程，合同承辦人所在單位合同管理人員驗證合同履行過程內(nèi)容是否完整，包含履行中的相關(guān)附件是否齊備，還需要再次確認(rèn)合同保管單位、保管人、合同編號等信息。合同臺賬合同的基本信息、合同文本、合同的過程信息的卡片信息集中管理。合同卡片合同的卡片信息，顯示合同的基本信息，可以通過不同頁簽顯示合同的全過程數(shù)據(jù)。合同查詢實現(xiàn)全集團(tuán)各級機(jī)構(gòu)簽訂合同信息的保存及統(tǒng)計分析功能；系統(tǒng)支持多維度查詢功能；系統(tǒng)支持模糊查詢、精確檢索、全文檢索等功能，可按單條件和組合條件進(jìn)行查詢；系統(tǒng)支持權(quán)限查詢，查詢?nèi)藘H能查詢出自己有權(quán)限的信息；系統(tǒng)支持將查詢結(jié)果導(dǎo)出excel，支持報表功能。合同報表系統(tǒng)可實現(xiàn)不通維度下的合同、案件等的報表管理，根據(jù)企業(yè)不同需求，自定義報表格式、自定義報表字段，支持多種方式分析展示圖表。合同借閱沒有閱讀合同權(quán)限的用戶，如果有閱讀合同的業(yè)務(wù)需求，則需申請合同借閱，合同借閱可以設(shè)置借出時間、借出權(quán)限等，借出的合同可以提前收回，借出到期后系統(tǒng)也會自動收回查閱權(quán)限。系統(tǒng)管理系統(tǒng)支持集團(tuán)分級授權(quán)，系統(tǒng)管理員可以查詢系統(tǒng)全部合同及授權(quán)，各部門、各公司管理員可以查詢及導(dǎo)出本單位的合同，也可以對本單位的合同管理進(jìn)行相關(guān)人員授權(quán)；系統(tǒng)管理員可以對所有離職人員進(jìn)行合同查詢、各單合同系統(tǒng)管理員可以對本單位離職人員進(jìn)行合同查詢、可以對離職的人員的全部合同包括審批中及審批結(jié)束的合同進(jìn)行離職交接。移動端應(yīng)用根據(jù)合同管理的需要，系統(tǒng)應(yīng)全面支持移動端的應(yīng)用（注;若已有自己移動辦公平臺，請列明），實現(xiàn)合同審批、簽訂、履行、合同臺賬查詢、報表查看等常用操作。方便用戶隨時隨地快速處理合同事項。二期內(nèi)容：優(yōu)化體系、聯(lián)動業(yè)務(wù)在一期的基礎(chǔ)上，基于數(shù)據(jù)使用分析，實現(xiàn)從有到優(yōu)，拓寬使用范圍，加強(qiáng)管控深度，提高協(xié)作能力。注：二期指的是一個提升階段，不是一個商務(wù)合同，二期也是需要分步建設(shè)的。內(nèi)部優(yōu)化流程優(yōu)化通過流程效率分析工具，對基本不用或不常用的合同流程模板，進(jìn)行刪減與合并。分析流程節(jié)點的審批時效，去掉審批意義不大的節(jié)點，通過傳閱的方式告知即可，優(yōu)化審批節(jié)點時間長的節(jié)點等措施，來進(jìn)一步提升效率。合同智能應(yīng)用拓展相對方智能審核，大數(shù)據(jù)風(fēng)控查驗；合同文本提取比對、機(jī)器人智能預(yù)審，提升審核效率；電子合同與防偽打印電子合同在線快簽，隨時隨地審批合同；簽批完成的合同可以生成PDF合同文件，系統(tǒng)支持對簽批完成的合同文本加水印等防偽措施，以達(dá)到防篡改的目的。支持接入多重形式的防偽技術(shù)。履約管理優(yōu)化細(xì)化履約計劃優(yōu)化合同管理平臺與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)聯(lián)動，對合同簽訂后的履約計劃的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，可以根據(jù)設(shè)定的履行計劃，提醒相關(guān)合同履行跟蹤的人。合同的履約計劃、供應(yīng)商信息、銀行賬號信息、等通過接口集成財務(wù)共享平臺、實現(xiàn)合同履約、合同付款的管控。合同歸檔及臺賬優(yōu)化紙質(zhì)合同OCR電子化識別；紙質(zhì)合同/電子合同統(tǒng)一歸檔，確保歸檔數(shù)據(jù)完整；業(yè)務(wù)聯(lián)動生態(tài)在線通過統(tǒng)一門戶，小程序等移動入口，安全連接內(nèi)外部用戶，確保流程便捷、界面友好、業(yè)務(wù)安全。信息安全企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的快速發(fā)展，信息安全面臨的挑戰(zhàn)巨大，合同管理事關(guān)企業(yè)核心商業(yè)機(jī)密。必須保證安全運行。應(yīng)用數(shù)字身份認(rèn)證技術(shù)可確保用戶身份安全；通過CA證書、數(shù)字簽名、時間戳、證據(jù)保全技術(shù)，可有效防范信息泄露、數(shù)據(jù)篡改，確保數(shù)據(jù)完整性；其他整合與私有系統(tǒng)（ERP、HR、CRM、財務(wù)、PDM、PLM、報表、BI等），公用云系統(tǒng)（征信、大數(shù)據(jù)、支付平臺、第三方采購平臺等）進(jìn)行集成整合，一切以方便應(yīng)用，節(jié)約成本為出發(fā)點。長期內(nèi)容：自我開發(fā)、自我運維在一、二期項目的基礎(chǔ)上，完善自我的IT能力，實現(xiàn)自我開發(fā)，自我維護(hù)、自我檢查的強(qiáng)大支持平臺，在未來業(yè)務(wù)發(fā)展的不確定性下以及原軟件廠家服務(wù)不確定性因素下，擁有一定的自我拓展運維能力，也是需要在選型初期進(jìn)行考慮和后期能自我實現(xiàn)的。項目實施方案智慧合同在市場上屬于通用、成熟的功能軟件，故該功能不采取自主開發(fā)方式，擬采購一套成熟的合同管理軟件，并結(jié)合集團(tuán)合同管理實際需求進(jìn)行二次開發(fā)調(diào)整。本項目應(yīng)采用深入調(diào)研、設(shè)計優(yōu)先，充分理解建設(shè)需求的基礎(chǔ)上，開展開發(fā)實施工作，以保證工具能完全反映與滿足業(yè)務(wù)需求，以需求分析設(shè)計結(jié)果為依據(jù)，開展工具功能的開開發(fā)實施工作。實施策略及計劃實施策略分階段明確目標(biāo)將項目的整體實施分解為若干項目階段――前期準(zhǔn)備、需求階段、設(shè)計階段、開發(fā)階段、實施階段、試運行階段、運行維護(hù)及質(zhì)保服務(wù)階段，明確各個階段的項目主要里程碑目標(biāo)。按領(lǐng)域分解工作為實現(xiàn)項目階段主要里程碑目標(biāo)，將項目的工作內(nèi)容分解到項目管理、需求管理、變更管理、缺陷管理、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)遷移、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)運行及推廣等主要工作領(lǐng)域，明確項目工作內(nèi)容的責(zé)任主體。按崗位明確職責(zé)將各工作領(lǐng)域的階段工作內(nèi)容，細(xì)化分解到項目各工作小組的具體崗位角色，實行崗位責(zé)任制，并最后將任務(wù)落實到個人，便于量化的跟蹤考核。例如：項目高層領(lǐng)導(dǎo)：能夠推動管理變革的領(lǐng)導(dǎo)；項目實施小組：（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+技術(shù)負(fù)責(zé)人）雙線推進(jìn)機(jī)制；各職能部門工作小組：不少于1名對本部門業(yè)務(wù)熟悉的核心人員。周期性質(zhì)量審查在項目的各個階段，按照預(yù)期設(shè)定的質(zhì)量審查點以及審查內(nèi)容，對階段工作內(nèi)容的完成情況、完成質(zhì)量進(jìn)行審查，確保各階段的項目計劃執(zhí)行及質(zhì)量處于在控狀態(tài)。實施計劃由于本系統(tǒng)涉及到公司各職能部門，必須建立起科學(xué)合理的項目進(jìn)度安排，將項目整體進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分并落實到每一階段。此項工作整體進(jìn)度計劃如下，具體細(xì)節(jié)實施在合作方落實之后由項目實施小組負(fù)責(zé)制訂并實施。整體實施建議分為六大步驟：(1) 確定合作方：項目能否成功，30%取決于軟件產(chǎn)品，30%取決于內(nèi)部變革，40%取決于項目實施。所以需要合作方有成熟穩(wěn)定的產(chǎn)品、高效的實施方法且參與我方項目實施的團(tuán)隊，必須有類似行業(yè)的實施經(jīng)驗來保證本項目的成功。(2) 項目啟動：由公司高管向各部門傳達(dá)項目價值與重要性，要求各部門派出1名核心骨干配合工作，并盡量將合同管理系統(tǒng)建設(shè)工作配合納入績效或年底述職工作中。(3) 項目調(diào)研：將公司管理現(xiàn)狀以及目標(biāo)要求與供應(yīng)商充分溝通，并與對方項目經(jīng)理一起與各部門調(diào)研，盡量做到需求明確。(4) 項目實施：我方派出1-2名人員在項目期間，盡量全職與供應(yīng)商一同實施，學(xué)習(xí)并繼承產(chǎn)品的配置或集成開發(fā)能力。(5) 上線準(zhǔn)備：通過線下海報、線上專題推廣宣傳，并給予一定的試用反饋獎勵，縮短上線準(zhǔn)備期。(6) 系統(tǒng)上線：避免線上線下并行，有一定的強(qiáng)制性，形成線上使用習(xí)慣。自項目啟動之日起，分階段、分步驟開展項目實施工作，從2022年XX月開始，到2022年XX月份完成項目初步驗收工作，2023年XX月完成竣工驗收工作。任務(wù)名稱開始時間完成時間主要內(nèi)容及交付項項目啟動--項目工作方案現(xiàn)狀及需求分析--需求分析設(shè)計、開發(fā)--詳細(xì)設(shè)計報告、測試報告、代碼系統(tǒng)實施--系統(tǒng)部署實施初步驗收--功能驗收報告試運行--試運行報告竣工驗收--完成試點竣工驗收工作，驗收報告及文檔系統(tǒng)運維方案建議說明系統(tǒng)采用的運維建議方案，如自行維護(hù)，還是委托原廠維護(hù)。收益分析項目預(yù)算項目總體的直接投入來講，主要是分為軟件費用、實施費用、硬件費用三大方面；編號費用類型預(yù)計范圍描述1合同管理平臺軟件費用XX萬元目前的價格范圍也是有低、有高，一般來講用戶規(guī)模在XXX用戶左右，覆蓋完整的合同管理業(yè)務(wù)階段，XX萬左右的軟件產(chǎn)品比較適合公司的需求與定位。2軟件實施費用XX萬元預(yù)估費用，預(yù)計工作量為人天，一般人天單價為：XXXX元/人天。包括產(chǎn)品部署、實施、開發(fā)費用。3硬件費用XX萬元主要是軟件運行比需要的硬件設(shè)備?？傮w的直接成本分析項目預(yù)算在XXX萬元。項目價值(1) 提升業(yè)務(wù)效率，大大降低管理成本：合同的制定、調(diào)整、簽訂、履約跟蹤等均可在線進(jìn)行；(2) 確保交易的安全、可靠，保障簽約各方的合法權(quán)益；(3) 創(chuàng)造更加陽光高效的合同管理平臺、更安全的信任機(jī)制；(4) 直接經(jīng)濟(jì)價值評估，去年因我司責(zé)任產(chǎn)生的合同糾紛共計個，所造成的直接經(jīng)濟(jì)損失總計萬元，平均萬元/個。合同管理平臺上線運行后，將有效防范住此類經(jīng)濟(jì)損失。項目風(fēng)險分析管理模式與設(shè)計方法的轉(zhuǎn)變風(fēng)險風(fēng)險描述：隨著業(yè)務(wù)和技術(shù)的發(fā)展，以及項目對新技術(shù)、新管理模式的要求和需要；在項目管理過程中可能發(fā)生管理模式及設(shè)計方法的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員不適應(yīng)或不接受改變，進(jìn)而導(dǎo)致項目建設(shè)進(jìn)度的停滯、質(zhì)量下降等問題。應(yīng)對策略：在項目建設(shè)過程中積極開展變更管理，加強(qiáng)宣貫，與業(yè)務(wù)人員充分溝通，使其學(xué)習(xí)了解先進(jìn)的電網(wǎng)規(guī)劃設(shè)計方法，用積極的態(tài)度配合信息系統(tǒng)的實施，是項目成功的關(guān)鍵因素之一。人力資源風(fēng)險風(fēng)險描述：項目建設(shè)過程中，參與項目建設(shè)的相關(guān)人員可能因各種因素發(fā)生離職、轉(zhuǎn)崗等情況；導(dǎo)致項目建設(shè)資源不足，進(jìn)而導(dǎo)致項目工期的延誤；如發(fā)生核心人員的流失最壞情況下甚至可能導(dǎo)致項目的失敗。應(yīng)對策略：（1）加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)，增強(qiáng)員工的凝聚力，降低人才流失情況的發(fā)生；（2）建立健全的考核、激勵和晉升機(jī)制，在留住現(xiàn)有內(nèi)部優(yōu)秀人才的同時吸引各類外部優(yōu)秀人才，做好人才管理及儲備工作，防止人才斷鏈情況的發(fā)生；（3）建立良好的人才培養(yǎng)培訓(xùn)體系，為老員工的職業(yè)生涯提供上升空間，為新員工提供快速上手的指導(dǎo)；（4）建立完善的工作交接制度，明確工作在移交過程中各方的權(quán)責(zé)，降低或避免人才的流動導(dǎo)致工作無法開展的情況。項目范圍變更風(fēng)險風(fēng)險描述：隨著項目建設(shè)過程的推進(jìn)，項目建設(shè)范圍存在改變的可能并進(jìn)一步對項目的建設(shè)帶來不良影響。如項目建設(shè)范圍的擴(kuò)大，在既定的資源條件下會導(dǎo)致項目建設(shè)周期延長和進(jìn)度的延誤；項目建設(shè)范圍的減小，會導(dǎo)致項目建設(shè)成果無法滿足生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的實際需要。應(yīng)對策略：充分調(diào)研，周密策劃，充分考慮面對的困難和限制條件，明確項目業(yè)務(wù)范圍，逐步推進(jìn)系統(tǒng)的建設(shè)，達(dá)到企業(yè)項目管理能力全面提升的目的。項目進(jìn)度的風(fēng)險風(fēng)險描述：信息項目的建設(shè)過程是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，期間涉及的各方面因素較多，這些因素的變化極易導(dǎo)致整個項目的進(jìn)度發(fā)生滯后及延誤的情