會(huì)議活動(dòng)審批管理制度

會(huì)議活動(dòng)審批管理制度第一章總則

為確保會(huì)議活動(dòng)的高效有序進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議審批流程，提高決策效率，特制定本會(huì)議活動(dòng)審批管理制度（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)的組織、審批、召開(kāi)及后續(xù)跟進(jìn)工作。

一、目的與原則

1.1本制度旨在加強(qiáng)會(huì)議活動(dòng)的計(jì)劃性和規(guī)范性，提高會(huì)議質(zhì)量，確保會(huì)議結(jié)果的有效落實(shí)。

1.2會(huì)議活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：

（1）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密結(jié)合工作實(shí)際，注重實(shí)效，避免形式主義。

（2）分級(jí)管理：根據(jù)會(huì)議級(jí)別和內(nèi)容，實(shí)行分級(jí)審批，確保會(huì)議活動(dòng)的高效有序。

（3）權(quán)責(zé)明確：明確會(huì)議活動(dòng)組織、審批、執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保工作落實(shí)。

二、適用范圍

2.1本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)，包括但不限于：

（1）董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)等公司治理層級(jí)的會(huì)議。

（2）公司級(jí)、部門(mén)級(jí)、項(xiàng)目級(jí)等不同級(jí)別的會(huì)議。

（3）各類(lèi)專(zhuān)題會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)等。

2.2本制度不適用于以下會(huì)議活動(dòng)：

（1）國(guó)家法定節(jié)假日、休息日舉辦的非正式會(huì)議。

（2）涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的會(huì)議。

（3）其他特殊性質(zhì)的會(huì)議。

三、會(huì)議活動(dòng)審批流程

3.1會(huì)議活動(dòng)的審批流程分為以下階段：

（1）會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起人需填寫(xiě)《會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、預(yù)算等內(nèi)容，并提交至審批人。

（2）會(huì)議審批：審批人應(yīng)在收到會(huì)議申請(qǐng)后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知會(huì)議發(fā)起人。

（3）會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人收到審批通過(guò)后，應(yīng)至少提前2個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。

（4）會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加。

（5）會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，由指定人員整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)提交至審批人。

（6）會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)：審批人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，確保會(huì)議決策的有效落實(shí)。

四、違規(guī)處理

4.1違反本制度規(guī)定的，視情節(jié)輕重，給予以下處理：

（1）口頭警告。

（2）書(shū)面警告。

（3）取消會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)資格。

（4）追究相應(yīng)責(zé)任。

4.2對(duì)于故意違反本制度規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的，將依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，直至追究法律責(zé)任。

五、制度修訂

5.1本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

5.2修訂本制度，需經(jīng)公司董事會(huì)審議通過(guò)。

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。自發(fā)布之日起實(shí)施。請(qǐng)各部門(mén)、各單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.1會(huì)議發(fā)起人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員范圍及大致時(shí)間，提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)資料。

1.2會(huì)議發(fā)起人應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議名稱(chēng)、主題及目標(biāo)。

（2）會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及地點(diǎn)。

（3）參會(huì)人員范圍、部門(mén)及職務(wù)。

（4）會(huì)議議程及擬請(qǐng)嘉賓。

（5）會(huì)議預(yù)算及資金來(lái)源。

（6）其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

二、會(huì)議審批

2.1會(huì)議發(fā)起人將填寫(xiě)完整的《會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)表》提交至審批人，審批人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批。

2.2審批人需對(duì)會(huì)議的必要性、預(yù)算、時(shí)間安排等方面進(jìn)行審核，并對(duì)不符合規(guī)定的會(huì)議申請(qǐng)?zhí)岢鲂薷囊庖?jiàn)或駁回。

2.3審批通過(guò)后，審批人將《會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)表》返還給會(huì)議發(fā)起人。

三、會(huì)議通知與準(zhǔn)備

3.1會(huì)議發(fā)起人收到審批通過(guò)后，應(yīng)至少提前2個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3.2會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議名稱(chēng)、主題及目標(biāo)。

（2）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。

（3）參會(huì)人員名單。

（4）會(huì)議議程及發(fā)言順序。

（5）會(huì)議準(zhǔn)備工作及注意事項(xiàng)。

3.3會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，提前準(zhǔn)備以下事項(xiàng)：

（1）會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備檢查。

（2）會(huì)議材料準(zhǔn)備及發(fā)放。

（3）參會(huì)人員簽到表、名牌制作。

（4）會(huì)議期間餐飲、交通等后勤保障工作。

四、會(huì)議進(jìn)行

4.1會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加。

4.2會(huì)議主持人按照議程順序組織會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

4.3會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

4.4會(huì)議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是決策事項(xiàng)、責(zé)任分工等。

五、會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布

5.1會(huì)議結(jié)束后，指定人員負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，明確以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人。

（2）參會(huì)人員名單。

（3）會(huì)議議程及討論結(jié)果。

（4）決策事項(xiàng)及責(zé)任分工。

（5）其他重要事項(xiàng)。

5.2會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)提交至審批人，審批人審核通過(guò)后，由會(huì)議發(fā)起人發(fā)布給參會(huì)人員。

六、會(huì)議后續(xù)工作

6.1審批人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，確保會(huì)議決策的有效落實(shí)。

6.2會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

6.3參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要明確的任務(wù)分工，按時(shí)完成相關(guān)工作，并將進(jìn)展情況反饋給會(huì)議發(fā)起人。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.1會(huì)議紀(jì)要由指定人員整理完成后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)提交至審批人進(jìn)行審核。

1.2審批人應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審查，確保紀(jì)要準(zhǔn)確、完整地反映了會(huì)議的決策和討論結(jié)果。

1.3審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議發(fā)起人正式發(fā)布給所有參會(huì)人員，并視需要抄送相關(guān)部門(mén)和人員。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

2.1會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)和任務(wù)分工，應(yīng)由各責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2.2各責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真對(duì)待分配的任務(wù)，及時(shí)制定實(shí)施方案，并按計(jì)劃推進(jìn)工作。

2.3會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期組織檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按期完成。

三、進(jìn)度報(bào)告與問(wèn)題反饋

3.1各責(zé)任人在執(zhí)行會(huì)議決策任務(wù)過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起人報(bào)告工作進(jìn)展情況。

3.2如遇到問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議發(fā)起人反饋，并提出解決方案或建議。

3.3會(huì)議發(fā)起人應(yīng)積極協(xié)調(diào)資源，幫助責(zé)任人解決問(wèn)題，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

四、跟蹤督促與評(píng)估

4.1審批人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)。

4.2對(duì)于重要決策事項(xiàng)，會(huì)議發(fā)起人可設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督小組，進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和評(píng)估。

4.3定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供參考。

五、整改與問(wèn)責(zé)

5.1對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，及時(shí)制定整改措施，并督促責(zé)任人進(jìn)行整改。

5.2對(duì)于故意拖延、不履行職責(zé)的責(zé)任人，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。

5.3會(huì)議發(fā)起人應(yīng)定期向公司高層報(bào)告會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。

六、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔與管理

6.1會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔管理，確保資料的完整性和可追溯性。

6.2會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，便于今后查閱和利用。

6.3對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.1會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)議發(fā)起人提前向行政管理部門(mén)或指定的會(huì)務(wù)組進(jìn)行預(yù)訂。

1.2預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，會(huì)議發(fā)起人需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息，以便會(huì)務(wù)組進(jìn)行合理安排。

1.3會(huì)務(wù)組應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)訂臺(tái)賬，及時(shí)更新預(yù)訂情況，避免時(shí)間沖突。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

2.1會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板、會(huì)議桌椅等，并保持設(shè)備完好。

2.2定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保會(huì)議期間設(shè)備正常運(yùn)行。

2.3會(huì)務(wù)組應(yīng)確保會(huì)議室環(huán)境整潔、安靜，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議氛圍。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

3.1會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

3.2會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持秩序，不大聲喧嘩。

3.3會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得在會(huì)議室遺留垃圾。

四、會(huì)議室安全與保密

4.1會(huì)議室使用期間，會(huì)務(wù)組應(yīng)確保安全通道暢通，消防設(shè)施正常。

4.2對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的會(huì)議，會(huì)務(wù)組應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置密碼鎖、禁止攜帶無(wú)關(guān)設(shè)備等。

4.3會(huì)務(wù)組應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，防止安全事故的發(fā)生。

五、會(huì)議室費(fèi)用管理

5.1會(huì)議室使用費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由會(huì)議發(fā)起人承擔(dān)。

5.2會(huì)務(wù)組應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議室使用情況，包括使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備使用等，以便核算費(fèi)用。

5.3會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后按照實(shí)際使用情況支付會(huì)議室費(fèi)用。

六、會(huì)議室管理與改進(jìn)

6.1會(huì)務(wù)組應(yīng)不斷收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，提高會(huì)議室管理水平。

6.2定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和員