會(huì)議功能室管理制度

會(huì)議功能室管理制度第一章總則

為確保會(huì)議功能室使用的效率與效果，加強(qiáng)會(huì)議管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，特制定本管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有使用會(huì)議功能室召開(kāi)的各類會(huì)議。

一、目的

1.提高會(huì)議效率，縮短會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議質(zhì)量。

2.優(yōu)化會(huì)議資源分配，保障會(huì)議功能室的合理使用。

3.明確會(huì)議組織者、參與者和保障人員的職責(zé)與權(quán)利，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.本制度適用于會(huì)議功能室的使用、預(yù)約、布置、保障及清理等工作。

三、原則

1.統(tǒng)一管理：會(huì)議功能室實(shí)行統(tǒng)一管理，由指定部門(mén)或人員負(fù)責(zé)日常維護(hù)、預(yù)約協(xié)調(diào)等工作。

2.公平使用：會(huì)議功能室使用遵循公平、公正、公開(kāi)原則，按照預(yù)約順序安排使用。

3.節(jié)約資源：合理配置會(huì)議資源，降低會(huì)議成本，提高資源利用率。

4.環(huán)保節(jié)能：注重會(huì)議功能室的環(huán)保與節(jié)能，減少不必要的能源消耗。

四、職責(zé)分工

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、議程安排等工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議參與者：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，履行會(huì)議決議。

3.會(huì)議保障人員：負(fù)責(zé)會(huì)議功能室的預(yù)約、布置、設(shè)備檢查、茶水服務(wù)等保障工作。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實(shí)際需要，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂。修訂后的制度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

六、執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議功能室使用管理的監(jiān)督與檢查。

2.對(duì)于違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)予以制止并按規(guī)定處理，必要時(shí)予以通報(bào)批評(píng)。

本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門(mén)所有。自發(fā)布之日起實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：明確會(huì)議目的、議題和預(yù)期成果，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.擬定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題，列出會(huì)議討論的主要議題、議程安排及預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)及人員參會(huì)，確保參會(huì)人員具有決策權(quán)或相關(guān)信息。

4.選擇會(huì)議時(shí)間：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免與參會(huì)人員其他重要工作沖突。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)布會(huì)議通知：通過(guò)郵件、電話、即時(shí)通訊工具等方式，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.確認(rèn)參會(huì)人員：在會(huì)議通知中要求參會(huì)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)是否能參加，以便于會(huì)議組織者做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議保障人員提前布置會(huì)議室，檢查設(shè)備設(shè)施，確保會(huì)議所需物資齊全。

2.會(huì)議簽到：參會(huì)人員按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)簽到情況。

3.會(huì)議主持：主持人按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間。

4.會(huì)議記錄：指定專人記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、任務(wù)分配等。

四、會(huì)議決策

1.討論議題：針對(duì)會(huì)議議程，充分討論各個(gè)議題，鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表意見(jiàn)和建議。

2.決策表決：對(duì)于需要決策的議題，采取投票、舉手等方式進(jìn)行表決，形成會(huì)議決策。

3.決策記錄：將會(huì)議決策結(jié)果記錄在案，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議總結(jié)：主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策結(jié)果進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)任務(wù)分配及完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、表決記錄等資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢。

2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、詳盡地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括主要討論點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)分配及責(zé)任人。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)布。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，確保信息同步。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.會(huì)議決策中明確的任務(wù)應(yīng)詳細(xì)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，包括任務(wù)描述、責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)實(shí)施。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)。

三、進(jìn)度反饋與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、遇到的問(wèn)題和解決方案。

2.會(huì)議組織者應(yīng)記錄任務(wù)執(zhí)行的反饋信息，并在必要時(shí)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，解決執(zhí)行中的難題。

3.對(duì)于影響任務(wù)完成的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，尋求支持與協(xié)助。

四、跟蹤監(jiān)督與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤監(jiān)督機(jī)制，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，包括完成質(zhì)量、時(shí)效性等方面，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行績(jī)效考核。

3.定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，為改進(jìn)會(huì)議管理和決策提供依據(jù)。

五、變更管理與信息更新

1.若會(huì)議決策在執(zhí)行過(guò)程中因特殊情況需要調(diào)整，責(zé)任人應(yīng)提出變更申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)議組織者審核后進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)更新變更內(nèi)容，并重新發(fā)布，確保所有相關(guān)人員了解最新決策信息。

3.對(duì)于重大決策變更，應(yīng)重新進(jìn)行評(píng)估和審批，必要時(shí)重新召開(kāi)會(huì)議討論。

六、檔案管理與查詢

1.會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.建立會(huì)議紀(jì)要查詢機(jī)制，方便相關(guān)人員在需要時(shí)查閱會(huì)議決策內(nèi)容。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)約制度，由專人負(fù)責(zé)管理會(huì)議室的預(yù)約安排。

2.預(yù)約會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息，以便于管理人員合理分配會(huì)議室資源。

3.預(yù)約成功后，會(huì)議室管理人員應(yīng)及時(shí)通知預(yù)約者，并在會(huì)議室內(nèi)做好標(biāo)識(shí)，避免沖突。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行，確保舒適性和實(shí)用性。

2.會(huì)議桌椅、投影儀、白板等基本設(shè)施應(yīng)保持完好，并在會(huì)議前進(jìn)行檢查，確保正常使用。

3.會(huì)議室布置應(yīng)考慮安全通道的暢通，避免影響緊急疏散。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

2.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議保障人員應(yīng)確保會(huì)議室溫度適宜、照明充足，并提前開(kāi)啟所需設(shè)備。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)入場(chǎng)，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)。

3.對(duì)于設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并記錄在案，以便于追溯和管理。

五、會(huì)議室清理與維護(hù)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議保障人員應(yīng)立即清理會(huì)議室，保持室內(nèi)整潔，回收垃圾，整理設(shè)備。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔，包括地毯、窗簾等，確保會(huì)議室衛(wèi)生狀況良好。

3.對(duì)于會(huì)議室內(nèi)設(shè)施的損壞，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換，確保會(huì)議室的正常使用。

六、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防設(shè)施完好，安全通道暢通，遵守公司安全規(guī)定。

2.會(huì)議保障人員應(yīng)了解緊急疏散路線，遇有緊急情況時(shí)，及時(shí)引導(dǎo)參會(huì)人員疏散。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取措施保障會(huì)議安全，防止信息泄露。

第五章附則