采購(gòu)部工作程序2006-07-25

采購(gòu)部工作程序

一、采購(gòu)審批程序：

流程表：使用部門(mén)經(jīng)理——倉(cāng)庫(kù)主管——采購(gòu)部經(jīng)理——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——總經(jīng)理

二、采購(gòu)審批權(quán)限

采購(gòu)內(nèi)容限制金額批準(zhǔn)人

庫(kù)存物品單價(jià)100元以下庫(kù)房主管

生鮮、食品單價(jià)300元以下使用部門(mén)主管

家私單價(jià)300元，總價(jià)500以下使用部門(mén)主管

文具單價(jià)50元以下，總價(jià)200以下財(cái)務(wù)經(jīng)理

辦公設(shè)備單價(jià)200以下行政主管

日常維修配件單價(jià)80以下總價(jià)200以下行政主管或工程主管

工程設(shè)備單價(jià)300以下行政主管或工程主管

三、基本程序：

1、使用部門(mén)申購(gòu)；

2、報(bào)價(jià)；

3、報(bào)批；

4、訂貨入倉(cāng)

四、采購(gòu)貨品分為：

1、貨倉(cāng)存貨補(bǔ)充：倉(cāng)庫(kù)管理人員要經(jīng)常檢查庫(kù)存貨品的存量的變化，貨品庫(kù)存量到達(dá)最低界線時(shí)，填寫(xiě)“采購(gòu)申請(qǐng)單”。庫(kù)存最低線，也稱采購(gòu)線，是酒店為保證供應(yīng)，減少資金積壓而確定的訂貨點(diǎn)的庫(kù)存量，它主要根據(jù)各種貨品的每日消耗數(shù)量保存期限，進(jìn)貨容易易以及訂貨到進(jìn)貨入庫(kù)時(shí)天數(shù)等因素確定。

2、部門(mén)新增物料：各部門(mén)固業(yè)務(wù)所需要設(shè)備或物料時(shí)，由各部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，按采購(gòu)審批程序獲得批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部組織實(shí)施。

3、部門(mén)更替舊有設(shè)備或物品：當(dāng)酒店的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)至一定周期時(shí)，操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等均要按實(shí)際使用情況更新、補(bǔ)充。

4、食物和飲料以及煙酒供應(yīng)：食物和飲料以及煙酒供應(yīng)品性質(zhì)不同，且受客人流量和消費(fèi)高低的影響，故每大都有很大的流量，食物和飲料以及煙酒品質(zhì)方面的選定，需要廚房部門(mén)、酒吧、采購(gòu)部和倉(cāng)庫(kù)的合作，以便以最佳的食物，產(chǎn)出最好的菜。因此，食物和飲料以及煙酒的采購(gòu)申請(qǐng)和程序與其他物品不同，除了批量的采購(gòu)?fù)?，每天用料即日采?gòu)。

5、燃料。

6、維修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、辦公用品。

五、物品采購(gòu)程序

1、貨倉(cāng)存貨補(bǔ)充采購(gòu)程序：

倉(cāng)庫(kù)的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)主管要填寫(xiě)一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨“采購(gòu)申請(qǐng)單”，采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料。

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫(kù)存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價(jià)；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理應(yīng)把倉(cāng)庫(kù)交來(lái)采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時(shí)間，退一份回倉(cāng)庫(kù)。采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，標(biāo)明本次申購(gòu)單每種商品的價(jià)格，按采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施，一般物品要求之2天內(nèi)完成。有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2、部門(mén)新增物品采購(gòu)程序；

若部門(mén)欲增置新物料，部門(mén)經(jīng)理應(yīng)查閱每年（或月）編制計(jì)劃，弄清計(jì)劃是否包括該項(xiàng)目等，如沒(méi)有預(yù)算，應(yīng)攢寫(xiě)有關(guān)報(bào)告，連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部按酒店有關(guān)采購(gòu)程序和審批程序進(jìn)行辦理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實(shí)施。

3、部門(mén)更新替舊設(shè)備和物品采購(gòu)程序：

如部門(mén)欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫(xiě)一份“固定資產(chǎn)、物品遺失或損壞報(bào)告”給部門(mén)主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份遺失或損壞報(bào)告和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部按酒店采購(gòu)程序和審批程序辦理有關(guān)審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織采購(gòu)。

4、食品飲料，煙酒的采購(gòu)程序

酒店中的食品和飲料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間，但有些食物存放卻不能。例如：海鮮、凍品、禽類、肉類和蔬菜等就不同，有些物料還有有效使用日期限制。所以采購(gòu)部需要與出品部、酒吧和成本會(huì)計(jì)有緊密合作。作出適當(dāng)?shù)牟少?gòu)，就食物飲料而言。每天都有不同種類和數(shù)量的需求。出品部的用料因營(yíng)業(yè)情況變化較大，申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)的手續(xù)也跟其他方法不盡相同。.

（1）蔬菜、肉類、凍品、禽類、海鮮，水果及各部門(mén)餐飲用料的采購(gòu)申請(qǐng)，由出品部總廚、酒吧主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫(xiě)每日市場(chǎng)購(gòu)貨表，采購(gòu)部便可以電話落單或直接到市場(chǎng)選購(gòu)。

（2）蔬菜、肉類、凍品、禽類、海鮮、水果的供應(yīng)商選定：以上貨品購(gòu)買(mǎi)可采用合約形式固定價(jià)格，并可確保貨源，采購(gòu)部、出品部和成本會(huì)計(jì)必須合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商。采購(gòu)部要邀請(qǐng)供應(yīng)商對(duì)酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供十五日的報(bào)價(jià)，采購(gòu)部組織市場(chǎng)調(diào)查，根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的十五日供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)提供酒店所需的物料，這些報(bào)價(jià)和供應(yīng)商的選定必須送交財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審核方為有效。

（3）選擇供應(yīng)商，除考慮其價(jià)格是否合理外，亦需考慮到其供應(yīng)能力和供貨水平的穩(wěn)定性，需要對(duì)下面幾點(diǎn)進(jìn)行比較：

A、哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低；

B、哪一家的質(zhì)量最高；

C、哪一家具備提供相同水平酒店的供貨經(jīng)驗(yàn)。

D、哪一家供應(yīng)商最誠(chéng)實(shí)。-

5、燃料采購(gòu)程序

采購(gòu)部根據(jù)餐飲部營(yíng)業(yè)情況與工程部、餐飲部編制每日石油氣采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，按采購(gòu)審批程序辦理審批。

6、維修零配件各工程物料采購(gòu)程序

采購(gòu)部根據(jù)工程部每月上報(bào)每月用量計(jì)劃，有計(jì)劃辦理審批手續(xù)，并組織實(shí)施。

7、部門(mén)急用和零星用品、辦公用品的采購(gòu)程序

采購(gòu)部按酒店采購(gòu)工作程序和審批程序辦理。

六、審核采購(gòu)申請(qǐng)單

1所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫(xiě)一式四聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給倉(cāng)庫(kù)，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)主管復(fù)核送采購(gòu)部。

2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第四聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第一聯(lián)財(cái)務(wù)部存檔核實(shí)。第三聯(lián)部門(mén)存檔。

3、審定采購(gòu)申清單：當(dāng)采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。

（1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門(mén)經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。

（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。

4、選定供應(yīng)商。

（1）聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，可以利用電話。傳真或其他通訊途徑向供應(yīng)商索要資料，報(bào)價(jià)及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來(lái)源獲得。

A、營(yíng)業(yè)代表的來(lái)訪；

B、供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子

C、刊物或電話黃頁(yè)，報(bào)刊的廣告；

D、網(wǎng)上查詢。

（2）有關(guān)部門(mén)的介紹。選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)是十分重要的環(huán)節(jié)，所以要考慮以下條件：

A、穩(wěn)固財(cái)政；最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對(duì)保持酒店貨品的水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有一定的保障；

B、品質(zhì)的統(tǒng)一，所選擇的供應(yīng)商必須能供應(yīng)符合酒店要求的物品，令酒店保持一貫穩(wěn)定水平；

C、地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量上可以接受的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省運(yùn)什費(fèi)，且聯(lián)系方便，易于隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況；

D、價(jià)格：如所有供應(yīng)商供應(yīng)貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，選擇供應(yīng)商要選擇價(jià)格最低的一個(gè)，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與申購(gòu)部門(mén)共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商；

E、維護(hù)保養(yǎng)：如所購(gòu)買(mǎi)的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，對(duì)設(shè)備等項(xiàng)目的購(gòu)買(mǎi)，采購(gòu)員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護(hù)的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時(shí)，事先一定要向工程部了解所購(gòu)物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無(wú)法安裝的情況。

七、報(bào)價(jià)單：

報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，但要視采購(gòu)物品質(zhì)量和種類、貨源供應(yīng)而定。

對(duì)采購(gòu)價(jià)格的控制是整個(gè)采購(gòu)控制最重要和最困難的工作，這是因?yàn)槌擞嘘P(guān)采購(gòu)出品部主管等有關(guān)管理人員與供應(yīng)商密謀串通、收取回扣，致使購(gòu)買(mǎi)的物品價(jià)格偏高外，酒店所用的物品，與其他行業(yè)相比，價(jià)格變化最大、最快、實(shí)難掌握和控制。特別是那些易于過(guò)期變質(zhì)的貨品，其售價(jià)幾乎每天都在變化，有時(shí)上午和下午的價(jià)格就有差別，采購(gòu)價(jià)格控制的目的是：防止有關(guān)采購(gòu)人員從中徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，初次報(bào)價(jià)酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，簽訂訂單時(shí)，著手向有關(guān)供應(yīng)單位詢價(jià)并填制報(bào)價(jià)單，包括：①填寫(xiě)報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，郵寄或送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫(xiě)價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，如果采購(gòu)期限較短，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。③寫(xiě)個(gè)簡(jiǎn)單的報(bào)告，說(shuō)明詢價(jià)方式及其全部過(guò)程，并提出采購(gòu)部的選擇意見(jiàn)和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交給財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批。2、采購(gòu)審定小組根據(jù)采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意見(jiàn)，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來(lái)的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，報(bào)主管副總和總經(jīng)理審核，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商。

3、采購(gòu)審定小組

總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、涉及的使用部門(mén)主管、庫(kù)房主管、質(zhì)監(jiān)人員、財(cái)務(wù)成本

4、供應(yīng)單位確定后，采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，由于酒店物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí)，可以和供應(yīng)商作議價(jià)，以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)酒店較為有利的協(xié)議。而且議價(jià)方式不僅可以在價(jià)錢(qián)方面洽談，甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)都可以商磋。降低價(jià)格對(duì)酒店有直接的利益。在以下情況下，儀價(jià)是沒(méi)有多大作用的，但盡力嘗試。

A、小數(shù)額的購(gòu)買(mǎi)

B、唯一供應(yīng)的來(lái)源；

C、法律規(guī)定的價(jià)格；

D、己定折扣之價(jià)目表；

E、緊俏的市場(chǎng)商品。

當(dāng)一切步驟完成后，采購(gòu)部便可將有關(guān)資料填寫(xiě)在采購(gòu)申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目?jī)?nèi)，連同所有報(bào)價(jià)單和推薦供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，交給財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、定購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)單一經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，交回采購(gòu)部，采購(gòu)部便安排分派采購(gòu)申請(qǐng)單給有關(guān)的部門(mén)，而采購(gòu)員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購(gòu)單給供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)單是酒店正式給予供應(yīng)商的授權(quán)文件，此份定單一式三份，而其中所列的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)量及價(jià)格必須與己批準(zhǔn)之采購(gòu)申請(qǐng)單相同。采購(gòu)單一式三聯(lián)：第一聯(lián)供應(yīng)商；第二聯(lián)采購(gòu)部；第三聯(lián)財(cái)務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)。采購(gòu)定單要注明資料：

A、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料；

B、采購(gòu)申請(qǐng)單的號(hào)碼；

C、訂單日期；

D、需求部門(mén)；

E、品名、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、數(shù)量、單價(jià)、包裝要求、交貨日期、運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；

F、總值；

G、付款方法。

6、合同：有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品的定購(gòu)，采購(gòu)部要以采購(gòu)合同代替采購(gòu)訂單。采購(gòu)合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置，雙方便需遵守合同上的細(xì)則。

（1）、合同的目的：

A、買(mǎi)賣(mài)雙方通過(guò)合同確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益；

B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力；

C、合同足以約束買(mǎi)賣(mài)雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。

（2）、工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明

A、工作范圍——物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備

B、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；

C、其他費(fèi)用——雜項(xiàng)開(kāi)支、超時(shí)、工人工資、保險(xiǎn)費(fèi)等的承擔(dān)；

D、完成工期和工程進(jìn)度界定方法；

E、延期完工的賠償；

F、保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定；

G、工程進(jìn)度款，保證金等的付款方法和規(guī)定。.

（3）物品或服務(wù)性采購(gòu)合同細(xì)則應(yīng)列明：

A、詳細(xì)采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)明的：名稱、產(chǎn)地、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝的規(guī)定。

B、交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn)；

C、付款細(xì)則和驗(yàn)收方法；

D、維修保養(yǎng)辦法及收費(fèi)；

E、保修的年限；

F、接受或拒絕貨品程序和處理方法；

G、什么情形下可取消合同；

H、合法的權(quán)利及義務(wù)。

八、其他；

1、采購(gòu)定單的跟催

當(dāng)定單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。

以下情況采購(gòu)部需要跟催的：

（1）物品未能依期交貨；

（2）交負(fù)數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入；

（3）新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商；

（4）唯一來(lái)源但有問(wèn)題的供應(yīng)商；

（5）供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。

2、采購(gòu)定單取消

（1）酒店取消定單：

如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能的問(wèn)題及可行解決方法，以便報(bào)總經(jīng)理作出決定。