2024企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理策略與規(guī)章

2024企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理策略與規(guī)章本合同目錄一覽第一條合同管理策略1.1合同管理目標1.2合同管理原則1.3合同管理流程第二條合同訂立管理2.1合同起草2.2合同審批2.3合同簽署第三條合同履行管理3.1合同執(zhí)行監(jiān)督3.2合同變更管理3.3合同解除與終止第四條合同風險管理4.1風險識別與評估4.2風險預防與控制4.3風險應對措施第五條合同歸檔與保管5.1合同歸檔要求5.2合同保管措施5.3合同查閱與復制第六條合同信息管理6.1合同信息收集與記錄6.2合同信息儲存與保護6.3合同信息共享與傳遞第七條合同培訓與宣傳7.1培訓內(nèi)容與對象7.2培訓方式與時間7.3培訓效果評估第八條合同糾紛解決8.1糾紛預防與調(diào)解8.2仲裁或訴訟途徑8.3糾紛處理結(jié)果記錄第九條合同法律顧問9.1法律顧問職責9.2法律顧問選聘9.3法律顧問工作協(xié)調(diào)第十條合同監(jiān)督檢查10.1監(jiān)督檢查機制10.2監(jiān)督檢查內(nèi)容10.3監(jiān)督檢查結(jié)果處理第十一條合同管理責任與考核11.1管理責任分配11.2管理考核指標11.3考核結(jié)果運用第十二條合同管理信息化建設12.1信息化建設目標12.2信息化系統(tǒng)功能12.3信息化系統(tǒng)維護與更新第十三條合同管理外部協(xié)作13.1協(xié)作單位選擇13.2協(xié)作模式與流程13.3協(xié)作關系維護第十四條合同管理持續(xù)改進14.1改進需求收集14.2改進措施制定14.3改進效果評估與反饋第一部分：合同如下：第一條合同管理策略1.1合同管理目標為本合同雙方提供全面、高效的合同管理服務，確保合同的合法性、合規(guī)性、合理性，維護雙方的合法權(quán)益，降低合同糾紛風險，提高合同履行效率。1.2合同管理原則（1）合法性原則：合同內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定，遵守社會公序良俗。（2）公平公正原則：合同訂立、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)應公平公正，保障雙方合法權(quán)益。（3）誠實信用原則：合同雙方應遵循誠實信用原則，履行合同義務，共同維護合同的嚴肅性和權(quán)威性。（4）保密原則：合同雙方應對合同內(nèi)容和商業(yè)秘密予以保密，未經(jīng)對方同意不得泄露給第三方。1.3合同管理流程（1）合同起草：由合同承辦部門根據(jù)業(yè)務需要，參照公司模板起草合同文本。（2）合同審批：合同文本經(jīng)部門負責人審核后，報公司法務部進行法律審查，審查通過后提交總經(jīng)理審批。（3）合同簽署：合同經(jīng)雙方代表簽署后生效，雙方按照合同約定履行各自義務。（4）合同登記：合同簽署后，由合同承辦部門負責將合同文本和相關附件登記歸檔，并進行統(tǒng)一編號。（5）合同履行：雙方按照合同約定履行各自義務，確保合同目標實現(xiàn)。（6）合同終止：合同到期或者合同約定的終止條件滿足時，合同終止。（7）合同歸檔：合同終止后，由合同承辦部門負責將合同文本和相關附件歸檔保管。第二條合同訂立管理2.1合同起草（1）合同承辦部門應根據(jù)業(yè)務需求，明確合同主體、內(nèi)容、目的和違約責任等要素，參照公司提供的合同模板起草合同文本。（2）合同起草過程中，應充分考慮合同風險，采取必要的風險防范措施。（3）合同文本應明確雙方的權(quán)利和義務，避免產(chǎn)生模糊不清、容易引起爭議的內(nèi)容。2.2合同審批（2）部門負責人應審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。（3）部門負責人審核通過后，將合同文本提交公司法務部進行法律審查。（4）法務部應對合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性進行審查，審核合同條款的準確性、完整性，針對合同風險提出修改意見。（5）法務部審查通過后，將合同文本提交總經(jīng)理進行最終審批。（6）總經(jīng)理審批通過后，合同方可進入簽署環(huán)節(jié)。2.3合同簽署（1）合同簽署前，合同承辦部門應與合同相對方進行充分溝通，明確合同條款和雙方的權(quán)利義務。（2）合同簽署時，應由雙方代表現(xiàn)場簽字，并加蓋合同專用章。（3）合同簽署后，雙方代表應核對簽字蓋章的合同文本，確保無誤。（4）合同承辦部門負責將簽署后的合同文本收回，并按照歸檔要求進行登記歸檔。第三條合同履行管理3.1合同執(zhí)行監(jiān)督（1）合同承辦部門應建立合同履行監(jiān)督機制，確保合同條款得到有效執(zhí)行。（2）合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更、解除或終止情況，合同承辦部門應及時報告并按照相關流程處理。（3）合同承辦部門應定期對合同履行情況進行跟蹤，確保合同目標順利實現(xiàn)。3.2合同變更管理（1）合同變更應符合原合同約定的變更條件和程序。（2）合同變更內(nèi)容應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式簽署。（3）合同變更后，原合同文本應重新編號，并進行歸檔保管。3.3合同解除與終止（1）合同解除或終止應符合原合同約定的解除或終止條件和程序。（2）合同解除或終止后，雙方應按照合同約定處理后續(xù)事項，包括但不限于結(jié)算、賠償?shù)取＃?）合同解除或終止后，合同承辦部門負責將合同文本和相關附件歸檔保管。第四條合同風險管理4.1風險識別與評估（1）合同承辦部門應在合同訂立前，對合同相對方的信用狀況、履約能力等進行調(diào)查和評估。（2）合同承辦部門應識別合同內(nèi)容中可能存在的風險，并提出防范措施。（3）法務部應對合同文本進行法律風險評估，確保合同符合法律法規(guī)要求。4.2風險預防與控制第八條合同糾紛解決8.1糾紛預防與調(diào)解（1）合同雙方應積極履行合同義務，避免因違約行為導致糾紛發(fā)生。（2）合同履行過程中發(fā)生的爭議，應通過友好協(xié)商解決。（3）雙方可以共同選擇調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解，調(diào)解不成的，可依法申請仲裁或提起訴訟。8.2仲裁或訴訟途徑（1）合同雙方在簽訂合同時，可以選擇仲裁或訴訟作為解決爭議的方式。（2）如合同中未約定爭議解決方式，一方依法向人民法院起訴或向仲裁機構(gòu)申請仲裁的，對方應予以配合。（3）仲裁或訴訟過程中，合同雙方應按照法院或仲裁機構(gòu)的要求，提供證據(jù)和陳述事實。8.3糾紛處理結(jié)果記錄（1）合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應將糾紛處理結(jié)果記錄歸檔。（2）合同糾紛處理記錄應包括糾紛發(fā)生的原因、處理過程、結(jié)果及雙方的責任等內(nèi)容。第九條合同法律顧問9.1法律顧問職責（1）法律顧問負責為公司提供法律咨詢、審查合同文本及處理合同糾紛等事項。（2）法律顧問應關注法律法規(guī)的變化，及時向公司提供相關法律信息和建議。（3）法律顧問應定期對公司員工進行合同法律培訓，提高員工的合同法律意識。9.2法律顧問選聘（1）公司應聘請具有專業(yè)資格和豐富經(jīng)驗的法律顧問。（3）公司應對法律顧問的工作進行評估，如有需要，可重新選聘。9.3法律顧問工作協(xié)調(diào)（1）合同承辦部門應與法律顧問保持密切溝通，及時反饋合同管理中的法律問題。（2）法律顧問應協(xié)助合同承辦部門處理合同履行過程中的法律事務。（3）合同糾紛發(fā)生時，法律顧問應積極參與糾紛處理，為公司提供法律支持。第十條合同監(jiān)督檢查10.1監(jiān)督檢查機制（1）公司應建立健全合同監(jiān)督檢查機制，確保合同的合法性、合規(guī)性、合理性。（2）合同監(jiān)督檢查工作由合同承辦部門、法務部和審計部共同負責。（3）合同監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同訂立、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)。10.2監(jiān)督檢查內(nèi)容（1）檢查合同訂立是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（2）檢查合同履行是否按照約定進行，是否存在違約行為。（3）檢查合同變更、解除和終止是否符合法定條件和程序。10.3監(jiān)督檢查結(jié)果處理（1）監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)合同管理中的問題，應立即報告相關負責人，并采取措施予以糾正。（2）對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應提交公司管理層討論，并制定改進措施。（3）合同監(jiān)督檢查結(jié)果應作為合同管理考核的重要依據(jù)。第十一條合同管理責任與考核11.1管理責任分配（1）合同承辦部門負責合同的具體執(zhí)行和履行，對合同的合法性、合規(guī)性、合理性負有直接責任。（2）法務部負責合同的法律審查、風險評估和糾紛處理，對合同法律風險負有防范責任。（3）公司高層管理人員應對合同管理的整體效果負責，對合同管理制度的完善和執(zhí)行情況進行監(jiān)督。11.2管理考核指標（1）合同合法性：合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（2）合同履行率：合同履行情況是否達到約定目標。（3）合同糾紛發(fā)生率：合同糾紛的發(fā)生頻率和處理效果。11.3考核結(jié)果運用（1）合同管理考核結(jié)果作為合同承辦部門及員工績效考核的重要依據(jù)。（2）對合同管理成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。（3）對合同管理不善的部門和個人，應進行批評教育，嚴重者依法承擔相應責任。第十二條合同管理信息化建設12.1信息化建設目標（1）建立合同管理信息化系統(tǒng)，提高合同管理的效率和準確性。（2）實現(xiàn)合同的全生命周期管理，包括合同起草、審批、簽署、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)。（3）通過信息化手段，提高合同風險防范和處理能力。12.2信息化系統(tǒng)功能（1）合同起草：提供合同模板，自動填充合同要素，合同文本。（2）合同審批：實現(xiàn)合同審批流程的電子化，提高審批效率。（第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：合同起草模板附件二：合同審批流程圖附件三：合同簽署授權(quán)書附件四：合同履行監(jiān)督表附件五：合同變更申請表附件六：合同解除與終止申請表附件七：合同歸檔清單附件八：合同風險評估表附件九：合同糾紛調(diào)解協(xié)議書附件十：仲裁協(xié)議附件十一：訴訟起訴狀附件詳細要求和說明：附件一：合同起草模板本附件提供合同起草的標準化模板，包括合同的基本要素、條款和格式。合同承辦部門應根據(jù)實際業(yè)務需求，參照模板起草合同文本。附件二：合同審批流程圖本附件詳細展示了合同審批的流程，包括審批的各個環(huán)節(jié)、責任部門和審批權(quán)限。合同承辦部門應按照流程圖規(guī)定的路徑提交合同文本進行審批。附件三：合同簽署授權(quán)書本附件為合同簽署授權(quán)書，授權(quán)特定人員代表公司簽署合同。授權(quán)書應明確授權(quán)范圍、有效期限和簽署條件。附件四：合同履行監(jiān)督表本附件用于監(jiān)督合同履行情況，包括合同履行進度、異常情況記錄和整改措施等。合同承辦部門應定期填寫并提交監(jiān)督表。附件五：合同變更申請表本附件用于記錄合同變更事項，包括變更原因、內(nèi)容、日期和雙方同意的變更協(xié)議等。合同承辦部門應按照申請表流程提交變更申請。附件六：合同解除與終止申請表本附件用于記錄合同解除或終止的事由、日期和雙方同意的解除或終止協(xié)議等。合同承辦部門應按照申請表流程提交解除或終止申請。附件七：合同歸檔清單本附件用于記錄已簽署合同的清單，包括合同編號、名稱、簽署日期、歸檔日期等。合同承辦部門應按照清單歸檔合同文本。附件八：合同風險評估表本附件用于評估合同風險，包括合同內(nèi)容風險、履行風險、變更風險等。合同承辦部門應根據(jù)實際情況填寫并提交風險評估表。附件九：合同糾紛調(diào)解協(xié)議書本附件用于記錄合同糾紛調(diào)解的結(jié)果，包括調(diào)解日期、調(diào)解人員、雙方同意的調(diào)解方案等。附件十：仲裁協(xié)議本附件為仲裁協(xié)議，約定雙方在發(fā)生合同爭議時選擇仲裁作為解決方式。協(xié)議應明確仲裁機構(gòu)、仲裁程序和仲裁結(jié)果的執(zhí)行等。附件十一：訴訟起訴狀本附件為訴訟起訴狀，用于記錄一方對另一方提起訴訟的事由、訴訟請求和訴訟依據(jù)等。說明二：違約行為及責任認定：違約行為：1.未按照合同約定履行義務。2.延遲履行合同義務，超過合同約定的期限。3.不履行合同義務，或者履行合同義務不符合約定的標準。4.未經(jīng)對方同意，單方面變更或者解除合同。5.違反合同中的保密義務，泄露合同內(nèi)容和商業(yè)秘密。6.違反法律法規(guī)和公序良俗，使合同無法履行或者造成對方損失。責任認定：1.違約方應承擔違約責任，包括繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失等。2.延遲履行的一方應按照合同約定支付違約金或者賠償因延遲履行造成的損失。3.不履行或者履行不符合約定的，對方有權(quán)要求違約方履行義務或者賠償損失。4.單方面變更或解除合同的一方應承擔因此而給對方造成的損失。5.泄露合同內(nèi)容和商業(yè)秘密的，違約方應承擔相應的賠償責任。6.因違反法律法規(guī)和公序良俗導致合同無法履行或者造成對方損失的，違約方應承擔相應的法律責任。示例說明：若合同雙方約定了貨物交付期限，賣方延遲交付貨物超過合同約定期限，則賣方構(gòu)成違約。買方有權(quán)要求賣方支付違約金或者賠償因延遲交付