公司會議費用管理制度

公司會議費用管理制度第一章總則

為確保公司會議的規(guī)范化、高效化，合理控制會議費用，提高決策效能，特制定本會議費用管理制度。本制度適用于公司各級單位召開的各類會議，包括但不限于董事會、經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調(diào)會等。

一、會議費用管理原則

1.合理預(yù)算原則：會議費用應(yīng)按照預(yù)算管理要求，納入年度預(yù)算，合理控制，確保會議的必要性和經(jīng)濟性。

2.分類控制原則：根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和重要性，對會議費用進行分類控制，實行差異化報銷標準。

3.透明公開原則：會議費用支出應(yīng)遵循透明公開的原則，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。

4.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約辦會，提高會議效率，減少不必要的費用支出。

二、會議費用管理職責(zé)

1.會議組織部門：負責(zé)會議的籌備、組織和實施，確保會議的順利進行。

2.財務(wù)部門：負責(zé)會議費用的預(yù)算編制、報銷審核和支付工作，對會議費用進行監(jiān)督管理。

3.各參會部門：負責(zé)本部門參會人員的差旅費用報銷工作，配合會議組織部門做好會議服務(wù)保障。

4.監(jiān)察部門：負責(zé)對會議費用管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，嚴肅查處違規(guī)行為。

三、會議費用報銷范圍

會議費用主要包括以下幾方面：

1.會議場地租賃費：包括會議室租金、設(shè)備租賃費等。

2.會議材料費：包括會議資料、打印費、復(fù)印費等。

3.會議交通費：包括參會人員因公差旅產(chǎn)生的交通費用。

4.會議住宿費：包括參會人員因公差旅產(chǎn)生的住宿費用。

5.會議餐飲費：包括會議期間安排的餐飲費用。

6.其他與會議相關(guān)的合理費用。

四、會議費用報銷要求

1.報銷時應(yīng)提供完整的會議通知、會議議程、參會人員名單等證明材料。

2.報銷會議費用時，需按照公司規(guī)定的報銷流程和報銷標準執(zhí)行。

3.報銷內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，嚴禁虛報、多報、重復(fù)報銷。

4.報銷會議費用應(yīng)在會議結(jié)束后一個月內(nèi)完成，逾期不予報銷。

五、違規(guī)處理

1.對違反本制度規(guī)定，虛報、多報、重復(fù)報銷等行為的，一經(jīng)查實，將嚴肅處理，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。

2.對違反會議費用管理規(guī)定的部門和個人，將納入年度考核，情節(jié)嚴重的，將追究相關(guān)責(zé)任。

本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度有調(diào)整的，本制度將相應(yīng)予以修訂。請各部門認真貫徹執(zhí)行，共同做好會議費用管理工作。

第二章會議流程

為確保公司會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程，本章將詳細闡述從會議籌備到會議結(jié)束的整個流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織部門需明確會議主題，制定會議目標，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題和目標，制定會議方案，包括會議時間、地點、議程、參會人員、預(yù)算等。

3.報批會議方案：將制定的會議方案報批給相關(guān)部門，如總經(jīng)理、董事會等，獲取審批通過。

4.發(fā)送會議通知：在獲得審批通過后，會議組織部門需提前一定時間向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

5.準備會議材料：根據(jù)會議議程，整理會議所需材料，包括會議議程、報告、數(shù)據(jù)、案例等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織部門負責(zé)參會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、目標和議程，強調(diào)會議紀律和注意事項。

3.按議程進行會議：會議按照預(yù)定議程逐項進行，各議題負責(zé)人進行報告、討論和決策。

4.會議記錄：指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

5.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，由主持人對會議成果進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

三、會議跟進

1.整理會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人員需在規(guī)定時間內(nèi)整理會議紀要，將會議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項進行梳理。

2.發(fā)布會議紀要：將整理好的會議紀要發(fā)送給參會人員和相關(guān)人員，以便于各方了解會議成果和執(zhí)行工作。

3.跟進待辦事項：會議組織部門需對會議紀要中的待辦事項進行跟進，確保各項工作落實到位。

4.反饋會議效果：收集參會人員對會議效果的反饋，不斷優(yōu)化會議流程和內(nèi)容。

四、會議結(jié)束

1.會議場地整理：會議結(jié)束后，及時整理會議場地，確保場地干凈整潔。

2.會議費用報銷：根據(jù)會議費用管理規(guī)定，提交會議費用報銷申請，配合財務(wù)部門完成報銷工作。

3.總結(jié)會議經(jīng)驗：會議組織部門應(yīng)總結(jié)本次會議的經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一次會議提供借鑒。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議成果的有效轉(zhuǎn)化和決策的貫徹執(zhí)行，會議紀要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀要的跟蹤落實流程和相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要的整理應(yīng)在會議結(jié)束后盡快進行，由指定的會議記錄人員負責(zé)。

2.會議紀要應(yīng)準確記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配及待辦事項。

3.會議紀要整理完畢后，應(yīng)由會議主持人或相關(guān)負責(zé)人進行審核，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性。

4.審核通過的會議紀要應(yīng)及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門，確保信息同步。

二、待辦事項的跟蹤管理

1.會議紀要中明確的待辦事項應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議組織部門應(yīng)建立待辦事項跟蹤機制，對每一項待辦事項進行跟蹤督促。

3.責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成待辦事項，并及時向會議組織部門反饋完成情況。

4.會議組織部門應(yīng)定期匯總待辦事項的完成情況，向公司領(lǐng)導(dǎo)層報告。

三、執(zhí)行情況的評估與反饋

1.會議紀要執(zhí)行過程中，責(zé)任部門應(yīng)定期評估執(zhí)行情況，并及時向會議組織部門反饋。

2.會議組織部門應(yīng)定期組織會議紀要執(zhí)行情況的檢查，確保決策落實到位。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)層，尋求支持和協(xié)調(diào)。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔后的會議紀要應(yīng)設(shè)置合理的查閱權(quán)限，便于相關(guān)人員查閱和參考。

3.會議組織部門應(yīng)定期對會議紀要進行整理和更新，確保信息的時效性和準確性。

五、會議紀要跟蹤落實的監(jiān)督與問責(zé)

1.公司監(jiān)察部門應(yīng)對會議紀要的跟蹤落實情況進行監(jiān)督，對執(zhí)行不力的部門和個人進行問責(zé)。

2.對于因執(zhí)行不力導(dǎo)致公司損失的情況，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.會議紀要的跟蹤落實情況應(yīng)納入部門及個人年度考核，作為評價其工作績效的重要依據(jù)。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織部門或參會人員提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認，并在會議室預(yù)訂表中做好記錄。

4.如遇特殊情況需臨時調(diào)整會議室，行政管理部門應(yīng)協(xié)助做好調(diào)整工作。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間進行，會議開始前，會議組織部門應(yīng)提前到場做好準備工作。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，禁止吸煙、亂丟雜物等行為。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如需技術(shù)支持，應(yīng)及時聯(lián)系行政管理部門。

4.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)負責(zé)清理會議室，確保場地干凈整潔。

三、會議室設(shè)備管理

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報修，行政管理部門負責(zé)跟進維修事宜。

3.會議組織部門在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

4.對于貴重設(shè)備，行政管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的使用和管理制度，確保設(shè)備安全。

四、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議期間，應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

3.行政管理部門應(yīng)制定會議室突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。

4.會議組織部門應(yīng)加強對參會人員的安全教育，確保會議安全有序進行。

五、會議室服務(wù)保障

1.行政管理部門應(yīng)建立健全會議室服務(wù)保障制度，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.會議期間，行政管理部門應(yīng)提供必要的會議用品，如水、紙、筆等。

3.根據(jù)會議需求，行政管理部門可提供會議接待、餐飲安排等服務(wù)。

4.會議組織部門如有特殊需求，應(yīng)提前與行政管理部門溝通，確保會議服務(wù)保障到位。

本章規(guī)定的會議室管理規(guī)定旨在提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)保障。請各部門嚴格遵守，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司