總包會議室管理制度

總包會議室管理制度總包會議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范總包會議室的管理和使用，確保會議的效率與效果，促進公司內(nèi)部溝通與合作。

第二條本制度適用于總包公司內(nèi)部所有會議室的管理和使用，包括但不限于部門例會、項目協(xié)調(diào)會、專題討論會等。

第三條會議室管理應(yīng)遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則，提倡綠色會議，降低會議成本。

第四條各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會議管理制度，共同維護良好的會議環(huán)境，提高會議質(zhì)量。

第五條會議室使用應(yīng)提前預(yù)約，遵循“先預(yù)約、先使用”的原則。各部門負責(zé)人對本部門的會議安排和會議室使用負總責(zé)。

第六條會議室管理人員負責(zé)會議室的日常維護、設(shè)備管理、會務(wù)服務(wù)等工作，確保會議室的正常使用。

第七條本制度中所涉及的會議流程、會議紀(jì)要跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容，由各部門按照職責(zé)分工嚴(yán)格執(zhí)行。

第八條公司鼓勵利用信息技術(shù)手段，開展遠程會議、視頻會議等，減少不必要的現(xiàn)場會議，提高工作效率。

第九條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應(yīng)密切關(guān)注修訂情況，確保及時了解并遵守最新規(guī)定。

第十條違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將按照公司相關(guān)制度給予相應(yīng)處罰。對積極遵守本制度、表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會議目的、議題和參會人員，提前填寫會議申請表，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容，并向會議室管理部門提交申請。

2.會議管理部門收到申請后，負責(zé)審核會議申請表，確認(rèn)會議室可用性，并在會議申請表上簽署意見，反饋給會議發(fā)起人。

3.會議發(fā)起人應(yīng)在會議開始前至少1個工作日，將會議通知及會議資料發(fā)送給參會人員，確保參會人員提前了解會議內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到達會議室，檢查會議設(shè)備、資料等是否齊全，確保會議正常進行。

2.會議開始時，會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標(biāo)和要求。

3.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會議室，應(yīng)向會議主持人請假。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及分工事項，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會議記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，將會議紀(jì)要整理成文，并發(fā)送給會議主持人及參會人員。

四、會議決策與執(zhí)行

1.會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策的有效執(zhí)行。

2.會議結(jié)束后，會議主持人或責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的分工，及時跟蹤落實會議決策，確保工作順利進行。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對本次會議的效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

2.會議管理部門應(yīng)定期對會議室使用情況進行總結(jié)，分析存在的問題，提出改進措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要、會議通知等會議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

2.會議管理部門負責(zé)保管會議室使用記錄、會議設(shè)備清單等相關(guān)資料，確保資料的安全與完整。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的審核與發(fā)布

1.會議紀(jì)要由會議記錄人員整理完成后，需提交給會議主持人進行審核。會議主持人負責(zé)確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，并對關(guān)鍵信息進行補充或修改。

2.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)布，并向所有參會人員及相關(guān)人員發(fā)送，確保相關(guān)人員對會議決策和行動項有清晰的認(rèn)識。

二、會議行動項的分配與跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的行動項應(yīng)分配給具體的責(zé)任人和協(xié)助人，并明確完成的標(biāo)準(zhǔn)、時限和預(yù)期的成果。

2.責(zé)任人應(yīng)定期更新行動項的進展情況，會議記錄人員或指定專人負責(zé)跟蹤督促，確保各項行動按時完成。

3.對于未能按時完成的行動項，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人報告原因和解決方案，必要時召開臨時會議討論解決。

三、會議紀(jì)要的執(zhí)行反饋

1.責(zé)任人在完成行動項后，應(yīng)將執(zhí)行結(jié)果反饋給會議記錄人員，并由其更新至?xí)h紀(jì)要中。

2.會議主持人應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要中行動項的執(zhí)行情況，并對完成情況進行評估，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

四、會議紀(jì)要的回顧與閉環(huán)

1.在下一次會議召開前，應(yīng)對上一次會議的紀(jì)要進行回顧，確認(rèn)所有行動項是否已經(jīng)完成或進展到預(yù)期階段。

2.對于未閉環(huán)的行動項，應(yīng)分析原因，重新分配責(zé)任，制定新的完成時間表，并確保在后續(xù)會議中進行跟進。

3.會議紀(jì)要的回顧和閉環(huán)過程應(yīng)形成記錄，作為會議管理持續(xù)改進的依據(jù)。

五、會議紀(jì)要的存檔與利用

1.會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定進行存檔，便于日后查詢和審計。

2.會議紀(jì)要中的經(jīng)驗和教訓(xùn)應(yīng)被總結(jié)并分享，為公司未來的決策和項目管理提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室使用前，各部門需通過公司指定的預(yù)約系統(tǒng)進行預(yù)約，并注明會議主題、參會人數(shù)、使用時間等信息。

2.會議室預(yù)約遵循先到先得的原則，對于重要或緊急會議，會議管理部門有權(quán)進行調(diào)配。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時清理會議室，確保會議室的整潔和設(shè)備完好，以便其他部門使用。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責(zé)定期檢查和維護會議設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.使用部門在會議前應(yīng)檢查所需設(shè)備的可用性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向會議室管理部門報告。

3.會議期間，參會人員應(yīng)愛護設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，避免造成損壞。

三、會議室環(huán)境與安全

1.會議室應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進食或進行其他與會議無關(guān)的活動。

2.會議室管理部門負責(zé)制定并落實會議室消防安全、緊急疏散等預(yù)案，確保會議安全。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和急救用品，并定期檢查，確保其有效性。

四、會議室服務(wù)與支持

1.會議室管理部門應(yīng)為參會人員提供必要的服務(wù)，如會務(wù)支持、茶水服務(wù)等。

2.對于大型或重要會議，會議管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)協(xié)調(diào)、接待和保障工作。

3.會議管理部門應(yīng)收集并關(guān)注參會人員的意見和建議，不斷改進會議室服務(wù)質(zhì)量和水平。

五、會議室使用情況的監(jiān)督與評估

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室使用情況進行監(jiān)督與評估，分析存在的問題，并提出改進措施。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議管理部門有權(quán)進行提醒、警告或按照公司規(guī)定給予處罰。

3.公司鼓勵各部門積極反饋會議室管理中的問題和建議，共同提高會議室使用效率和管理水平。

第五章附則

1.本制度的解釋權(quán)歸總包公司所有。

2.本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)