公文格式寫作

稅務公文處理講座河南省國家稅務局辦公室2024/9/91稅務公文處理講座一、什么是公文——公文的概念——公文的基本特征——公文的主要作用二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)

----把握公文處理的基本原則——公文文種——遵守行文規(guī)則——承辦公文應當注意的幾個問題三、公文的格式——公文的眉首部分——公文的主體部分——公文的版記部分四、公文運轉的基本程序——收文流程——發(fā)文流程2024/9/92一、什么是公文公文的概念

公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位等有關組織和單位，在公務活動中形成的具有一定格式和現(xiàn)行效用的信息紀錄材料。行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。稅務機關的公文，是稅務機關在稅務管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是依法治稅、施行稅務行政措施和進行稅務公務活動的重要工具。2024/9/93一、什么是公文公文的基本特征——鮮明的政策性?！ǘǖ臋嗤??！獓栏竦囊?guī)范性?！^強的時效性2024/9/94一、什么是公文公文的主要作用——規(guī)范和準繩的作用。——領導和指導的作用?！麄骱徒逃淖饔?。——溝通和信息的作用?！珓找罁?jù)和憑證的作用。

2024/9/95二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)把握公文處理的基本原則公文的種類行文規(guī)則承辦公文應當注意的幾個問題

2024/9/96二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)

把握公文處理的基本原則

公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作?；驹瓌t是：實事求是、精簡、高效、及時、準確、安全。

2024/9/97二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)

公文的種類（一）《全國稅務機關公文處理實施辦法》規(guī)定稅務機關使用的行政公文應在規(guī)定的范圍內(nèi)選用文種。稅務公文的文種有12個，即：令、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要12種，我們常用的有：通知、通報、報告、決定、請示、批復、意見、會議紀要、公告。

2024/9/98二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)公文的種類（二）按行文方向選用文種。

——上行文：請示、報告、意見。

——下行文：令、決定、批復、通報、通知、會議紀要、意見。

——平行文：函、通知、公告、通告、意見。

按涉及范圍選用文種。如“公告”與“通告”的選用。按行文目的選用文種。如“請示”與“報告”的選用。按隸屬關系選用文種。如“通知”與“批復”；“函”與“請示”的選用。2024/9/99二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)行文規(guī)則（一）——確定是否行文。行文必須確有必要，注重效用——在規(guī)定職權范圍內(nèi)行文。各級行政機關應當根據(jù)各自隸屬關系和職權范圍確定行文關系，不得超越自己的隸屬關系和職權范圍行文。確定是否需要局內(nèi)會簽和局外會簽?！块T之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。2024/9/910二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)行文規(guī)則（二）按行政隸屬關系行文。

——不越級行文；不向下級政府行文；

——內(nèi)設機構除辦公廳外不對外行正式公文；

——不向領導個人行正式公文；——上行文不抄送下級機關；下行文重要的，應抄送上級機關?！茈p重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關?！h政文件應嚴格區(qū)分。機關行文應實行“黨政分開”。2024/9/911二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)行文規(guī)則（三）其他行文規(guī)則。

——請示應一事一文，不多頭請示。一般只寫一個主送機關。如需同時送其它機關，應當用抄送形式。

——請示不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。——各級行政機關一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

——報告不夾帶請示事項，請示與報告應當嚴格區(qū)分。

2024/9/912二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)行文規(guī)則（四）——領導講話不行正式公文。

——聯(lián)合行文的單位應當是“同級”?！蛴泄茌犅殭嗟钠郊墕挝恍形?/p>

——除答復人大代表和政協(xié)委員外，不對個人行文。——對使用電話、廣域網(wǎng)絡或發(fā)便函即可辦理的事項，不發(fā)正式公文2024/9/913二、公文處理應當把握的幾個重要環(huán)節(jié)承辦公文應當注意的幾個問題

——及時辦理。緊急公文按時限辦理；不能按時限辦結的公文應及時說明和溝通；不屬于本單位辦理要及時退回——根據(jù)公文內(nèi)容和領導意圖辦理——正確選用公文文種——把握公文用語的共同特征擬制公文。把握公文用語：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范?！鶕?jù)不同文種的要求擬制公文——加強公文審核把關，提高公文質(zhì)量2024/9/914三、公文格式公文的文面格式通常包括三部分：眉首部分：制于紅線以上的部分主體部分：紅線以下和主題詞以上的部分版記部分：置于附注或成文日期以下的各要素統(tǒng)稱為版記每個部分又包括若干構成要素。2024/9/915

公文的格式--眉首部分

密級等級標識緊急程度標識發(fā)文機關標識發(fā)文字號簽發(fā)人2024/9/916

公文的格式--眉首部分

密級標識

密級分類：密級共分三個等級，即“絕密”、“機密”、“秘密”密級標注格式：密級應標注在公文首頁的版心右上角第1行，密級和保密期限之間用紅色“★”隔開。如：“絕密★5年”。密級標注要求：如果印發(fā)、轉發(fā)、批轉或者回復標有密級的公文，必須按原公文的密級標注同等密級。即“密級來密級去”2024/9/917公文的格式--眉首部分緊急程度標識

緊急程度分類：公文的緊急程度有“特急”、“急件”；電報分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度標注格式：緊急程度標注在公文首頁的版心右上角第1行。如果公文的密級和緊急程度需要同時標注，則密級標注在上面，緊急程度標注在下面。2024/9/918公文的格式--眉首部分發(fā)文機關標識（一）

發(fā)文機關標識形式：

1.一般由發(fā)文機關名稱全稱或規(guī)范簡稱加“文件”二字組成，如“豫國稅發(fā)”的紅頭:河南省國家稅務局文件。

2.只用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化的簡稱，如“豫國稅函”的紅頭：河南省國家稅務局3.聯(lián)合行文，主辦機關名稱排列在前，其他機關依次排列4.張貼式公文一般不用公文版頭

2024/9/919公文的格式--眉首部分發(fā)文機關標識（二）

通常使用小標宋體字,用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。現(xiàn)行“國務院文件”的字號即是22mm╳15mm。下行文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm；

“豫國稅函”的發(fā)文機關標識上邊緣至上頁邊為30mm上行文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm標識秘密等級和緊急程度上行文可在發(fā)文機關標識上空2行向下依次標識2024/9/920

公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（一）根據(jù)公文的內(nèi)容在規(guī)定范圍內(nèi)確定發(fā)文字號發(fā)文字號構成形式：發(fā)文字號由“機關代字”、“年份”、“序號”三部分組成。2024/9/921公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（二）發(fā)文字號標注格式：對于字號為“發(fā)”的文件：發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字

1.下行文的發(fā)文字號一般標注在文件版頭之下、橫線上方居中位置。

2.上行文的發(fā)文字號一般標注在文件版頭之下、橫線上方左空1字位置。對于字號為“函”的文件發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。2024/9/922公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（三）機關代字機關代字要準確、簡潔、規(guī)范、無歧義、易識別，且保持相對穩(wěn)定，不可輕易變動。省局機關的發(fā)文代字有：豫國稅發(fā)、豫國稅函、豫國稅公告、豫國稅任字、豫國稅辦發(fā)、豫國稅辦函?！傲睢睘榭偩质褂玫淖痔?024/9/923公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（四）豫國稅發(fā)〔公元年份〕××號。適用于：向上級機關請示、報告和提出意見；對稅收政策和征管辦法的調(diào)整與補充，以及執(zhí)行中重要問題的明確和解釋；向下級機關部署全局性的稅收工作，制訂工作制度，提出指導性意見；下達年度稅收計劃和稅務經(jīng)費安排；對稅收收入及重要工作的完成情況和重大事件的情況通報；對下級機關或個人給予重大獎勵、表彰或批評、懲處；機構的設置、變動；轉發(fā)上級機關的重要文件；與平級機關或有關團體單位的聯(lián)合發(fā)文；其他有關重要事項的通知。2024/9/924公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（五）豫國稅函〔公元年份〕××號。適用于：向下級機關部署局部的、階段性的或臨時性的工作；對稅收政策和征管辦法執(zhí)行中一般問題的明確和解釋；對年度稅收計劃作局部調(diào)整；對稅務經(jīng)費作局部和臨時性的安排；對稅務日常工作有關情況的通報；一般性的表揚或批評；與平級機關商洽事宜、答復問題或報送需要平級機關核批的事項；轉發(fā)平級機關與稅收工作有關的文件；對下級機關的請示事項予以批復；對人大議案、建議和政協(xié)提案的答復等2024/9/925公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（六）豫國稅公告〔公元年份〕××號。適用于：內(nèi)容涉及到納稅人的權利義務的,必須使用公告形式。豫國稅任字〔公元年份〕××號。適用于：按照干部管理權限，任免干部行政職務。豫國稅辦發(fā)〔公元年份〕××號。適用于：代表省局向各級稅務機關布置日常性的事務工作，通報有關情況，發(fā)布局機關內(nèi)部適用的各類制度規(guī)定，通報局機關內(nèi)部的有關情況。2024/9/926公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（七）豫國稅辦函〔公元年份〕××號。適用于向平級單位的有關部門或其他單位行文；通報有關情況；商洽事宜，代表省局向上級機關的有關部門報送有關情況，提出意見和建議；代表省局向下級機關征求意見；代表省局下發(fā)各類會議、培訓通知，向有關單位發(fā)出邀請；代表省局向有關單位提供證明。

2024/9/927公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（八）市局轉發(fā)省局文件時，根據(jù)同字號轉發(fā)原則進行轉發(fā)，但也可根據(jù)文件內(nèi)容對本局工作的重要程度，可使用高于被轉發(fā)文的文件字號。2024/9/928公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（九）

年份應標全稱，阿拉伯數(shù)碼標識，用六角括號〔〕括起來，如〔2010〕。序號一般按年度編排用阿拉伯數(shù)碼標識。序號不得編虛位，(即1不編為001)，不加第字。發(fā)文字號中的機關代字、年份、序號三部分的排列順序不能顛倒，只能按機關代字＋年份＋序號的順序排列。2024/9/929公文的格式--眉首部分發(fā)文字號（十）

聯(lián)合行文發(fā)文字號標注要求：只標注主辦單位的發(fā)文字號，也可協(xié)商確定，但只能標注一個機關的發(fā)文字號。單位內(nèi)部的臨時機構發(fā)文時不能單設發(fā)文字號，因為臨時機構沒有行文權，它不能對外直接行文。若需行文，必須以單位的名義。單位內(nèi)部黨、政系列的發(fā)文字號不能混用，即不能用行政系列的公文版頭編印黨務系列的發(fā)文字號，或用黨務系列的公文版頭編印行政系列的發(fā)文字號。

2024/9/930公文的格式--眉首部分簽發(fā)人（一）

上報的公文必須標識簽發(fā)人姓名簽發(fā)人標注格式：

簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。下行文一般不標注簽發(fā)人。

2024/9/931公文的格式--眉首部分簽發(fā)人（二）如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并與紅色反線與之的距離為4mm。2024/9/932公文的格式—主體部分公文標題主送機關正文附件說明成文日期公文生效標識附注2024/9/933公文的格式—主體部分公文標題（一）

紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。公文標題一般由發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和文種三部分組成。公文標題,一要選準文種,要根據(jù)各種文種適用范圍,發(fā)文目的,發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系選擇。適于表達公文內(nèi)容的文種。二要準確表述事由。即事由和公文內(nèi)容要一致。三是應當簡明扼要。標題文字不要太長,太長了不醒目，文字應簡約而明晰。2024/9/934公文的格式—主體部分公文標題（二）

上報的公文和聯(lián)合行文，標題中一般不標明發(fā)文機關標題除發(fā)布法規(guī)性的文件可加書名號外，一般不用標點符號。轉發(fā)上級機關的公文，不能以上級機關公文的發(fā)文字號作為標題，如其標題過長，可以根據(jù)主要事由自擬標題。上行文標題不需加發(fā)文機關標識，而下行文和平行文應有發(fā)文機關標識，上報政府文件時，標題應按政府要求注明發(fā)文機關標識，自擬標題一般不使用書名號。

2024/9/935公文的格式—主體部分公文標題（三）對層層轉發(fā)的公文，為避免轉發(fā)時標題過于冗長、重復，下級單位轉發(fā)時可根據(jù)文件主要事由自擬標題。如：**國家稅務局關于轉發(fā)《國家稅務總局關于轉發(fā)<國務院關于進一步精簡會議和文件的通知>的通知》的通知,可自擬為:**國家稅務局轉發(fā)《國家稅務總局關于進一步精簡會議和文件的通知》的通知。在正文中，將國家稅務總局轉發(fā)國務院通知的事項加以說明。2024/9/936公文的格式—主體部分主送機關（一）標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多，而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的抄送之上，標識方法同抄送。主送機關數(shù)量多，不發(fā)的機關較少時，可以在“各省轄市國家稅務局后注明不發(fā)。如：各省轄市國家稅務局（不發(fā)平頂山、濮陽）。主送機關應使用全稱或規(guī)范化的簡稱、通稱；應按其性質(zhì)、級別以及有關規(guī)定順序填寫，按慣例依次排列。主送機關決定行文方向。2024/9/937公文的格式—主體部分主送機關（二）上行文的主送機關一般是1個。請示，批復，函的主送機關只能是1個。公告，通告可不寫主送機關。主送機關要注意準確擬寫。寫哪個主送機關必須根據(jù)公文內(nèi)容與機關職能決定。該寫主送機關的決不能漏寫，否則公文無法得到及時有效的送達和辦理。上行文主送單位應為上級機關，不能為上級機關的內(nèi)設機構，且主送單位應寫全稱或規(guī)范化簡稱。2024/9/938公文的格式—主體部分正文正文在主送機關名稱下1行，每自然段均要左空2字，回行頂格，數(shù)字，年份用阿拉伯數(shù)碼標識的均不能回行。正文是公文的核心部分。引入文件或轉發(fā)文時，應先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在公文的標題后用圓括號注明。如：現(xiàn)將《國家稅務總局關于***的通知》（國稅函〔2010〕*號）轉發(fā)給你們。結構層次，第一層為“一、”，第二層為（一）、第三次為“1.”，第四層為“（1）”。2024/9/939公文格式—主體部分附件（一）公文附件應當在發(fā)文稿頭紙中標注公文附件是公文正文的附屬材料，也即是補充說明正文內(nèi)容的材料，具有對公文的補充說明或提供相關資料等作用，是公文的重要組成部分。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件:1.××”)，附件名稱后不加標點符號。附件名稱需要回行時,第二行第1字應與上一行冒號后第1字對齊。印發(fā)規(guī)章等公文或轉發(fā)公文時，正文標題中已經(jīng)標明所印發(fā)、轉發(fā)的公文標題或主要內(nèi)容的，文末不再將所印發(fā)或轉發(fā)的公文列為附件。2024/9/940公文格式—主體部分附件（二）附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件(或帶序號)。附件放在公文生效標識印章之后。公文附件是公文正文內(nèi)容組成部分,與公文正文一樣具有同等效力。附件如為A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件的最后一頁。2024/9/941公文格式—主體部分成文日期

成文日期指公文生效的時間。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期應用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”。不用阿位伯數(shù)字書寫。由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。2024/9/942公文格式—主體部分公文生效標識（一）

公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或者簽署人姓名。公文除“會議紀要”以外，應當加蓋印章。

2024/9/943公文格式—主體部分公文生效標識（二）

一般情況除了會議紀要之外，不加印章視為無效。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標成文日期；成文日期右空4字，加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正，居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。2024/9/944公文格式—主體部分公文生效標識（三）

聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交相切，相距不超過3mm。其余要求與一個印章相同。2024/9/945公文格式—主體部分公文生效標識（四）

當聯(lián)合行為需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，所有行文單位都要署單位名稱(可用簡稱)，按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關的印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心，最后一排如余1個或者2個印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切，應保證印章既不相交也不相切,每排印章中心線應對齊。在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。2024/9/946公文格式—主體部分公文生效標識（五）

特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距，字距措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識"此頁無正文"的方法解決。2024/9/947公文格式—主體部分附注

公文需說明其它事項時用附注。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。如：“對下只發(fā)電子文檔”、請示文件中的“聯(lián)系人、電話”等。

2