部門協(xié)調(diào)會議管理制度

部門協(xié)調(diào)會議管理制度第一章總則

為確保部門間溝通協(xié)調(diào)的高效性與有序性，提高會議質(zhì)量，明確會議目的，制定本“部門協(xié)調(diào)會議管理制度”。本制度適用于所有部門協(xié)調(diào)會議的相關(guān)活動，包括會議的籌備、召開、執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)。

一、會議目的

1.溝通協(xié)調(diào)：促進(jìn)各部門之間的信息交流，協(xié)調(diào)部門間工作，確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性。

2.決策執(zhí)行：對重大事項(xiàng)進(jìn)行集體討論，形成決策，確保決策的有效執(zhí)行。

3.問題解決：針對工作中存在的問題，集思廣益，尋求解決方案，提高工作效率。

二、會議原則

1.高效務(wù)實(shí)：會議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義，確保會議內(nèi)容充實(shí)，提高會議效率。

2.明確主題：每次會議應(yīng)明確主題，確保會議內(nèi)容的針對性和實(shí)用性。

3.及時(shí)跟進(jìn)：會議決議事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決議的落實(shí)。

三、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)會議的組織、主持和總結(jié)。

2.與會人員：各部門相關(guān)人員，根據(jù)會議主題和內(nèi)容，由會議召集人確定。

3.記錄人：由會議召集人指定，負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)及跟進(jìn)情況。

四、會議類別

1.定期會議：按照既定周期召開的會議，如周例會、月度協(xié)調(diào)會等。

2.臨時(shí)會議：針對突發(fā)事件或特定議題召開的會議。

五、會議紀(jì)律

1.會議召開期間，與會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，避免影響會議進(jìn)程。

2.與會人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議召集人請假。

3.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會人員應(yīng)保守秘密，不得泄露。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確各部門職責(zé)，現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，并在會議通知中注明。

2.發(fā)送會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3個(gè)工作日發(fā)送會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程、參會人員等信息。

3.準(zhǔn)備會議材料：各部門應(yīng)根據(jù)會議主題準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會議召開前至少2個(gè)工作日提交給會議召集人。

4.會議室預(yù)約：會議召集人負(fù)責(zé)預(yù)訂會議室，并確保會議室設(shè)備齊全、環(huán)境舒適。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標(biāo)。

3.各部門匯報(bào)：按照議程，各部門負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問題及需求。

4.討論與決策：針對各部門匯報(bào)內(nèi)容，與會人員進(jìn)行充分討論，形成決策。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，明確決議事項(xiàng)及責(zé)任人。

三、會議記錄與跟進(jìn)

1.會議記錄：記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人等信息。

2.散會前確認(rèn)：會議主持人應(yīng)在散會前對會議記錄進(jìn)行宣讀，確保與會人員對會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等無異議。

3.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)整理出會議紀(jì)要，并發(fā)送給會議召集人審核。

4.會議紀(jì)要跟進(jìn)：會議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，由會議召集人發(fā)送給與會人員，各部門按照會議決議事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。

四、會議反饋

1.各部門應(yīng)在會議決議事項(xiàng)完成后，及時(shí)向會議召集人反饋執(zhí)行情況。

2.會議召集人應(yīng)定期對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

3.會議效果評估：會議召集人可定期組織會議效果評估，收集與會人員意見，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

本章節(jié)對會議流程進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同推進(jìn)會議的有序進(jìn)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決議的有效執(zhí)行，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行如下規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。

2.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議召集人進(jìn)行審核。會議召集人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，由記錄人整理成正式文件，并以電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)的方式發(fā)送給所有與會人員。

4.會議紀(jì)要應(yīng)保持格式統(tǒng)一，內(nèi)容清晰，方便跟蹤和查閱。

二、會議決議事項(xiàng)的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每一項(xiàng)決議事項(xiàng)的責(zé)任人、完成期限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，將決議事項(xiàng)分解為具體的工作任務(wù)，并分配給相關(guān)人員執(zhí)行。

3.責(zé)任人應(yīng)明確了解自己的任務(wù)要求，并按照既定時(shí)間表推進(jìn)工作進(jìn)展。

三、會議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議召集人應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要中記錄的決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)主動向會議召集人報(bào)告決議事項(xiàng)的進(jìn)展情況，確保工作的連續(xù)性和有效性。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題，會議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員召開協(xié)調(diào)會議，研究解決方案，確保決議事項(xiàng)的順利推進(jìn)。

四、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會議紀(jì)要中的決議事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會議召集人反饋結(jié)果，并提供必要的證明材料。

2.會議召集人應(yīng)對完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后，將該事項(xiàng)標(biāo)記為已完成。

3.對于未按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并重新設(shè)定完成期限。

4.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，形成報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)，以便于領(lǐng)導(dǎo)層掌握整體工作動態(tài)。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預(yù)約申請。

2.預(yù)約申請應(yīng)包括會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政管理部門或指定人員負(fù)責(zé)審核預(yù)約申請，并在確認(rèn)無誤后予以安排。

4.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，如遇沖突，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得隨意損壞室內(nèi)設(shè)施。

2.會議召開前，使用部門應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離席。

4.使用部門應(yīng)在會議結(jié)束后，將會議室恢復(fù)原狀，確保下一場會議的正常進(jìn)行。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。

2.使用部門在會議期間如需額外設(shè)備，應(yīng)提前向行政管理部門申請，確保會議所需設(shè)備齊全。

3.會議室設(shè)備使用過程中，如發(fā)生故障，使用部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并協(xié)助維修。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，使用部門應(yīng)確保室內(nèi)安全，遵守公司安全規(guī)定。

2.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并在顯眼位置設(shè)置安全疏散指示。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、會議室開放時(shí)間

1.會議室的開放時(shí)間根據(jù)公司工作安排而定，原則上應(yīng)在正常工作時(shí)間內(nèi)開放。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會議室，使用部門應(yīng)提前向行政管理部門申請，并說明原因。

第五章附則

為確保本“部門協(xié)調(diào)會議管理制度”的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管