行政會議制度管理制度

行政會議制度管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保公司行政會議的有序、高效進行，提高決策效率與執(zhí)行力，制定本會議管理制度。會議應遵循公開、民主、集中、效率的原則。

二、適用范圍

本制度適用于公司行政級別以下（不含行政級別）的各類會議，包括但不限于周例會、月度總結(jié)會、臨時性會議等。

三、會議類型

1.常規(guī)會議：定期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定主題或項目召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或指定人員擔任，負責會議的組織、主持、總結(jié)等工作；

2.參會人員：與會議主題相關(guān)的人員，包括部門負責人、相關(guān)崗位人員等；

3.記錄人：由會議主持人指定，負責會議紀要的記錄和整理。

五、會議時間

1.常規(guī)會議時間由公司統(tǒng)一規(guī)定，如有特殊情況需調(diào)整，由會議主持人提前通知；

2.臨時會議時間根據(jù)工作需要和參會人員時間安排，由會議召集人確定；

3.會議應嚴格控制時間，確保高效進行。

六、會議地點

1.會議地點由會議主持人提前預定，確保場地、設備等條件滿足會議需求；

2.如需變更會議地點，會議主持人應及時通知參會人員。

七、會議通知

1.會議主持人應在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員；

2.會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息；

3.參會人員收到會議通知后，應及時回復確認。

八、會議紀律

1.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況需提前向會議主持人請假；

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，避免影響會議進行；

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不得隨意離場、喧嘩、打斷他人發(fā)言；

4.會議結(jié)束后，參會人員應按照會議紀要的要求，按時完成相關(guān)工作。

九、保密原則

1.會議涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會人員應嚴格保密；

2.會議紀要未經(jīng)允許，不得隨意傳播、泄露。

十、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員、會議時間等；

2.會議主持人提前預定會議室，并檢查會議設備是否正常運行；

3.會議主持人制定會議議程，并在會議召開前至少3個工作日將會議通知及議程發(fā)送給參會人員；

4.參會人員收到會議通知后，應及時回復確認，如有特殊情況需請假。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，記錄人應到達會議室，準備會議簽到表；

2.參會人員應在會議開始前5分鐘到達會議室，進行簽到；

3.會議主持人應在會議開始前對參會人員進行點名，確認參會人員到齊。

三、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題和議程；

2.會議按照議程逐項進行，每個議題的討論時間由會議主持人控制；

3.與會人員在討論議題時，應圍繞主題發(fā)言，言簡意賅，避免偏題；

4.會議主持人應確保每個參會人員都有發(fā)言機會，并對爭議性問題進行協(xié)調(diào)、引導；

5.會議主持人應對重要決策進行總結(jié)，確保與會人員對決策結(jié)果達成一致。

四、會議記錄

1.記錄人應詳細記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責任分工等；

2.記錄人應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理出會議紀要，并發(fā)送給會議主持人審核；

3.會議主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，要求大家按照會議紀要執(zhí)行任務。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人應在會議結(jié)束前對本次會議的成果、不足之處進行總結(jié)；

2.會議主持人應對下次會議的主題、時間等進行預告，并征詢參會人員的意見和建議；

3.參會人員應對會議效果進行評價，對會議組織、議題討論等方面提出改進意見。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與；

2.參會人員離開會議室時，注意整理個人物品，保持會議室整潔；

3.會議主持人或指定人員負責關(guān)閉會議室門窗、電源等，確保會議室安全。

本章詳細闡述了會議的籌備、簽到、議程執(zhí)行、記錄、總結(jié)和結(jié)束等流程，旨在規(guī)范會議組織，提高會議效率。參會人員應嚴格遵守本章規(guī)定，共同維護會議秩序。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.記錄人應根據(jù)會議內(nèi)容，準確、詳實地編制會議紀要，確保紀要內(nèi)容全面、清晰；

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責任分工等信息；

3.記錄人應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成會議紀要的編制，并提交給會議主持人審核；

4.會議主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議紀要的閱讀與確認

1.參會人員收到會議紀要后，應在2個工作日內(nèi)閱讀完畢，并對紀要內(nèi)容進行確認；

2.如參會人員對會議紀要內(nèi)容有異議，應及時向會議主持人提出，經(jīng)核實后進行修改；

3.確認無誤的會議紀要，參會人員應簽字或郵件回復確認，以便于跟蹤執(zhí)行情況。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.參會人員應根據(jù)會議紀要中的責任分工，按時完成相關(guān)工作任務；

2.會議主持人或指定人員應定期（如每周）對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保工作進度；

3.如在工作中遇到問題或困難，應及時與會議主持人溝通，尋求解決方案；

4.對于未按會議紀要執(zhí)行的參會人員，會議主持人應進行提醒、督促，必要時進行問責。

四、會議紀要的存檔與管理

1.記錄人應將已發(fā)布的會議紀要按照時間順序進行存檔，以便于查詢和追溯；

2.會議紀要的存檔可采用紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式，確保數(shù)據(jù)安全；

3.公司行政管理部門應定期對會議紀要進行整理、歸檔，以備后續(xù)參考。

五、會議紀要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，會議主持人應及時通知記錄人，對會議紀要進行修訂；

2.記錄人應在收到通知后1個工作日內(nèi)完成會議紀要的修訂，并重新發(fā)布；

3.修訂后的會議紀要應明確標注修訂內(nèi)容和日期，并重新發(fā)送給參會人員進行確認。

本章主要明確了會議紀要的編制、發(fā)布、閱讀確認、執(zhí)行跟蹤、存檔管理和修訂更新等環(huán)節(jié)，旨在強化會議決策的執(zhí)行力，確保公司各項工作有序推進。參會人員應嚴格按照本章規(guī)定，共同落實會議紀要的相關(guān)工作。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預定

1.會議室預定采取預約制度，由會議主持人或指定人員提前通過公司內(nèi)部預定平臺或向行政管理部門進行預定；

2.預定時需提供會議時間、參會人數(shù)、所需設備等信息，以確保會議室配置滿足會議需求；

3.預定成功后，預定人將獲得會議室使用權(quán)，如有特殊原因需取消或變更會議，應提前通知行政管理部門。

二、會議室配置與維護

1.行政管理部門負責對會議室進行日常管理與維護，確保會議室設備設施齊全、功能正常；

2.會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板、會議電話等；

3.定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，保持會議室環(huán)境整潔、舒適。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議主持人應確保會議在預定時間內(nèi)開始和結(jié)束，遵守會議室使用規(guī)定；

2.參會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞、涂抹，如有損壞，需照價賠償；

3.會議期間，請保持手機靜音或振動，避免影響會議進行；

4.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室衛(wèi)生。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用過程中，參會人員應關(guān)注消防安全，遵守公司消防安全規(guī)定；

2.保密會議需在會議室門口明顯位置放置保密標識，提醒參會人員注意保密；

3.會議結(jié)束后，會議主持人或指定人員負責檢查會議室，確保無遺漏的保密文件和物品。

五、會議室資源協(xié)調(diào)

1.行政管理部門應合理分配會議室資源，優(yōu)先保證公司重要會議需求；

2.如遇到會議室資源緊張，行政管理部門可根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)，確保會議正常進行；

3.鼓勵部門間共享會議室資源，提高會議室使用效率。

本章針對會議室的預定、配置與維護、使用規(guī)范、安全與保密以及資源協(xié)調(diào)等方面進行了詳細規(guī)定，旨在提高會議室使用效率，為公司各類會議提供良好的會議環(huán)境。參會人員及行政管理部門應共同遵守本章規(guī)定，確保會議室管理工作的順利進行。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。如有疑問