某論壇2014年年會嘉賓接待組工作方案模板

某論壇2014年年會嘉賓接待組工作方案模板某論壇2014年年會將于2014年7月11日召開，為配合省***委做好嘉賓接待和后勤保障工作，現(xiàn)根據(jù)《***年會方案》安排，特制定本方案。一、工作機構(gòu)成立某論壇2014年年會子活動云上嘉賓接待及后勤保障指揮部，由****副市長任指揮長。指揮部下設(shè)辦公室在****委，并設(shè)立嘉賓聯(lián)絡(luò)組、酒店服務(wù)組、機場服務(wù)組、宴會服務(wù)組、應(yīng)急機動組等5個工作組。指揮長：****市政府副市長副指揮長：********委主任助理******副秘書長******委主任******委常務(wù)副主任成員：******處處長******副主任******處調(diào)研員******辦公室副主任***市***委副主任***市***委副主任二、工作職責(zé)指揮部負責(zé)參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。指揮部辦公室負責(zé)對接論壇組委會，做好各類相關(guān)信息的搜集、匯總、整理、上報；負責(zé)指揮部各項指令的傳達；負責(zé)重大事項的協(xié)調(diào)上報；負責(zé)相關(guān)經(jīng)費的落實；負責(zé)做好重要嘉賓的一對一接待服務(wù)，并及時將參加論壇、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相關(guān)工作組，通知有關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備；負責(zé)住房、車輛及其他物資的統(tǒng)一調(diào)配。各工作組結(jié)合工作實際，制定本工作組細化方案。三、工作機制（一）各工作組按照“各司其職、各負其責(zé)、充分溝通、團結(jié)協(xié)作”的原則，根據(jù)任務(wù)分工做好相關(guān)工作，積極協(xié)助其他工作組做好協(xié)調(diào)配合工作。（二）實行重大事項通報制度。各工作組按照“事前請示，事后報告，實事求是，及時準(zhǔn)確”的原則，對組委會的重要指示、工作安排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項，要及時通報指揮部辦公室及相關(guān)工作組。四、責(zé)任分工（一）指揮部辦公室負責(zé)人：***市政府副秘書長（****）***省****處處長（****）***市**常務(wù)副主任（***）負責(zé)未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡(luò)，及時將信息反饋指揮部辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（責(zé)任人：***）完成指揮部交辦的其他工作任務(wù)。（責(zé)任人：***）酒店服務(wù)組組長：******委副調(diào)研員（****）******調(diào)研員（***）成員：******信產(chǎn)辦（***）聯(lián)絡(luò)員：******區(qū)處處長（***）工作職責(zé)：負責(zé)嘉賓報到、入住等有關(guān)事宜。負責(zé)與大會組委會對接，提前領(lǐng)取嘉賓房卡，配合“一對一”聯(lián)絡(luò)員引導(dǎo)嘉賓入住和資料領(lǐng)取。（責(zé)任人：****）按照大會組委會統(tǒng)一安排，組織工作人員參加培訓(xùn)，并按照實際工作要求進行演練和測試，熟悉酒店及入住嘉賓的相關(guān)信息。（責(zé)任人：***）負責(zé)統(tǒng)計匯總嘉賓抵離酒店信息及其他需求，及時提交指揮部辦公室，并按照指揮部辦公室安排做好協(xié)調(diào)落實工作。及時妥善處理嘉賓在酒店遇到的突發(fā)狀況，并及時上報指揮部辦公室。（責(zé)任人：***）完成指揮部交辦的其他工作任務(wù)。（責(zé)任人：***）機場服務(wù)組組長：******副主任（***）副組長：******委辦公室副主任（***）成員：*******辦主任（**）聯(lián)絡(luò)員：******辦主任（***）工作職責(zé)：負責(zé)掌握嘉賓航班信息，提前通知指揮部辦公室及酒店服務(wù)組。（責(zé)任人：***）負責(zé)與大會組委會對接，做好嘉賓乘機手續(xù)辦理、行李托運等工作。（責(zé)任人：***）完成指揮部交辦的其他工作任務(wù)。（責(zé)任人：***）宴會服務(wù)組（晚宴形式待定）組長：***市政府副秘書長（***）*****副主任（***）成員：******四處處長（***）****聯(lián)絡(luò)人：******辦公室副主任（****）工作職責(zé)：負責(zé)落實大會組委會統(tǒng)一安排之外的活動，制定詳細實施方案。（責(zé)任人：***）負責(zé)與公安、質(zhì)監(jiān)、衛(wèi)生等部門的對接，做好保障服務(wù)工作。（責(zé)任人：***）負責(zé)與酒店方對接，負責(zé)宴請場地的預(yù)訂，提前做好宴請現(xiàn)場各項準(zhǔn)備工作，包括菜單審定、座次安排等。（責(zé)任人：***）負責(zé)落實出席宴請的嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)名單，負責(zé)安排專人提醒、引導(dǎo)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)出席。（責(zé)任人：***）完成指揮部交辦的其他工作任務(wù)。（責(zé)任人：***）(六)應(yīng)急機動組組長：******紀(jì)委書記成員：******監(jiān)察室主任（***）*****監(jiān)察室（***）聯(lián)系