DB12∕T 118-2018 文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式

文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式201811-07發(fā)布201901-01實(shí)施天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會發(fā)布DB12 i2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4縮略語 35數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 3 35.2文件級目錄（1)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 3 45.4案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 55.5數(shù)據(jù)交換盤的要求 55.6交換盤數(shù)據(jù)庫及文件名要求 65.7交換文件格式要求 65.8阿拉伯?dāng)?shù)字、字母及符號表示方法的要求 96詳細(xì)要求 96.1數(shù)據(jù)字段描述 96.2數(shù)據(jù)字段選擇 7目錄要求 25附錄A(資料性附錄）卷內(nèi)文件目錄 附錄B(資料性附錄）盒內(nèi)文件目錄 附錄C(資料性附錄）案卷目錄 28I本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.12009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)代替DB12/T1182005，與DB12/T1182005相比，除編輯性修改外主要技術(shù)變化如下：一一著錄項(xiàng)目刪除了電子文檔號項(xiàng)；一一同時増加了信息公開項(xiàng)、份號項(xiàng)、變更密級項(xiàng)、保密期限項(xiàng)、檔案館名稱項(xiàng)、全宗號項(xiàng)、年度項(xiàng)、盒號項(xiàng)、件號項(xiàng)、機(jī)構(gòu)/問題代碼項(xiàng)、統(tǒng)社會信用代碼項(xiàng)、并列題名項(xiàng)、主送項(xiàng)、抄送項(xiàng)和附件項(xiàng)，并補(bǔ)充了這些著錄項(xiàng)的詳細(xì)字段描述；一一在密級、載體類型、文種、檔案館代碼、文字形成時間、文件檔號、案卷檔號、文件格式、起始時間、終止時間這些詳細(xì)字段描述中都依照最新相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做出了修訂；一一刪除了“不推薦使用3.5寸軟盤”的要求；一一増加了網(wǎng)上傳遞僅限于政務(wù)網(wǎng)的規(guī)定；一一對交換盤數(shù)據(jù)庫及文件名要求按照XML文件格式做出了相應(yīng)調(diào)整；一一數(shù)據(jù)庫文件増加了XML交換文件格式的具體要求；一一在數(shù)據(jù)字段選擇中増加了部分必著字段和選著字段項(xiàng)；一一將附錄中的“組織機(jī)構(gòu)代碼”統(tǒng)一改為“統(tǒng)一社會信用代碼”。本標(biāo)準(zhǔn)由天津市檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：天津市檔案館。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：方昀、仇偉海、梁欣、王靚、袁嘉新。本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為：—DB12/1181999；DB12/T1182005。II本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了天津市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式、內(nèi)容及要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于文書紙質(zhì)檔案和電子檔案的著錄管理。作為檔案管理軟件開發(fā)中數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計與數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)，也作為天津市綜合檔案館、機(jī)關(guān)檔案室編制文檔體化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計、目錄數(shù)據(jù)交換及其它門類檔案數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫目錄管理的參考。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案目錄數(shù)據(jù)文件的組織方式主要是以.xml為擴(kuò)展名的數(shù)據(jù)文件，也可采用txt或df格式組織目錄數(shù)據(jù)，但其詳細(xì)的說明，不在本標(biāo)準(zhǔn)要求之內(nèi)。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T7408-2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法GB11714-1997全國組織機(jī)構(gòu)代碼編制規(guī)則GB18030-2005信息技術(shù)中文編碼字符集GB/T18793-2002信息技術(shù)可擴(kuò)展置標(biāo)語言X（ML)1.0GB32100-2015法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼編碼規(guī)則DA/T13-1994檔號編制規(guī)則DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則DA/T12000、DA/T181999中界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件，為了方便使用以下重復(fù)給出了某些術(shù)語和定義。檔案著錄archivaldescription在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。著錄項(xiàng)目itemsofdescription揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。包括文件標(biāo)題項(xiàng)、責(zé)任者項(xiàng)、文種項(xiàng)、信息公開項(xiàng)、份號項(xiàng)、變更密級項(xiàng)、密級項(xiàng)、文件題名項(xiàng)、案卷檔號項(xiàng)、案卷題名項(xiàng)、保密期限項(xiàng)、檔案館名稱項(xiàng)、全宗號項(xiàng)、年度項(xiàng)、盒號項(xiàng)、件號項(xiàng)、機(jī)構(gòu)/問題代碼項(xiàng)、統(tǒng)社會信用代碼項(xiàng)、并列題名項(xiàng)、保管期限項(xiàng)、文件形成部門項(xiàng)、起始時間項(xiàng)、終止時間項(xiàng)、文件形成時間項(xiàng)、載體類型項(xiàng)、載體規(guī)格、載體數(shù)量項(xiàng)、載體1適用于文書立卷制度改革后檔案，檔號編制執(zhí)行適用于文書立卷制度改革后檔案，檔號編制執(zhí)行DA/T22—2015規(guī)定的文件級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。2檔案目錄數(shù)據(jù)庫archivecatalogdatabase將描述檔案內(nèi)容和形式特征的數(shù)據(jù)按一定格式存入計算機(jī)存儲器所形成的數(shù)據(jù)集合，具有數(shù)據(jù)的檢索、存取、修改、增刪和整理等功能。適用于文書立卷制度改革前檔案，檔號編制執(zhí)行DA/T13—1994規(guī)定的文件級數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)交換dateexchange通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上或以磁盤、磁帶、光盤等作為載體所進(jìn)行的跨平臺、跨系統(tǒng)的交換。數(shù)據(jù)交換格式dateinterchangeformat用于檔案目錄數(shù)據(jù)交換的數(shù)據(jù)格式。檔案目錄archivalcatalogue按照一定的次序、體例編排而成的條目組合，是檔案管理、檢索和報道的工具。著錄格式formatofdescription著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。數(shù)據(jù)記錄datarecord描述著錄條目的數(shù)據(jù)集合，由若干數(shù)據(jù)字段組成。著錄級次levelofdescription著錄字段的選擇層次，表現(xiàn)為著錄字段的詳簡程度。描述著錄條目中某一特定屬性的數(shù)據(jù)集合。單位項(xiàng)、分類號項(xiàng)、檔案館代號項(xiàng)、文件編號項(xiàng)、文件檔號項(xiàng)、縮微號項(xiàng)、頁號項(xiàng)、頁數(shù)項(xiàng)、主題詞或關(guān)鍵詞項(xiàng)、主送項(xiàng)、抄送項(xiàng)、附件項(xiàng)、文件件數(shù)項(xiàng)、存儲位置項(xiàng)、控制標(biāo)識項(xiàng)、文件類型項(xiàng)、文件格式項(xiàng)、備注項(xiàng)，全部涵蓋共45個著錄項(xiàng)。又稱款目，檔案著錄的結(jié)果，是反映單份文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)fileleveldirectorydatabasestructure適用于本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施前，使用案卷管理的文書檔案，檔號編制依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)6.1.4.6案卷檔號要求執(zhí)行。下列縮略語適用于本文件。XML:可擴(kuò)展標(biāo)記語言（extensibleMarkupLanguage)包括以下三種數(shù)據(jù)交換格式：一一文件級目錄（1)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式；一一文件級目錄（2)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式；一一案卷級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式。文件級目錄（1)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)記錄，由22個數(shù)據(jù)字段組成，見表1。3中文字段名稱1BGMJC8是如“密級”不為空，則此項(xiàng)為必著項(xiàng)2MJC4是3ZTlXC是4ZTGGC是5WZC8是6DAGDHC6是7WJBHC是8SWHC是9WJDHC否WJTMC否ZRZC否文件形成部門WJXCBMC否文件形成時間WJXCSJC8否ZTSLN4是ZTDWC2是FLHC是YHC9是主題詞或關(guān)鍵詞ZTCC否BGQXC4否CCWZC是KZBZC4是BZC是文件級目錄（2)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)記錄，由38個數(shù)據(jù)字段組成，見表2。4類型長度1XXGKC是2FHC8是3BGMJC8是如“密級’不為空，則此項(xiàng)為必著項(xiàng)4MJC4是5BMQXC4是6ZTLXC是7ZTGGC是8WZC8是9DANMCC是DAGDHC6是WJBHC是SWHC是WJDHC否QZHC5否NDC4否HHC4是JHC4否機(jī)構(gòu)/問題代碼JG/WTDMC4否統(tǒng)一社會信用代碼TYSHXYDMC是WJTMC否BLTMC是ZRZC否文件形成部門WJXCBMC否文件形成時間WJXCSJC8否ZTSLN4是ZTDWC2是FLHC是YSN4是主題詞或關(guān)鍵詞ZTCC是ZSC是CSC是FJC是BGQXC4否CCWZC是KZBZC4是CCCCCCCCCCCCCCNCCCCCCCCC是是是是是否是否否是是是是注：表示字符類型；表示數(shù)字類型（整型）。案卷級目錄數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)記錄，由21個數(shù)據(jù)字段組成，見表3。表3案卷級目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)字段一覽表846544448844123456789中文字段名稱機(jī)構(gòu)/問題代碼統(tǒng)一社會信用代碼BGMJMJZTLXDANMCDAGDHAJDHQZHNDHHJG/WTDMTYSHXYDMWJJSAJTMQSSJZZSJFLHZTCBZBGQXCCWZKZBZ主題詞或關(guān)鍵詞s注：表示字符類型；表示數(shù)字類型（整型)5.5.1檔案目錄數(shù)據(jù)通過介質(zhì)交換時優(yōu)先使用光盤。網(wǎng)上傳遞僅限于政務(wù)網(wǎng)且沒有密級的目錄數(shù)據(jù)。5.5.2檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應(yīng)帶有外部標(biāo)識，注明全宗名稱、全宗號、相關(guān)年度及盤號，館際之間檔案目錄數(shù)據(jù)交換要注明檔案館代碼。5.5.3檔案目錄數(shù)據(jù)交換盤應(yīng)經(jīng)過檢驗(yàn)，確認(rèn)交換盤表面無破損、無病毒、內(nèi)容能夠正常讀取方能接5.5.4經(jīng)過加密處理的數(shù)據(jù)交換盤，移交的同時提供解密手段。5.5.5經(jīng)過壓縮處理的數(shù)據(jù)交換盤，移交的同時提供解壓縮手段。件卷始止5.5.6交換盤數(shù)據(jù)庫及文件名要求5.6.1用于交換的數(shù)據(jù)文件一般以年度進(jìn)行交換，多個年度合并交換時，庫文件容量超過存儲介質(zhì)容量時，可將庫文件分為若干子文件存儲。5.6.2采用XML格式進(jìn)行交換時，XML文件的格式應(yīng)符合GB/T18793—2002的規(guī)定。若使用的交換文件格式不是XML格式，須提供該格式與XML文件格式之間相互轉(zhuǎn)換的應(yīng)用程序接口。5.6.3交換的數(shù)據(jù)文件為一個年度時，其數(shù)據(jù)文件名格式為：XXXXXXX數(shù)據(jù)級別歸檔年度子文件號文件名由七位字符組成，第一位為字母，其余為數(shù)據(jù)。第一位字母表示數(shù)據(jù)級別，為文件級，為案卷級；第二至五位用數(shù)字表示歸檔年度；第六至七位數(shù)字表示子文件號（當(dāng)需要對一個庫文件分割交換時，形成子文件子文件從01至99編號。不產(chǎn)生子文件時，子文件號可省略。示例1:A1998，即：表示案卷級1998年度數(shù)據(jù)庫文件。示例2:W199801和W199802，即：表示文件級1998年度數(shù)據(jù)庫第一子文件名和第二子文件名。5.6.4交換的數(shù)據(jù)文件為多個年度合并時，其數(shù)據(jù)文件名格式為：XXXXX-XXXXXX數(shù)據(jù)級別起始年度終止年度子文件號文件名由十二位字符組成，第一位字母表示數(shù)據(jù)級別，”為文件級，A“”為案卷級；第二至五位用數(shù)字表示起始年度；第七至十位用數(shù)字表示終止年度（一般為年度起始年度與終止年度之間用字符分隔；第十一至十二位數(shù)字表示子文件號（當(dāng)需要對一個庫文件分割交換時，形成子文件子文件從01至99編號。不產(chǎn)生子文件時，子文件號可省略。示例1:A1990-1998，即：表示案卷級1990年至1998年數(shù)據(jù)庫文件。示例2:W1990-199801和W1990-199802，即：表示文件級1990年至1998年數(shù)據(jù)庫第一子文件名和第二子文件名。5.7.1采用XML格式進(jìn)行交換時，《文件級目錄（1)數(shù)據(jù)庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值可以是"GB18030"、"GB2312"或"UTF-8")：<?xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>6<文件編號><文件檔號></變更密級〉</密級〉</載體類型〉</載體規(guī)格〉</文種〉</檔案館代號〉</文件編號></縮微號〉</文件檔號></文件題名〉</責(zé)任者〉〈主題詞或關(guān)鍵詞〉〈/主題詞或關(guān)鍵詞〉5.7.2采用XML格式進(jìn)行交換時，《文件級目錄（2)數(shù)據(jù)庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值可以是"GB18030"、"GB2312"或"UTF8"):〈？xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>7</文件〉</文件〉</文件〉〈統(tǒng)一社會信用代碼〉〈/統(tǒng)一社會信用代碼〉〈主題詞或關(guān)鍵詞〉〈/主題詞或關(guān)鍵詞〉</文件〉</文件〉5.7.3采用XML格式進(jìn)行交換時，《案卷級目錄數(shù)據(jù)庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值）：〈？xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>8〈主題詞或關(guān)鍵詞〉〈/主題詞或關(guān)鍵詞〉5.8阿拉伯?dāng)?shù)字、字母及符號表示方法的要求著錄項(xiàng)中出現(xiàn)的阿拉伯?dāng)?shù)字、字母及標(biāo)點(diǎn)符號（除個別符號外）般用半角方式表示。數(shù)據(jù)字段描述按文件級目錄（1)數(shù)據(jù)庫、文件級目錄（2)數(shù)據(jù)庫和案卷級數(shù)據(jù)庫分別描述9</案卷〉</案卷〉變更密級是指文件責(zé)任者應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密檔案在需要升密、降密或到期自動解密時對文件密級及時進(jìn)行變更著錄，或是立檔單位在移交檔案館之前對文件密級審核后進(jìn)行變更著錄。變更密級是指文件責(zé)任者應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密檔案在需要升密、降密或到期自動解密時對文件密級及時進(jìn)行變更著錄，或是立檔單位在移交檔案館之前對文件密級審核后進(jìn)行變更著錄。選著字段。用漢字表示。分為到期解密、秘密、機(jī)密、絕密四種。針對己有“密級”的文件，如己到保密期限或其他原因，經(jīng)立檔單位審核后，判斷該文件應(yīng)升、降、解密的，需著錄審核后的密級。如“密級”項(xiàng)不為空，則此項(xiàng)為必著字段。6.1.2.3.2著錄級次選著字段。用漢字表示，載體類型依實(shí)際情況著錄。如甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、照片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等。61.2.4載體規(guī)格密級是指文件的機(jī)密程度。選著字段。用漢字表示。按GB71561987文獻(xiàn)保密等級代碼規(guī)定，分為公開、國內(nèi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密六種。般按文件形成時所定密級著錄，對己升、降、解密的，應(yīng)著錄新的密級。如文件有密級，則此項(xiàng)不能為空。61.2.3載體類型載體類型指檔案信息載體的物質(zhì)形態(tài)的種類。載體規(guī)格指檔案信息載體的技術(shù)參數(shù)。6.1.2.4.2著錄級次選著字段。6.1.2.4.3用法用漢字字符表示，載體規(guī)格依實(shí)際情況著錄。選著字段。用漢字字符表示，載體規(guī)格依實(shí)際情況著錄。選著字段。用漢字表示。文種項(xiàng)依實(shí)際情況著錄。如命令（令）、決議、決定、公報、公告、通告、意見、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要、說明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等。61.2.6檔案館代碼文種指文件種類的名稱。61.2.7文件編號文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗(yàn)報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等。選著字段。檔案館代號依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》所賦予的代碼著錄。檔案館代碼在建立目錄中心或報導(dǎo)交流時必須著錄。用規(guī)定的數(shù)字表示。6.1.2.6.2著錄級次選著字段。6.1.2.8.2著錄級次縮微號是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號。61.2.8縮微號般由機(jī)關(guān)代字、年度和順序號三部分組成，依原文件編號據(jù)實(shí)著錄。由盤號和幽幅號組成。其格式為：盤號-幽幅號，即XXXXX-XXXX。示例：01058-2520。表示第1058盤縮微膠片由盤號和幽幅號組成。其格式為：盤號-幽幅號，即XXXXX-XXXX。示例：01058-2520。表示第1058盤縮微膠片-第2520畫幅。文件標(biāo)題是文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)。文件檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。示例2:401206800-W0015-Y-000001-001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-永久-第1卷-第1份文件。必著字段。由組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、目錄號、案卷號、件號等六部分組成，各部分之間用“-”為3位。保管期限用字母表示，為永久，為長期，為短期；全宗號、目錄號、案卷號、件號按實(shí)際位數(shù)著錄，不夠規(guī)定長度時，前面用填充。示例1:401206800-W0015-Y-001-000001-001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-永久-1號目錄-第1卷-第1份文件。責(zé)任者，也稱作者，是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。6.1.2.10.2著錄級次必著字段。用漢字表示。6.1.2.11.2著錄級次必著字段。選著字段。用漢字表示。多責(zé)任者時，按其重要程度依次排列，各責(zé)任者之間用分號分割。用漢字表示。多責(zé)任者時，按其重要程度依次排列，各責(zé)任者之間用分號分割。必著字段。文件形成部門是指歸檔工作承擔(dān)單位的全稱。用漢字表示。依實(shí)際情況據(jù)實(shí)著錄。時間是指文件形成時間。一般公私文書、信札為發(fā)文時間，決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間，條約、合同、協(xié)議為簽署時間，技術(shù)評審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過時間，獲獎證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時間，科研試驗(yàn)報告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計時間，竣工圖為繪制時間，原始試驗(yàn)記錄、測定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)為記錄時間等。6.1.2.13.2著錄級次必著字段。時間項(xiàng)依據(jù)GB/T7408-2005規(guī)定，一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第14位數(shù)表示年，第56位數(shù)表示月，第78位數(shù)表示日，時間不詳時用字母“0”表示。示例1:19980000，即：表示年度為1998年，月、日不詳。示例2:00000728，即：表示年度不詳，月、日為7月28日。6.1.2.14.2著錄級次選著字段。載體數(shù)量指檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的數(shù)量。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。6.1.2.15.1定義選著字段。頁號是指卷內(nèi)文件每頁的順序號。分類號指固定類目在分類體系中的位置，表示各級類目排列順序的標(biāo)識符號。分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定著錄。6.1.2.16.2著錄級次選著字段。般用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。若標(biāo)著起止頁號，之間用分隔。6.1.2.17.2著錄級次選著字段。6.1.2.18.2著錄級次必著字段。主題詞參照《中國檔案主題詞表》、《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引，各詞之間用逗號隔開。主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。關(guān)鍵詞是在標(biāo)引和檢索中取自文件題名或正文，用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞和詞組。載體單位指檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位。必著字段。必著字段。保管期限是指根據(jù)檔案價值確定的檔案應(yīng)該保存的時間。控制標(biāo)識是指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼。存儲位置指文件存儲的物理或邏輯地址。用漢字表示。一般分為永久、長期、短期三種。6.1.2.20.2著錄級次選著字段。用字符和漢字表示。按實(shí)際情況填寫。如文件的物理地址可由樓號、庫區(qū)號、房間號、排架號、箱(層）柜號等組成。61.2.20存儲位置備注項(xiàng)注釋各著錄項(xiàng)目需要解釋和補(bǔ)充說明的事項(xiàng)。用漢字表示。一般分為控制和開放兩種。6.1.2.21.2著錄級次選著字段。6.1.2.22.2著錄級次選著字段。用漢字表示。用漢字表示。分為主動公開、依申請公開、不公開。發(fā)布。用漢字表示。分為主動公開、依申請公開、不公開。發(fā)布。選著字段。指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中制作或者獲取的，以定形式記錄、保存的信息，及時、準(zhǔn)確地公開公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。61.3.3變更密級用數(shù)字表示。文件未對份號做具體規(guī)定時不著錄。般在密級項(xiàng)不為空時，應(yīng)進(jìn)行著錄。6.1.3.2.2著錄級次選著字段。6.1.3.5.2著錄級次密級是指文件的機(jī)密程度。6.1.3.4.2著錄級次選著字段。用漢字表示。分為秘密、機(jī)密、絕密三種。按照文件形成時所定密級著錄。如保密期限己到，則應(yīng)在“變更密級”項(xiàng)中進(jìn)行變更，此項(xiàng)保持不變。如文件有密級，則此項(xiàng)不能為空。保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。見見6.1.2.3。見6.1.2.4。見6.1.2.5。6.1.3.9檔案館名稱集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)的名稱。用數(shù)字表示。文件未對保密期限做具體規(guī)定時不著錄。選著字段。用漢字表示。由檔案館著錄，可以在電子文件管理系統(tǒng)中通過預(yù)定義值域列表選擇著錄或手工著錄。檔案館應(yīng)名稱與檔案館代碼保持一一對應(yīng)。見6.1.2.6。見6.1.2.7。見6.1.2.8。6.1.3.13.2著錄級次必著字段。文件檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。選著字段。由全宗號、統(tǒng)一社會信用代碼、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、盒號、件號等九部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)由全宗號、統(tǒng)一社會信用代碼、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、盒號、件號等九部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號為不可或缺項(xiàng)，檔案的規(guī)定填寫、全宗號長度為4位、檔案門類代碼長度為2位、年度長度盒號、件號按實(shí)際位數(shù)著錄，不夠規(guī)定長度時，前面用“0”填充。示例1:Z109-WS4011-D30-BGS-0001表示某單位所屬-文書*2011年度-定期30年-辦公室-第1件示例2:000125356-X0015-Y-2002-001-0001-0001,表示天津市檔案局所屬-現(xiàn)行檔案第15全宗-永久-2002年-辦公檔案館（室）分配給全宗的代碼。電子文件按年度分類后標(biāo)記的形成處理年度。6.1.3.15.2著錄級次必著字段。必著字段。用字母和數(shù)字表示。全宗號一般由接收、保管電子文件的檔案館（室）給定，當(dāng)給定全宗號時，本元素必選。用數(shù)字表示。由5位數(shù)字表示，不足4位時，在件號前補(bǔ)“0”，如0012。如沒有實(shí)體對應(yīng)可為空。電子文件所對應(yīng)實(shí)體檔案的盒順序號。用數(shù)字表示。4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如2011。6.1.3.16.2著錄級次選著字段。必著字段。編制的文件或組合文件的排列順序號。6.1.3.18.2著錄級次必著字段。由數(shù)字或字母組成。按實(shí)體分類整理時的部門或問題進(jìn)行著錄，在檔號中以代碼的形式存在，在著錄項(xiàng)中以文字描述的形式存在。如檔號中用0“01”或GS”表示，在機(jī)構(gòu)或問題元數(shù)據(jù)項(xiàng)中用“辦公室”表示。用數(shù)字表示。由5位數(shù)字表示，不足4位時，在件號前補(bǔ)“0”，如0233。對電子文件進(jìn)行實(shí)體分類整理時按部門或問題分類的結(jié)果。6.1.3.19.2著錄級次選著字段。用數(shù)字表示。長度為18位。用于法人和其他組織身份識別的代碼，按GB321002015執(zhí)行，是組織機(jī)構(gòu)代碼的擴(kuò)展。解釋或從屬于題名和另一題名。6.1.3.21.2著錄級次用漢字表示。不能與題名一致。見6.1.2.11。用漢字表示。不能與題名一致。見6.1.2.11。見6.1.2.12。見6.1.2.13。見6.1.2.14。見6.1.2.15。見6.1.2.16。選著字段。頁數(shù)是指以件為單位編制的總頁數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。見6.1.2.18。6.1.3.30.2著錄級次選著字段。文件的主要受理者，一般為文件內(nèi)容規(guī)定任務(wù)的主要執(zhí)行者。選著字段。用漢字表示。般為機(jī)構(gòu)名稱或人名。用漢字表示。般為機(jī)構(gòu)名稱或人名。除主送者以外需要執(zhí)行或知曉文件的其他受文者。選著字段。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。用漢字表示。般為機(jī)構(gòu)名稱或人名。6.1.3.32.2著錄級次選著字段。用字符和漢字表示。按實(shí)際情況如實(shí)填寫附件名稱。如文件正文后有多個附件時，應(yīng)逐一著錄各附件題名。并為每個附件名稱添加序號。如1XXXXX2.XXXXXXX。如附件題名過長，也可簡略，其節(jié)略控制標(biāo)識是指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼。6.1.3.35.2著錄級次選著字段。見6.1.2.22。見6.1.2.22。選著字段。用字母表示。T表示文本文件，I表示圖像文件，G表示圖形文件，V表示影像文件，A表示聲音文件，〇表示超媒體鏈文件，P表示程序文件，D表示數(shù)據(jù)文件。文件類型是指文件數(shù)據(jù)的類別信息。6.1.3.38.2著錄級次選著字段。數(shù)據(jù)格式是指構(gòu)成文件數(shù)據(jù)邏輯格式。見6.1.3.4。見6.1.2.2。6.1.4.4檔案館名稱見6.1.3.9。6.1.4.5檔案館代碼見6.1.2.1。用字符或漢字填寫，如PDF格式、0FD格式等。用漢字表示。一般分為開放和控制兩種。如“信息公開”項(xiàng)內(nèi)容為“公開”或“依申請公開”，則此項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)為“開放”。如“信息公開”項(xiàng)內(nèi)容為“不公開”，則此項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)為“控制”。如信息公開項(xiàng)不為空，則此項(xiàng)為必著字段。見6.1.2.6。見6.1.2.6。案卷檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。見6.1.3.15。必著字段。由統(tǒng)一社會信用代碼、全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、案卷號等八部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、案卷號為不可或缺項(xiàng)，檔案門類代碼和年度之間可用“?”分割，其他各部分之間用分割。統(tǒng)一社會信用代碼按GB32100-2015的規(guī)定填寫、全宗號長度為4位、檔案門類代碼長度為2位、年度長度號長度為3位、機(jī)構(gòu)（問題）代碼長度為3位、案卷號長度為4位。保管期限用字母表示，為永久， 示例1:Z109-WS，2011-C-BGS-0001表示某單位所屬-文書，2011年度-定期30年-辦公室-第1卷示例2:401206800-W015-Y-0001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-