綜合辦公室會議管理制度

綜合辦公室會議管理制度第一章總則

一、為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于公司綜合辦公室召開的各類會議，包括但不限于：總經(jīng)理辦公會議、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是，注重實效，提高工作效率；

2.精簡會議，控制規(guī)模，縮短時間；

3.明確議程，充分準(zhǔn)備，保證質(zhì)量；

4.遵守紀(jì)律，保守秘密，確保安全；

5.及時反饋，跟蹤落實，強化執(zhí)行力。

四、會議組織者應(yīng)認真履行職責(zé)，確保會議的順利進行；與會人員應(yīng)積極參與，認真討論，為會議決策提供有力支持。

五、會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)放，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

六、違反會議管理制度的相關(guān)責(zé)任人，將按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，并在會議通知中注明。

2.制定會議議程：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定詳細的會議議程，包括會議議題、時間安排、與會人員等。

3.發(fā)放會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)放會議通知，確保相關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)收集與會議議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)放給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，會議組織者應(yīng)確保與會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和與會人員。

3.會議議題討論：按照議程安排，逐項討論會議議題。與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，會議主持人應(yīng)確保討論有序進行。

4.會議決策：針對討論的議題，會議主持人應(yīng)組織與會人員進行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，確保會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，并提交給會議組織者審核。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對與會人員表示感謝。

2.會議組織者應(yīng)收集會議材料，整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)放給與會人員。

3.與會人員應(yīng)按照會議決議，及時開展工作，確保會議決策的貫徹落實。

五、會議反饋

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議效果進行評估，收集與會人員的意見和建議，以提高會議質(zhì)量。

2.會議組織者應(yīng)針對會議反饋，及時調(diào)整會議管理制度，不斷完善會議流程。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容編制，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、與會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核后，應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)發(fā)放給與會人員及相關(guān)部門。

4.會議紀(jì)要的發(fā)放應(yīng)采取適當(dāng)方式，確保相關(guān)人員及時收到并閱讀。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門負責(zé)人應(yīng)按照會議決議，制定具體實施方案，明確責(zé)任人、完成時限等。

2.會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進度，確保決策落到實處。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題，會議組織者應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決議的順利實施。

三、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，確保資料完整、安全。

3.公司員工可根據(jù)工作需要，申請查閱會議紀(jì)要，會議組織者應(yīng)提供便利。

四、會議決議的評估與反饋

1.會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高決策質(zhì)量。

2.各部門負責(zé)人應(yīng)積極反饋會議決議的執(zhí)行情況，為改進會議管理制度提供依據(jù)。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進行改進，完善會議管理制度。

五、會議紀(jì)要的更新與修訂

1.如會議決議在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議組織者應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員。

2.會議紀(jì)要的修訂應(yīng)遵循公司規(guī)定，確保修訂過程的規(guī)范性和合法性。

3.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，確保相關(guān)人員了解最新的會議內(nèi)容。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.行政管理部門負責(zé)統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

3.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日提交會議室申請，并注明會議時間、地點、人數(shù)等信息。

二、會議室布置與設(shè)施

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常。

2.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議需求，提前布置會議室，包括座位安排、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)等。

3.會議室應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進食，確保會議環(huán)境舒適。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到場，不得隨意離席。

2.會議室內(nèi)不得大聲喧嘩，手機應(yīng)調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，以免影響會議進行。

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容保密，嚴(yán)禁泄露公司內(nèi)部信息。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備使用前，行政管理部門應(yīng)對設(shè)備進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，及時歸還借用設(shè)備，如有損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備使用壽命。

五、會議室安全與衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)定期進行消防安全檢查，確保消防設(shè)施完好。

2.會議組織者應(yīng)負責(zé)會議期間的衛(wèi)生清潔工作，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

3.行政管理部門應(yīng)加強對會議室的安全管理，確保會議召開期間的安全。

六、會議室使用費用

1.會議室使用費用按照公司規(guī)定執(zhí)行，各部門需合理使用，避免浪費。

2.行政管理部門應(yīng)定期公布會議室使用費用，接受公司監(jiān)督。

3.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)定予以處罰。

第五章附則

一、本制度的解釋