秘書(shū)文檔管理課件項(xiàng)目三

項(xiàng)目三公文的體式和稿本項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項(xiàng)目目標(biāo)1．知識(shí)點(diǎn)

◆公文的文體特征及表達(dá)要素

◆公文用紙及印裝格式

◆公文符號(hào)要素的排列格式◆公文稿本的種類和特征2．技能要求◆了解和熟悉文書(shū)的問(wèn)題特征和稿本種類，能夠根據(jù)公文格式的要求制作出規(guī)范的文件格式、信函格式和會(huì)議紀(jì)要格式任務(wù)導(dǎo)向一、公文的文體二、公文的格式三、公文的稿本一、公文的文體文體也叫語(yǔ)體，是為適應(yīng)不同的交際需要而形成的語(yǔ)文體式。一般來(lái)說(shuō)，根據(jù)所表達(dá)的內(nèi)容以及表達(dá)時(shí)所采取的方法的不同，文體可以分為政論文體、科學(xué)文體、文藝文體、公文文體等。公文文體兼有議論、說(shuō)明、記述三種表達(dá)方法的特點(diǎn)，與重抒情的文藝文體相區(qū)別。如，鄧小平同志視察南方的講話，公文在表述時(shí)用“南方講話”，而文藝作品在表述時(shí)則用“有一位老人在中國(guó)的南海邊畫(huà)了一個(gè)圈”。公文文體在表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、傳達(dá)政務(wù)信息、反映有關(guān)情況時(shí)，要求語(yǔ)言簡(jiǎn)明、平易。規(guī)范，又不失莊重、嚴(yán)肅，注重說(shuō)服力和實(shí)用性。二、公文的格式公文的格式，指的是公文的書(shū)面形式，或稱公文的外觀形式、表現(xiàn)形式。它既包括組成公文的各部分文字符號(hào)和圖形符號(hào)在載體（紙張等）上的排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范。換言之，公文的格式就是公文的書(shū)面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和。（一）公文的用紙及印裝格式（二）公文符號(hào)要素的排列格式（一）公文的用紙及印裝格式1．公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)2．公文用紙的幅面尺寸3．公文用紙的版面尺寸4．排版規(guī)格5．印裝格式1．公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）的規(guī)定：公文用紙一般使用比重為60~80g的膠版印刷紙或復(fù)印紙，紙張白度（紙張受光照射后全面反射的能力）為85％~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5~9.5。2．公文用紙的幅面尺寸GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。3．公文用紙的版面尺寸（1）文件格式和會(huì)議紀(jì)要格式的公文，其版心尺寸為156mm×225mm（不含頁(yè)碼）；天頭（上白邊）37mm±lmm；地腳（下白邊）35mm±lmm；訂口（左白邊）28mm±lmm；切口（右白邊）26mm±lmm。（2）信函格式的公文，其版心尺寸為156mm×247mm（不含頁(yè)碼）；天頭（上白邊）30mm±lmm；地腳（下白邊）20mm±lmm；訂口（左白邊）28mm±lmm；切口（右白邊）26mm±lmm。4．排版規(guī)格公文的文字符號(hào)，除民族自治地區(qū)漢字可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字外，一律使用漢字從左到右橫寫(xiě)橫排。公文的正文用3號(hào)仿宋體字，文件格式和會(huì)議紀(jì)要格式的公文，一般每面排22行，每行排28個(gè)字；信函格式的公文，一般每面排24行，每行排28個(gè)字。公文用字必須按國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)公布的《簡(jiǎn)化漢字總表》執(zhí)行。公文中的數(shù)字，必須使用漢字的有：（1）成文日期、（2）部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，以及（3）詞、（4）詞組、（5）慣用語(yǔ)、（6）縮略語(yǔ)、（7）具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字，其他數(shù)字都應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中的頁(yè)碼，用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。5．印裝格式按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的要求，公文要雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面頁(yè)碼的誤差不得超過(guò)2mm。公文的裝訂位置應(yīng)位于頁(yè)面的左側(cè)，裝訂方法可以采用訂裝（包括正面平訂和脊背騎馬訂），也可以采用膠裝，但不管采用哪種方法，均應(yīng)做到整齊、不掉頁(yè)。如果采用訂裝的方式，騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬囗?yè)面上下邊各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm~5mm。（二）公文符號(hào)要素的排列格式1.文件格式2.信函格式3.會(huì)議紀(jì)要格式1.文件格式（1）眉首部分（2）主體部分（3）版記部分（1）眉首部分在文件格式的公文中，眉首部分一般有3~7個(gè)要素構(gòu)成。①公文份數(shù)序號(hào)（非必備要素）②秘密等級(jí)和保密期限（非必備要素）③緊急程度（非必備要素）④發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（必備要素）⑤發(fā)文字號(hào)（必備要素）⑥簽發(fā)人（非必備要素）⑦紅色反線（必備要素）①公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是指同一文稿印制若干份時(shí)每一份公文的順序編號(hào)，簡(jiǎn)稱“份號(hào)”。其作用是便于加強(qiáng)對(duì)公文的管理，以明確責(zé)任。按照《辦法》的規(guī)定，“絕密”和“機(jī)密”級(jí)的公文應(yīng)當(dāng)編制份號(hào)，其他公文不做要求。但如果發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要編制份號(hào)，也可以對(duì)這兩種以外的其他公文編制份號(hào)。如國(guó)務(wù)院文件一般都編有份數(shù)序號(hào)。如果公文需要標(biāo)注份號(hào)，其標(biāo)注方法是頂格標(biāo)注在公文版心左上角的第一行。標(biāo)注公文份數(shù)序號(hào)時(shí)，一般用7位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。數(shù)碼位數(shù)不足時(shí)，前面用“0”補(bǔ)齊。比如，公文份數(shù)序號(hào)為第482份，應(yīng)寫(xiě)成“0000482”。②秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說(shuō)明。國(guó)家秘密的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)三十年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)二十年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計(jì)；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計(jì)。如果公文只需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)注在版心右上角第一行，兩字之間空1字；如果公文需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)，秘密等級(jí)的兩個(gè)字之間不留空格。注意：當(dāng)公文僅標(biāo)注保密等級(jí)而沒(méi)有標(biāo)明保密期限時(shí)，按照該保密等級(jí)的最長(zhǎng)保密期限對(duì)待。③緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。④發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)申報(bào)，也可由本機(jī)關(guān)自定的，但一定要明示其他機(jī)關(guān)。在下行文中，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣距離一般為25mm；在上行文中，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但一般應(yīng)小于22mm×15mm。當(dāng)有兩個(gè)及兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，可以只標(biāo)識(shí)主辦機(jī)關(guān)一家的名稱，也可以同時(shí)標(biāo)識(shí)幾家的名稱。如果同時(shí)標(biāo)識(shí)多家發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，應(yīng)把主辦機(jī)關(guān)名稱放在最上面，然后每行一個(gè)機(jī)關(guān)名稱，按照事先約定的順序往下排列。“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排放。如果聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。⑤發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)又可以簡(jiǎn)稱發(fā)文號(hào)或文號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)編排的發(fā)文流水號(hào)，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文序號(hào)組成。在公文上標(biāo)明公文的發(fā)文號(hào)，一是便于統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，二是便于公文的檢索和引用。發(fā)文字號(hào)一般用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不用虛位（即1不編為001），不用“第”字。標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的時(shí)候，如果是下行文，發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行的位置，居中排列，下距紅色反線4mm；如果是上行文，發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下至少空2行的位置，居左空一字排布，與簽發(fā)人構(gòu)成左右對(duì)稱的格式?！拘≠N士】怎樣擬定機(jī)關(guān)代字怎樣擬定機(jī)關(guān)代字

機(jī)關(guān)代字可取機(jī)關(guān)名稱前一個(gè)或兩個(gè)字，也可在其后面加“發(fā)”或“文”、“函”字組成。一般代字后加“發(fā)”字的多用于下行文，加“文”字的多用于上行文，加“函”字的多用于平行文。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中最具特征、最精練、最集中的概括。如“中”，代表中共中央；“國(guó)”，代表國(guó)務(wù)院。有的機(jī)關(guān)代字由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“辦”、“財(cái)”代表主辦這份文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。讀懂機(jī)關(guān)代字非常重要，可以比較準(zhǔn)確地知道文件的主辦部門是誰(shuí)，可以比較準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。⑥簽發(fā)人簽發(fā)人是制發(fā)文件的責(zé)任者，對(duì)公文的內(nèi)容及法定效用負(fù)責(zé)。標(biāo)注簽發(fā)人，可以防止弄虛作假，便于查明責(zé)任。上行文（包括請(qǐng)示、報(bào)告和上行的意見(jiàn)）均應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。下行文和平行文可標(biāo)，也可不標(biāo)。簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號(hào)位于同一行，發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”三個(gè)字用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。聯(lián)合行文的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)多個(gè)簽發(fā)人。這種情況下，應(yīng)把主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，下移紅色反線。最后，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)會(huì)簽人姓名處在同一行，并使紅色反線與之的距離為4mm。⑦紅色反線紅色反線又稱間隔線，指線條較粗、用來(lái)繪制表格邊框的線條。公文上的紅色反線一般寬1mm。（相對(duì)而言，線條較細(xì)、用來(lái)繪制表格內(nèi)線的線條叫做正線。）其作用是區(qū)分公文眉首與公文主體，或使公文的眉首部分更加醒目。紅色反線的長(zhǎng)度與版心的寬度相等，為156mm。（2）主體部分在文件格式的公文中，主體部分一般有5~7個(gè)要素構(gòu)成。①標(biāo)題（必備要素）②主送機(jī)關(guān)（必備要素）③正文（必備要素）④附件與附件說(shuō)明（非必備要素）⑤成文日期（必備要素）⑥印章（必備要素）⑦附注（非必備要素）①標(biāo)題公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)證券市場(chǎng)宏觀管理的通知》這一公文標(biāo)題中，“國(guó)務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“進(jìn)一步加強(qiáng)證券市場(chǎng)宏觀管理”是事由，“通知”是文種。但是，在實(shí)際工作中，通常只寫(xiě)后兩個(gè)要素。如山東電建二公司《關(guān)于表彰2006年投產(chǎn)機(jī)組突破500萬(wàn)千瓦功臣集體和功臣個(gè)人的決定》公文標(biāo)題一般標(biāo)識(shí)在紅色反線下空2行處，居中排布，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。如果字?jǐn)?shù)偏多，則分行排列。在公文標(biāo)題中，除了法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。②主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)和單位。主送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)識(shí)在正文之上，公文標(biāo)題下空一行，靠左頂格書(shū)寫(xiě)，用三號(hào)仿宋體字。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。同時(shí)標(biāo)識(shí)多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別或慣例依次排列，同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同性質(zhì)或級(jí)別的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：”。在下行公文中，往往有很多的主送機(jī)關(guān)。如果收文機(jī)關(guān)屬于同一類型，就可以使用統(tǒng)稱，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”、“各院?！?、“各企業(yè)”等，不必將主送機(jī)關(guān)一一列出。在上行公文中，因?yàn)樯婕皩?duì)問(wèn)題的答復(fù)和責(zé)任，為避免責(zé)任不清，應(yīng)堅(jiān)持只標(biāo)一個(gè)主送機(jī)關(guān)的原則，避免多頭請(qǐng)示報(bào)告或越級(jí)請(qǐng)示報(bào)告。③正文正文是公文表現(xiàn)主題的核心部分，位于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段開(kāi)頭左空2字，回行頂格。除了簡(jiǎn)短公文外，正文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成，具體寫(xiě)法應(yīng)根據(jù)每份公文的實(shí)際情況和慣用體式來(lái)確定。在正文的標(biāo)注格式中，有兩點(diǎn)需要注意：第一，公文中的數(shù)字、年份（用阿拉伯?dāng)?shù)碼表示的）不能轉(zhuǎn)行。第二，正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時(shí)，表示方法為：第一層用“一、二、三……”，第二層用“（一）、（二）、（三）……”，第三層用“1、2、3……”，第四層用“（1）、（2）、（3）……”。④附件與附件說(shuō)明附件是附屬于正文，用以對(duì)正文加以補(bǔ)充說(shuō)明的材料。公文如有附件，在正文結(jié)束之后應(yīng)另起一行標(biāo)明附件的名稱。標(biāo)注方法為：附件：1.╳╳╳╳2.╳╳╳╳3.╳╳╳╳【小貼士】

關(guān)于附件的幾個(gè)特殊說(shuō)明關(guān)于附件的幾個(gè)特殊說(shuō)明第一，公文的附件與正文具有同等的效力。第二，在正文后標(biāo)出的附件序號(hào)和名稱應(yīng)與附件上標(biāo)識(shí)的序號(hào)和名稱一致。如果二者不一致，“從法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力”（見(jiàn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》GB/T9704-1999）。第三，附件應(yīng)與正文一起裝訂。個(gè)別不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件上標(biāo)明其所屬公文的發(fā)文號(hào)及“附件”二字，以示效力。第四，以通知的形式頒發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件的時(shí)候，被頒發(fā)、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件在形式上也是一種附件，但由于這樣的附件通常已經(jīng)在通知的標(biāo)題中被引用，所以就不必再在文尾加以注明。⑤成文日期成文日期是指文件的形成時(shí)間。成文日期一般采用文尾標(biāo)注的方法，但具體位置因發(fā)文機(jī)關(guān)的多少而有所差別：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，成文日期標(biāo)注在公文正文末尾的右下角，右空4字；兩個(gè)單位聯(lián)合行文并且均需加蓋印章時(shí)，成文日期標(biāo)注在公文正文末尾的正下方，利用擴(kuò)大字間距的方式把成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，居中排布；三個(gè)或者三個(gè)以上單位聯(lián)合行文并且均需加蓋印章時(shí)，成文日期標(biāo)注在最后一排印章的右下角，右空2字。標(biāo)注成文日期時(shí)，必須寫(xiě)明年、月、日全稱，并用小寫(xiě)的漢字?jǐn)?shù)字書(shū)寫(xiě)，但要注意，“零”寫(xiě)成“〇”。如“二〇〇八”不能寫(xiě)成“2008”，也不能寫(xiě)成“二零零八”。注意：一般情況下，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。⑥印章印章是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。由于參與行文的機(jī)關(guān)數(shù)量和行文方向的不同，印章的加蓋位置也不相同?！魡我粰C(jī)關(guān)行文印章◆聯(lián)合行文印章◆特殊情況說(shuō)明單一機(jī)關(guān)行文印章單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章加蓋在公文末尾的右下角，上距正文2-4mm，下壓成文日期的中部位置，印文端正，使用紅色印泥或印油。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以印章的下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即以印章中心線壓在成文日期上。聯(lián)合行文印章聯(lián)合向上行文時(shí)，僅加蓋主辦機(jī)關(guān)印章，加蓋方法和位置同單一機(jī)關(guān)行文。聯(lián)合向下行文時(shí)，各機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋印章，加蓋方法和位置有以下兩種情況：當(dāng)加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字。主辦機(jī)關(guān)印章在前，參辦機(jī)關(guān)印章在后，兩個(gè)印章均上距正文2-4mm，下壓成文時(shí)間。兩個(gè)印章要采用同種加蓋方式，以保證排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)在正文末尾的下面標(biāo)注各發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱（可用簡(jiǎn)稱），主辦機(jī)關(guān)在前，參辦機(jī)關(guān)在后，在每個(gè)機(jī)關(guān)的名稱上加蓋本機(jī)關(guān)的印章。第一排印章應(yīng)上距正文2-4mm。每行最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心。最后一排如遇一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切。特殊情況說(shuō)明特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采用標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。⑦附注附注一般僅僅出現(xiàn)在“請(qǐng)示”這一文種當(dāng)中，用來(lái)注明聯(lián)系人的姓名和電話。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。（3）版記部分版記部分位于公文末頁(yè)的最下方，一般由3-4個(gè)要素組成。①黑色反線（必備要素）②印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間（必備要素）③抄送機(jī)關(guān)（非必備要素）④主題詞（必備要素）①黑色反線版記中各文字要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。以明顯區(qū)分各要素，同時(shí)也增加文面的美觀。②印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)是指文件的印制主管部門，通常是機(jī)關(guān)的辦公室和文秘部門；印發(fā)時(shí)間以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)，與公文的生效日期不同。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間標(biāo)注于公文末頁(yè)的最后一行，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注印發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印發(fā)時(shí)間，行尾空一個(gè)字。③抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間之上，二者之間不空行，用黑色反線隔開(kāi)。標(biāo)注時(shí)，左右各空一字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)名稱之間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后面標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。抄送機(jī)關(guān)的確定原則抄送機(jī)關(guān)的確定原則第一，抄送機(jī)關(guān)必須與文件內(nèi)容有關(guān)。第二，主送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。第三，向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。第四，一般情況下，不得越級(jí)抄送文件。因特殊情況必須越級(jí)抄送時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。第五，受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請(qǐng)示、報(bào)告，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文，應(yīng)視文件的內(nèi)容來(lái)確定是否抄送受文單位的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。④主題詞主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。它的主要作用是可以準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，能夠提高文件的檢索、查詢速度，有利于文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。主題詞的標(biāo)注位置在抄送機(jī)關(guān)的上方，沒(méi)有抄送機(jī)關(guān)的在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間上方，二者之間不空行，用黑色反先隔開(kāi)?！爸黝}詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1個(gè)字的間距。【小貼士】怎樣確定一份公文的主題詞主題詞的確定步驟如何來(lái)確定一份公文的主題詞呢？一般來(lái)說(shuō)，要經(jīng)過(guò)以下三個(gè)步驟：第一步，主題分析：先從文件標(biāo)題確定公文主題，再?gòu)男?biāo)題和內(nèi)容中抽出文件標(biāo)題中沒(méi)有說(shuō)明卻是文件重要內(nèi)容的概念；第二步，主題詞確定：在主題分析的基礎(chǔ)上，借助主題詞表將自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化成規(guī)范語(yǔ)言；第三步，主題詞標(biāo)注：把從主題詞表中選擇的主題詞標(biāo)注于文件的規(guī)定位置上。2.信函格式信函格式主要用于沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間函、意見(jiàn)、通知等處理日常事務(wù)的平行文時(shí)使用。與文件格式相比，信函格式的特殊之處在于：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（2）首頁(yè)間隔線（3）份號(hào)、文號(hào)、秘密等級(jí)和緊急程度（4）標(biāo)題（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中只有發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，沒(méi)有“文件”二字；

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱只能使用全稱，不能使用簡(jiǎn)稱；

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm；（2）首頁(yè)間隔線信函格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下4mm處為一條紅色武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條紅色文武線（上細(xì)下粗），兩線長(zhǎng)均為170mm。（3）份號(hào)、文號(hào)、秘密等級(jí)

和緊急程度在信函格式的公文中，份數(shù)序號(hào)標(biāo)注在武文線下4mm處，居左頂格排布；發(fā)文字號(hào)位于武文線下4mm處，居右頂格排列，與發(fā)文份數(shù)序號(hào)左右對(duì)稱；秘密等級(jí)和緊急程度分別標(biāo)注在發(fā)文份數(shù)序號(hào)的下方。（4）標(biāo)題信函格式公文的標(biāo)題在眉首最下方的一個(gè)要素（發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)或緊急程度）下空2行處。3.會(huì)議紀(jì)要格式會(huì)議紀(jì)要格式是專用于會(huì)議紀(jì)要這個(gè)文種的專用格式。與文件格式相比，會(huì)議紀(jì)要格式的特殊之處在于：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（2）發(fā)文字號(hào)（3）注意事項(xiàng)（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+會(huì)議紀(jì)要”或者“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+例行性會(huì)議名稱+會(huì)議紀(jì)要”組成，標(biāo)注位置和規(guī)格與文件格式相同。（2）發(fā)文字號(hào)對(duì)于例行性會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，其發(fā)文字號(hào)可采用“第*號(hào)”的形式編制，從本屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成以來(lái)的第一次例行性會(huì)議開(kāi)始編起。對(duì)于非例行性會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，其發(fā)文字號(hào)可采用與文件格式相同的形式編制。發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注位置同文件格式。（3）注意事項(xiàng)由于會(huì)議紀(jì)要屬于內(nèi)部使用文件，所以一般不需要就蓋印章，也沒(méi)有主送機(jī)關(guān)。三、公文的稿本（一）公文的文稿（二）公文的文本（一）公文的文稿文稿主要是指公文在撰寫(xiě)階段形成的不同形式的文字稿的統(tǒng)稱。撰寫(xiě)公文，從開(kāi)始起草到最后定稿，要形成一系列的文字稿，這些文字稿標(biāo)志著公文定稿的整個(gè)過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，文稿分為兩種，一是草稿，二是定稿。

1.草稿

2.定稿

1.草稿草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的公文原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。根據(jù)所起作用和形成特點(diǎn)的不同，草稿一般表現(xiàn)為討論稿（征求意見(jiàn)稿）、修改稿、送審稿等四種形式。討論稿，也叫征求意見(jiàn)稿，是指某些比較重要的文件，起草之后需要多方面征求意見(jiàn)，往往就把草稿打印成許多份，發(fā)給有關(guān)方面或有關(guān)會(huì)議，以方便討論。討論稿盡管是印件，有時(shí)也對(duì)外發(fā)出，但本質(zhì)上還是草稿，主要目的是征求意見(jiàn)，而不產(chǎn)生實(shí)際執(zhí)行效用。修改稿，也叫修正稿，它是根據(jù)各方面討論提出的意見(jiàn)，對(duì)討論稿進(jìn)行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要經(jīng)過(guò)多次討論修改，從而形成多次修改稿。送審稿，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送審批的文稿。2.定稿定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過(guò)修改審核后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型稿，它是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿。定稿的標(biāo)志，是領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)字樣，聯(lián)合發(fā)文，最后一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)以后才成為定稿。定稿標(biāo)志著文件全部醞釀時(shí)期的結(jié)果，最大程度地體現(xiàn)了文件形成者的意圖，只有定稿，才能形成正式文件。（二）公文的文本公文的文本是指根據(jù)定稿印制成的文件。同一文件根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、試行本、暫行本、修訂本等。

1.正本