檔案管理制度參考模板（5份）

檔案管理制度1、目的1.1為了加強對集團及各分子公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。1.2本辦法適用于集團及各分子公司對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等。2、職責劃分2.1機要室負責對集團及各分子公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況。部門資料由部門領導指定專人管理。系統(tǒng)資料整理后交由機要室保管。2.2檔案的分類2.2.1一般企業(yè)檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案、工程技術檔案、影像檔案、實物檔案。2.2集團及各分子公司機要室應包括以上檔案類別，但不限于以上檔案類別，凡涉及公司重大事項、公司重大決策、公司利益等文件均應歸檔，主辦部門留存?zhèn)浞?，方便日常使用?.3檔案管理程序2.3.1人工檔案的管理程序：一級檔案由機要室直接管理，二級檔案由部門指定人員管理2.3.2一級檔案管理程序及說明（如圖示）：3、工作流程3.1檔案立卷、歸檔3.1.1機要室應定期對集團各部門、分子公司檔案進行收集，各部門用印合同協(xié)議等文件雙方用印完畢應及時交存。3.1.2立卷歸檔的時間3.1.2.1各類法規(guī)、政府文件及法律文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件應及時交存機要室，由機要室負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復印件備查。除了項目技術性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由機要室歸檔。3.1.2.2凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應立卷歸檔。各部門應把整理審定完畢的檔案資料移交機要室保管。31.2.3在獲得證照后，公司的各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質證書、開戶許可證等）應及時交機要室保存。3.1.2.4各分子公司應于項目結束后向公司機要室移交各類檔案。3.1.3立卷歸檔的要求3.1.3.1歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。3.1.2.2.2歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。3.1.2.2.3卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填寫案卷一律用碳素黑色筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。3.1.3.3各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。3.1.3.4影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接檔案的要求3.1.4.1交接的資料必須完整；3.1.4.2交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備；3.1.4.3歸檔資料必須為原件，非正式資料一般不得作為檔案收集，如遇特殊情況需分管領導批準；3.1.4.4交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料；3.1.4.5檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準；3.1.4.6卷內(nèi)文件資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次編寫。頁號編寫位置：單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角；雙面書寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角，圖紙折疊后頁號一律編寫在右下角；3.1.4.7交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。3.1.4.8對工程資料檔案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應釆用A4幅面（297mm*210min）,圖紙應釆用國家標準圖幅（圖紙一般釆用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖）；3.1.4.8.2用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面；3.1.4.8.3所有竣工圖均應加蓋竣工圖章；3.1.4.8.4文字材料應按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3.2檔案的保管3.2.1歸檔前的檔案按類別由相關部門分別保管，各部門、分子公司臨時保管的檔案應設專用檔案柜，并由專人負責保管。3.2.2檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理人員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務的開展提供依據(jù)性資料。3.2.3各檔案保管部門要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。3.2.4檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關的物品。3.3檔案的借閱和保密3.3.1檔案資料的借閱使用僅限于集團內(nèi)部。借閱人員應依據(jù)公司現(xiàn)行制度，辦理借閱審批和登記手續(xù)（含原件、復印件及掃描件）。3.3.2借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。私自復印者，公司查證屬實后給予行政處罰。逾期不歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.3.3檔案的保密3.3.3.1檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。3.3.3.2檔案室要堅固，保管設備要符合保密要求。3.3.33經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理人員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分，直至追究刑事責任。3.4檔案鑒定和移交3.4.1集團機要室及各部門、分子公司檔案管理人員應按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。3.4.2檔案的鑒定工作應在公司分管領導的指導下，由相關業(yè)務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)相關領導批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。3.4.3檔案移交需嚴格按照制度規(guī)定，定期移交。移交的檔案應保留一份復印件以備查考。3.4.4員工離職時，需按要求整理工作記錄并將電子檔案備份機要室存檔。4、考核標準4.1財務及人事檔案由部門自行管理。其他部門檔案管理人員應定期把公司及重要級別資料移交機要室保管，如不按時移交的單次處罰100元至500元。4.2各方簽章完畢的合同，經(jīng)辦人員應于一周內(nèi)交存機要室，逾期不交者，單次處罰100元至500元。4.3集團及各分子公司人員離職時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開。如遺失未交存的，視其檔案資料的重要程度，單次處罰100元至500元，同時待其補齊檔案資料后方可辦理離職手續(xù)。4.4罰款從當月工資中直接扣除。5、其他及附件5.1檔案管理人員應積極開展檔案編研工作，積極配合集團相關部門編寫大事記、組織機構沿革等，為公司品牌建設服務。5.2檔案借閱審批表以通用版的內(nèi)部事務審批表代替，檔案使用審批表以用印審批表代替。5.3本制度由辦公室負責解釋，各分子公司參照本制度執(zhí)行，根據(jù)管理需要可制定公司內(nèi)部管理實施細則，但不得與本制度內(nèi)容發(fā)生沖突。5.4本制度由辦公室、綜合部負責培訓，辦公室與集團法務審計中心負責監(jiān)督執(zhí)行。5.5本制度自頒布之日起施行。5.6本制度所附文件是本制度的組成部分。6、編號管理6.1合同協(xié)議由集團及各分子公司機要室統(tǒng)一編號管理。6.2部門文件由部門指定人員統(tǒng)一編號管理。7、本規(guī)范由集團辦公室負責解釋。與《集團檔案管理制度》一并頒布施行。檔案管理制度(試行)第一章總則第一條目的1.為了規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。2.本制度適用于檔案的收集歸檔、編目、保管、借閱、清理等各項事宜。第二條管理部門1.公司檔案管理工作由行政部負責，文書結束后，原稿由行政部歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需求留存復印件。如因業(yè)務需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)行政部負責人同意后妥善保存，行政部以復印件歸檔。2.公司檔案分類目錄及編號原則由行政部統(tǒng)一制定。3.各部門安排檔案兼職管理員，按照檔案管理制度進行部門級檔案管理。第三條適用范圍本制度適用于各類檔案管理。第二章文件收集及歸檔第四條檔案收集范圍1.重要會議文件，包括會議通知、報告、決議、重要領導講話、會議簡報、會議紀要、會議督辦等。2.上級機關下發(fā)的有關本公司的指示、命令、決議、規(guī)定等文件。3.本公司對上級機關的請示與上級機關的批復。4.公司對外的正式發(fā)文以及有關企業(yè)的往來文書。5.公司的各種工作計劃、工作總結、工作報告、統(tǒng)計報表等文件。6.公司與有關單位牽動簽訂的合同、協(xié)議等。7.公司干部任免，員工的工資、福利以及對員工的獎勵、處罰等文件。8.本公司的歷史沿革、大事記及反應本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。9.反映公司設計、策劃、營銷等活動的有價值的文件、圖紙、信息、財務資料、市場營銷資料等。10.記錄公司項目節(jié)點過程的記錄型資料。第五條檔案收集歸檔要點1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查并歸入。2.文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門。3.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。4.不同年度的文件原則上要分放，單跨年度的請示與批復以批復的年度為準，跨年度的規(guī)劃放在規(guī)劃資料的第一年，跨年度的總結放在總結資料的最后一年，跨年度的會議以會議開始的年度為準。5.絕密、機密文件單獨歸檔，相關的文件與絕密、機密文件放在一起。6.填寫卷內(nèi)文件目錄要使用黑色鋼筆或黑色碳素筆，字跡要工整、清晰。7.文件建檔時務必將文件電子原版、文件簽字原版、簽字文件掃描件統(tǒng)一匹配歸檔。第三章檔案編目第六條檔案類別1.公司檔案類別共設置12個一級類目:規(guī)劃設計類、財務類、融資類、人力類、行政類、運營類、產(chǎn)業(yè)類、成本類、工程類、開發(fā)類、采購類、國家政策類。有些檔案難以歸入上述12個大類時，可根據(jù)實際需要增設一級類目，詳見附件1《檔案分類編碼表》。2.根據(jù)職能活動和檔案的形成的特點，每個大類設置若干個二級類目。因案件較多，二級分類不夠應用時可在第二級之后增設第三級細類。3.錄音、錄像、照片、光盤和其他非紙質載體形式的檔案，其形成和記錄的內(nèi)容、作用與紙質載體檔案有著不可分割的關系，不單獨設置類別，視其內(nèi)容同紙質載體檔案對應分類編號并統(tǒng)一歸檔。第七條編號規(guī)則1.檔案實體分類的標識符號采用英文標識一級類目，阿拉伯數(shù)字“雙位制“標識二級類目。2.分類編號采用隸屬編號法，每一級位類之間用間隔號“-”隔開。3.檔案分類及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不將任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第八條編號方法1.檔案編號按“目錄號-分類號-年代號-月份號-案卷號”進行編號排列。2.檔案編號標識：舉例示意：RL-01-2020-04-001案卷號（順序號）月份號（月份）年代號（年份）分類號（二級類別）目錄號（一級類別）第四章檔案保管第九條公司檔案必須專柜上鎖保管，鑰匙由行政部統(tǒng)一負責管理，未經(jīng)授權任何人不得私自使用。第十條定期對檔案進行檢查，切實做好防盜、防水、防潮、防塵、防火、防霉等工作。第十一條建立公司檔案索引表，結合檔案的收進、移出、銷毀進行逐項統(tǒng)計，保障檔案賬目清楚。第十二條每年對公司檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。第五章檔案借閱第十三條各部門因業(yè)務需求需調(diào)閱檔案時，應在OA系統(tǒng)發(fā)起“檔案借閱”審批流程，審批完畢后向行政部調(diào)閱檔案。第十四條借閱檔案時，必須在“檔案借閱登記表”登記后方可借閱。第十五條行政部收到“檔案借閱”審批通知，經(jīng)核查后，取出該項檔案復復印件，將檔案復印件交與借閱人員。第十六條借閱期限不得超過一星期，到期必須歸還。如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。第十七條公司內(nèi)部借閱絕密、機密檔案時，必須經(jīng)過董事長的授權且只能借閱與工作相關的內(nèi)容。絕密、機密檔案職能在檔案室內(nèi)查閱，禁止帶出檔案室。第十八條檔案借閱人員必須愛護檔案，要保護好檔案的安全與秘密。不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。第十九條交還借閱的檔案時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應立即報告領導。經(jīng)行政部核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。第二十條外部單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)董事長批準后方能借閱，不能把檔案帶離檔案室。絕密、機密檔案資料不允許借閱。第二十一條外部單位摘抄卷內(nèi)檔案時，應經(jīng)董事長同意，對摘抄的材料要進行審查簽字。第二十二條借閱的檔案應與經(jīng)辦業(yè)務有關，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務無關的檔案，應經(jīng)總經(jīng)理同意。第六章檔案銷毀第二十三條每年更換檔案時，已到保存期限的檔案給予銷毀。銷毀前應做好銷毀檔案明細表呈送董事長審批，并于附注欄內(nèi)注明銷毀日期。第二十四條保管期限屆滿的檔案文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值的文件，行政部應在檔案目標上注明保留文件，并注明其他部分銷毀的日期。第二十五條對于已失去作用的檔案應進行銷毀。銷毀檔案材料時要認真鑒定，確保所銷毀的檔案材料已列冊登記。第二十六條銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。第七章附則第二十七條本制度由行政部負責制定，其解釋權與修改權歸行政部所有。第二十八條本制度經(jīng)審批下發(fā)之日起實施。附表：附表1：《檔案分類編碼表》附表2：《檔案索引表》附表3：《檔案借閱登記表》附表4：《銷毀檔案明細表》檔案管理制度第一條

為規(guī)范XXX公司的檔案管理，提高檔案管理效率和水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，防止重要文件、資料的丟失，結合公司實際情況，特制訂本檔案管理制度。第二條

公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為：1、負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；2、負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經(jīng)濟活動和基建工程檔案的跟進；3、負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂；4、負責檔案提供利用服務；5、嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三條

檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設備管理、財務會計、基本建設；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。第四條

歸檔時間和歸檔程序1、公司各部門、辦事機構和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每季度一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。2、項目開發(fā)建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。3、會計檔案在會計年度結束后，暫由財務部門保管一年，一年后由財務部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部檔案室歸檔。4、人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。5、聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。6、凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。第五條

歸檔要求1、歸檔的文件、資料必須完整。2、歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。3、電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。4、各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數(shù)。第六條檔案的利用1、檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。2、檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。第七條檔案保管期限的劃分及鑒定1、檔案管理員須根據(jù)各類檔案管理細則中的《歸檔范圍和保管期限表》確定檔案的保管期限及檔案的價值。2、檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。3、對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。4、對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。5、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第八條檔案保密規(guī)定1、嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。2、接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。3、嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。4、整理檔案應在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。5、檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。6、公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。第九條檔案查閱、借閱規(guī)定1、借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。2、因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負責人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。3、檔案資料一般情況下僅限公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。4、復印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機密檔案資料由檔案管理部門負責人簽字同意后方可復印。5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)公司領導批準后方可外借。6、借出檔案應在5日內(nèi)歸還，如需延長借閱期，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。7、借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。9、借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。第十條檔案室管理規(guī)定1、檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。3、要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。4、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。5、檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。6、下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。7、認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。8、案卷歸還后，及時放回原處。9、每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十一條檔案銷毀規(guī)定1、按規(guī)定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應予以銷毀。2、銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。3、嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。4、檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存公司檔案管理制度為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理更有效地為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本制度。總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政部與總經(jīng)理統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由行政部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經(jīng)營活動中形成的文書、音響、人事、會計、實物等檔案均須由公司行政部管理，各部門不得分散保存。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、交卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責行政部門1、負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4、負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全，指導公司的檔案管理工作；5、提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6、負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關人員1、負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部門；2、向行政部門移交合同或文件資料原件或復印件；3、負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4、財務部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料。各部門主管人員1、批準對自己部門資料或合同復印件的處置?？偨?jīng)理1、負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序（一）檔案資料的收集1、各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》；2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政部門移交；A、歸檔范圍及移交時間B、檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。C、檔案資料的日常管理a）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。b）文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。c）文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。D、檔案借閱a）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；b）檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；c）借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；d）借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；E、檔案銷毀a）對已經(jīng)失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。b）執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細則1、檔案資料的歸檔范圍a）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；b）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；c）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；d）本公司領導的批示、指示等；e）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；f）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；g）公司的各種工作計劃、計劃考核、總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；h）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；i）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；j）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；k）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；l）外出公務活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；m）財務檔案資料；n）各種實物檔案；o）其他具有利用和保存價值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全；2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按兩份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。3、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者、歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件；4、子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存、并做好電子文件存儲設備信息的備份工作；5、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時間1、即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：a）公司規(guī)定的密級文件；b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免的文件資料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e）其他認為需要即時歸檔的資料、2、定期歸檔a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；3、電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸；b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成、一般每三個月一次制成光盤脫機保管；c）每年三月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。（五）檔案交接1、部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。（六）檔案移交公司的流程1、經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2、行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3、檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。（七）檔案保管1、檔案編號a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序一次排列，以便查閱；c）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用；d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改；e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司行政部指定并負責解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由行政部統(tǒng)一訂購；2、期刊、雜志等的訂閱，由行政部匯總各部門征訂清單，報總經(jīng)理審批后向有關發(fā)行部門訂購；3、購回的圖書等資料由行政部人員負責登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管；4、凡需借用圖書資料的員工需辦理借閱手續(xù)；5、期刊、雜志等圖書資料由行政部安排專人管理，用完收存；6、員工離開本公司時，應歸還所借用的圖書資料。相關記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》3、《檔案移交清單表》4、《檔案借閱審批單》5、《檔案分類編號表》單位檔案管理制度第一章：總則