支部會議室管理制度

支部會議室管理制度第一章總則

為確保會議的效率與效果，加強會議的組織與管理，特制定本管理制度。以下對支部會議室的管理、使用及會議流程等作出明確規(guī)定。

一、會議目標

1.提高決策效率：通過會議形式，集中討論、研究和解決工作中的重大問題，確保決策的科學性、民主性和及時性。

2.促進溝通交流：加強各部門、各層級之間的信息交流，提高團隊協(xié)作能力。

3.提升執(zhí)行力：明確任務分工，落實責任到人，確保會議決策的有效執(zhí)行。

二、會議原則

1.精簡高效：提倡開短會、講短話，減少無效、重復的會議，嚴格控制會議規(guī)模和時間。

2.預約有序：會議需提前預約，確保會議室資源合理分配，避免沖突。

3.嚴肅認真：參會人員應認真對待會議，保持會議秩序，積極參與討論，提高會議質(zhì)量。

三、適用范圍

本管理制度適用于支部內(nèi)所有會議室的使用與管理，以及各類會議的組織、召開和紀要跟蹤。

四、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：針對突發(fā)事件或特定議題召開的會議。

3.專題會議：針對某一具體問題或項目召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織：由會議召集人負責，明確會議主題、議程、參會人員等。

2.會議的管理：由專人負責會議的預約、通知、簽到、會場布置等工作。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音，如有緊急事項，需離場處理。

2.會議內(nèi)容涉及保密事項，參會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議結束后，參會人員應按時離開會場，不得逗留。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程如下：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目標，確保會議的必要性和實效性。

2.制定會議議程：列出會議的主要議題，明確各議題的討論時間，合理安排議程。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關人員參會，確保參會人員具備相關知識和經(jīng)驗。

4.會議通知：提前發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等，提醒參會人員做好準備。

5.預約會議室：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，預約合適的會議室，并確保會議室設備齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持：由會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.議題討論：按照議程逐項進行議題討論，各參會人員充分發(fā)表意見，主持人負責引導討論方向。

4.決策與表決：針對議題進行決策，必要時進行表決，確保決策的科學性和民主性。

5.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結果等。

三、會議總結

1.總結發(fā)言：會議接近尾聲時，由主持人或相關部門負責人對會議進行總結，概括討論成果和決策事項。

2.任務分工：根據(jù)會議決策，明確各責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

3.會議評估：收集參會人員對會議的意見和建議，以提高會議質(zhì)量。

四、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，感謝參會人員的積極參與。

2.參會人員整理會場，保持會議室整潔。

3.會議記錄人整理會議紀要，及時發(fā)送給相關人員。

五、會議延期與取消

1.如遇特殊情況，需提前通知參會人員，并根據(jù)實際情況決定延期或取消會議。

2.延期或取消會議的，應做好會議通知的撤銷和后續(xù)安排工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的執(zhí)行力度，對會議紀要的跟蹤落實如下：

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結束后，由指定的會議記錄人負責整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果、任務分工等關鍵信息。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，應及時發(fā)送給所有參會人員及相關責任人。

二、任務分工的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任人對會議紀要中明確的任務分工負責，按既定時限推進工作。

2.相關部門應設立監(jiān)督機制，對任務執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議決策的落實。

3.如遇問題或困難，責任人應及時向會議主持人或相關部門匯報，尋求支持和協(xié)助。

三、會議紀要的跟蹤與反饋

1.定期對會議紀要中確定的各項任務進行跟蹤，了解工作進展，確保各項工作按計劃推進。

2.責任人需定期向會議主持人或相關部門反饋任務執(zhí)行情況，確保信息的及時傳遞。

3.對未按期完成的任務，要分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時限。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要作為工作檔案，應由專人負責歸檔，便于日后查閱。

2.建立會議紀要管理臺賬，對會議決策的執(zhí)行情況進行匯總，為工作總結和評估提供依據(jù)。

3.對會議紀要中的優(yōu)秀建議和成功經(jīng)驗進行提煉，為今后的工作提供借鑒。

五、會議紀要的公開與透明

1.結合工作需要，適當范圍內(nèi)公開會議紀要，提高工作的透明度。

2.鼓勵廣大員工對會議紀要的執(zhí)行情況提出意見和建議，促進工作的持續(xù)改進。

3.對涉及保密內(nèi)容的會議紀要，要嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預約與使用

1.會議室預約：需提前向會議室管理人員預約，并提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室安排：根據(jù)預約信息，會議室管理人員負責合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.會議室使用：會議結束后，責任人應確保會議室整潔，關閉設備電源，鎖好門窗。

二、會議室設備管理

1.設備檢查：會議開始前，會議室管理人員應檢查設備運行情況，確保設備正常使用。

2.設備操作：會議期間，指定專人負責設備操作，非專業(yè)人員不得隨意觸碰設備。

3.設備維護：定期對會議室設備進行維護保養(yǎng)，確保設備性能穩(wěn)定。

三、會議室環(huán)境與設施

1.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔衛(wèi)生，定期進行清潔，營造良好的會議氛圍。

2.空調(diào)溫度：根據(jù)季節(jié)調(diào)整會議室空調(diào)溫度，確保舒適宜人。

3.燈光與音響：根據(jù)會議需求，調(diào)整燈光與音響效果，保證會議順利進行。

四、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議開始前，檢查會議室內(nèi)的消防設施、電路安全等，確保無安全隱患。

2.保密措施：對于涉及保密內(nèi)容的會議，采取相應的保密措施，如設置保密標識、限制會議記錄等。

3.會后清理：會議結束后，及時清理會議室內(nèi)外的廢棄文件和資料，防止信息泄露。

五、會議室服務與支持

1.會議室管理人員應提供會議服務，如茶水、投影儀等，確保會議需求得到滿足。

2.遇特殊情況，如設備故障、臨時增加參會人員等，會議室管理人員應及時協(xié)助解決。

3.定期收集參會人員對會議室的意見和建議，不斷改進會議室管理服務水平。

遵循以上管理規(guī)定，有助于提高會議室使用效率，為會議的順利召開提供有力保障。

第五章附則

為確保會議室管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。