支部會(huì)議室管理制度

支部會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的效率與效果，加強(qiáng)會(huì)議的組織與管理，特制定本管理制度。以下對(duì)支部會(huì)議室的管理、使用及會(huì)議流程等作出明確規(guī)定。

一、會(huì)議目標(biāo)

1.提高決策效率：通過(guò)會(huì)議形式，集中討論、研究和解決工作中的重大問(wèn)題，確保決策的科學(xué)性、民主性和及時(shí)性。

2.促進(jìn)溝通交流：加強(qiáng)各部門、各層級(jí)之間的信息交流，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。

3.提升執(zhí)行力：明確任務(wù)分工，落實(shí)責(zé)任到人，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行。

二、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效：提倡開(kāi)短會(huì)、講短話，減少無(wú)效、重復(fù)的會(huì)議，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和時(shí)間。

2.預(yù)約有序：會(huì)議需提前預(yù)約，確保會(huì)議室資源合理分配，避免沖突。

3.嚴(yán)肅認(rèn)真：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待會(huì)議，保持會(huì)議秩序，積極參與討論，提高會(huì)議質(zhì)量。

三、適用范圍

本管理制度適用于支部?jī)?nèi)所有會(huì)議室的使用與管理，以及各類會(huì)議的組織、召開(kāi)和紀(jì)要跟蹤。

四、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)突發(fā)事件或特定議題召開(kāi)的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一具體問(wèn)題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織：由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議的管理：由專人負(fù)責(zé)會(huì)議的預(yù)約、通知、簽到、會(huì)場(chǎng)布置等工作。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急事項(xiàng)，需離場(chǎng)處理。

2.會(huì)議內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，不得逗留。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程如下：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議的必要性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題，明確各議題的討論時(shí)間，合理安排議程。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，確保參會(huì)人員具備相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

4.會(huì)議通知：提前發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。

5.預(yù)約會(huì)議室：根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議需求，預(yù)約合適的會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)備齊全。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：由會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.議題討論：按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行議題討論，各參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論方向。

4.決策與表決：針對(duì)議題進(jìn)行決策，必要時(shí)進(jìn)行表決，確保決策的科學(xué)性和民主性。

5.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議總結(jié)

1.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議接近尾聲時(shí)，由主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括討論成果和決策事項(xiàng)。

2.任務(wù)分工：根據(jù)會(huì)議決策，明確各責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.會(huì)議評(píng)估：收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見(jiàn)和建議，以提高會(huì)議質(zhì)量。

四、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝參會(huì)人員的積極參與。

2.參會(huì)人員整理會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。

五、會(huì)議延期與取消

1.如遇特殊情況，需提前通知參會(huì)人員，并根據(jù)實(shí)際情況決定延期或取消會(huì)議。

2.延期或取消會(huì)議的，應(yīng)做好會(huì)議通知的撤銷和后續(xù)安排工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的執(zhí)行力度，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，由指定的會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、任務(wù)分工等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)責(zé)任人。

二、任務(wù)分工的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任人對(duì)會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工負(fù)責(zé)，按既定時(shí)限推進(jìn)工作。

2.相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.如遇問(wèn)題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門匯報(bào)，尋求支持和協(xié)助。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與反饋

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行跟蹤，了解工作進(jìn)展，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人或相關(guān)部門反饋任務(wù)執(zhí)行情況，確保信息的及時(shí)傳遞。

3.對(duì)未按期完成的任務(wù)，要分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時(shí)限。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為工作檔案，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔，便于日后查閱。

2.建立會(huì)議紀(jì)要管理臺(tái)賬，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，為工作總結(jié)和評(píng)估提供依據(jù)。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的優(yōu)秀建議和成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行提煉，為今后的工作提供借鑒。

五、會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)與透明

1.結(jié)合工作需要，適當(dāng)范圍內(nèi)公開(kāi)會(huì)議紀(jì)要，提高工作的透明度。

2.鼓勵(lì)廣大員工對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)工作的持續(xù)改進(jìn)。

3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約：需提前向會(huì)議室管理人員預(yù)約，并提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室安排：根據(jù)預(yù)約信息，會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保會(huì)議室整潔，關(guān)閉設(shè)備電源，鎖好門窗。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議室管理人員應(yīng)檢查設(shè)備運(yùn)行情況，確保設(shè)備正常使用。

2.設(shè)備操作：會(huì)議期間，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備操作，非專業(yè)人員不得隨意觸碰設(shè)備。

3.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

三、會(huì)議室環(huán)境與設(shè)施

1.環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清潔，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

2.空調(diào)溫度：根據(jù)季節(jié)調(diào)整會(huì)議室空調(diào)溫度，確保舒適宜人。

3.燈光與音響：根據(jù)會(huì)議需求，調(diào)整燈光與音響效果，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室安全與保密

1.安全檢查：會(huì)議開(kāi)始前，檢查會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、電路安全等，確保無(wú)安全隱患。

2.保密措施：對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識(shí)、限制會(huì)議記錄等。

3.會(huì)后清理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室內(nèi)外的廢棄文件和資料，防止信息泄露。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)提供會(huì)議服務(wù)，如茶水、投影儀等，確保會(huì)議需求得到滿足。

2.遇特殊情況，如設(shè)備故障、臨時(shí)增加參會(huì)人員等，會(huì)議室管理人員應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決。

3.定期收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)會(huì)議室管理服務(wù)水平。

遵循以上管理規(guī)定，有助于提高會(huì)議室使用效率，為會(huì)議的順利召開(kāi)提供有力保障。

第五章附則

為確保會(huì)議室管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。