職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理規(guī)定

職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文處理規(guī)定為使我校公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)〔1996〕14號(hào)）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）和教育部公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際，制定本規(guī)定。第一章總則第一條學(xué)校辦公室是學(xué)校公文處理的管理機(jī)構(gòu)。校內(nèi)各部門單位公文處理工作應(yīng)明確有一位領(lǐng)導(dǎo)同志分管本部門單位公文處理工作，具體由各部門單位辦公室（或綜合辦公室）負(fù)責(zé)，不設(shè)辦公室（或綜合辦公室）的部門單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)并報(bào)學(xué)校辦公室備案。公文處理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。第二條

公文處理包括收文和發(fā)文，收文一般包括接收、登記、編號(hào)、擬辦、簽批、承辦、催辦、督辦、立卷、歸檔等程序；發(fā)文一般包括擬稿、會(huì)簽、核稿、擬辦、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。第三條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，按照精簡(jiǎn)高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。第二章公文種類第四條學(xué)校公文種類大體包括：（一）決議

適用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（二）決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排。（三）指示

適用于對(duì)下級(jí)布置工作，提出開展工作的原則和要求。（四）意見

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（五）通知

適用于發(fā)布規(guī)章，任免和聘用干部，傳達(dá)上級(jí)指示，轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批、公文，發(fā)布要求下級(jí)辦理和有關(guān)部門單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。（六）報(bào)告

適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)詢問，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）請(qǐng)示

適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，一般一文一事，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。（八）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。（九）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十）規(guī)定適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（十一）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（十二）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第五條

公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），文字自左至右橫寫，在左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第六條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。其中：（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。我校公文版頭主要有“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院紀(jì)律檢查委員會(huì)文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)辦公室文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室文件”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院工會(huì)文件”、“共青團(tuán)**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)文件”、“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)”、“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”等。（二）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。我校發(fā)文字號(hào)主要有“鄂職院黨文”、“鄂職院文”、“鄂職院黨辦文”、“鄂職院辦文”）。發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字，居中排布，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。（三）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。（四）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。紅色反線下空2行寫公文標(biāo)題，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。（五）主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（六）正文用3號(hào)仿宋體字。文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)宋體字（加粗）或黑體字。正文中的結(jié)構(gòu)層次第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（七）公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。（八）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)者簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；學(xué)校有關(guān)政策條例性公文，以決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“Ｏ”，右空4字標(biāo)識(shí)。（九）除會(huì)議紀(jì)要外，向校外發(fā)出和留作存檔的公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章上不壓正文，下壓成文日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm－4mm，端正、居中下壓成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，兩印章之間相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文日期和正文之間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。（十）公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。（十一）“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。（十二）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。（十三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（十四）頁碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。第四章公文行文關(guān)系第七條

學(xué)校及學(xué)校各部門單位的行文應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置職權(quán)范圍和各自隸屬關(guān)系確定。（一）學(xué)校、黨政部門可以對(duì)上對(duì)下行文，也可以同其它有關(guān)單位和院校之間互相行文。以中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)或**職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)文字號(hào)行文，必須是關(guān)系全局性的，重要的、方針政策性問題的決定，通知等等，以及對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的重要公文。（二）各職能部門以學(xué)校名義行文，或與有關(guān)部門聯(lián)合行文，須經(jīng)學(xué)校辦公室審核并按規(guī)定程序辦理。以學(xué)校名義行文必須是向上級(jí)有關(guān)部門請(qǐng)示、報(bào)告，學(xué)校某一方面的重要工作，或與有關(guān)單位商洽的事項(xiàng)，其它校內(nèi)一般性行文，用學(xué)校辦公室名義轉(zhuǎn)發(fā)。（三）校內(nèi)各黨政部門以部門名義行文一般使用“中共**職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會(huì)”和“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”函件發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）。校內(nèi)各教學(xué)、科研及教輔單位等需以單位名義行文的，可用“**職業(yè)技術(shù)學(xué)院”函件發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）或者可根據(jù)需要經(jīng)學(xué)校辦公室批準(zhǔn)后，印制和使用各自的函件發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）。（四）校內(nèi)各部門單位原則上不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告工作，因特殊情況，必須越級(jí)的，應(yīng)同時(shí)抄送越過的上級(jí)或主管部門。第五章公文辦理第八條學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)接收上級(jí)部門和外單位發(fā)送給學(xué)校的文件、信函等。校內(nèi)各部門單位直接收到上級(jí)機(jī)關(guān)來文時(shí)，應(yīng)立即送交學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室按規(guī)定辦理。學(xué)校辦公室收到文件、信函等，凡收件人署領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人姓名的，送領(lǐng)導(dǎo)同志拆封。第九條學(xué)校辦公室簽收的公文，一般分為辦件和傳閱件。學(xué)校辦公室收文后，先登記，并貼上文件處理簽，學(xué)校辦公室主任（或副主任）簽署擬辦意見，然后根據(jù)擬辦意見，呈送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批。重要文件，呈黨委書記、院長(zhǎng)閱；業(yè)務(wù)文件，按職責(zé)分工，呈分管校領(lǐng)導(dǎo)閱；具體事務(wù)性文件，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門閱辦，如涉及到兩個(gè)及以上部門辦理的，應(yīng)指明主辦部門。第十條與學(xué)校關(guān)系不大的一般性來文，由學(xué)校辦公室編發(fā)來文目錄，或摘報(bào)給相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要，可要求學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)處理。范圍不清的由學(xué)校辦公室主要負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)處理。第十一條學(xué)校辦公室工作人員按擬辦意見將文件分別送達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門。校領(lǐng)導(dǎo)閱示后的文件，依批示將公文（或公文復(fù)印件）發(fā)給承辦部門辦理，承辦部門領(lǐng)取文件時(shí)，須在學(xué)校辦公室收文登記簿上簽名。第十二條收發(fā)公文要及時(shí)，對(duì)指定期限上報(bào)的公文，各部門單位應(yīng)按要求提前做好準(zhǔn)備，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理，盡量避免臨時(shí)急于報(bào)呈校領(lǐng)導(dǎo)閱批的情況發(fā)生。校內(nèi)各部門對(duì)于校內(nèi)各單位上報(bào)和學(xué)校辦公室簽轉(zhuǎn)的公文要及時(shí)處理，一般不超過7個(gè)工作日，急件一般不超過3個(gè)工作日。學(xué)校辦公室要負(fù)責(zé)催辦、督辦，防止漏辦和延誤。第十三條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予明確批復(fù)意見的公文，由學(xué)校辦公室及時(shí)通知擬稿單位取回辦理。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)未予明確批復(fù)意見或意見有歧義的公文，學(xué)校辦公室將視實(shí)際情況確定原件是否退回?cái)M稿單位，并將有關(guān)辦文情況由學(xué)校辦公室及時(shí)通知擬稿單位。對(duì)需轉(zhuǎn)送其它部門辦理的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將文件流向告知擬稿單位，以便擬稿單位追蹤辦理。對(duì)緊急公文應(yīng)提出辦理時(shí)限。第六章公文審批第十四條校內(nèi)各部門單位報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，必須經(jīng)部門單位主要負(fù)責(zé)同志簽署報(bào)送意見，再送交由學(xué)校辦公室按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分工呈批，重大問題按程序報(bào)送黨委書記、院長(zhǎng)或提交黨委會(huì)、行政辦公會(huì)討論。第十五條公文擬稿部門單位和相關(guān)核稿人對(duì)呈報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的待發(fā)文稿應(yīng)加強(qiáng)審核，切實(shí)保證發(fā)文的質(zhì)量。審核的重點(diǎn)是：內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它相關(guān)規(guī)定，是否符合學(xué)校的相關(guān)制度規(guī)定；是否符合行文規(guī)則；涉及一個(gè)或多個(gè)部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；公文格式、語法、文字是否規(guī)范，語句是否通順等。第十六條校內(nèi)各部門單位向校領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)職能部門提交請(qǐng)示、報(bào)告或意見等，一律使用《**職業(yè)技術(shù)學(xué)院簽報(bào)》，并應(yīng)嚴(yán)格按照《**職業(yè)技術(shù)學(xué)院簽報(bào)》格式模板擬稿。屬于學(xué)校職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，各部門單位應(yīng)當(dāng)直接簽報(bào)職能部門處理并反饋。如需校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，一般應(yīng)先由職能部門簽署意見后將簽報(bào)送學(xué)校辦公室簽收登記，由學(xué)校辦公室送校領(lǐng)導(dǎo)簽批。除特殊緊急情況外，各部門單位不得自行呈送校領(lǐng)導(dǎo)。向?qū)W校請(qǐng)示事項(xiàng)的簽報(bào)一律不得同時(shí)報(bào)送多名校領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先送學(xué)校辦公室轉(zhuǎn)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在同一公文上作批示。校內(nèi)部門單位呈送的涉及財(cái)務(wù)開支的請(qǐng)示、報(bào)告，報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)和分管財(cái)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。第十七條公文發(fā)送、傳遞過程中嚴(yán)格執(zhí)行簽收制度，送文單位和收文單位均應(yīng)登記備案，并注明來往去向。第十八條凡涉及幾個(gè)部門單位工作的校級(jí)公文，先由主辦部門單位會(huì)同有關(guān)部門單位負(fù)責(zé)人審核并簽署意見，再送學(xué)校辦公室進(jìn)行核稿。不得呈送意見不一致的文稿。第十九條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名、審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第二十條校內(nèi)各部門單位需要以學(xué)校黨委、學(xué)?；?qū)W校辦公室名義制發(fā)公文，由本部門單位按照學(xué)校辦公室設(shè)計(jì)的公文統(tǒng)一格式模板草擬文稿，貼上公文撰制單，經(jīng)本部門單位負(fù)責(zé)人審核簽字，將文本版和電子版同時(shí)送交學(xué)校辦公室核稿，簽署呈報(bào)意見后，由擬稿人按呈報(bào)意見將擬發(fā)公文送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。對(duì)已簽發(fā)的公文，由學(xué)校辦公室標(biāo)注發(fā)文字號(hào)、蓋章，由擬稿部門單位分發(fā)。在核稿過程中，對(duì)不符合要求的公文，學(xué)校辦公室應(yīng)將文稿退回?cái)M稿部門單位進(jìn)行修改。第二十一條以學(xué)校黨委、學(xué)校名義對(duì)上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核并簽署意見，由黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。以學(xué)校黨委、學(xué)校名義致函向不相隸屬機(jī)關(guān)單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批復(fù)的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。關(guān)于學(xué)校黨委、學(xué)校日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的公文，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。涉及重大事項(xiàng)和全局性工作的發(fā)文，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署明確意見，再由黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。以學(xué)校辦公室名義的發(fā)文，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)，文中如寫有“經(jīng)黨委會(huì)同意”或“學(xué)校行政辦公會(huì)同意”，應(yīng)報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十二條學(xué)校黨委、學(xué)校召開專題會(huì)議紀(jì)要，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)；對(duì)涉及重大決定事項(xiàng)的專題會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)簽署明確意見后，再由黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。第二十三條公文送交學(xué)校辦公室核稿的時(shí)間應(yīng)比正式發(fā)文時(shí)間提前３個(gè)工作日及以上。需加急辦文的，由擬稿單位負(fù)責(zé)人在“公文撰制單”上“備注”欄說明需加急辦理的原因。并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度，“特急件”一般應(yīng)至少提前１個(gè)工作日，“急件”一般應(yīng)至少提前２個(gè)工作日送達(dá)學(xué)校辦公室。無緊急原因簡(jiǎn)要說明的，學(xué)校辦公室可按通常發(fā)文核稿時(shí)間辦理。第二十四條簽發(fā)人出差期間，如遇辦理急件公文情況，需黨委書記、院長(zhǎng)簽發(fā)的，經(jīng)請(qǐng)示同意后，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；需分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，經(jīng)請(qǐng)示同意后，由學(xué)校辦公室主任簽發(fā)。第七章立卷歸檔第二十五條公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和