信息與文檔管理制度

信息與文檔管理制度1.背景和目的為了提高公司信息和文檔的管理效率，保護(hù)公司數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性，確保員工合規(guī)操作，訂立本制度，明確公司對信息和文檔的管理要求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部員工、部門和項目組。3.定義信息：包含但不限于電子文件、文檔、郵件、備忘錄、報告、數(shù)據(jù)庫、合同、會議紀(jì)要等形式的數(shù)據(jù)。文檔：指公司內(nèi)部使用的各類文件和資料，包含紙質(zhì)文檔和電子文檔。4.管理原則統(tǒng)一管理：全部信息和文檔必需經(jīng)過統(tǒng)一的管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲、備份和訪問。完整性：信息和文檔必需完整、準(zhǔn)確地記錄和存檔，嚴(yán)禁竄改、刪除或泄露。保密性：對于公司機(jī)密信息和敏感文檔，必需進(jìn)行加密或限制訪問權(quán)限，以確保保密性。便捷性：員工應(yīng)能方便地查找、存儲和訪問需要的信息和文檔。責(zé)任制：每個員工對其管理的信息和文檔負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任，包含保證其完整性和保密性。5.信息和文檔分類管理5.1依據(jù)緊要性分類依據(jù)信息和文檔的緊要性和機(jī)密性，分為以下三個等級：—高級：包含公司機(jī)密信息和敏感文檔，需要嚴(yán)格限制訪問權(quán)限?！屑墸喊緝?nèi)部使用的非機(jī)密信息和文檔，限制訪問權(quán)限?！图墸喊话阈缘男畔⒑臀臋n，訪問權(quán)限相對寬松。5.2依據(jù)形式分類依據(jù)信息和文檔的形式，分為以下兩種類別：—電子文檔：包含電子文件、郵件、數(shù)據(jù)庫等形式的信息和文檔。—紙質(zhì)文檔：包含紙質(zhì)文件、備忘錄、合同等紙質(zhì)形式的信息和文檔。6.信息和文檔管理流程6.1創(chuàng)建與手記員工應(yīng)依照公司標(biāo)準(zhǔn)的格式和要求，創(chuàng)建和手記信息和文檔。創(chuàng)建和手記的信息和文檔應(yīng)簽署責(zé)任人，確保其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。6.2分類與歸檔依據(jù)信息和文檔的緊要性和機(jī)密性等級，將其分類歸檔至對應(yīng)的管理系統(tǒng)中。每個分類應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的文件夾或目錄，便于員工查找和訪問。6.3存儲與備份全部信息和文檔必需存儲在指定的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫或文檔管理系統(tǒng)中。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。6.4訪問與權(quán)限掌控高級信息和文檔的訪問權(quán)限需經(jīng)過上級審批，并記錄訪問日志。中級和低級信息和文檔的訪問權(quán)限由部門負(fù)責(zé)人授權(quán)，并定期審計權(quán)限。6.5修改與更新對信息和文檔的修改和更新應(yīng)記錄修改人和修改時間，并保存修改前的版本。修改和更新的信息和文檔需經(jīng)過相應(yīng)的審批流程，確保準(zhǔn)確性和完整性。6.6銷毀與歸檔對于已經(jīng)過期或不再使用的信息和文檔，應(yīng)依照公司規(guī)定的流程進(jìn)行銷毀或歸檔。銷毀和歸檔的信息和文檔需記錄銷毀人和銷毀時間，并備案存檔。7.員工責(zé)任與義務(wù)7.1保密義務(wù)員工必需保守公司機(jī)密信息和敏感文檔，不得私自處理或外泄給未授權(quán)人員。在離職或調(diào)動崗位時，員工應(yīng)將其負(fù)責(zé)的信息和文檔交接給接收人，并確保交接完整。7.2合規(guī)操作員工在管理信息和文檔時，必需遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。嚴(yán)禁竄改、刪除或泄露信息和文檔，如有違反，將依據(jù)公司的紀(jì)律處分規(guī)定予以處理。7.3學(xué)習(xí)和培訓(xùn)公司將定期開展信息和文檔管理相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，員工需樂觀參加并更新本身的知識。8.違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將按公司的紀(jì)律處分規(guī)定予以處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、罰款、停職、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。9.附則本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部。本制度自發(fā)布之日起生效。如有后續(xù)修