辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

———辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作一規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱(chēng)其為檔案；檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1.文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

2.附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。

4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制的你人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的'挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1.對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)

要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。

檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3.要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類(lèi)。由于我區(qū)成立較早，在整理檔案過(guò)程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類(lèi)思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

三完善公文材料，做好檔案收集工作

文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。

對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品