跨部門溝通的五步工作法

跨部門溝通的五步工作法一、問題分析首先，我們面臨的這個(gè)場(chǎng)景是跨部門溝通，我們的訴求就是進(jìn)行高效的跨部門溝通。仔細(xì)拆分一下，這個(gè)問題的場(chǎng)景就是跨部門溝通，關(guān)鍵詞是高效。在這里，高效的目的就是避免出現(xiàn)問題，可以簡(jiǎn)單直接的進(jìn)行信息的傳遞。我們可以先分析一下跨部門溝通的痛點(diǎn)是什么。仔細(xì)審視一下過往的溝通問題，其實(shí)可以很明確的分析出痛點(diǎn)主要在于：涉及到的配合部門不愿意配合配合部門有意愿但溝通成本高我們按照魚骨圖的形式繼續(xù)往下拆分來(lái)看，意愿問題上大體可以分為對(duì)事項(xiàng)的重視程度不足和一致利益不足。溝通成本問題主要可以分為表達(dá)能力問題、工作分配不妥（存在灰色地帶）、對(duì)配合方資源掌握不足（專業(yè)知識(shí)不足）。由于問題點(diǎn)較少，魚骨圖的樣式不好看，下圖采用了邏輯圖的樣式。我們的訴求是什么：讓配合部門一起積極推進(jìn)降低溝通成本1.意愿問題（1）重視程度不足可以通過前期的資料準(zhǔn)備來(lái)進(jìn)行，包括推進(jìn)事項(xiàng)的目的、可行性、價(jià)值和方案，目的就是讓配合部門感受到事項(xiàng)的重要性。（2）配合資源有限每個(gè)部門固定時(shí)間段內(nèi)可以使用的資源是有限的，如果加入我們推進(jìn)的事項(xiàng)肯定會(huì)對(duì)原有計(jì)劃的資源產(chǎn)生影響。我們要考慮能否為配合部門協(xié)調(diào)出更多的資源，不行的話只能通過一致利益來(lái)提升配合部門的積極性了。（3）一致利益不足問題就比較復(fù)雜了，要知道每個(gè)部門肯定是會(huì)有自己專職負(fù)責(zé)的內(nèi)容，肯定是會(huì)優(yōu)先保障內(nèi)部事項(xiàng)的推進(jìn)來(lái)規(guī)劃和使用自有的資源。如果沒有強(qiáng)大的利益驅(qū)動(dòng)，小任務(wù)靠人情關(guān)系可以搞定，復(fù)雜的任務(wù)就很難再采用這個(gè)辦法了。最好的辦法，就是要把各方團(tuán)結(jié)到一起，讓大家成為利益共同體，讓大家為了共同的利益（劃分好的利益）而奮斗。2.溝通問題（1）表達(dá)能力不足這個(gè)是需要不斷去鍛煉的一種能力，成功的標(biāo)準(zhǔn)就是通俗易懂、言簡(jiǎn)意賅。語(yǔ)言組織能力是需要不斷訓(xùn)練的，每次說(shuō)話之前需要先思考停頓一下，語(yǔ)速控制的慢一些，保持話語(yǔ)的邏輯性等。（2）工作分配存在異議同樣的一個(gè)事項(xiàng)推進(jìn)可能會(huì)有多個(gè)推進(jìn)方案，不同方案除了各自的利弊以外，對(duì)于內(nèi)部的分工也會(huì)有不同的要求。對(duì)于分工，給到配合部門的任務(wù)可以分為指定任務(wù)和灰色任務(wù)?；疑蝿?wù)就是主導(dǎo)方和配合方都可以來(lái)處理的任務(wù)。在與配合部門進(jìn)行任務(wù)分配的時(shí)候，一定要確認(rèn)好是否是配合部門的指定任務(wù)。如果是灰色任務(wù)，主導(dǎo)方是需要做好承擔(dān)這部分任務(wù)職責(zé)的準(zhǔn)備。（3）對(duì)配合方資源掌握不足在推進(jìn)盤點(diǎn)資源的時(shí)候，很容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤是——與配合部門溝通中才發(fā)現(xiàn)需要另外的部門一起參與。如果是正式的會(huì)議溝通中發(fā)現(xiàn)這樣的問題，很容易就會(huì)導(dǎo)致會(huì)議擱置，造成時(shí)間與精力成本的浪費(fèi)，也會(huì)降低配合方的熱情。我們要對(duì)整體任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的了解和拆分，保證大方向不存在問題；如果涉及到一些其他部門的情況，可以先點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通，進(jìn)行非正式溝通，初步匯總后再進(jìn)行會(huì)議溝通。點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通建議也是列出提綱，節(jié)約時(shí)間。（4）專業(yè)知識(shí)不足如果事項(xiàng)的推進(jìn)會(huì)有一些專業(yè)知識(shí)溝通的時(shí)候，盡量事先進(jìn)行學(xué)習(xí)準(zhǔn)備或者是要帶上“翻譯官”。比如溝通一個(gè)接口方案，可以先去要一份這個(gè)接口的文檔，摸清楚這個(gè)接口的請(qǐng)求參數(shù)和返回參數(shù)等。同時(shí)，溝通的時(shí)候可以帶上自己團(tuán)隊(duì)的開發(fā)一起。跨部門溝通的五步工作法：第一步：信息源的十個(gè)確認(rèn)——就是把跨部門溝通的事情或者信息轉(zhuǎn)化為十個(gè)確定的信息——主導(dǎo)部門要確認(rèn)，主導(dǎo)負(fù)責(zé)人要確認(rèn)，目標(biāo)要確認(rèn)人，資源要確認(rèn)，分工要確認(rèn)，計(jì)劃時(shí)間表要確認(rèn)，協(xié)調(diào)整理人要確定，結(jié)果要確定，拍板的人要確定，資源需求要確定。離開這十個(gè)信息源確認(rèn)，跨部門溝通通常不會(huì)太順暢，無(wú)論你是主導(dǎo)者還是參與都，都首先把這一步做好。第二步：按照確認(rèn)的詳情配置資源——資源共分三類，一是人力資源，就是完成溝通事項(xiàng)的人，這個(gè)必須按照計(jì)劃到位，不然的話再好的計(jì)劃沒有去干也是白搭；二是決策和制度資源，就是為這個(gè)事制定的基本調(diào)子，出一些特殊的政策；三是物質(zhì)資源，就是辦成這個(gè)事需要的物資和資金等等。第三步：圍繞關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的跟蹤——對(duì)于跨部門事項(xiàng)一定要指定專人跟蹤并給予這個(gè)人一定的決策權(quán)限，比如可以簽批多少資金權(quán)，可以調(diào)用跨部門人員等等，跟蹤一定要圍繞特殊節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，所謂特殊節(jié)點(diǎn)，就是平常我們說(shuō)的出結(jié)果或者階段結(jié)果前的確認(rèn)。對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的跟蹤落實(shí)是跨部門溝通非常關(guān)鍵的一步，要找一個(gè)公認(rèn)的“能人”來(lái)做這個(gè)事情比較好。第四步：?jiǎn)栴}和情況變化的反饋——每個(gè)事項(xiàng)在進(jìn)行過程中都會(huì)遇到一些情況變化，比如環(huán)境變化，人員變化，條件變化，政策變化等等，對(duì)于這些變化和進(jìn)行過程中遇到的問題和困難，以及可能出現(xiàn)的滯后或提前情況一定要第一時(shí)間反饋，這個(gè)與跟蹤人的組織得不得力有很大關(guān)系，可以這樣講，能不能實(shí)事求是的及時(shí)反饋并解決過程問題，是跨部門溝通成敗的決定因素，很多不了了之