職業(yè)學(xué)院科研檔案管理辦法

職業(yè)學(xué)院科研檔案管理辦法為了加強(qiáng)學(xué)院科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡稱科研檔案）的管理，本著統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則，達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的目的，根據(jù)國家有關(guān)文件的規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，特制定本辦法。第一章總則第一條科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的，具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，對學(xué)院和社會(huì)具有參考價(jià)值和憑證作用，也是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式和社會(huì)財(cái)富。第二條科研歸檔工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，科研檔案應(yīng)與科技立項(xiàng)、課題執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收和成果鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合。第二章科研檔案的歸檔范圍第三條科研文件材料的歸檔范圍主要包括：1、綜合管理：上級有關(guān)科研工作的文件材料，學(xué)院科研規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)材料，學(xué)院組織承辦或參加科研交流、學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)議材料等。2、科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書，開題報(bào)告，課題研究計(jì)劃，經(jīng)費(fèi)預(yù)算，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。3、研究階段：各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件，研究工作年度進(jìn)展報(bào)告等。4、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：工作總結(jié)，科研報(bào)告，論文，專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，經(jīng)費(fèi)決算材料等。5、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料,推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。6、推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。7、學(xué)院教職工在公開刊物發(fā)表的學(xué)術(shù)論文，公開出版發(fā)行的教材、著作等。第三章科研檔案的歸檔要求第四條實(shí)行由課題（項(xiàng)目）組負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制。每項(xiàng)科研（包括中斷或取得負(fù)結(jié)果的項(xiàng)目）工作完成或某部分結(jié)束后，課題（項(xiàng)目）組負(fù)責(zé)人必須對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，由學(xué)院科研處審查驗(yàn)收后存檔。第五條凡歸檔科研檔案的材料必須字跡工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆，書寫水要用碳素墨水、藍(lán)墨水，以便于長期保存。第六條歸檔時(shí)間。一般科研項(xiàng)目在結(jié)題驗(yàn)收或成果鑒定時(shí)歸檔，復(fù)雜的、周期長的科研項(xiàng)目可分階段歸檔；理論研究項(xiàng)目在論文、著作定稿后歸檔；中斷和負(fù)結(jié)果的重要項(xiàng)目，在批準(zhǔn)停止研制時(shí)歸檔。第七條科研項(xiàng)目在進(jìn)行結(jié)題驗(yàn)收或成果鑒定時(shí)，必須辦理正式歸檔手續(xù)，未經(jīng)辦理歸檔手續(xù)的科研項(xiàng)目，不受理其結(jié)題驗(yàn)收或成果鑒定的申請。第八條凡幾個(gè)單位協(xié)作的項(xiàng)目，由主持或牽頭單位負(fù)責(zé)立卷歸檔，保存一套完整的檔案。協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)的部分任務(wù)中所形成的科研檔案，并復(fù)制一套送交主持或牽頭單位保存。如確系涉及協(xié)作單位或該單位科技人員的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議書或委托書中明確科研檔案的歸屬，協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)項(xiàng)目的檔案目錄提供主持單位。第四章科研檔案的歸檔程序第九條科研任務(wù)確定后，由科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出科研檔案的歸檔計(jì)劃，逐條落實(shí)到課題組具體成員，并將最終科研檔案工作實(shí)施方案報(bào)科研處備案。第十條科研任務(wù)完成后，由立卷人將已形成的科研檔案相關(guān)材料，按照歸檔要求形成歸檔卷，并提交學(xué)院科研處審查驗(yàn)收。第十一條通過審查驗(yàn)收的歸檔卷，應(yīng)辦理正式歸檔手續(xù)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫“科研檔案移交案卷目錄”一式兩份交院科研處。第五章科研檔案的收存管理第十二條科研處要配備專兼職科研檔案管理人員妥善收存和管理科研檔案，學(xué)院檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對科技檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查監(jiān)督，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化管理。第十三條對接收的科研檔案，科研處留存一份備查，另一份將定期移交院檔案館保管。第十四條移交給檔案館的科研