廣西中醫(yī)學(xué)院各類檔案立卷歸檔制度

廣西中醫(yī)學(xué)院各類檔案立卷歸檔制度

黨群、行政類檔案立卷歸檔制度

為了加強(qiáng)和健全黨、政文件材料實(shí)行文書處理部門立卷歸

檔制度，根據(jù)國家教委《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合本校的

具體情況，特制定本制度。

一、本校黨群、行政各部門及各直屬單位、教學(xué)單位均為

立卷單位，其下屬單位的文件材料均由上述單位統(tǒng)一立卷歸檔。

如有的下屬單位獨(dú)立性較大，產(chǎn)生的內(nèi)部材料比較多，應(yīng)該由主

管人員負(fù)責(zé)立卷，交至本部門的兼職檔案員移交校檔案室，經(jīng)驗(yàn)

收合格后歸檔。

二、各立卷單位領(lǐng)導(dǎo)要重視本部門的立卷歸檔工作，執(zhí)行

學(xué)校規(guī)定制度，支持立卷人員的工作，將立卷工作納入本部門工

作范圍，要求各單位在布置某項(xiàng)工作的同時(shí)，必須布置文件材料

的收集，督促承辦人將辦完的文件材料收集齊全，送立卷人員歸

檔。

三、凡學(xué)校職能部門在工作活動中形成的，具體保存價(jià)值

的文件材料，均由各部門進(jìn)行整理立卷，按各類檔案的歸檔時(shí)間

交檔案室歸檔。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人辦理完畢后，注明處理結(jié)果,

進(jìn)行初步整理，隨時(shí)或定期交立卷人員。各單位檔案員對本單位

材料的形成負(fù)有督促、檢查之責(zé)，應(yīng)經(jīng)常了解文件承辦情況，及

時(shí)收集整理文件材料，如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備、

漏批及規(guī)格不符合要求等情況，應(yīng)補(bǔ)辦齊全，以保證文憑材料準(zhǔn)

確、完整，一定要堅(jiān)持將立卷的大量工作做在平時(shí)，避免年終突

擊立卷，或因平時(shí)未及時(shí)收集材料，或造成文件材料散失。

四、各部門立卷歸檔的文件材料應(yīng)以本單位形成的為主，

上級發(fā)來的材料，屬于本部門、單位的主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的，也

要立卷歸檔。具體請參照歸檔范圍辦理。

五、各立卷單位的分工

1、中共中央、國務(wù)院、省、地、市黨委文件，國務(wù)院、自

治區(qū)政府、國家教育部、自治區(qū)教育廳、市政府及部、委、局等

綜合性文件，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔，屬專業(yè)性具

體業(yè)務(wù)性的文件（未經(jīng)黨委辦公室和院長辦公室登記傳閱的）需

要?dú)w檔的由承辦部門立卷歸檔。

2、以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨委辦公室和院長辦公室

立卷歸檔（一般應(yīng)保存兩分正文，一份底稿）。以部門名義的發(fā)

文，由各部門立卷歸檔，重要的也應(yīng)有兩份以上。校內(nèi)各單位向

黨委學(xué)校的請示報(bào)告正文及相應(yīng)的批復(fù)，由報(bào)文單位立卷歸檔。

3、黨委和學(xué)校召開的全委會、常委會、擴(kuò)大會、辦公會所

形成的材料，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔。職能部門以

黨委和學(xué)校名義召開的全院性專門會議、干部會議所形成的材

料，由主辦單位立卷歸檔。校黨、政領(lǐng)導(dǎo)參加上級召開重要會議

帶回的文件材料，黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔。

4、幾個(gè)單位聯(lián)合承辦的文件由主辦單位立卷歸檔，綜合性

材料，由黨委辦公室和院長辦公室立卷歸檔，重要的人民來信來

訪材料，由承辦單位立卷歸檔。

5、各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷前做

好整理工作，移交學(xué)校檔案室保存，任何人不得帶入其他單位。

6、為了便于材料集中，避免重復(fù)遺漏，各單位呈送學(xué)校有

關(guān)部門的請示報(bào)告等材料，凡校機(jī)關(guān)單位統(tǒng)一歸檔能包括了的材

料，本部門可不必再歸檔。

本校任免副處級以上干部及上級任免校級干部的文件材

料，由黨委組織部統(tǒng)一立卷歸檔，人員獎(jiǎng)懲材料，凡報(bào)學(xué)校審批

處理的，或有各單位自行處理但需報(bào)學(xué)校備案的均由主管單位統(tǒng)

一歸檔。報(bào)國家部委、省、市批準(zhǔn)表彰先進(jìn)的材料，由人事處統(tǒng)

一立卷歸檔。

六、立卷歸檔具體要求

1、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整。

2、將文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開立卷。

3、按年代分開立卷，一般文件歸入文件形成年度；跨年度

的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度，跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃，一般可歸

入文件內(nèi)容針對的第一年年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件

內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議

開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；按學(xué)

年處理的文件歸入專門年度。

4、按上下級文件分開立卷，上級對本校的批復(fù)在本校文件

卷內(nèi)。

5、按保管期限分開立卷，將永久、長期、短期三種保管期

限的文件材料分開立卷。

6、卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列，單一問題的

文件按時(shí)間順序排列，幾個(gè)問題的文件按問題結(jié)合時(shí)間順序排

列。一份文件正本在前、定稿在后；上級批復(fù)，批示在前，本院

對上級的請示報(bào)告在后；有請示無批復(fù)的文件，用其它形式答復(fù)

或有處理結(jié)果的，要由承辦人員或有關(guān)人員在請示上加以注明。

7、排列完畢的文件材料，無論單面或雙面，只要有書寫文

字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號；頁號的位置在每面材料非裝訂線一

側(cè)的下角。

8、填寫卷內(nèi)文件目錄時(shí)，題名項(xiàng)既文件標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄。

沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明的文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加

“口”號；日期即文件的形成時(shí)間,填寫時(shí)省略“年”、“月”、

“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加”號。頁號項(xiàng)填

寫卷內(nèi)文件起止之頁的編號。卷內(nèi)備考表內(nèi)填寫卷內(nèi)文件缺損、

修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷人：由組成本卷宗責(zé)任者

簽名。檢查人：由立卷單位負(fù)責(zé)人對案卷質(zhì)量進(jìn)行審核后簽名。

9、擬寫案卷標(biāo)題，要求結(jié)構(gòu)完整，應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件上

主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）。除會議文件外，不得用“x

XX文件材料“；除一般函件外，不得有“XXX來住文書”；

除了非拆訟材料外，不得用“XXX案件”。

10、各立卷單位應(yīng)按照黨群、行政檔案的具體要求，于第

二年六月底前移交完畢，移交檔案時(shí)雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核

對，并履行簽字手續(xù)。

七、為了保證案卷質(zhì)量，檔案室負(fù)責(zé)督促，協(xié)助各單位做

好黨群、行政類檔案的立卷工作，定期布置，總結(jié)、檢查、交流

經(jīng)驗(yàn)，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)。

教學(xué)類檔案立卷歸檔制度

高等學(xué)校的教學(xué)檔案，是高校教學(xué)管理部門、師生在教學(xué)

實(shí)踐活動中形成的，具有保存價(jià)值的，按一定分類集中保管起來

的文字材料、圖表、聲像、實(shí)物等文件材料的總體。是高校教學(xué)

活動真實(shí)記錄，也是廣大師生教學(xué)實(shí)踐不可少的信息源。它對人

才的培養(yǎng)，對教學(xué)與科研活動，對教學(xué)法和教學(xué)史的研究具有重

要參考價(jià)值，同時(shí)又是衡量院校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要

標(biāo)志之一，也是教育評價(jià)及教師晉升的第一手憑證材料。

為了將我校在教學(xué)活動中形成的、具有保存價(jià)值的文件材

料能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存，更好地向全校師生提供利用，

使教學(xué)檔案能真正反映我校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平，特對教學(xué)檔案

歸檔制度，作如下規(guī)定：

一、本校教務(wù)處、學(xué)工處、研究生處、成教院等教學(xué)單位

均為立卷單位，其下屬單位的文件材料均由上屬單位統(tǒng)一立卷歸

檔。

二、教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)納入教學(xué)計(jì)

劃、規(guī)劃、納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位職責(zé)，在

下達(dá)教學(xué)任務(wù)時(shí)，同時(shí)提出教學(xué)文件的歸檔要求，檢查教學(xué)工作

與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步，確保教學(xué)文件材料的齊

全完整。

三、凡教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管

理，課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作，畢業(yè)生工作，教材等方面的材

料，重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動中形

成的不同載體的文件材料，均由有關(guān)部門立卷歸檔。

四、上述歸檔的手寫文件材料，如手稿、實(shí)驗(yàn)記錄、典型

教案等一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆書

寫或復(fù)寫，以利長久保存，裝訂時(shí)，一律用線繩，不能用訂書釘

裝訂；應(yīng)歸檔的教學(xué)文件材料，根據(jù)規(guī)定進(jìn)行分類組卷。

五、歸檔時(shí)間及歸檔方法：

1、根據(jù)教學(xué)檔案形成規(guī)律及特點(diǎn)，如學(xué)籍等材料可按學(xué)年

度進(jìn)行立卷歸檔，教學(xué)綜合管理文件于次年6月底前歸檔。

2、各部門當(dāng)年形成的教學(xué)檔案，應(yīng)及時(shí)整理立卷，由歸檔

人員填寫好歸檔說明書，說明書放在第一卷內(nèi)目錄之前。于次年

上半年移交校檔案室。

3、大學(xué)生優(yōu)秀畢業(yè)論文或設(shè)計(jì)，以專業(yè)教研室為單位，收

集（每班選兩名優(yōu)秀的）齊全后，由教研室主任或教研室秘書送

交各學(xué)院、教學(xué)部兼職檔案員，整理組卷后定期向檔案室移交。

科學(xué)研究類檔案立卷歸檔制度

科學(xué)研究檔案是指在科學(xué)研究過程中形成的具有保存價(jià)值

的文字、圖表、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，

以及實(shí)物、樣品、標(biāo)本等的總稱，科研檔案記述并反映學(xué)校科學(xué)

研究活動的真實(shí)歷史面貌和科學(xué)技術(shù)水平，因而，建立健全科研

檔案的歸檔工作的一項(xiàng)十分重要的工作，為了能使科研檔案完

整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于更好的提供利用，制定本規(guī)定。

一、本校科技處、各研究所（中心）均為立卷單位。

二、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科

研活動的重要環(huán)節(jié)，必須納入科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)

人員的職責(zé)范圍之中，與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作

密切結(jié)合，評審科技成果與檔案部門出具科研歸檔情況的證明材

料同步。

三、歸檔的內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總

結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面。歸檔的重點(diǎn)是本校承擔(dān)的

科研項(xiàng)目（課題）各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料，特別是

研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。

四、科研文件材料歸檔要求及歸檔時(shí)間

1、實(shí)行由科研課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人向課題組布置平時(shí)積累

科研文件材料的任務(wù)和方法，科技處兼職檔案員深入課題組了解

情況，督促、指導(dǎo)科技人員做好文件材料的積累工作。

2、由課題組提出每個(gè)案卷的保管期限和密級劃分的具體意

見，密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種，按《科學(xué)技術(shù)保密條例》

辦理。

3、凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材

料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂清潔，禁用字跡

不牢固的書寫材料。

4、幾個(gè)單位協(xié)作的科研項(xiàng)目，由主持單位歸檔保存一整套

檔案，協(xié)作單位保存自己的所承擔(dān)任務(wù)中形成的科研文件材料，

并將有關(guān)的復(fù)制件，送交主持單位。如確系涉及協(xié)作單位的合法

權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議，合同或委托書中明確其科研文件材料的歸屬，

但協(xié)作單位應(yīng)將擔(dān)任課題部分的有關(guān)檔號及案卷目錄提供主持

單位。

5、每年完成并結(jié)束的科研項(xiàng)目，在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸

檔，對暫不申報(bào)或中斷，停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷停

止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

6、歸檔時(shí)檔案部門應(yīng)進(jìn)行審查、驗(yàn)收，凡歸檔不完整，不

齊全者，學(xué)校檔案部門拒絕在申報(bào)成果上蓋章。

五、科研項(xiàng)目研究結(jié)束，凡需要申請召開鑒定驗(yàn)收會或報(bào)

科研成果的必須首先將科研過程中形成的，應(yīng)歸檔的科研文件材

料整理好送交檔案部門驗(yàn)收合格后，方可向科技處提出申請。對

已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的研究成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不合要

求，有權(quán)建議推遲或撤銷該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。

產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案立卷歸檔制度

產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案是指學(xué)校設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、

經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖像、

聲像、載體材料等。產(chǎn)品檔案工作是辦好校辦工廠和實(shí)體的重要

基礎(chǔ)工作之一，也是衡量校辦工廠和實(shí)體的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，為保

證該類檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，方便開發(fā)利用，特制定

如下制度：

一、本校制藥廠、保健品廠等校辦企業(yè)均為立卷單位。

二、產(chǎn)品檔案工作必須與生產(chǎn)單位的計(jì)劃管理、質(zhì)量管理

和崗位責(zé)任制工作緊密配合，在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品工

作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)產(chǎn)品檔案工作。

三、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、經(jīng)營、銷售、計(jì)劃、

準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、試制與鑒定、規(guī)模生產(chǎn)等六個(gè)方面。歸檔的重點(diǎn)是

各經(jīng)濟(jì)實(shí)體的申辦報(bào)告、審批材料、業(yè)務(wù)來往合同、經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)和

產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、營銷各個(gè)階段形成的不同載體，形式的

文件材料，特別是全套設(shè)計(jì)、工藝圖紙、關(guān)鍵性材料。

四、產(chǎn)品與科技開發(fā)類文件材料歸檔要求及時(shí)間

1、工廠技術(shù)管理部門和產(chǎn)品設(shè)計(jì)組按產(chǎn)品生產(chǎn)工作不同階

段分別積累和整理有關(guān)的文件材料。

2、歸檔材料必須字跡工整、圖像清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、圖紙幅

面大小要按國家統(tǒng)一格式，圖紙簽字手續(xù)完備。

3、歸檔材料一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可

酌加副本，藍(lán)圖、底圖應(yīng)各存一份。

4、產(chǎn)品技術(shù)負(fù)責(zé)人在歸檔前提出劃定案卷保管期限和密級

的意見。

5、新產(chǎn)品在成型鑒定前，檔案部門會同技術(shù)管理部門對應(yīng)

歸檔文件材料進(jìn)行審查，并出具證明材料，沒有檔案部門的證明

材料，不能進(jìn)行鑒定投入工作。

6、在產(chǎn)品定型鑒定（或驗(yàn)收）后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。因某種原

因中斷的產(chǎn)品，應(yīng)在中斷后兩個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作。

7、管理性材料于次年六月底前歸檔。

基本建設(shè)類檔案立卷歸檔制度

高校的基本建設(shè)檔案是學(xué)校在進(jìn)行基本建設(shè)（如教學(xué)樓、

實(shí)驗(yàn)樓、宿舍樓、機(jī)庫、平房及其各種設(shè)施等）過程中形成的文

件材料，包括基建計(jì)劃、規(guī)劃、各種合同、基建報(bào)告、批復(fù)、指

示、工程施工、設(shè)計(jì)、預(yù)決算、施工圖紙、竣工說明以及工程驗(yàn)

收報(bào)告等，它們主要來自學(xué)校基建管理部門；施工單位及其個(gè)人,

這些材料反映了基本建設(shè)的整個(gè)過程。

做好基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，對于基本建設(shè)的順利進(jìn)行

和項(xiàng)目建成后順利地交付生產(chǎn)，使用以及為工程項(xiàng)目將來的維

修、擴(kuò)建等都有著十分重要的作用。

為加強(qiáng)基本建設(shè)檔案的管理，將我校在基建中形成的，具

有保存價(jià)值的文件材料、圖紙、資料能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的立卷

歸檔，更好地為本校進(jìn)行基建工程的檢查、維護(hù)、管理、使用、

改建、擴(kuò)建提供依據(jù)和憑證，特對基建檔案歸檔制度，做如下規(guī)

定：

一、歸檔的基建文件必須反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過

程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

二、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，可行性研究、設(shè)計(jì)基

礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件，生產(chǎn)

技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建預(yù)算，概算、決算器材管理等八個(gè)方面。

歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體，形成的文件材

料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。

三、歸檔要求及時(shí)間：

1、基建進(jìn)行過程中所形成的文件材料，基建部門必須以高

度負(fù)責(zé)的精神，做到隨時(shí)收集整理、登記編號、入袋保管，不得

散失。

2、必須及時(shí)對形成基建檔案文件材料進(jìn)行鑒定，做好立卷

歸檔工作。

3、竣工圖是基建工程的實(shí)際反映，是工程的重要檔案資料。

對竣工圖及竣工文件的驗(yàn)收是工程竣工驗(yàn)收的內(nèi)容之一。

4、凡需要?dú)w檔的基建項(xiàng)目的文件材料，圖紙、資料一般應(yīng)

歸檔一份（底圖和蘭圖各一份）。但是重要的和使用頻繁的可復(fù)

制幾份，歸檔兩份，其余保存在有關(guān)單位，以便使用。

5、基建項(xiàng)目在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

6、基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、

整理所承包工程的基建文件材料，交基建部門匯總。

儀器設(shè)備類檔案立卷歸檔制度

儀器設(shè)備檔案是指作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其

購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改革、報(bào)廢等活動過程

中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖、表、聲像載體材料以

及隨機(jī)材料等。

設(shè)備檔案是學(xué)校的重要技術(shù)儲備，是學(xué)校儀器設(shè)備管理工

作的組成部門和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管理

工作之中。

一、歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從

申購到改造的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

二、作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進(jìn)口的高、精、尖、

新、稀的儀器設(shè)備，均需歸檔。

三、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性

材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六方面。歸

檔的重點(diǎn)是價(jià)值5萬元以上的儀器設(shè)備項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不

同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣。

四、本校自制，作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)

備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按

儀器設(shè)備類檔案要求處理。

五、歸檔要求及時(shí)間

1、儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，說明書、樣本、圖紙、

技術(shù)操作規(guī)程，合格證及安裝調(diào)試等材料，留一份存檔，只有一

份的將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。

2、儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工程中形成的文件

材料隨時(shí)歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。

3、重大設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有檔案工作人員參加，以監(jiān)督、

檢查、指導(dǎo)設(shè)備文件材料和技術(shù)文件的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)

收記錄簽字、蓋章，對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒

絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購部門讓廠家補(bǔ)齊

后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。

4、在儀器設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，引進(jìn)設(shè)

備為索賠期滿后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

出版類檔案立卷歸檔制度

出版類檔案是指學(xué)校在編輯出版報(bào)紙、刊物、圖書、音像

出版物活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體

材料。

一、歸檔的出版文件材料必須反映編輯出版管理職能和出

版活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

二、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、出版物的編審、出版

等方面的內(nèi)容，歸檔的重點(diǎn)是出版活動各個(gè)階段形成的不同載

體，形式的文件材料，尤其是出版物本身。

三、歸檔要求及時(shí)間

1、出版物出版前，責(zé)任編輯應(yīng)注意歸檔材料的積累和保管，

將全部材料收集整理放入材料積累袋內(nèi)，并隨時(shí)檢查歸檔材料是

否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。

2、出版物出版后，責(zé)任編輯必須將檔案材料加以整理，按

彼此間的自然聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)排列，放入案卷內(nèi)。

3、跨年的出版檔案，放在出版物的出版年度立卷。

4、出版物檔案于次年6月底前歸檔。

外事類檔案立卷歸檔制度

隨著外事工作的開展，形成和產(chǎn)生許多外事工作文件材料,

為保證外事檔案的齊全完整，做好立卷歸檔工作，更好地開發(fā)利

用外事檔案，特制訂本辦法：

一、外事檔案工作必須納入外事工作計(jì)劃、管理制度之中，

做到與布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。

二、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出國（境）、來校任教、

講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學(xué)生工

作等方面，歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國際合作項(xiàng)目，留學(xué)生工作

活動中形成的不同載體的文件材料。

三、歸檔要求和歸檔時(shí)間

1、歸檔的外事文件材料齊全完整；

2、歸檔的文件材料，保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存

價(jià)值，分類整理立卷。

3、外事管理部門要進(jìn)行歸檔前的鑒定工作，按規(guī)定提出每

個(gè)案卷內(nèi)部文件保管期限和密級的意見。

4、外事檔案于次年6月底前歸檔。

財(cái)會類檔案立卷歸檔制度

為加強(qiáng)財(cái)會類檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高會計(jì)檔案的

質(zhì)量和科學(xué)管理水平，特制定本制度：

一、學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會計(jì)活動中直接形成的具有保存價(jià)

值的文字材料、憑證、帳薄、報(bào)表等材料均屬財(cái)會檔案。

二、財(cái)會檔案工作應(yīng)納入財(cái)會部門管理制度，納入財(cái)會工

作計(jì)劃、規(guī)劃及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

三、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、

會計(jì)報(bào)表、工資清冊等方面，歸檔的重點(diǎn)是會計(jì)活動中各個(gè)階段

形成的不同類型有具有長期保存價(jià)值的文件材料。

四、歸檔要求及時(shí)間

1、財(cái)會部門的檔案員，要督促會計(jì)承辦人員，做好平時(shí)材

料的收集、積累，注意材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

2、遵循會計(jì)核算材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，

根據(jù)各類材料的時(shí)間順序、內(nèi)容價(jià)值、數(shù)量、保管期限分別整理

組卷。

3、按照會計(jì)年度時(shí)間進(jìn)行組卷，不同年度的會計(jì)核算材料

不能放在一起立卷。

4、當(dāng)年財(cái)會檔案，在會計(jì)年度終了后可暫由財(cái)會部門保管

1年，期滿后的次年6月底前向校檔案室歸檔。

聲像類檔案立卷歸檔制度

為了提高聲像載體檔案工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為

學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。

一、凡反映學(xué)校教育活動和歷史發(fā)展，具有保存價(jià)值和各

種以音響、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材

料均屬聲像檔案。

二、聲像檔案工作必須納入黨政、教學(xué)、科研、外事等有

關(guān)部門的管理制度中，實(shí)行制作工作和建檔工作同步管理，即制

作人員接受任務(wù)與接受聲像材料的歸檔要求同步。

三、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，制作工作和聲像載體

材料三個(gè)方面，歸檔的重點(diǎn)是本校各項(xiàng)活動中直接形成的聲像載

體材料，尤其是聲像載體的原件。

四、信息網(wǎng)絡(luò)中心、宣傳部和其他聲像材料形成部門，均

為立卷單位，分工歸口立卷。

五