商貿(mào)企業(yè)存貨管理存在的問題及改進

摘要：近年來基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字經(jīng)濟的線上新零售模式普及開來，該業(yè)態(tài)也正逐步呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢。新的零售模式對部分中小商貿(mào)公司的庫存管理提出了更高的要求，在當今新零售線上模式與傳統(tǒng)銷售線下模式齊頭并進的背景下，我國許多中小型商貿(mào)公司的庫存管理存在采購計劃不完善、相關(guān)制度體系不健全、工作流程不夠嚴謹規(guī)范、企業(yè)數(shù)字信息化程度不高等問題。鑒于此，本文通過對中小型商貿(mào)企業(yè)現(xiàn)階段存貨管理存在的問題，并提出針對性對策建議，以供相關(guān)單位參考借鑒。關(guān)鍵詞：商貿(mào)公司；庫存管理；財務管理一、商貿(mào)企業(yè)存貨管理的重要性商貿(mào)企業(yè)的存貨管理對于企業(yè)控制風險提高經(jīng)濟效益具有重要意義，商貿(mào)企業(yè)存貨管理主要包括采購與入庫管理、倉儲與盤點管理、出庫與配送管理等。而在目前，許多中小型商貿(mào)企業(yè)的運營過程中，財務管理部門不直接對存貨的管理承擔主要管理職能，但由于存貨的資金投入方面是財務管理的重要工作內(nèi)容，因此財務部門要高度重視存貨管理工作在以下方面的意義：（一）有利于提升資產(chǎn)管理效率存貨管理的優(yōu)劣是提高企業(yè)的資產(chǎn)管理效率、提升經(jīng)濟效益的關(guān)鍵工作，企業(yè)的經(jīng)營管理者應當充分認識這項工作的重要性。存貨，作為商貿(mào)企業(yè)流動資產(chǎn)中的重要組成部分，做好存貨的管理工作，這對于商貿(mào)企業(yè)提高存貨的周轉(zhuǎn)速率，提升企業(yè)資金周轉(zhuǎn)都具有重要意義，同時也是提升企業(yè)資產(chǎn)管理效率的重要途徑之一。（二）有利于規(guī)范企業(yè)財務管理財務管理中的重要內(nèi)容之一就是存貨管理，通過做好存貨的管理，可以起到規(guī)范企業(yè)財務管理的重要作用。許多中小型商貿(mào)企業(yè)的存貨種類、數(shù)量繁多，其占用的資金也較多，若能通過優(yōu)秀的管理手段，規(guī)范好企業(yè)的存貨，除了可以使財務管理部門準確掌握到存貨信息和相關(guān)數(shù)據(jù)外，還可以為存貨的核算計量提供重要的基本信息，也能大大地提升管理效率和水平。此外，正確、有效、及時的存貨信息，也是企業(yè)經(jīng)營管理者決策的有力支撐。因此，加強存貨管理，不僅可以完善財務管理的規(guī)范程度，也可以為經(jīng)營決策方面提供數(shù)據(jù)準確性方面的保障。（三）有利于實現(xiàn)企業(yè)管理科學化現(xiàn)代化、信息化的存貨管理手段是企業(yè)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效方式。存貨管理是一項系統(tǒng)、全面的工作，如果一家企業(yè)的存貨數(shù)量、種類不多，那么管理起來就相對容易，但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)日漸壯大的經(jīng)營規(guī)模和多種業(yè)務模式共存的情況下，都將促使企業(yè)存貨的種類、數(shù)量不斷增加，管理存貨的工作量也將相應增加，因此商貿(mào)企業(yè)就需要更加科學的管理制度和采用信息化手段進行管理，比如，一些規(guī)模較大的企業(yè)需要通過自身業(yè)務數(shù)據(jù)的整理、匯總、分析，再提前制定好采購的計劃，確定存貨的儲備來保證銷售業(yè)務的順利進行，以存貨管理為紐帶，有效銜接企業(yè)計劃、采購、銷售等各環(huán)節(jié)工作，保證企業(yè)在市場中的競爭力。二、商貿(mào)企業(yè)存貨管理存在的問題（一）缺乏合理的采購計劃導致庫存積壓很多中小型商貿(mào)企業(yè)的存貨管理都存在著數(shù)量大且種類多的情況，除了庫存商品外，還有原材料、周轉(zhuǎn)材料以及快遞紙箱、標簽等一次性消耗品，采購計劃是否合理，就決定了企業(yè)存貨管理是否合理。很多企業(yè)的采購部門依據(jù)大多是根據(jù)銷售部門、市場部門提供的銷售數(shù)據(jù)、營銷活動方案對需要采購商品的種類進行計劃，然后以訂單的形式進行商品采購，而這種存貨的采購計劃大多是依據(jù)采購人員的歷史經(jīng)驗、銷售數(shù)據(jù)和活動策劃方案進行較為主觀上的判斷，且沒有和倉儲管理部門的人員核對庫存的數(shù)量，在對預測數(shù)據(jù)和現(xiàn)有數(shù)據(jù)了解不全的情況下進行采購就存在了諸多的不確定因素，如果就此計劃進行采購，很容易出現(xiàn)采購過多或者采購不足的情況。如果企業(yè)采購過量，但實際上市場需求沒有那么大的時候，就會造成商品滯銷，積壓在倉庫里的情況，直接增加了存貨的倉儲成本，還可能會面臨著存貨過期、損毀、無法變現(xiàn)的風險。另一方面，如果企業(yè)的采購量過少，在市場中無法及時滿足消費者、經(jīng)銷商的需求時，就會出現(xiàn)錯失暢銷時機，或者在某項營銷活動中市場競爭力優(yōu)勢消失的現(xiàn)象，這樣就會給企業(yè)帶來可預見的盈利損失。因此，如果中小型商貿(mào)企業(yè)沒有制定合理的存貨采購計劃，仍采用較為粗放式的存貨管理方法和采購計劃，過分依賴采購人員的主觀判斷常常使企業(yè)存貨的采購處于被動狀態(tài)，并且面對消費者和市場的需求、變化，企業(yè)無法及時做出反應，那么就會面臨供過于求或者供不應求的情況。（二）存貨管理體系不完善導致運營效率低下企業(yè)存貨管理中，存貨的存儲通常被認為是一個重要環(huán)節(jié)。如果持有的存貨總量過多，就會使企業(yè)的存貨管理成本增加；如果存貨量不足，則會出現(xiàn)無法滿足市場需求的情況?，F(xiàn)實中，很多中小商貿(mào)企業(yè)由于對存貨的管理體系制度不健全，且存貨倉儲部門的人員沒有進行過專業(yè)的存貨管理和盤點，通常以存貨的賬面數(shù)來代替實際倉儲數(shù)，長此以往，就會導致采購人員采購商品時的采購數(shù)量過多，造成存貨積壓，存貨運營效率低；或者采購不足，無實際貨物發(fā)出的情況。很多中小型商貿(mào)企業(yè)的采購人員缺乏根據(jù)現(xiàn)有資料和數(shù)據(jù)進行綜合分析和研究的能力，沒有運用科學的方法和管理知識來對存貨進行管理，一味地依靠自己以往的管理經(jīng)驗來對存貨進行管理，最終就可能會在存貨周轉(zhuǎn)上出現(xiàn)大的問題。因此，企業(yè)的存貨管理一旦發(fā)生了問題，就很可能會出現(xiàn)產(chǎn)品缺貨、斷貨、庫存積壓和商品滯銷等現(xiàn)象的出現(xiàn)，給企業(yè)的運營增加不小的壓力和造成不好的后果。（三）存貨管理工作中崗位職責劃分不明確目前，我國很多中小型商貿(mào)企業(yè)的存貨管理內(nèi)部制度和體系還不成熟、不規(guī)范，在對存貨進行管理的過程中沒有完善好管理制度或辦法，也沒有做好相應的管理工作，往往存在著很大的漏洞。其中較為嚴重的情況就是崗位職責劃分不夠明確，此類問題的發(fā)生很容易使企業(yè)的采購、入庫、出庫等環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，進而影響企業(yè)的運營。比如，商品采購的入庫、驗收和保管都由一位工作人員進行審批和管理，這樣就會沒有形成不同崗位職權(quán)間的相互制約，容易出現(xiàn)企業(yè)的存貨管理人員或者其他內(nèi)部員工利用這項漏洞來謀取私利，損害企業(yè)利益。此外，機構(gòu)體系設置的不全面，從根本上忽視了各個崗位之間的相互分離、制衡和監(jiān)督以及沒有落實管理方面的職責，使得公司內(nèi)部沒有辦法建立起有效的監(jiān)督和制約機制，極容易引發(fā)存貨庫存積壓或不足等問題。存貨內(nèi)部控制失效、崗位職能責任的劃分不清晰等問題使存貨的采購、入庫和出庫等各項工作無章可依，嚴重浪費了企業(yè)管理的資源，同時也極大地增加了企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象的概率。（四）缺乏科學有效的管理信息系統(tǒng)很多中小型商貿(mào)公司的存貨管理信息系統(tǒng)仍然不夠健全，沒有建立起一套切合實際情況并且完善、可行的信息管理系統(tǒng)來幫助企業(yè)進行存貨管理。部分商貿(mào)企業(yè)由于沒有科學的合理地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理手段，那么在采購進貨后，依賴現(xiàn)有的低水平的信息管理系統(tǒng)，將無法對存貨進行有效的管理，倘若企業(yè)的中后臺部門也都沒有一套能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進行整理、匯總、分析的存貨管理系統(tǒng)，大量的數(shù)據(jù)由相關(guān)工作人員用手工計算的方式進行處理，那么這樣的做法很有可能會導致存貨數(shù)量記錄不準確。目前來說，雖然一部分企業(yè)已經(jīng)擁有了自己的存貨管理信息系統(tǒng)，但是該系統(tǒng)還不夠完善，并且相關(guān)工作人員對該系統(tǒng)的使用還不夠熟練，因此就無法使信息系統(tǒng)發(fā)揮出最大的作用和達到理想的效果，進而達到提升運營效率的目的。比如，一些零售企業(yè)的庫存信息無法做到實時更新，那么配送中心就沒有辦法及時查看各門店的庫存情況來進行送貨，久而久之，企業(yè)就無法知曉各個門店的備貨量，導致存貨的配送效率和運轉(zhuǎn)效率逐步低下。三、完善商貿(mào)企業(yè)存貨管理的對策建議（一）優(yōu)化采購預算的編制工作商貿(mào)企業(yè)中的銷售部門應根據(jù)企業(yè)自身的銷售政策和即將要開展的銷售活動及時地做好商品采購的需求預測，不斷地提高商品采購數(shù)據(jù)的準確性。通過采用下級業(yè)務人員和上級管理人員互相結(jié)合的方式，對所需要的采購計劃進行分析匯總。經(jīng)過自上而下的修正，并由商貿(mào)企業(yè)的最高管理層審批之后，成為該商品的最終采購預算方案。在具體編制預算內(nèi)容之前，需要收集、整合、分析各個分銷渠道、事業(yè)部等業(yè)務單元的每個期間（月度或季度）的商品銷售數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，盡可能使預算編制更為準確。在編制采購預算時，也應該依靠企業(yè)內(nèi)部，如：銷售部門、倉儲部門等的部門信息及結(jié)合市場部反映的消費者需求來進行編制。除此之外，為了提高采購預算管理的水平和效率，商貿(mào)企業(yè)更應該加大對采購預算管理的監(jiān)督和控制的考核，通過使用考核、評價和獎懲機制結(jié)合的手段，充分調(diào)動企業(yè)內(nèi)員工工作的積極性，提高企業(yè)的預算編制水平。（二）規(guī)范庫存管理從而提高存貨周轉(zhuǎn)率很多中小型商貿(mào)企業(yè)普遍缺乏較為優(yōu)良的倉庫管理制度和存在著存貨運營效率低下的問題。因此，商貿(mào)企業(yè)應該按照現(xiàn)有存貨的數(shù)量和管理情況對存貨進行科學地管理，并應該充分結(jié)合當期的實際工作情況，與企業(yè)的采購、倉儲等中后臺部門也都要做好管理協(xié)調(diào)和聯(lián)動配合。企業(yè)應規(guī)范存貨的出入庫管理，加強對企業(yè)庫存商品的核算和監(jiān)督工作，確保存貨與會計賬目的記錄相符合。同時也應該定期對企業(yè)的存貨采用實地盤查的管理方法，確保存貨數(shù)量與可變現(xiàn)金額的準確計量，同時也會降低發(fā)生員工偷盜等舞弊行為的可能。中小型商貿(mào)企業(yè)要根據(jù)企業(yè)內(nèi)不同商品的不同特征來確定科學的庫存儲備數(shù)量，當現(xiàn)有渠道內(nèi)的商品數(shù)量低于科學庫存量時要及時補貨，而當數(shù)量較高時應暫時停止該商品的采購購入，并且要利用在適當?shù)臅r機進行打折促銷等清庫存手段來將其及時清理，結(jié)合銷售情況，綜合考慮后再去確定其存貨數(shù)量，使商貿(mào)企業(yè)的存貨儲備量保持合理、穩(wěn)定。這樣，中小型商貿(mào)企業(yè)才能在不同管理手段的組合使用中找到適合自身情況的特定指標，從而為提高企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率提供有效支持，持續(xù)優(yōu)化存貨的科學配置，并且也能將有限的資金發(fā)揮出最大的作用，從而為企業(yè)謀求更加長遠的發(fā)展。（三）建立健全存貨管理的崗位責任制度企業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展與其內(nèi)部控制制度的健全、完善息息相關(guān)，尤其是商貿(mào)企業(yè)關(guān)于存貨方面的內(nèi)部控制。如果商貿(mào)企業(yè)想要有效地對存貨進行管理，那么就需要在企業(yè)內(nèi)部建立一套健全的存貨管理崗位責任制度，通過對企業(yè)內(nèi)的采購、存儲、物流和銷售等部門明確的劃分職責分工，而不是簡簡單單地讓同一個部門負責或者幾個部門混同負責，要促成各個部門之間形成相互監(jiān)督和制衡的機制。第一步，在進行工作職務分配前要先對崗位進行有效的規(guī)劃和職責分配，使各個崗位的任務職責與權(quán)限得到清晰且完整的明確，杜絕不相容職位間工作的交叉。第二步，建立完善的監(jiān)督體系，明令禁止分開崗位的員工走私串崗。設置專人、專崗對企業(yè)在存貨管理工作中的各種規(guī)章制度落實情況進行定期監(jiān)察，按時對存貨等商品物資的收放進行抽檢。第三步，確保每一位存貨管理人員都能夠在自己的職責范圍內(nèi)做好自己的工作，遵守相關(guān)的職業(yè)道德，在企業(yè)內(nèi)部建立起嚴格、明確的授權(quán)審批制度，明晰不同崗位職責存貨管理人員的審批權(quán)限和工作內(nèi)容。（四）建立健全存貨管理系統(tǒng)隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應當緊緊跟隨當下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，優(yōu)化自己的存貨管理信息系統(tǒng)。中小型商貿(mào)企業(yè)需要充分研究信息技術(shù)可以帶來的優(yōu)勢并結(jié)合自身的實際情況，建立一套更加健全的、具有市場可行性和針對性的存貨管理信息系統(tǒng)，包括：存貨的智能化自動分類管理、出入庫信息自動收集與分析整理、存貨管理風險分析預警、采購計劃的智能化制定等多項功能。在相關(guān)工作中，中小型商貿(mào)企業(yè)應建立健全與自身業(yè)務營銷模式、資金狀況、銷售規(guī)模等特點相適應的存貨管理系統(tǒng)及內(nèi)部控制制度。通常而言，在搭建存貨管理系統(tǒng)時，應該涵蓋企業(yè)從銷售需求到采購計劃、商品驗收入庫、貨物存儲、商品發(fā)運交付等的各個環(huán)節(jié)。在此過程中，企業(yè)需要根據(jù)內(nèi)部控制關(guān)鍵節(jié)點來制定出相應的工作制度和工作流程，既要明確各部門間的職責，又要確保流程完整、系統(tǒng)易于操作，同時還要注意避免因內(nèi)控過于繁瑣進而影響到企業(yè)存貨管理和工作效率。除此之外，對于一些外部市場的變化也需要相關(guān)工作人員進行分析和整理工作，企業(yè)自身應當優(yōu)化目前正在使用的信息系統(tǒng)，建立起集人工信息化于一體的符合自身情況的、更加完善的存貨管理系統(tǒng)。因此，中小型商貿(mào)企業(yè)應當對其存貨管理信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，使每一個部門的工作人員都能夠在該系統(tǒng)中進行充分的溝通。根據(jù)所記錄的銷售情況進行整合、分析各種相關(guān)數(shù)據(jù)，使預測的科學性、嚴謹性、合理性得到進一步提升。四、結(jié)束語本文通過分析中小型商