事業(yè)單位財務(wù)管理適應(yīng)發(fā)票電子化研究

摘要：當前，電子發(fā)票在我們的日常工作和生活中已屢見不鮮，并漸成主流，全電發(fā)票已在全國多地開展試點。發(fā)票電子化進程勢不可擋，直接推動了各行各業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)進程，更新了財務(wù)管理理念，改變了財務(wù)人員工作的方式方法。本文主要闡述了電子發(fā)票發(fā)展的背景及意義，發(fā)票電子化對事業(yè)單位財務(wù)管理的影響，以及財務(wù)信息化建設(shè)水平不高的基層事業(yè)單位在當前發(fā)票電子化改革過渡階段面臨的問題及解決建議。事業(yè)單位財務(wù)人員要緊隨財稅變革前沿，更新認知水平，促進事業(yè)單位財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務(wù)管理；電子發(fā)票2021年“信息技術(shù)驅(qū)動行業(yè)財務(wù)變革”高峰論壇揭曉了影響中國會計從業(yè)人員的十大信息技術(shù)的評選結(jié)果，其中電子發(fā)票名列第二。可見發(fā)票電子化改革已經(jīng)成為當前會計改革的主要內(nèi)容之一。事業(yè)單位在享受財政票據(jù)電子化帶來便利的同時，發(fā)票電子化也對其財務(wù)管理工作帶來了重大影響。一、發(fā)票電子化的背景及意義近些年由于信息科技的進步，電子商務(wù)發(fā)展迅速，網(wǎng)購市場規(guī)模迅速擴大。然而在這個日益蓬勃的市場形成之初，難于監(jiān)管使“開發(fā)票難”成為普遍存在且最為突出的問題。不能正常開具發(fā)票，不僅會造成國家稅收的巨大流失，還使消費者的權(quán)益無法得到保障。因此，要想促使這個具有無限潛力的新興市場穩(wěn)健成長，這一問題亟待解決，推行和普及電子發(fā)票也成為了解決這一問題的關(guān)鍵舉措。電子發(fā)票是由稅務(wù)局統(tǒng)一發(fā)放給商家，發(fā)票號碼采用全國統(tǒng)一編碼，采用統(tǒng)一防偽技術(shù)，以數(shù)據(jù)電文形式呈現(xiàn)的收付款憑證。2012年國家稅務(wù)總局在多地開展電子發(fā)票試點工作，以此拉開了我電子發(fā)票改革的序幕。2013年6月27日，京東開出第一張僅可用于售后的電子發(fā)票；2014年6月27日，第一張可對公報銷并以電子化方式入賬的電子發(fā)票問世；2015年12月1日起，全國范圍內(nèi)推行增值稅電子發(fā)票開票系統(tǒng)；2020年12月1日起在江蘇、上海、浙江等八地新辦納稅人實行專票電子化，同時寧波、石家莊和杭州三地的電子專票受票范圍擴大至全國；2021年12月1日起，在廣東省、上海市和內(nèi)蒙古自治區(qū)三地部分地區(qū)開展全電發(fā)票（全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化、數(shù)字化的發(fā)票）試點工作并擬于2025年全面、全方位、全環(huán)節(jié)實施。電子發(fā)票、全電發(fā)票的出現(xiàn)與普及，更新了我們長久以來的財稅管理理念及方法，能夠節(jié)約社會資源，降低管理成本，助力全社會構(gòu)建新型財務(wù)共享模式，促進我國數(shù)字化經(jīng)濟發(fā)展。二、發(fā)票電子化對事業(yè)單位財務(wù)管理的意義（一）提升工作效率，提高財務(wù)管理水平，促進業(yè)財融合事業(yè)單位傳統(tǒng)的報銷模式是員工先墊資再收集發(fā)票，然后逐級審批簽字后再將發(fā)票及其他材料交于財務(wù)走付款、核算流程。其過程耗時、低效、體驗感不佳。而電子發(fā)票的無紙化報銷相比于傳統(tǒng)的方式，不再需要打印、粘貼、簽字、對大量紙質(zhì)憑證裝訂歸檔等低附加值工作環(huán)節(jié)。發(fā)票的開具、交付、報銷、審批到財務(wù)付款、核算歸檔全流程可實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這大大節(jié)約了業(yè)務(wù)人員的時間成本，提高了財務(wù)人員的工作效率，還能在提高單位財務(wù)管理水平的同時促進業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動的交流與融合。事業(yè)單位一般為國家設(shè)置的帶有一定公益性質(zhì)，從事教育、科研、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織，是社會發(fā)展的重要組成部分，業(yè)財融合能夠改變事業(yè)單位原有的工作模式，提升財務(wù)精細化管理水平，從而加強成本及財務(wù)風(fēng)險控制，促使財政資金使用效益最大化。（二）加快事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)步伐，提升財務(wù)信息化建設(shè)水平大數(shù)據(jù)、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算這些時時響于我們耳側(cè)的詞語似乎在不斷的提示我們信息化時代已經(jīng)到來，各行各業(yè)的信息化建設(shè)水平已然成為能否完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素。事業(yè)單位，特別是基層事業(yè)單位的財務(wù)信息化建設(shè)水平低，財務(wù)管理工作不受重視，在一定程度上阻礙了政府會計改革發(fā)展的步伐。近來，財政預(yù)算一體化的上線，財政電子票據(jù)改革的加快推進，已然使這一現(xiàn)狀有所改觀。發(fā)票作為貫穿業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動始終的憑證，其電子化和全面數(shù)字化會改變事業(yè)單位的報銷及核算流程。電子發(fā)票、全電發(fā)票的推廣及普及將促成事業(yè)單位對于電子報銷系統(tǒng)、智能核算系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)的剛性需求，也必將提高事業(yè)單位的財務(wù)信息化建設(shè)水平。（三）促進事業(yè)單位財務(wù)人員向成長型、管理型、決策輔助型發(fā)展事業(yè)單位特別是基層事業(yè)單位財務(wù)口的工作現(xiàn)狀是人員少、工作繁雜。會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要指出，我國基層行政事業(yè)單位會計力量亟需增強，高端會計人才缺乏。全電發(fā)票擬于2025年全面、全方位、全環(huán)節(jié)實施，實現(xiàn)全流程數(shù)字化流轉(zhuǎn)，將進一步推進各級各類企業(yè)及行政事業(yè)單位會計核算信息化，財務(wù)管理無紙化。這無疑會將財務(wù)人員從傳統(tǒng)的票據(jù)審核、憑證編制、報表報送等機械性、規(guī)則性、重復(fù)性勞動中解脫出來，從而有更多的時間與精力進行多維度、深層次的數(shù)據(jù)分析和處理，更好地完成預(yù)算的編制、績效管理，成本管控等工作。事業(yè)單位管理者要改變以往的會計工作就是算賬、記賬、報賬的陳舊認識，以當前會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機招賢納士，并加大對現(xiàn)有財務(wù)人員培養(yǎng)力度，促其由核算型向價值管理型、決策輔助型、會計加信息技術(shù)的復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，這將會大幅提升本單位的財務(wù)管理水平。三、事業(yè)單位財務(wù)管理在發(fā)票電子化改革進程中存在的問題（一）未能及時更新報銷審批流程及制度凡事先預(yù)方能立，不以規(guī)矩、不能成方圓，完善的制度可以使各項工作有規(guī)可循、有矩可依。電子發(fā)票的到來改變了事業(yè)單位的費用報銷模式及核算過程，原有的以紙質(zhì)發(fā)票為介質(zhì)的費用報銷制度及報銷流程已不能滿足實際工作需要。很多基層事業(yè)單位未能根據(jù)電子票的特點及時更新相關(guān)的報銷審批流程及制度，然而只有制度先行，才能為規(guī)范的財務(wù)流程提供保障。（二）對電子發(fā)票的審核、查重、驗真等工作不夠重視傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票具有唯一性，且憑借其紙張的特殊性、票面要素固定化及具有發(fā)票專用章等特點，財務(wù)人員可憑借肉眼及經(jīng)驗判斷其真?zhèn)?。而現(xiàn)階段的電子發(fā)票處于改革的過渡階段尚未實現(xiàn)全面數(shù)字化，且大部分基層事業(yè)單位的財務(wù)信息系統(tǒng)不能直接識別并審驗電子發(fā)票，而電子發(fā)票可被重復(fù)打印、蓄意篡改，需要財務(wù)人員對電子發(fā)票查重、驗真，這體現(xiàn)不出電子發(fā)票的價值還增加了財務(wù)人員的工作量，所以目前這項工作并未得到充分重視，增加了各單位的財務(wù)風(fēng)險。因此需要對報銷電子發(fā)票地審驗、查重等工作上仔細考量（三）電子發(fā)票元數(shù)據(jù)存儲不當2020年，財政部、國家檔案局出臺了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，通知規(guī)定以電子發(fā)票紙質(zhì)打印件報銷入賬需同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。目前有一些單位尚未對此有充分認識，打印出紙質(zhì)文件后就將電子發(fā)票原文件棄之不管或隨意存儲于電腦某一位置。這樣電子發(fā)票的元數(shù)據(jù)未能得到妥善保存，不僅違反的財務(wù)管理制度，還給日后的查閱造成困難。（四）財務(wù)人員對電子發(fā)票的使用存在一定抵觸情緒目前，很多事業(yè)單位還未實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)電子化管理，財務(wù)信息化建設(shè)水平與電子發(fā)票不匹配，財務(wù)人員并未體驗到電子發(fā)票帶來的便捷，反而要在電子發(fā)票的真?zhèn)悟炞C，是否重復(fù)報銷，以及元數(shù)據(jù)的存儲、與記賬憑證建立索引等方面花上一翻功夫。這使得部分財務(wù)人員對電子發(fā)票的使用產(chǎn)生了一定的抵觸情緒，從而在一定程度上影響了電子發(fā)票的被接受度。四、事業(yè)單位財務(wù)管理在發(fā)票電子化改革進程中問題的解決建議（一）原有的費用報銷審批制度要應(yīng)時而變作為財稅變革前沿的掌握者，財務(wù)人員肩負著對新制度、新變革進行上傳下達的使命。針對電子發(fā)票的發(fā)展進程、推廣意義，流轉(zhuǎn)、使用的相關(guān)注意事項等帶來的報銷模式及審核流程變化，財務(wù)人員要及時與有關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，根據(jù)本單位的電子發(fā)票報銷審驗審批崗位權(quán)限設(shè)置，及時更新或研究制定新的適應(yīng)電子發(fā)票報銷的審批流程及相應(yīng)制度。（二）對電子發(fā)票的審驗、存儲應(yīng)嚴謹、專業(yè)在當下財務(wù)信息化建設(shè)水平不高，電子發(fā)票改革尚未完成的過渡階段，以電子發(fā)票紙質(zhì)打印件報銷入賬要嚴格按照相關(guān)要求，對電子發(fā)票查重、驗真后方可進行審批付款流程。一方面，報銷業(yè)務(wù)量很少的單位，對于電子發(fā)票的查重工作可使用EXCEL表格建立電子發(fā)票報銷臺賬來完成。具體操作如下：在EXCEL文件內(nèi)設(shè)立“電子發(fā)票類型”、“發(fā)票代碼”、“發(fā)票號碼”、“經(jīng)濟事項”“發(fā)票金額”、“開票日期”、“報銷人”、“錄入日期”、“記賬憑證號”等關(guān)鍵記錄項目。利用EXCEL的自動顯示重復(fù)值功能，對“發(fā)票號碼”列進行如下設(shè)置：條件格式→突出顯示單元規(guī)則→重復(fù)值→設(shè)置突出顯示重復(fù)的字段。經(jīng)過以上設(shè)置，當在此列輸入的新的發(fā)票號碼與已存的發(fā)票號碼重復(fù)時，將自動突出顯示重復(fù)的單元格，輔以顏色篩選功能達到查重的目的；對于電子發(fā)票進行驗證真?zhèn)喂ぷ髦饕幸韵氯N方法：第一種方法，登錄全國增值稅發(fā)票查驗平臺按要求錄入發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、開票日期等相關(guān)字段進行查驗，或使用掃描槍對發(fā)票上的二維碼進行掃描后驗證。另外還可使用增值稅發(fā)票查驗平臺升級后的對電子發(fā)票查驗的新功能：直接導(dǎo)入xml、pdf、ofd格式發(fā)票文件進行查驗；第二種方法，針對PDF格式的電子發(fā)票，可使用AdobeReader閱讀器將其打開，在發(fā)票右下角“發(fā)票專用章”位置直接用鼠標單擊或右鍵單擊選擇“驗證簽名”按鈕則會彈出“驗證簽名結(jié)果”彈窗，如果發(fā)票是正常的彈窗內(nèi)容一般會顯示為：簽名有效性未知，自應(yīng)用簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份未知，因為其并非可信任證書等。出現(xiàn)如此提示是因為AdobeReader是一款國外軟件，其預(yù)置的可信任證書是國外的CA機構(gòu)（數(shù)字證書頒發(fā)機構(gòu)）頒布發(fā)的數(shù)字證書，國內(nèi)CA機構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書不在其可信任列表中。此時可點擊“驗證簽名結(jié)果”彈窗中的“簽名屬性”按鈕，打開“簽名屬性”彈窗，然后再選擇“添加為可信任證書”。經(jīng)過此操作后再進行驗證，則會提示：簽名有效，由“******”（發(fā)票開具方）簽名，自應(yīng)用本簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份有效；第三種方法，針對票面上不顯示發(fā)票專用章的OFD格式的電子發(fā)票，可在全國增值稅發(fā)票查驗平臺上下載“增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器”。通過該閱讀器可打開OFD格式的電子發(fā)票文件，在“發(fā)票監(jiān)制章”及發(fā)票左下角銷售方位置右鍵單擊對稅務(wù)數(shù)字證書簽名及銷售方電子簽名進行驗證。正常的發(fā)票會提示：該簽章有效！受該簽章保護的文檔內(nèi)容未被修改，該簽章之后的內(nèi)容無變更。另一方面，電子發(fā)票報銷業(yè)務(wù)量較多，手工錄入不能滿足要求的單位，可使用“金甲發(fā)票管家”、“發(fā)票查重工具”、“米印盒子”等軟件小程序來協(xié)助對電子發(fā)票的報銷進行統(tǒng)計、查重、驗真等工作，并可生成電子發(fā)票報銷臺賬。使用這些軟件小程序可按年交服務(wù)費或按驗真的數(shù)量交使用費，需注意對于自動生成的電子發(fā)票報銷臺賬需手動填入記賬憑證號以方便建立起憑證與電子發(fā)票元數(shù)據(jù)間的索引。（三）妥善保管電子發(fā)票元數(shù)據(jù)電子發(fā)票元數(shù)據(jù)（OFD、PDF格式電子發(fā)票文件）是重要的電子會計憑證文件，需按電子會計憑證存儲相關(guān)制度文件要求妥善存儲保管。建議使用安全、專用的存儲設(shè)備，以年為單位設(shè)立文件夾，該文件夾下再以月為單位建立子文件夾。子文件夾內(nèi)存儲電子發(fā)票文件，并對電子發(fā)票文件按記賬憑證號命名，將電子會計憑證與記賬憑證之間建立索引，以便日后檢索查閱。同時要定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。注意增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的采用電子簽名代替發(fā)票專用章的OFD格式的電子發(fā)票，可以進行發(fā)票監(jiān)制章及銷售方電子簽名的驗證，是作為報銷入賬歸檔的電子憑證。而增值稅電子發(fā)票公共服務(wù)平臺提供的PDF預(yù)覽版文件，僅供納稅人預(yù)覽使用，不支持對發(fā)票監(jiān)制章及銷售方電子簽名的有效性驗證功能，不能作為報銷入賬歸檔的電子憑證。（四）事業(yè)單位財務(wù)人員應(yīng)深入應(yīng)用新技術(shù)，推動會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型財務(wù)人員作為會計工作的實際執(zhí)行者，走在會計改革的前沿，其職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)能力將直接影響會計改革的步伐與成效。政府會計革正如火如荼的進行，在當前發(fā)票電子化改革的關(guān)鍵過渡時期，事業(yè)單位的財務(wù)人員，在緊隨財稅改革前沿，順應(yīng)時代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變觀念提升個人專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)的同時，要積極應(yīng)對當前信息化建設(shè)水平與電子發(fā)票發(fā)展不匹配的現(xiàn)實狀況，深入應(yīng)用新技術(shù)，以電子發(fā)票的推廣及使用為契機，適應(yīng)并努力提高所在單位的財務(wù)信息化建設(shè)水平，不斷推進事業(yè)單位財務(wù)工作數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，為推動政府會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型貢獻一己之力，只有這樣方能在這一會計信息化變革過程中實現(xiàn)華麗轉(zhuǎn)身而非悄然退場。五、結(jié)束語已實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)電子化管理的事業(yè)單位，從費用申請、審核到付款全程電子化并與財務(wù)核算系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，對于電子發(fā)