日程、值班(突發(fā))、印章資料教程

日程安排、值班、

突發(fā)事件處理

案例分析馮秘書的苦惱一天，雙達公司經(jīng)理辦公室主任從外面出差回來，見辦公室新來的馮秘書在辦公桌前生悶氣，便主動詢問。原來剛才馮秘書被經(jīng)理責罵了一通，心中很委屈。他向主任訴苦道：“經(jīng)理每天都要交給我很多項工作，這項工作沒完成，另一項工作又來了，搞得我不知如何是好，該先干哪項工作呢？結果，經(jīng)理罵我無能。其實，我從早忙到晚，有時還加班加點，經(jīng)理說我‘效率低下，瞎忙乎’，主任，你說我該如何辦？”主任應該怎樣給馮秘書一個滿意的答復呢？辦事效率的要素：一是準確（質量），二是迅速（時間、數(shù)量）。合理安排時間：把明天必須做的工作寫下來，按重要、緊急程度編上序號，并規(guī)定完成每項工作的具體時間；用精力最佳的時間干最重要的工作，把例行公事放在精力稍差的時間去做；保持時間上的“彈性”。一是時間利用要有余地，以防突發(fā)事件發(fā)生，二是注意勞逸結合，適當調節(jié)才能使工作有持久性；善于集中時間。集中時間以處理較重要、耗時最多的工作，切忌把時間分割或零散化；使一般工作案例化，固定工作標準化。處理一般工作只要按上次處理的方法即可，固定工作要制訂出標準，用規(guī)章制度約束進行。出現(xiàn)新問題、新工作時，就有足夠時間去做了。

問題：三位值班人員在處理火情時錯在哪里？面對緊急情況，秘書應如何應對？商場發(fā)生火災以后……某個周六下午，和平商場三樓首飾柜臺突然發(fā)生了重大的火災事故，作為該商場的值班秘書，你應做好哪些工作？處理此事故的基本要求和程序是怎樣的？接到事故報告要問清地點、火情和撲救情況，并及時報告領導；如火勢較大要通知消防部門立即援救；組織保安和職工迅速做好人員的疏散和貴重物品的搶救工作，防止人員傷亡和壞人趁火打劫；通知公安部門派人到現(xiàn)場維護秩序，調查起火原因；通知電信部門保障通訊暢通；趕赴現(xiàn)場協(xié)調處理；妥善處理善后工作；做好赴現(xiàn)場所需物品的保管和維護工作。意外事故的處理一家公司的員工在下班回家時遭遇車禍身亡，其家屬糾集親戚朋友沖進公司，硬要拉總經(jīng)理去向死者磕頭，總經(jīng)理見勢，趕緊回避了。其家屬朋友不罷休，在公司里大吵大鬧，弄得公司一片混亂。關鍵時刻秘書小仇挺身而出，冷靜地向死者家屬說：“我們公司的員工，自然是我們的親人，他的不幸罹難，我們都很悲痛，我是總經(jīng)理秘書，我一定代表總經(jīng)理前來吊唁，并參加治喪。與這次交通肇事有關單位的交涉及處理善后工作，我會向總經(jīng)理請示并與有關部門協(xié)調，盡快給你們答復?！币幌捳f得對方啞口無言，雖然還有人蠻不講理地要求領導出來，但許多人已不再胡攪蠻纏，一場風波基本平息。面對突發(fā)事件，秘書應如何應付？小仇的做法，有什么值得我們借鑒？電話防詐，至關重要1988年7月27日凌晨3時，唐山市委值班室突然接到市地震局辦公室張某的電話：根據(jù)上級地震部門指示和各地震測報點報告情況，經(jīng)局防震領導小組綜合分析認定，今晨6時，我市將發(fā)生7級以上強烈地震，請市委、市政府本著對全市人民生命財產(chǎn)極端負責的精神，立即公開廣播，組織疏散，采取緊急措施，嚴加防范。在1976年7月28日唐山大地震12周年前夕，又值“氣候異?！?、“龍年多難”、“又要有大地震”的傳言頗多，在許多人恐懼不安的情況下接到這樣的電話，值班室覺得問題嚴重。值班人員應該怎么辦？值班人員立即查閱了“值班日志”、和“領導交辦事項登記簿”，卻毫無這方面的情況記載。但是，按電話通知，距發(fā)震時間只有3個小時了，稍有遲疑，便措手不及，鑄成大罪。值班人員感到已來不及進一步核實，為防不測，便將情況報告了秘書長，接著請來了在家的市委書記、市長和有關領導。“問題這樣重大，消息卻如此突然（近、遠期毫無預報），這里邊或許有什么問題?！鳖I導們幾乎提出了同樣的疑問。為防萬一，一方面緊張地研究可能采取的應急措施，同時，緊急招來了地震局及有關方面的領導和工作人員。果然不出所料，他們都一口否認發(fā)布過這樣的消息，而且，本局辦公室也根本沒有張某其人。至此，一個騙局宣告破產(chǎn)，一場虛驚宣告結束，從而避免了一次可能釀成的重大政治和經(jīng)濟事件。文書擅蓋公章，政府賠了巨款（一）某蛋雞場會計小余拿著一份該場拖欠某糧油公司52萬余元債款的“還款計劃”急急走進鎮(zhèn)政府辦公室，找鎮(zhèn)政府文書姚某，他是受單位負責人老丁之托來蓋擔保章的。姚某稍稍瞄了一下這張“還款計劃”，便毫不猶豫地打開抽屜，拿出一枚標有“某鎮(zhèn)人民政府”字樣的印章敲在了擔保單位一欄上。據(jù)姚某到案后交代，他當時這樣做是因為老丁是他的鄰居，平時抬頭不見低頭見，不蓋章情面上過不去。翌年6月10日，蛋雞場因經(jīng)營不善，未能按“計劃書”中的約定履行還款義務，糧油公司于是以蛋雞場及某鎮(zhèn)人民政府為被告向法院提起訴訟，文書擅蓋公章，政府賠了巨款（二）請求判令被告支付貨款并承擔訴訟費。10月10日上海市某區(qū)人民法院向某鎮(zhèn)人民政府下達“執(zhí)行通知書”，責令其在5日內按判決書規(guī)定的義務承擔賠償責任，賠償52萬元，逾期將依法強制執(zhí)行。問題：造成鎮(zhèn)政府承擔賠償52萬元的主要責任人是誰？為什么？秘書應如何管理好印章和介紹信？管好你公司的公章和空白合同書上海某品牌服裝公司（中外合資），2002年與天津某公司簽訂了一份銷售代理協(xié)議，約定天津公司在天津代銷上海某品牌服裝，并約定了銷售提成、廣告宣傳、其他有關費用等事項，有效期為一年。到了2003年4月，上海公司為配合其公司5·1黃金周在天津勸業(yè)場舉行的宣傳活動，又與天津公司簽訂了一份銷售代理協(xié)議，約定黃金周結束后一個月內，天津公司應將代理銷售的貨款付清，未售完服裝如數(shù)還給上海公司，但在2004年黃金周結束后幾個月時間內，天津公司未按協(xié)議付款，上海公司多次來津催辦此事都無功而返，于是告上法庭，并于立案當天向法院申請訴訟財產(chǎn)保全。法院凍結了天津公司20多萬元存款，查封了庫存服裝。即將開庭時，上海公司接到法院送達的天津公司的反訴狀，要求上海公司給付2003年度天津公司為其代銷服裝承諾給予的獎勵款、裝修費及廣告費共計50萬元。依據(jù)是2004年元月雙方簽訂的協(xié)議：經(jīng)天津公司一年的努力和宣傳，上海公司的服裝品牌在天津消費群體中的知名度、認同度顯著提高，為表示感謝，上海公司以天津公司在2003年度銷售其品牌服裝的總銷售額的8%作為獎勵。開庭時，上海公司對這份2004年元月的協(xié)議很詫異，說公司根本沒有而且不可能簽訂這份有悖常理的協(xié)議，并對該協(xié)議的真假提出質疑。后經(jīng)司法鑒定，認定該協(xié)議上的公章確為上海公司的公章。上海公司不但討不回貨款和服裝，法院還判決倒付給天津公司20多萬元報酬，而且還賠上了不少差旅、訴訟及代理費。事后上海公司一直說沒有跟天津公司簽訂這份獎勵協(xié)議，一定是他們偽造的，但他們又提供不出證據(jù)，法院鑒定的確是上海公司的公章，判決無錯誤。上海公司應加強內部管理。法律規(guī)定：有公司公章的協(xié)議、合同、承諾，該公司都要承擔相應的民