員工檔案管理 設(shè)計(jì)

員工檔案管理設(shè)計(jì)員工檔案管理設(shè)計(jì)篇一一、目的為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離職檔案)、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。三、檔案管理員的職責(zé)由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、檔案管理內(nèi)容(一)員工入職檔案：1)個(gè)人簡歷；2)員工入職登記表3)應(yīng)聘人員登記表；4)面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；5)筆試結(jié)果報(bào)告；6)身份證復(fù)印件7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料8)離職證明；9)試用期員工跟蹤表；10)試用期考核表；11)各類合同及協(xié)議；12)員工異動(dòng)履歷表。(二)員工培訓(xùn)檔案：1)培訓(xùn)通知；2)培訓(xùn)簽到表；3)培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告(或考評(píng)結(jié)果)；4)派出培訓(xùn)審批表；5)員工外派培訓(xùn)合同6)外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)；7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定(一)基礎(chǔ)管理1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。3、人事檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場查驗(yàn)。5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。6、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。9、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編簽號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。(二)檔案的查、借閱1、公司檔案分為保密級(jí)與非保密級(jí)兩個(gè)級(jí)別，保密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級(jí)檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。3、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長期限)，對(duì)借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。5、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。(三)查、借閱檔案注意事項(xiàng)1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。六、檔案的銷毀(一)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。(二)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。(三)凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。(五)在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。員工檔案管理設(shè)計(jì)篇二一、目的更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。三、檔案規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1．2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。1．3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。1．4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。1．5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。1．6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1．9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。2．3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。3、查、借閱檔案注意。3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。4、檔案的銷毀。4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。4．2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。員工檔案管理設(shè)計(jì)篇三一、總則集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)5、政府、項(xiàng)目批文、合同;6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);10、公司有效證照、證件、印章;11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等;13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、檔案保管期限1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級(jí)別1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4、對(duì)已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。六、檔案的借閱1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。七、電腦檔案的管理1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。八、檔案的鑒定與銷毀1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。九、罰則1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。十、附則1、本制度自2007年9月1日生效。2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準(zhǔn)。員工檔案管理設(shè)計(jì)篇四1.0主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)2.1文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。2.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2.3檔案室主要職責(zé)：2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;2.3.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。3.0檔案的種類3.1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。3.8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。3.11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。4.0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。5.0檔案的收集。就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。5.2立卷歸檔的時(shí)間5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。5.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。5.3立卷歸檔的要求5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。5.3.7立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。5.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。5.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。5.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。6.0檔案的借閱6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。6.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。6.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。7.0檔案保密要求7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。7.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。7.3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.5對(duì)已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。8.0超期檔案的銷毀8.1對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。9.0檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。員工檔案管理設(shè)計(jì)篇五一、目的規(guī)范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。二、范圍適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。三、制度制定程序由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調(diào)研和分析，與公司相關(guān)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。四、制度具體內(nèi)容1、制度名稱：員工檔案管理制度。2、范圍：適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓(xùn)檔案、績效評(píng)價(jià)檔案等。3、目的：規(guī)范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據(jù)。4、內(nèi)容：（1）員工檔案的建立與保管①新員工入職時(shí)，人力資源部門要按照公司規(guī)定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。②公司應(yīng)建立完善的員工檔案保管制度，統(tǒng)一管理員工檔案資料。負(fù)責(zé)人力資源部門應(yīng)該對(duì)員工檔案的管理負(fù)責(zé)，并責(zé)令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。（2）員工檔案的檢索和使用①員工需提出書面申請，經(jīng)過人力資源部門審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過人力資源部門審批，任何人員不得查看員工檔案。②員工檔案只能由人力資源部門有關(guān)管理人員出具證明、報(bào)表或備案等審批事項(xiàng)時(shí)使用。（3）員工檔案的保存和銷毀①員工檔案必須保存至員工離職后的15年。②員工檔案保存期限屆滿后，如無特殊需要，應(yīng)予以銷毀。銷毀過程要求人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門和保險(xiǎn)部門等有關(guān)部門進(jìn)行會(huì)同，并制定銷毀計(jì)劃和報(bào)告。5、責(zé)任主體：本制度執(zhí)行主體為人力資源部門，但其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工協(xié)同配合，確保制度的有效執(zhí)行。6、執(zhí)行程序：（1）人力資源部門負(fù)責(zé)制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內(nèi)容和要求。（2）各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和落實(shí)制度的執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決。7、責(zé)任追究：倘若違反本員工檔案管理制度的規(guī)定，構(gòu)成違法行為的，依法追究相應(yīng)法律責(zé)任；如構(gòu)成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。員工檔案管理設(shè)計(jì)篇六員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應(yīng)列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門應(yīng)在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的員工檔案。一、員工檔案管理部門公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門，安排專人負(fù)責(zé)日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。二、電子檔案的建立和管理1、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員電子檔案，并根據(jù)子公司整理上報(bào)的電子檔案，整理出全集團(tuán)人員的電子檔案；2、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團(tuán)人力資源部備案；3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報(bào)集團(tuán)人力資源部一份。三、紙質(zhì)檔案的建立和管理1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內(nèi)建立完善，內(nèi)容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對(duì)于勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正和晉級(jí)手續(xù)、任命文件、獎(jiǎng)懲記錄等資料在管理過程中結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充完善。2、集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)建立總公司所有人員和子公司部門負(fù)責(zé)人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。3、各公司行政人事部門負(fù)責(zé)各自公司部門負(fù)責(zé)人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負(fù)責(zé)日常管理和借閱管理。4、集團(tuán)人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開，將中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；5、一線工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡歷、求職報(bào)名表、面試考核表、體檢報(bào)告等。四、紙質(zhì)檔案的借閱權(quán)限1、各部門負(fù)責(zé)人經(jīng)行政