建設(shè)廳會(huì)議管理制度

建設(shè)廳會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)建設(shè)廳會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國行政機(jī)關(guān)會(huì)議制度》及其實(shí)施細(xì)則，結(jié)合我廳實(shí)際情況，特制定本制度。

二、建設(shè)廳會(huì)議管理制度適用于廳內(nèi)各類會(huì)議，包括但不限于：廳長辦公會(huì)議、專題會(huì)議、全體會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效，簡化程序，提高效率；

2.嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不涉及與會(huì)議主題無關(guān)的內(nèi)容；

3.盡量減少會(huì)議次數(shù)，縮短會(huì)議時(shí)間，降低會(huì)議成本；

4.遵守保密制度，確保會(huì)議內(nèi)容的安全。

四、會(huì)議的組織與管理

1.會(huì)議的召開應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等；

2.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容有充分的了解和準(zhǔn)備；

3.會(huì)議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和記錄，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到會(huì)，積極參與討論，不隨意離場。

五、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。本制度的解釋權(quán)歸建設(shè)廳辦公室所有。

六、建設(shè)廳辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本制度的監(jiān)督、檢查和落實(shí)，對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行糾正和處理。參會(huì)人員應(yīng)自覺遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工作需要，由提議人或部門提出會(huì)議主題，經(jīng)審批后確定。

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、議題及時(shí)間安排。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，明確參會(huì)人員范圍，包括主持人、主講人、參會(huì)部門及人員等。

4.發(fā)放會(huì)議通知：提前將會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等信息通知參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)前簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員，并對(duì)會(huì)議紀(jì)律進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

3.會(huì)議發(fā)言：按照議程安排，由主講人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)議題進(jìn)行發(fā)言。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對(duì)議題展開討論，提出意見或建議。

5.形成決議：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過程，包括議題、討論內(nèi)容、決議等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，記錄完畢后需經(jīng)主持人審閱簽字。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，由專人整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決議等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)主持人審批后，發(fā)送給參會(huì)人員，以便落實(shí)會(huì)議決議。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未解決的問題進(jìn)行梳理，并提出下一步工作要求。

2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神和決議，將其落實(shí)到實(shí)際工作中。

六、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要等有異議或建議時(shí)，可向會(huì)議組織者提出反饋。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)反饋意見進(jìn)行梳理，并在后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行改進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員，確保每位參會(huì)人員都能了解會(huì)議決議和下一步工作要求。

2.對(duì)于未參會(huì)人員，應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，確保信息的全面覆蓋。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決議，將任務(wù)分解到各個(gè)相關(guān)部門和個(gè)人，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.任務(wù)分配應(yīng)具體、明確，避免責(zé)任不清、任務(wù)重疊或遺漏。

三、執(zhí)行監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.各責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)開展相關(guān)工作，并定期匯報(bào)進(jìn)度。

2.建立會(huì)議決議執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，尋求解決方案。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與總結(jié)

1.在任務(wù)完成時(shí)限到期后，由會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供借鑒。

2.對(duì)未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并明確新的完成時(shí)限。

3.定期召開會(huì)議，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，不斷提升會(huì)議管理水平和決策執(zhí)行力。

五、檔案管理與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，確保資料的安全、完整、可查閱。

2.建立會(huì)議紀(jì)要查閱制度，便于各部門和個(gè)人在需要時(shí)查閱相關(guān)會(huì)議決議。

3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，不斷優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率。

2.鼓勵(lì)各部門和個(gè)人提出會(huì)議管理和執(zhí)行的改進(jìn)建議，共同推動(dòng)會(huì)議管理制度的發(fā)展和完善。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂實(shí)行預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理使用。

3.預(yù)訂者應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的布置和設(shè)備檢查，確保會(huì)議所需設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

2.會(huì)議室布置應(yīng)考慮會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、投影儀等。

3.保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，提供必要的會(huì)議用品，如水杯、紙筆等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持安靜，不隨意離開座位，不吸煙、不亂丟垃圾。

2.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意搬動(dòng)設(shè)備，如遇設(shè)施故障，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門報(bào)告。

3.未經(jīng)允許，不得將會(huì)議室用于非會(huì)議活動(dòng)。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等安全設(shè)施齊全、有效。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得攜帶易燃、易爆等危險(xiǎn)物品進(jìn)入會(huì)議室。

3.如遇緊急情況，應(yīng)按照疏散指示迅速撤離會(huì)議室。

五、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備長期處于良好狀態(tài)。

2.對(duì)于損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)維修或更換，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

3.鼓勵(lì)各部門和個(gè)人提出會(huì)議室管理及設(shè)施改進(jìn)的建議，不斷提升會(huì)議室使用效果。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室開放時(shí)間，并在明顯位置進(jìn)行公示。

2.如有特殊需求，預(yù)訂者可向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)延長會(huì)議室使用時(shí)間，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸建