疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

1疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范范圍本文件規(guī)定了疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案管理的總體要求、管理體制和管理職責(zé)，業(yè)務(wù)文件的收集、整理與歸檔，業(yè)務(wù)檔案的保管、鑒定與銷毀、利用、統(tǒng)計(jì)與移交及業(yè)務(wù)電子文件與電子檔案管理等工作內(nèi)容。本文件適用于疾控機(jī)構(gòu)的疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案管理工作。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T56檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范DA/T58-2014電子檔案管理基本術(shù)語DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DA/T70文書類電子檔案檢測(cè)一般要求JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)?theagencyfordiseasecontrolandprevention從事疾病預(yù)防控制活動(dòng)的疾病預(yù)防控制中心以及與上述機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)相同的單位（以下簡(jiǎn)稱“疾控機(jī)構(gòu)”）。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)文件?diseasecontrolandpreventionbusinessrecord疾控機(jī)構(gòu)在開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疾病預(yù)防與控制、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)、實(shí)驗(yàn)2室檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)、健康教育與促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動(dòng)、履行業(yè)務(wù)職責(zé)中直接形成的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的記錄。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案?diseasecontrolandpreventionbusinessarchive具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)文件。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案包括但不限于突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置類檔案、疾病預(yù)防與控制類檔案、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)類檔案、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)類檔案、健康教育與促進(jìn)類檔案、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類檔案等。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案分類參見附錄A。疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)電子文件?diseasecontrolandpreventionbusinesselectronicrecord疾控機(jī)構(gòu)在開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疾病預(yù)防與控制、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)、健康教育與促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動(dòng)、履行業(yè)務(wù)職責(zé)中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。[來源：DA/T58-20142.1，有修改]疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)電子檔案?diseasecontrolandpreventionbusinesselectronicarchive具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)電子文件。[來源：DA/T58-20142.2，有修改]總體要求疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案工作應(yīng)實(shí)行集中、統(tǒng)一管理，維護(hù)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、可用與安全，便于檢索、利用與開發(fā)。應(yīng)明確業(yè)務(wù)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作列入業(yè)務(wù)工作計(jì)劃，列入業(yè)務(wù)科（處）室職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入單位考核體系和獎(jiǎng)懲制度，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案信息化納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)及電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，保持電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化管理。對(duì)涉密、涉及個(gè)人敏感信息的業(yè)務(wù)文件與業(yè)務(wù)檔案的管理應(yīng)參照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《中華人民共和國(guó)傳染病防治法》《衛(wèi)生工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》《醫(yī)療糾紛預(yù)防和處理?xiàng)l例》等。采用外包方式對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理的，應(yīng)按照DA/T68相關(guān)規(guī)定的要求執(zhí)行。應(yīng)制定本單位檔案工作突發(fā)事件處置預(yù)案及應(yīng)急處置措施。3管理體制和管理職責(zé)管理體制和管理職責(zé)管理體制疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)按規(guī)定設(shè)立檔案室，不具備檔案室設(shè)立條件的單位，應(yīng)當(dāng)制定檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）。明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室及相關(guān)業(yè)務(wù)科（處）室負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本單位檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。管理職責(zé)業(yè)務(wù)科（處）室職責(zé)應(yīng)協(xié)助本單位檔案部門制定本科（處）室歸口管理的業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍。應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理本科（處）室歸檔的業(yè)務(wù)文件，確保歸檔文件齊全、完整、正確，并定期向本單位檔案部門歸檔，辦理歸檔交接手續(xù)。檔案部門職責(zé)應(yīng)制定符合本單位檔案管理工作實(shí)際情況的檔案管理制度，并及時(shí)向檔案主管部門備案。疾控機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)本單位業(yè)務(wù)文件的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。按規(guī)定開展業(yè)務(wù)檔案的利用與檔案信息開發(fā)工作，為各項(xiàng)疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。按照檔案鑒定銷毀制度，定期鑒定和銷毀達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案。負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案信息化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化、電子文件與電子檔案規(guī)范管理。對(duì)本單位業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并采取補(bǔ)救措施保證其完整與安全。接受和配合檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，并在主管部門的指導(dǎo)下制定相應(yīng)的整改措施。負(fù)責(zé)組織檔案工作業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動(dòng)。信息部門職責(zé)應(yīng)參與本單位電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，并做好運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)安全管理等工作。協(xié)助在本單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)、開發(fā)與實(shí)施等過程中落實(shí)業(yè)務(wù)電子文件歸檔功能要求。人員疾控機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)配備與工作量相匹配的專（兼）人員，具體承擔(dān)本單位的檔案業(yè)務(wù)工作。單位開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的科（處）室應(yīng)設(shè)置兼職檔案員，承擔(dān)本科（處）室業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和歸檔工作。建立以單位檔案部門為中心、由相關(guān)人員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案工作人員應(yīng)為單位正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)熟悉疾病預(yù)防控制工作，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，具備檔案工作業(yè)務(wù)能力，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦理好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。業(yè)務(wù)文件的收集4業(yè)務(wù)科（處）室在履行疾病預(yù)防控制職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料，并將應(yīng)歸檔文件交本科（處）室兼職檔案員保管。業(yè)務(wù)文件制成材料、圖文字跡應(yīng)有利于歸檔保存。疾控機(jī)構(gòu)在開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動(dòng)、履行業(yè)務(wù)職責(zé)中形成的具有保存價(jià)值的文件均應(yīng)納入歸檔范圍。業(yè)務(wù)文件歸檔范圍具體參見附錄B。業(yè)務(wù)文件歸檔時(shí)應(yīng)劃分保管期限，保管期限分為永久、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限具體參見附件B。各疾控機(jī)構(gòu)可根據(jù)本單位管理要求及職責(zé)范圍，參考附錄B制定本單位業(yè)務(wù)文件歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案主管部門審查同意后施行。因機(jī)構(gòu)改革、基本職責(zé)發(fā)生變動(dòng)等原因需要變更歸檔范圍和保管期限等事宜，本單位檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂，并報(bào)同級(jí)檔案主管部門經(jīng)重新審查同意后施行。業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔整理分類業(yè)務(wù)文件材料可采用“年度、保管期限”分類項(xiàng)進(jìn)行分類，也可根據(jù)本單位實(shí)際情況，結(jié)合業(yè)務(wù)檔案形成特點(diǎn)，制成分類方案。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。組件與排序業(yè)務(wù)檔案按“件”整理，一般以單份文件為一件：疫情報(bào)表一月為一件；疫情統(tǒng)計(jì)年報(bào)一年為一件；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)、信息摘報(bào)等，一期為一件；突發(fā)事件一事為一件。按問題、時(shí)間先后順序或重要程度排列。編號(hào)與歸檔章歸檔文件依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號(hào)，符合DA/T13的相關(guān)要求，可采用“全宗號(hào)-檔案門類代碼-年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)問題代碼-件號(hào)”的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，也可根據(jù)檔案主管部門要求調(diào)整。業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則參見附錄A。歸檔文件應(yīng)在首頁上端空白居中位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，填寫內(nèi)容原則上與該歸檔文件檔號(hào)所對(duì)應(yīng)的內(nèi)容保持一致。編頁頁碼應(yīng)逐件編制，不漏號(hào)、不重號(hào)，空白頁不編頁。頁碼用鉛筆標(biāo)注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。文件原有頁碼與擬編制頁碼整體完全一致的，可保持原有頁碼不變，不再重復(fù)編寫。編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序，逐件編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄著錄序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。其中序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)為必著項(xiàng)；文號(hào)、密級(jí)有則必著；備注為選著項(xiàng)。具體要求參見DA/T22相關(guān)規(guī)定。5歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印并按年度、保管期限裝訂成冊(cè)，裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。裝盒應(yīng)按檔號(hào)順序裝入檔案盒內(nèi)，并在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號(hào)等必備項(xiàng)。每盒檔案應(yīng)填寫備考表，置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，備考表項(xiàng)目包括檔案盒內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。歸檔歸檔要求疾控機(jī)構(gòu)在開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件均應(yīng)歸檔。歸檔文件應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。以紙質(zhì)形式歸檔的業(yè)務(wù)文件，原則上應(yīng)為原件。因特殊情況無原件而保存復(fù)制件的，應(yīng)由歸檔科（處）室對(duì)該復(fù)制件與原件的一致性負(fù)責(zé)。歸檔時(shí)間開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作中形成的應(yīng)歸檔文件，應(yīng)于次年6月底前向本單位檔案部門歸檔。各類重大疫情處置、救災(zāi)防病及其他突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過程材料，應(yīng)于工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門歸檔。采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的，應(yīng)隨辦隨歸。歸檔手續(xù)所有歸檔文件材料整理完畢后，由業(yè)務(wù)科（處）室兼職檔案員填寫歸檔清單，業(yè)務(wù)科（處）室負(fù)責(zé)人簽字審核，經(jīng)檔案工作人員驗(yàn)收清點(diǎn)無誤后辦理交接手續(xù)。歸檔清單永久保存。業(yè)務(wù)檔案的保管業(yè)務(wù)檔案原則上按規(guī)定放入檔案庫房集中統(tǒng)一管理，不應(yīng)分散保管。疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)參照J(rèn)GJ25、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置檔案用房、檔案用具及設(shè)施設(shè)備。因庫房條件有限或無條件配置檔案庫房的單位可委托具有資質(zhì)的檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管。按分類方案劃分庫房區(qū)域。檔案裝盒后，應(yīng)采用先左后右、先上后下的順序按盒號(hào)依次上架，系統(tǒng)反映業(yè)務(wù)檔案的順序，避免頻繁倒架。脊背朝外，便于實(shí)體查詢與管理。依據(jù)業(yè)務(wù)檔案的載體選擇檔案存儲(chǔ)設(shè)備，涉密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在密碼文件柜中，確保實(shí)體和信息安全。檔案庫房應(yīng)保持干凈、整潔，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。溫、濕度應(yīng)符合GB/T18894、DA/T15和JGJ25對(duì)各類檔案載體的保管規(guī)定。定期檢查庫房情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處置，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。檔案庫房應(yīng)由檔案管理人員管理，其他人員未經(jīng)允許不應(yīng)進(jìn)入；檔案庫房監(jiān)控視頻應(yīng)至少保存三個(gè)月。業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案鑒定小組，定期對(duì)已達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的業(yè)務(wù)檔案，重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對(duì)確無保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。6經(jīng)鑒定可以銷毀的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照以下程序銷毀：?jiǎn)挝粰n案部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)審批后，安排專人運(yùn)送檔案到指定銷毀場(chǎng)所，并做好出庫信息登記；銷毀業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)科（處）室共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)按照銷毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)，在檔案銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)歸檔并永久保存。涉密業(yè)務(wù)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。業(yè)務(wù)檔案的利用、統(tǒng)計(jì)與移交應(yīng)建立健全檔案利用制度，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的密級(jí)和內(nèi)容，對(duì)利用范圍、利用對(duì)象、利用手續(xù)等作出具體規(guī)定。查閱業(yè)務(wù)檔案時(shí)，一般在檔案查閱室查閱，或通過授權(quán)在電子檔案管理系統(tǒng)中查閱。已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護(hù)檔案原件。電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度和保密安全相關(guān)規(guī)定。借閱人員歸還紙質(zhì)檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案信息開發(fā)利用工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、疫情統(tǒng)計(jì)分析專題匯集等多種形式，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案價(jià)值。應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)并報(bào)送行政主管部門。做好業(yè)務(wù)檔案年度出入庫、利用、移交進(jìn)館、鑒定處置、信息化等情況統(tǒng)計(jì)并建立臺(tái)賬。屬于進(jìn)館單位的疾控機(jī)構(gòu)，應(yīng)按規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交其進(jìn)館范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)檔案。移交前，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定做好移交檔案密級(jí)的變更與解密工作，并提出劃控與開放意見；移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。單位撤銷或合并的，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向上級(jí)行政主管部門和同級(jí)檔案主管部門匯報(bào)有關(guān)情況，認(rèn)真整理、有序開展業(yè)務(wù)檔案處置工作，具體參照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。業(yè)務(wù)電子文件與業(yè)務(wù)電子檔案管理總體要求疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)按照GB/T18894和DA/T70要求，做好業(yè)務(wù)電子文件和業(yè)務(wù)電子檔案的管理工作；應(yīng)按照DA/T31要求，有序開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件歸檔功能或接口，能支持形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施時(shí)應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)電子文件歸檔要求，采用符合歸檔要求的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件格式，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館的要求。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性管理要求，具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理功能及電子檔案接收、管理、存儲(chǔ)、利用、鑒定處置等全流程基本功能，其具體要求按照GB/T18894、GB/T29194和GB/T39784等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)應(yīng)符合DA/T56的規(guī)定。應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確管理職責(zé)分工，規(guī)范操作行為。7電子檔案管理系統(tǒng)及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購(gòu)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定。業(yè)務(wù)電子文件及元數(shù)據(jù)收集與整理業(yè)務(wù)電子文件的收集歸檔范圍及保管期限參照3、6.4。應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子檔案一并收集規(guī)范歸檔，電子文件元數(shù)據(jù)采集范圍應(yīng)按照DA/T46執(zhí)行。歸檔電子文件的分類應(yīng)符合1.1要求；歸檔電子文件組件與排序應(yīng)符合7.1.2的要求；歸檔電子文件編號(hào)應(yīng)符合7.1.3要求，并能唯一識(shí)別和定位歸檔電子文件；歸檔電子文件與紙質(zhì)文件的編目應(yīng)統(tǒng)籌進(jìn)行，并按照DA/T18對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行著錄。業(yè)務(wù)電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔業(yè)務(wù)電子文件歸檔時(shí)間最遲不能超過電子文件形成后的次年6月。歸檔格式應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式。歸檔格式應(yīng)符合格式開放、不綁定軟硬件、可轉(zhuǎn)換、易于利用等要求；以專有格式存儲(chǔ)的業(yè)務(wù)電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。業(yè)務(wù)電子檔案存儲(chǔ)與備份應(yīng)為業(yè)務(wù)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲(chǔ)業(yè)務(wù)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄業(yè)務(wù)電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。應(yīng)制定業(yè)務(wù)電子檔案的備份方案，采用一次性寫入光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施業(yè)務(wù)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)的離線備份。業(yè)務(wù)電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套，可根據(jù)業(yè)務(wù)電子檔案重要程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況增加一套。業(yè)務(wù)電子檔案利用與統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限，利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案。應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案的年度、保管期限、密級(jí)、件數(shù)、格式、銷毀、移交等要素進(jìn)行情況統(tǒng)計(jì)；可按照年度、保管期限、件數(shù)、利用人數(shù)、利用目的、利用方式等要素對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。業(yè)務(wù)電子檔案的處置疾控機(jī)構(gòu)檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表定期對(duì)業(yè)務(wù)電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)。屬于進(jìn)館范圍內(nèi)的疾控機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)電子檔案，到期移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。業(yè)務(wù)電子檔案移交工作按照同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。應(yīng)銷毀的業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、備份系統(tǒng)中徹底刪除；電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定銷毀記錄，應(yīng)銷毀的業(yè)務(wù)電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀。屬于保密范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)電子檔案，其銷毀應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定實(shí)施。

8附

錄A

（資料性）

業(yè)務(wù)檔案分類方案業(yè)務(wù)檔案門類劃分根據(jù)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)基本業(yè)務(wù)職能，共計(jì)劃分“突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置類、疾病預(yù)防與控制類、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)類、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)類、健康教育與促進(jìn)類、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類”“新冠疫情防控類”7個(gè)門類。檔號(hào)結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案按照年度、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行分類，按件整理。檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼-年度-保管期限代碼-問題代碼-件號(hào)。例：XXXX-YW-2024-D10-YJB-0001或XXXX-YW-2024-D10-000-0001。檔號(hào)結(jié)構(gòu)可參照同級(jí)檔案主管部門執(zhí)行。檔號(hào)按照分類方法分段組成，上、下位代碼之間用“-”（英文短橫線）連接占半個(gè)字符位置、上下居中。也可參考同級(jí)檔案主管部門要求。編號(hào)規(guī)范全宗號(hào)采用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)。各疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)采用同級(jí)檔案主管部門授予的實(shí)際全宗號(hào)。門類代碼業(yè)務(wù)檔案一級(jí)門類用“YW”字母標(biāo)識(shí)；二級(jí)門類“突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置類”以“TG”標(biāo)識(shí)、“疾病預(yù)防與控制類”以“JB”標(biāo)識(shí)、“健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)類”以“JK”標(biāo)識(shí)、“實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)類”以“SY”標(biāo)識(shí)、“健康教育與促進(jìn)類”以“JJ”標(biāo)識(shí)、“技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類”以“JS”標(biāo)識(shí)、“新冠疫情防控類”以“XG”標(biāo)識(shí)。一、二級(jí)門類均采用2位字母標(biāo)識(shí)，中間用“·”隔開，也可參考同級(jí)檔案主管部門要求。年度采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“2024”。按問題分類代碼機(jī)構(gòu)代碼應(yīng)以“000”代替，也可參照同級(jí)檔案主管部門要求。保管期限代碼采用字母或數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí)。保管期限永久、定期30年、定期10年分別以代碼Y、D30、D10標(biāo)識(shí)。件號(hào)采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的前面用“0”補(bǔ)足，如“0001”。9附

錄B

（資料性）

業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案保管期限表表B.1給出了業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表B.1業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限序號(hào)歸檔范圍保管期限1突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置類

1.1各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置預(yù)案、技術(shù)方案等文件材料永久1.2突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急培訓(xùn)、演練相關(guān)材料10年1.3突發(fā)公共衛(wèi)生事件監(jiān)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料10年1.4突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理記錄10年1.5突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急物資儲(chǔ)備、發(fā)放相關(guān)報(bào)表等材料10年1.6突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急值班表及值班記錄10年1.71.7.11.7.2其他統(tǒng)計(jì)報(bào)表等（1）重要的（2）一般的

30年10年2疾病預(yù)防與控制類

2.1急性傳染病防治文件

2.1.12.1.1.12.1.1.2急性傳染病防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.1.22.1.2.12.1.2.2急性傳染病流行病學(xué)調(diào)查分析、個(gè)案調(diào)查材料（1）重要的（2）一般的

永久30年2.1.3法定急性傳染病疫情報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料永久2.1.4疫情簡(jiǎn)報(bào)、月報(bào)表10年2.2慢性傳染病防治文件

2.2.12.2.1.12.2.1.2慢性傳染性疾病防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.2.2結(jié)核病、麻風(fēng)病疫情報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料永久2.2.32.2.3.12.2.3.2結(jié)核病、麻風(fēng)病流行病學(xué)調(diào)查分析、個(gè)案調(diào)查材料（1）重要的（2）一般的

永久30年2.3慢性非傳染病防治文件

10表B.1業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限（續(xù)）序號(hào)歸檔范圍保管期限2.3.12.3.1.12.3.1.2慢病防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)（死因監(jiān)測(cè)、慢性病與營(yíng)養(yǎng)監(jiān)測(cè)、腫瘤隨訪登記、心血管時(shí)間監(jiān)測(cè)、慢阻肺監(jiān)測(cè)）管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.3.2慢病流行病學(xué)調(diào)查分析（1）重要的（2）一般的

30年10年2.3.3生命統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久2.4艾滋病性病防治文件

2.4.12.4.1.12.4.1.2艾滋病、性病防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.4.22.4.2.12.4.2.2性病、艾滋病流行病學(xué)調(diào)查分析及調(diào)查材料（1）重要的（2）一般的

永久30年2.4.3性病、艾滋病疫情報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料永久2.4.4艾滋病自愿咨詢檢測(cè)文件材料30年2.4.5抗病毒治療二級(jí)藥物申請(qǐng)單30年2.5血地寄防治文件

2.5.12.5.1.12.5.1.2血吸蟲病、地方病、寄生蟲病等防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.5.22.5.2.12.5.2.2血吸蟲病、地方病、寄生蟲病等流行病學(xué)調(diào)查分析和疫情的緊急處理檢測(cè)材料（1）重要的（2）一般的

永久30年2.6預(yù)防接種文件

2.6.12.6.1.12.6.1.2預(yù)防接種防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.6.2疫苗接種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表永久2.6.3疑似異常反應(yīng)規(guī)范處置報(bào)告、記錄30年2.6.4入托、入學(xué)兒童接種證查驗(yàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表30年2.6.5兒童預(yù)防接種信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)報(bào)表30年2.6.6疫苗接種疑似異常反應(yīng)監(jiān)測(cè)文書資料永久2.6.7接種監(jiān)測(cè)報(bào)告（一類、二類）永久2.6.8流動(dòng)兒童接種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表30年2.6.9新生兒首劑乙肝疫苗及時(shí)接種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表30年2.6.10十二月齡兒童乙肝疫苗全程接種統(tǒng)計(jì)報(bào)表30年11表B.1業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限（續(xù)）序號(hào)歸檔范圍保管期限2.7消毒與病媒生物防治文件

2.7.12.7.1.12.7.1.2消毒與病媒生物防治規(guī)劃、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)，消毒產(chǎn)品的監(jiān)測(cè)（1）重要的（2）一般的

30年10年2.7.2鼠、蟑、蚊、蠅、蚤等病媒生物的密度監(jiān)測(cè)調(diào)查30年2.7.3病媒生物現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)原始記錄10年2.7.4主要病媒生物鑒定及抗藥性測(cè)定30年3健康危害因素檢測(cè)與干預(yù)類

3.1營(yíng)養(yǎng)與食品衛(wèi)生監(jiān)測(cè)與評(píng)價(jià)文件

3.1.13.1.1.13.1.1.2營(yíng)養(yǎng)與食品衛(wèi)生防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年3.1.2營(yíng)養(yǎng)監(jiān)測(cè)相關(guān)報(bào)表、材料30年3.1.3食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)相關(guān)報(bào)表、材料30年3.1.43.1.4.13.1.4.2食物安全事故流行病學(xué)調(diào)查、處理材料（1）重大的（2）一般的

永久30年3.2環(huán)境衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)文件

3.2.13.2.1.13.2.1.2環(huán)境衛(wèi)生防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年3.2.2環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)表、材料30年3.2.33.2.3.13.2.3.2環(huán)境衛(wèi)生事故處理材料（1）重大的（2）一般的

永久30年3.2.4環(huán)境衛(wèi)生現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)原始記錄10年3.3學(xué)校衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)文件

3.3.1學(xué)生常見病的防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)30年3.3.2學(xué)生因病缺課周報(bào)、年報(bào)統(tǒng)計(jì)30年3.3.33.3.3.13.3.3.2學(xué)校衛(wèi)生相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和督導(dǎo)、技術(shù)指導(dǎo)材料（1）重要的（2）一般的

30年10年3.4職業(yè)放射衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)文件

3.4.13.4.1.13.4.1.2職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生防治規(guī)劃、實(shí)施方案、監(jiān)測(cè)管理、控制措施及防治效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年3.4.23.4.2.13.4.2.2職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生事故處理材料（1）重大的（2）一般的

永久30年12表B.1業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限（續(xù)）序號(hào)歸檔范圍保管期限3.4.3職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生相關(guān)指令性計(jì)劃相關(guān)材料永久3.4.4建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害（含放射防護(hù)）評(píng)價(jià)相關(guān)材料永久4實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)與評(píng)價(jià)類

4.1質(zhì)量管理文件

4.1.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件永久4.1.2檢驗(yàn)報(bào)告10年4.2微生物檢驗(yàn)文件

4.2.1檢驗(yàn)室質(zhì)量控制文件30年4.2.2測(cè)量不確定度評(píng)估報(bào)告10年4.2.3標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄10年4.2.4微生物培養(yǎng)、微生物實(shí)驗(yàn)、檢驗(yàn)等文件10年4.3理化檢驗(yàn)文件

4.3.1實(shí)驗(yàn)室室內(nèi)、室間質(zhì)量控制文件30年4.3.2標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄10年4.3.3有毒有害因素檢測(cè)、健康相關(guān)物品質(zhì)量分析與檢測(cè)、中毒事件毒物檢測(cè)等文件10年5健康教育與促進(jìn)文件材料

5.15.1.15.1.2健康教育與促進(jìn)工作計(jì)劃、健康促進(jìn)措施及效果評(píng)價(jià)（1）重要的（2）一般的

30年10年5.2文編：宣傳欄、展覽、專題宣傳材料（折頁、手冊(cè)）等文件材料30年6技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類

6.16.1.16.1.2突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)文件（1）重要的（2）一般的

30年10年6.26.2.16.2.2急性傳染病相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.36.3.16.3.2結(jié)核病、麻風(fēng)病相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.46.4.16.4.2慢病相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.56.5.16.5.2艾滋病、性病業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)文件材料（1）重要的（2）一般的30年10年13表B.1業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限（續(xù)）序號(hào)歸檔范圍保管期限6.66.6.16.6.2血吸蟲病、地方病、寄生蟲病業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)文件材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.76.7.16.7.2免疫規(guī)劃業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)文件材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.86.8.16.8.2消毒與病媒生物培訓(xùn)與病媒生物控制技術(shù)指導(dǎo)材料文件材料（1）重要的（2）一般的

30年10年6.96.9.16.9.2營(yíng)養(yǎng)與食品衛(wèi)生培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)、督導(dǎo)文件材料（1）重要的（2